广州龙湖地产费用报销制度(2023年9月版)

广州龙湖费用报销管理办法编制目的规范费用报销日常操作，有效控制费用支出，提高费用报销的效率。适用范围广州龙湖地产费用报销日常费用报销及领借款，未尽事宜参照集团《费用管理实施细则》（最新版本）执行。费用定义本办法主要指管理费用，费用科目明细及定义详见以下附件本办法管理费用付款包括日常费用报销、无合同付款、合同付款、领借款四种付款方式。无论何种方式付款根据《龙湖集团合同管理办法》：金额在1万元人民币以上的经济事务（不包括行政税费）均应签署合同/协议或其它书面文本。3.1费用管理框架费用管理以年度预算总额和年度预算费效比为考核依据，在管控过程中实施累计额度和累计费效比双重管控。3.2费用审批环节各职能审核要点业务部门1）提报人是对业务发生真实性、合规性；提供附件明细完整及真实；票据真实合法性的第一责任人；2）业务部门审批人负责审核业务发生及员工行为真实且合理，同时对员工提交的附件明细完整及真实性负有审核责任；3）财务部门如发现有不合规的情况，有权驳回或协商，并不定期晒数据、评估各职能部门对本部门支出或报销的审核质量；财务部门1）财务部门审核审批附件是否形式完整、合规；2）报销标准是否符合公司制度；实际流程增加“票据审核人”岗位重点关注：1）票据与实际业务对应关系是否符合本办法的相关规定；2）票据是否存在明显的假票错票、非正常连号地区公司总经理整体把控大额支付是否合理真实3.3重点费项的事前审批制度培训费、部分差旅费、部分团建费、会务费、营销调研推广广告费&销售代理费等事项需进行事前审批，否则财务有权拒绝付款。对于重点事项事前管控及审批流程详见以下附件业务付款流程4.1一般付款流程日常费用报销，提交路径：OA系统—费用报销—日常报销申请—新增。无/合同付款申请，提交路径：OA系统—合同付款—（无）合同付款申请—新增付款申请/新增无合同付款申请。付款申请审核通过后，由经办人打印该单据并粘贴好相关发票到财务部出纳处，4.2领借款流程领借款提交路径：OA系统—费用报销—领借款申请—新增原则上公司只支持业务类领借款，其他非业务类领借款需提请工作联系单，说明事由，经相关职能负责人、财务负责人、总经理审批后方可提请领借款。领借款实行旧账不清，新账不借（指同类型的借款），借款人未对旧账进行归还，不能申请领借款，领借款发起前需与财务部沟通方可进行领借款，对公领借款收款人只能对公，不允许转入个人账户。日常领借款范围及限额详见以下附件集团关于报销类领借款指导意见4.3业务付款的时间财务部收单日为每月25日之前（25日之后单据下月进行处理）。无问题单据在收单后一周内支付（集中支付时间为每周四，开箱处理单据时间为每周二下班前，之后收取单据下周处理），问题单据改正后按新单据处理。特殊款项需酌情灵活处理另外一事一议。4.4业务付款注意事项4.4.1日常费用报销及领借款类型选择日常费用报销及领借款按照以下类型，根据不同业务进行选择。通用，行政费用（办公费、交通费、差旅费等）等预算规定一般费用科目。人工成本（工资、奖金），指员工薪资、社保类支出。人工成本（其它、福利），外派补贴、安家费、成长基金等人工成本类支出招待费类，用于招待性质的费用，(凡用于接待外部人员餐费、礼品费及烟酒等交际应酬的报销必须选择此类别)。各职能负责/项目负责人费用，指地区公司各职能负责人和项目负责人的日常通用报销（包括招待费等全部费用），（凡各职能负责人/项目负责人的报销必须选择此类别）。地区公司总经理报销，指各地区公司总经理的日常通用类型的报销。特殊类，指由公司或项目承担的违约金、滞纳金、捐赠款、赞助款、罚款等例外支出的报销。合同及无合同付款按照合同模块要求进行填列。4.4.2费用发生的报销时限费用报销应在事项发生35天内提交审批。(35天报销时长指：每次报销时首笔业务发生时间起到提交报销审批止的时长)如少数特殊情况未按时提交审批，应在审批时提交经授权人签字的超时报销审批单，OA审批流程方可继续流转，对于小金额的发生频繁的业务如市内交通费、停车费、路桥费等可适当按次报销4.4.3领借款冲账时限领借款两个月内必须及时冲账，否则系统将默认经办人无法提交任何付款申请。4.4.4费用报销的提交人除集团另有规定外，六级以下员工应遵循“谁发生，谁提交报销审批手续”的原则，不允许委托其他人代走报销流程。领借款及费用报销收款人应与提起申请保持一致。4.4.5填写报销及领借款申请时注意事项主题，尽量简化写为“日常报销”，不要写具体事项内容，详细事由在付款说明中描述。主题中不要出现人名、招待费、补贴、福利、礼品、礼金、安家费等字样付款说明，需对本次报销事项、原因进行简要说明（如差旅费报销应说明出差期间、地点、事由、人数及住宿标准）；需要审批人知晓，但不便显示在主题中的内容，请只体现在付款说明中。(如外派补贴、成长基金等补贴性质报销)付款说明中不要出现招待事项具体人员和内容。费项分摊责任人：通常责任人为申请人，如代其他人提交报销，责任人应为此笔费用的承担人预算分摊部门：费用具体分摊部门费项：按照实际发生的费项进行选择，不要按发票内容选择费项分摊金额：按照谁发生谁承担的原则，将金额分摊至各部门。5票据5.1费用报销发票注意事项发票抬头为个人所在项目公司全称：（例）佛山市顺德区盛晖置业发票内容完整、字迹清晰可辨。发票大小写金额要一致，发票内容与报销内容相符。发票内容不能涂改，涂改处对方盖财务章/公章均无效。开票日期为当前年度，发票要加盖发票专用章，且章上公司名与票面上打印的出票单位一致。A4粘贴单上写清所粘票据的张数和总金额，不要另加任何说明的文字，尤其是人名，粘贴发票要用胶水或固体胶，不能使用订书器。5.2费用报销发票范围通用类发票包括：机票、大巴票、打车票、过路过桥票、机场大巴票、高速费、船票、长途客运票、住宿费、办公用品、耗材、图书、会议、培训、咨询。不可使用的发票包括：礼品、礼金、含烟酒等具体物品名称的发票、物业费、医疗费、学费、个人房租发票、购发票（所有金额超过1500的固定资产类发票）各费项可用发票详见附件：5.2抵票业务要求无发票或不合规发票替换为合规发票行为均为抵票业务。除车补、招待费、误餐费等，原则上禁止用其他票据进行“抵票”。如票据确实丢失或对方无法开具发票，应在审批时提交经授权人签字后的票据抵用审批单并附上验收单、盖章收据等佐证材料，审批级次详见附件关于可抵票的费项，请按照附件“抵票”可使用票据的指导建议的要求执行，对大额的抵票或特殊非常规活动取得发票，需事先与财务部进行协商，一事一议。6费用付款附件规范费用付款附件分为合同及非合同（报销）两类，发起业务付款，需提供相关业务的附件以便能更清晰地对付款申请进行审核。提供附件分为线上提供和线下提供两部分，线上附件指需在发起OA系统审批时同时提供，线下附件则在交单到财务部准备付款时提供，线下附件提供时必须按照财务部相关票据粘贴要求整齐粘贴方可提供。具体要求详见附件：对于合同类付款还需注意对于阶段性付款应提供合同工作量清单，对于结算付款应提供合同结算单详见附件：对于领借款附件除根据业务类型性质参考合同及无合同附件，如是合同附件还需在OA系统上附上合同审批及其他相关审批链接，以明确相关流程已完成审批。7票据及附件粘贴要求粘贴单：A4单面纸，不需裁剪，用作粘贴发票的底单。费用类型：与成本系统中费项一致，如差旅费、招待费、办公费等发票类型：将发票按内容分类，如市内打车票、出租车燃油税票、加油票、住宿票、餐票、办公用品发票。具体要求详见8主要费用管理细则8.1差旅费指员工因公务需要（含公司安排的培训）外出离开公司所在城市进行公务活动发生出差费用。1、4级及以下员工出差前必须提交出差申请，申请通过后携程方可出票（含火车票）；对于PMO团队成员（5级以上）出差无需进行OA出差申请，但需在出差前在地区PMO团队微信群向地区总经理报备报销时除不须提交出差审批人员外一律附出差审批链接及出差模板，出差申请模板详见附件：2、以职能部门、管理层、集团纵向业务条线等名义集体赴境外或境内未开展业务的其他城市考察，需发起工作联系单，提交部门负责人、财务负责人、地区总经理及集团CEO审批（如赴境外，须经集团董事长审批），同时抄送财务费用管理专员，工作联系单应说明考察内容及行程、拟达成的效果、费用预算、人员名单等。此类团队名义赴境（内）外的出差报销务必提供事前管控审批单，否则不予付款。3、员工出差报销标准参照集团颁布出差管理办法执行；对于出差住宿超标，需事前审批，填列“差旅特殊情况说明单”并上传OA，连同发票一同提交财务部。4、六级以下人员差旅费由本人自行提报，出差人员同住的也需自行提报出差报销申请；5、出差报销时需提供附件参照本办法第6条规定执行，报销人提供水单信息与发票信息一需一致，报销人应按照集团统一模板填写差旅费报销明细，并按照贴票模板分类贴票。报销人除集团规定可抵票费项外，相关费项需提供原始报销票据，如遗失发票则进行抵票审批流程。6、对于需OA审批的出差申请，审批通过后方可出票，但对于特殊情况需提前订票或更改行程，机票特殊授权人需看到相关审批人短信授权方能出票。8.2招待费参照《广州龙湖招待费管理办法》，8.3交通费交通费指因公或加班发生交通费（差旅期间发生交通费计入差旅费），享有车补的同事不能报销市内交通费。1.交通费报销原则上禁止抵票。报销时填制报销模板列明事由\地点\时间上传OA，票据必须与报销单明细一一对应，报销单不允许只填写总额。报销模板详见附件：2.员工工作日加班到晚上9点后，可报销回家打的费用。8.4团建费团建费指培训及会务中发生的公司内部组织安排的餐饮、娱乐费用。公司内部招待属于团建费用不属于招待费范畴。不允许境外团建，针对各地区公司（集团本部）俱乐部费用（每人100元）使用前须由人力资源部提起工作联系单，审批至财务部费用管理专员、财务负责人、地区总经理，同时抄送财务费用管理专员。对部门大型出外联谊活动如外出游玩、住宿等需通过工作联系单作事前审批。3、团队建设费原则不允许抵票。针对需事前审批的团建报销，报销时须附相关审批链接。团建费工作联系单属部门层面由部门发起，公司层面（包括俱乐部费用）行政部发起，审批至财务部费用管理专员、财务负责人、地区总经理。8.5会务费1、包含会议期间的场地、耗材、设备租赁等。会议期间的会务用餐、娱乐联欢等应计入团队建设费用；会议期间茶歇和会场工作盒饭可计入会务费。半年会/年会的特殊处理：除火车/船/机票（差旅费）、培训（培训费）以外的所有费用都包括在会务费中（其中包括:住宿、会场、第三方服务、礼品、餐饮、娱乐费）。2、会务费报销需公司层面(不含部门内及部门间日常沟通会议)会议方可报销,重大会议如年会需发起工作联系单，提交部门负责人、行政部负责人、费用管理专员、财务负责人及地区总经理进行事前审批并报销时一并提供。报销金额与审批金额差异过大，则业务部门须在报销审批时在系统中注明差异原因。3、年会类报销如礼品发放等须注明发放清单，耗材类须提供详细清单等证明文件，年会酒店住宿提供水单和住宿名单，餐饮提供酒水清单。8.5培训费1、培训费范围：仅包含培训期间发生的外部讲师费用（含讲师食宿费）、场地费用以及培训资料费用。内部员工培训期间的食宿费用等均不得计入培训费用（计入差旅费）；仕官生集中培训时的住宿和团队聚餐特例可计入培训费。2、培训费按照重点费项事前管控的原则，应按实际需求编制培训方案，列明培训课程的名称、内容、培训名单和费用预算等。并发起工作联系单，提交部门负责人及人力资源部培训专员及人力负责人审批，同时抄送财务费用管理专员。3、培训费报销分为日常报销类和合同类两种，日常报销类：1、报销人务必提供培训明细，列明讲师费用（含食宿）、场地费用、资料费用。2、如含仕官生培训须列明住宿名单和水单明细、团队就餐的酒水清单等附件。合同类：1、预付款须提供发票，财务复核比例和金额以及付款日期是否与合同相符。2、阶段性付款及结算尾款须提供工作量确认单和结算单。同时附上培训详细日常安排和相应项目。8.6招聘费1、招聘费范围：包含因招聘发生的猎头费、展会费、支付给高校的招聘费用以及部分候选人、猎头面试往返机票等。内部人员因招聘事项发生的食宿费等均不得计入招聘费（计入差旅费）；2、预付款：审核有无发票、付款时间和比例是否与合同吻合，猎头类合同严禁预付。3、阶段性付款：提供招聘人员人数、部门（如较为敏感，可提前与财务沟通）、工作量确认单（主要是指非猎头形式的招聘费支出，比如招聘广告、相关宣传片制作等）。结算尾款：合同结算单。8.7资本性支出资本性支出主要包括：房屋装修、车辆运输设备、办公设备（电脑）、家具用品、软件等，物品申购报销参照《龙湖集团资产配置标准》，其中单件物品价值超过1500元物品需录入资产管理平台，报销时应将录入资产管理平台的资产在付款说明