汽车销售服务公司全套财务管理制度概览

21/21XXXX汽车销售服务财务管理制度发布日期：20XX年10月20日目录目录2第一章总则3第二章现金管理制度3第三章银行存款管理制度6第四章财务审批制度7第五章资金预算管理制度8第六章员工借款管理制度9第七章存货管理制度11第八章费用报销制度12第九章附则15第一章总则为加强公司资金的内部限制和管理，降低筹资用资成本，防范经营和财务风险，确保公司资金规范,平安,高效运作，实现公司资产和股东资金收益最大化的目标，依据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定并结合公司实际状况，特制定本方法。本制度适用于公司及公司所属单位，包括公司所属部门,直属机构,修理站。第二章现金管理制度为了加强公司现金管理，建立健全现金收付制度，严格执行现金结算纪律，对现金管理作如下规定。现金运用范围：员工工资,奖金,津贴及劳保福利费用；出差人员差旅费；选购 办公用品,零星备件或其他零星开支；业务活动的零星支出备用金；确需现金支付并经总经理书面同意的其他开支。现金收付原则：收付现金必需依据规定的合法凭证办理；没有依据第四章《财务审批制度》审批签章的，出纳不予付款。因公外出或购买物品，需借用现金时，出纳一律凭总经理审批的借款单付款。出纳不得擅自将公司现金借给他人或其他单位，不准谎报用途，套取现金,不准利用银行账户代其他单位或个人存入或支取现金，不准将公司收入的现金以及个人名义存入银行（总经理书面许可除外），不准保留帐外公款。出纳不准白条顶款，不准垫支挪用公司资金。现金收入和支出：不论何种来源收入的现金，金额超过一万元以上的原则上应于当日送存银行。支付现金，应当从库存现金中支付或从银行存款提取，公司任何员工不得收入直接支付各项开支，严禁坐支现金。公司任何员工不得以任何借口或理由截留公司的现金收入，在取得现金收入后应及时上缴财务。支付现金在1-5万元的，经办人必需提前一个工作日通知财务部门；5-10万元的，经办人必需提前3个工作日通知财务部门；10万元以上的，必需提前5个工作日通知财务部门；事先未通知的，财务部门有权拒绝办理付款业务（公司紧急,重大的非日常事项例外）。现金报销时间规定：购买物品借用现金应在购货验收入库后2个工作日内报销，出差人员所借现金必需在出差返回后5个工作日内报销。如不按时还清借款又不向财务部书面说明缘由的，财务部有权从借款人的工资中直接扣除。借用备用金的部门和员工，必需在每月月末前据实报销相关费用，逾期报销者，财务部有权拒绝办理，并在直接责任人的工资中扣除借出的备用金。库存现金的保管：库存现金限额原则上以满意公司2天日常零星开支为标准，超过限额要当日送存银行。会计人员应于每月末定期清理各类借款，及时催收，发觉重大问题，应及时向总经理汇报，实行措施。出纳办理现金出纳业务，必需做到按日清理，按月结账，及时登记现金日记账，结出库存现金账面余额，并与库存现金实地盘点数核对相符。出纳人员必需每日核对库存现金，保持账款相符，如发生长短款问题要及时向财务负责人汇报，查明缘由后依据总经理审批签章后的书面处理意见进行处理，不得擅自将长短款项相互补抵。财务负责人每月末必需定期对库存现金状况进行清查盘点﹙每月不定期对库存现金进行盘点，每月不得少于壹次﹚。重点放在账款是否相符,有无白条抵库,有无私借公款,有无挪用公款,有无帐外资金等违法违纪行为。现金保管要有平安措施，存放现金要用保险柜，保险柜钥匙要由出纳专人保管。惩罚：对违反本制度照成公司损失的，视其情节严峻，结予惩罚，并保留以法律手段追究当事人责任的权利。凡超出规定范围,限额运用现金，用不符合制度的凭证冲抵库存现金，未经批准坐支现金，私存小金库，编造用途套取现金，公款私存，截留收入，逾期报销的，除给有关人员惩罚外，分别赐予违纪金额20%的罚款。第三章银行存款管理制度公司发生的一切收付款项，除第二章规定的可用现金支付外，都必需通过银行办理转账结算。银行预留印鉴分别由出纳和财务负责人分别保管。为保证资金平安，银行业务由出纳专人办理。为随时驾驭银行的收支和结存状况，合理组织货币资金的收入，按各开户银行设置“银行存款日记账”进行序时核算。出纳应定期到各开户银行收取银行结算凭证。对全部的银行结算凭证，财务负责人必需进行严格审核，以防止和杜绝挪用,贪污等违法犯罪行为发生，并每月末核对银行存款余额。第四章财务审批制度财务预算内支出：公司资金支付依据财务部门制定并报经总经理签字后的财务预算执行，原则上经签署的财务预算在每月10-20日内下发各资金运用单位。预算内资金拨付的程序：由资金运用单位或预算责任单位将相关文件,合同或资料，送财务部审核，依据公司审批权限审批后，办理拨付手续。预算内资金支出，由财务部依据资金的周转状况和项目进度状况拨付，原则上按月度支付﹙未经总经理书面同意，禁止一月多次支付同一款项﹚。合同或法律文件规定支付时间的，按规定的时间支付。财务预算外支出：依据公司经营业务的详细状况，发生下列情形时可办理预算外支出，其他状况一律上报财务汇总后于下月支配支配支付：各部门设备意外损坏必需购置设备或配件的；发生平安事故导致需支付款项的；员工临时性借款的；其他经总经理书面同意需预算外支出的。预算外支出的审批权限：单笔支出金额在200元以下，由部门负责人及财务负责人审核签字后支付，支付的单据由出纳汇总后交由总经理签字；全月通过本方式的支出累计不得超过2000元。单笔支出金额在200元以上，由部门负责人,财务负责人及总经理审批签字后支付。员工借款依据第六章规定办理。第五章资金预算管理制度公司资金预算是公司财务预算的重要组成部分。为有效地反映资金余缺及筹措运用状况，公司及其下属单位均要编制资金预算。资金预算主要包括：应收账款回收预算：应收账款应严格限制在销售收入的10%-20%以内，并做到当月款项次月内回收，防止长期拖欠。其他应收款回收预算：财务部门每月末分析其他应收款项形成的缘由，逐项清理，发觉问题及时上报总经理。上缴税费预算：财务部门依据当月销售收入和商品选购 取得发票状况据实计算下月上缴的税费，如有前期暂缓上缴税费也应一并汇总计入该项预算。职工薪酬预算：财务部依据各部门经营状况和员工出勤状况依据规定的《绩效考核与工资计算制度》预算当月职工薪酬总额和上缴的应由公司支付的职工社会统筹保险金。应付账款支付预算：财务部门依据应收款项回收预算金额和预算的收现金额扣除上缴税费，发放职工薪酬，并提取肯定比例用于公司现金周转和项目资金储备后的余额计算用于支付各供应商货款总额。零星费用支出预算：财务部依据最近一段时间﹙至少6个月﹚内，零星费用支出的月平均数计算零星费用支出预算。各相关部门要会同财务部编制资金预算，年度资金预算要求在当年1月10日以前完成，月资金预算要求次月3号前完成，资金预算编制完成后由财务负责人汇审，并在每月5号前书面上报总经理批准执行。第六章员工借款管理制度为了加强员工借款管理，削减资金占用，更好的服务于公司经营活动，对员工借款作如下规定。员工借款范围及审批：公司员工因公出差,零星选购 ,工程周转金及处理其他零星支付业务，依据须要可借用现金。公司员工借支现金须要填写“借款单”，经部门负责人批准，财务负责人审核后，报总经理签批。现金借支5000元以上，须要提前1个工作日通知财务部。临时工,试用期员工和学徒工不能借支现金，有出差任务时，由同行人员借支现金。未在公司担当详细职务的股东，不得以股东名义在公司借支现金。在公司担当详细职务的股东借款限额依据总经理级别执行；超过限额的借款，依据公司同期银行贷款利率上浮2个百分点加收利息；且借款期限不得超过一个会计年度。现金借款人应亲自到财务部门支取现金并在现金支付凭证上签字，除经总经理同意外不得托付他人代理借款事项。财务部工作人员不得接受他人托付以托付人名义向公司借款。员工借款额度：员工借支现金前必需预料合理的借支额度，部门负责人应进行额度的审核，超出合理范围的员工借款，财务部门不予借支。公司员工由于个人或家庭缘由，由所在部门负责人或一名公司中层以上管理人员担保，提出借款申请（注明还款支配）并经总经理审批签字后，可在公司借支不超过在公司任职期间﹙超过一年的依据一年计算﹚工资总额50%的借款。对不同级别的员工设置最高借款限额，未还借款超过限额时，财务部门有权拒绝再次向其借款。员工借款额度表：员工级别借款额度总经理20000.00部门经理5000.00其他职员（不含试用期,学徒工和临时工）1000.00禁止白条抵现，对于符合规定的员工借款，财务部要及时进行账务处理。员工报销的款项应首先用于偿还借款。有工作任务须要支出现金时，需再次履行借款审批手续，财务部门不得直接支付现金。工程周转金借款，实行“前账不清，后款不借”原则。报销还款时，必需取得合法的票据，依据规定程序报销。财务部要严格限制员工借款，精确驾驭员工现金借支,报销和还款的状况，及时清理借支。员工借款原则上次月发放工资时扣回。特殊状况的，需由借款人提出还款申请经总经理审批签字后交由财务支配扣款。出现无法收回借款情形时，由部门负责人﹙或担保人﹚担当还款义务。由财务部工作造成无法收回借款的，由财务经办人和财务负责人共同担当还款义务，总经理担当领导责任。第七章存货管理制度本制度所述存货包括但不限于商品车,装饰材料,修理备件,修理工具,工程物资,购进尚未运用的办公用品设备等。公司全部存货的进出均须采纳电算化系统办理出,入库手续，并实行严格的审批制度。商品车出入库手续必需由销售经理审批。库存商品车由4S展厅行政人员登记管理，该行政人员为商品车库房管理人。修理站库房保管为除商品车之外其他存货的库房管理人。存货选购 与入库：商品车选购 由公司统一支配，商品车到货后由相应的库房管理人办理入库手续。非商品车存货由总经理指定人员选购 ，购入后由选购 员办理入库手续。急用物料的选购 ，购入后应由保管验货并由相关人员开具《出库单》后方能运用。存货入库（包括商品车调拨入库）时，须填写财务部门指定格式的《入库单》，一式三联。由购买人,保管,相关部门经理共同签字确认。购买人以签字后的《入库单》财务联连同合法的购买凭证交由财务部门结算；手续单据不齐，财务部门有权拒绝办理。零星办公用品的选购 ，实行购入后凭合法购买凭证经审批制度规定的审批流程后予以报销。存货日常保管：库房钥匙和商品车钥匙由库房管理人专人保管。未经库房管理人同意，除总经理和财务负责人外任何人不得私自进入库房，违者每次罚款100元。非商品车存货保管与保养：依据库存物料的性能和特点进行合理储存和保管，做到保质,保量,保平安。合理摆放：对不同的品种,规格,质量的物料都应分开，依据电脑系统的统一编号（依据“货架号.区域号.第几层+三位依次号”的方式编码）存放，以便发货。物料摆放要整齐，怕潮湿物品要上盖下垫，留意防火,防潮,防湿，全部材料要采纳“编码+名称”的方式标识，搞好库区环境卫生，常常保持清洁。对机械设备,配件定期进行涂油或密封处理，避开因油脂干脱造成性能受到影响。商品车存货的保管与保养由4S展厅另行规定。销售与出库：商品车的销售出库：由4S展厅提交订车单并由财务部门开具注明有车架号码及装饰项目的《销售出库单》（一式三联）后，交由装饰部门进行领料出库和车载装饰。装饰部门完成所需装饰项目在《销售出库单》（一式三联）上签字并交由4S展厅验收签字后，将财务联取出留存并于月末交由财务计算装饰工资。销售人员交车时，请客户在《销售出库单》（一式两联）上签字确认后，存根联交由财务部门存档，客户联交由客户。4S展厅的现金装饰依据上述步骤（1）-（3）办理。修理站销售出库：由修理站前台接待开具注明有客户信息,服务项目及结算方式的《修理服务结算单》（一式三联）。不同的修理组和不同的结算方式应分别开单，结算方式包括：结算方式说明现金结算包括全部收取现金的销售（含部分欠款）厂家三包向厂家索赔的修理项目（在结算单上注明三包单号）装饰三包应由装饰材料供应商三包的修理服务项目其他三包无三包单号的厂家技术升级等服务项目免费首保依据厂家规定享受免费首保的服务项目保险赔付由保险公司支付款项的项目（在结算单上注明理赔单号）内部结算XX公司下属各部门（不含修理站）的修理服务项目XX公司应由XXXX汽车销售服务付款的服务项目修理站领用XX公司下属修理站的修理服务项目应收挂账公司内部员工和经总经理批准的欠款客户的服务项目库房保管依据《修理服务结算单》（一式三联）上载明物料明细进行发货，发货后领货人和保管在《修理服务结算单》（一式三联）上签字，签字后的存根联由保管留存，客户联和财务联连同《修理托付书》绿联交由修理站出纳打算收款。修理站出纳收款后，在《修理服务结算单》（一式两联）上签字盖章，将客户联交由交款客户，财务联连同《修理托付书》绿联交财务进行核算。对于非现金收款方式结算的客户，出纳将《修理服务结算单》（一式两联）连同《修理托付书》绿联交财务进行核算。内部领料出库：公司内部耗用物料经部门经理审核同意后可由运用人到库房办理内部领料出库。库房保管依据部门经理审核同意后的用料支配开具《出库单》（一式三联），由领料人和保管签字后予以发货。签字后的《出库单》（一式三联），存根联由保管留存，红联交领料人所在部门留存，财务联月底汇总后由保管上交财务核算。内部领料依据进货价格计算，计入领料部门成本进行绩效考核。存货清查与盘点：财务部门应会同库房管理人于每月末应对各库房存货进行实地清查盘点。实地盘点结束后，由盘点人员在盘点表上签字，对于账实不符的状况，应查明缘由，并编写盘点报告向总经理汇报。发生的存货盘亏由库房管理人依据进价赔偿。修理备件的支配与限制：由修理站会同财务部门制定《常备件最低库存预警表》。库房保管依据《常备件最低库存预警表》载明内容和库存实际状况定期填制《常备件选购 申请表》经修理站经理审批签字后依据公司规定流程进行选购 。非《常备件最低库存预警表》中注明备件物料等选购 ，由领用修理班组填制选购 申请经修理站经理审批签字后依据公司规定流程进行选购 。第八章费用报销制度业务款待费报销规定：各部门因工作须要接待客户时，应事先请示总经理批准，并在业务款待费报销前补填申请并提交总经理审批。符合下列条件之一的，由部门负责人以上管理人员提出接待申请：公司经营业务中的重要客人；公司上级主管部门的相关负责人；其他经总经理认可的外部合作单位关系人员。严格业务款待费事前审批制度，确保一次一报，一次一单。业务款待费的报销，应严格依据实际款待对象照实填写费用报销单，并附合法票据由财务审核经总经理签字后予以报销。业务款待费的处理，依据“谁的客户谁担当费用”的原则计入各部门成本进行绩效考核。通讯费报销规定：通讯费报销标准：依据员工在公司报备的号码，以上月实际发生通讯费（以记载有号码的通讯费发票）和下表标准中最低者报销：员工级别通讯费报销上限总经理实报实销部门经理200.00财务,行政人员100.00销售人员50.00总经理指定的其他人员依据指定标准执行享受公司通讯费报销的人员，要求24小时开机，经公司发觉月累计关机3次以上，对当月通讯费不予报销。员工转岗时，通讯费在到新岗的次月按新岗报销标准执行；员工辞职,调动离开公司时，从次月停止报销通讯费。公司报销的通讯费依据员工所属部门，计入各部门成本费用并计算绩效考核。交通费报销规定：公司各部门配备的业务用车辆，公司负担车辆的修理,保养,保险,税费等，车辆的用油原则上采纳定额报销的方法，报销标准为：部门或人员油费报销上限总经理实报实销修理站每月600元4S展厅（不含车展油费）上月车辆销售台数*20元+200元总经理指定的其他人员依据指定标准执行总