中信银行档案培训课件

中信银行信用卡中心档案管理学问培训

卡中心档案管理制度档案制度共12章内容：第一章档案管理实施细则其次章档案立卷归档制度第三章档案保管制度第四章档案保密制度第五章档案利用制度第六章档案鉴定和销毁制度卡中心档案管理制度第七章档案检查制度第八章档案库房管理制度第九章档案管理岗位责任制度第十章档案分类方案(分类体系表、档案结构、归档范围及保管期限表)第十一章电子文件归档及管理规定(3个附录)第十二章制度附表(9个)

第一章档案管理实施细则第一节总则卡中心档案、档案工作、档案管理其次节档案管理体制及机构设置分层级“八爪鱼”式第三节档案的管理“能用”和“好用”第四节档案信息开发利用“优质地用”“有效高效地用”第五节嘉奖与惩处优化工作质量，创建价值、效益第六节附则《实施细则》是总纲，是对卡中心档案工作的总体性、概括性的规定要求。包括六节：其次章档案立卷归档制度（重点）第一、二、三条不赘述。第四条归档范围凡是卡中心在各项职能业务活动中干脆形成的，具有保存价值的文字、图表、录音、录像、照片、磁盘、光盘等文件材料。一、文件材料的形成与归档：（一）文件的运转程序：1、发文：卡中心依据工作须要向外发出文件，是以卡中心名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。2、收文：卡中心收进外单位发来的文件。是对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等程序。其次章档案立卷归档制度（重点）（二）文件与档案的关系文件和档案是处于不同阶段的同一事物。二者既联系亲密，又区分显著。联系在于：文件是档案的前身，是筛选、形成档案的基础，档案是由处理完毕的文件转化而来。区分是：文件转化为档案是有条件的，文件总量远大于档案，档案只是文件的长寿者，是文件的精华。文件转化为档案，一般须要具备三个条件：1、必需是办理完毕的文件，尚未办理的文件不是档案。2、必需是具有确定价值的文件，没有查考价值的文件不是档案。3、必需是依据确定规律集中保存起来的文件，未经过系统的整理不是档案。二、卡中心文件归档的范围：详见制度第十章《档案分类方案》附件3《文件归档范围及保管期限表》。(手册第20页)三、文件材料不归档范围包括：1、集团、总行、外单位普发性不需卡中心办理的文件材料，任免/奖惩非卡中心工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。3、各零售分行不需卡中心贯彻执行的文件材料，不需卡中心办理的抄送文件材料；4、各部门/分中心内部相互抄送（非主办、非主送）的文件材料，分中心供应参阅的简报/状况反映，抄报或跨级抄报的文件材料。5、行业动态信息、参考资料；其次章档案立卷归档制度（重点）其次章档案立卷归档制度（重点）第五条归档原则遵循文件的自然形成规律，保持原貌和完整，精确判定文件的保管期限，适合工作须要，便于保管和利用。第六条归档要求（9点）书写材料和载体耐久保存质量要求：已组卷归档份数：1式1份，重要的、利用常见的适当增加份数。手续办理：清点实物，填写《文件交接清单》(在S:\PublicShare\临时文件夹\各类表格\档案管理制度附表中)

其次章档案立卷归档制度（重点）第七条归档时间文书类，次年3月底以前预立卷，一次性移交。基建类项目竣工后半年内，设备类在安装试运行验收后。声像类在活动结束1个月内，人事档案、实物档案收到时即归档，合同类在签署盖章3天内。会计档案由财务部保存1年，第3年归档。客户档案依据实情而定，实时或是阶段性归档。其次章档案立卷归档制度（重点）第八条归档方法（档案的整理，如何组成案卷）一、档案的整理，两种基本方法：（一）以“件”为单位整理：文书档案按此方法。以文件材料的自然单位为基本单位，单份文件为一件，单份装订，多件一盒，装满换盒。（二）以“卷”为单位整理：也就是立卷。基建、设备、审计、客户档案按此方法。按文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。案卷就是一组有亲密联系的文件的组合体。多为三点一线装订。其次章档案立卷归档制度（重点）（一）文书档案的整理：将属于归档范围的文件材料按如下步骤、方法操作:(8步走)1、分类：分年度分保管期限分机构/问题（一级类目）2、装订：以件为单位装订，装订材料要符合档案疼惜的要求。印件/定稿，正文/附件，请示/批复，转发件/被转发件要订在一起，并留意先后。3、排列：同一年度、同一保管期限、同一机构(问题)的文件材料按事由结合时间、重要程度排列。4、编号：逐件编件号，在每件材料首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。页号可编可不编。其次章档案立卷归档制度（重点）归档章格式(一律用黑色填写)全宗号年度保管期限件号KZX012009Y/C/D

225、编目：依据件号依次编制归档文件书目。归档文件书目格式归档文件书目件号责任者文号题名日期页数备注1全称或规范简称信银卡字[2009]514号

关于印发《中信银行信用卡中心档案管理制度》的通知20091009492中信银行信用卡中心其次章档案立卷归档制度（重点）6、著录：将归档文件的有关信息录入专用的档案管理系统。(1)著录的项目必需精确、齐全，以便于检索；(2)须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（需移交管理部的文件可暂空）、页数、归档年度、保管期限、件号等。7、装盒：同一保管期限的文件材料按件号依次装入档案盒，每一盒装满后再换下一盒。8、打印书目并编制检索工具：分保管期限按件号依次打印归档文件书目，同时编写归档说明，装订成册，填写书目封面、背脊。其次章档案立卷归档制度（重点）归档文件书目封面式样归档文件目录

全宗名称中信银行信用卡中心年度2002-2009保管期限永久机构(问题)

xx类档案文书档案盒封面格式中信银行股份有限公司信用卡中心____________________其次章档案立卷归档制度（重点）文书档案盒背脊格式全宗号KZX01保管期限永久年度2009起止件号120盒内备考表格式

备考表

盒内文件情况说明：

整理人：检查人：年月日其次章档案立卷归档制度（重点）（二）基建、设备等档案的整理1、分类依据卡中心的档案分类方案，将属于归档范围的文件材料，按以下特征逐项分开：(1)分年度：文件内容形成或针对年度分开。(2)分类别：按分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。(3)分问题：按文件内容反映的问题分开。(4)分保管期限:按保管期限表的规定分开。2、排列与组合：以问题（二级类目）为主，兼顾形成时间、重要程度、彼此联系，进行组合排列。

其次章档案立卷归档制度（重点）3、编目：(1)编写卷内文件材料页号：正面编写在右上角，背面编写在左上角，图样文件编在标题栏外，空白页不编号。(2)编制卷内文件书目

卷内文件书目格式序号文/图号责任者文件材料题名日

期页号备注11-N88-100(3)编制卷内备考表(4)拟写案卷题名、填写案卷封面

其次章档案立卷归档制度（重点）卷内备考表说明：

立卷人：年月日检查人：年月日卷内备考表格式互见号：案卷封面格式档号

.

档案馆号

.

案卷题名立卷单位

.

起止日期

.

保管期限

.密级

.

KZX01-04·

01-12

可不填

中信大厦综合文字材料/建筑施工图/结构竣工图（责任者-主要内容-文种项目名称-文件材料主要内容-文件材料名称）

中信银行信用卡中心

20021231-20030122

永久

机密其次章档案立卷归档制度（重点）档号序号KZX01-04·

01-12卷内的件号归档章格式(一律用黑色填写)案卷脊背格式（打印贴上去）档号

案卷题名盒号其次章档案立卷归档制度（重点）(5)装订案卷与盖档号章文字材料一般以件为单位装订，图样文件一般不装订，并在每份材料首页的右上角加盖档号章。(6)案卷排列、编号和编制案卷书目依据案卷排列依次，按类别分别编案卷号并编制分类书目，必要时还要编制总书目。分类书目格式分类书目档号题名编制单位编制日期保管期限页数备注其次章档案立卷归档制度（重点）总书目格式总书目总序号档号题名编制单位编制日期保管期限页数备注其次章档案立卷归档制度（重点）（三）特地档案（会计、人事、审计）档案的整理方法，按总行的要求执行。（四）声像档案的整理（照/底片）1、分类编号(1)照片：按保管期限—年度—问题(二级类目),按时间排列装册。(2)底片：不分类，跨年度大流水排列装册。2、填写说明（1）分说明(位于照片下方或左侧、右侧)照片号/底片号___参见号_____题名______时间_____摄影者______文字说明_________________其次章档案立卷归档制度（重点）（2）组合照片说明(概括该组照片所反映的全部信息，注明照片起止张号)3、编制书目册内照片书目格式:册内照片书目照片档案基本书目格式:照片档案书目4、排架：照片册依据问题(二级类目)、保管期限、册号，上架保存。照片号题名时间页号底片号备注照片号题名时间摄影者底片号备注其次章档案立卷归档制度（重点）（四）声像档案的整理（录音带、录像带、磁带、光盘等）跨年度分别排列、编号。例：（录音带、录像带）

封面格式

（立档单位）（题名）录制人员带长录制日期密级录制地点保管期限其次章档案立卷归档制度（重点）背脊格式全宗号目录号盘号参见号书目格式音像档案书目盘号

题名录制日期录制地点录制人员带长技术状况盒数保管期限参见号备注其次章档案立卷归档制度（重点）（五）实物档案的整理：按类别跨年度排列、编号、编书目。实物档案标签格式实物档案书目格式:实物档案书目题名颁发单位颁发日期保管期限全宗号目录号件号件号题名颁发单位颁发日期保管期限存放地点备注其次章档案立卷归档制度（重点）第九条各部门/分中心与对卡中心管理部文秘室的档案移交：已整理好（预立卷）的，在规定的时间，以规定的质量，移交原件，双套制（纸质版、电子版）。每年3月移交全部档案书目。文件交接清单移交部门：编号：注：1、卡中心档案管理硬件条件（4楼综合档案库房建好后，逐步接收各部门的档案移交，信贷审批部的业务档案除外。）2、卡中心档案管理软件条件（信息技术部目前正统一报批卡中心领导审批，软件上线后，将实现网络化管理，各类书目将自动生成，并备份。）序号时间文号责任者题名份数页数移交人接收人备注第三章档案保管制度关键点：1、档案案卷排列上架，按类别依次自左向右，自上而下排列。多柜就编柜架号，绘制存放示意图。2、照/底片、录像带、磁带、光盘等配特制装具（相册、底片册、防磁柜等）3、每年检查档案库存状况，查数量、查质量。4、档案利用严格履行审批，到期跟踪催还。第四章档案保密制度关键点：1、严格依据卡中心2006年91号文--《中信银行信用卡中心密级划分范围暂行规定》执行。2、现场管理（文件日常收发时，档案利用检索时，档案移交时）3、档案工作人员的职业道德。第五章档案利用制度关键点：1、档案借阅手续、审批权限、时限、利用效果。2、借阅人或档案工作人员离职，文档资料的归还、交接状况。查阅□借阅□复印□拷贝□档案利用申请单日期：年月日利用部门申请人利用内容利用原由部门负责人审批管理部负责人审批部门分管领导审批总裁审批利用效果备注注：1.保管期限为长期及以上的文件需部门分管领导审批。2.密级文件需总裁审批。第六章档案鉴定和销毁制度关键点：1、档案鉴定两次：归档前和归档后。2、销毁档案由鉴定小组负责，任何个人不得擅自鉴定销毁。3、销毁档案，严格履行手续，严格保密；4、两名专人监销。序号案卷或文件题名卷号或文号页数年代保管期限销毁原因备注档案鉴定小组意见：总裁审批：监销人签名：销毁日期：监销人签名：销毁日期：档案销毁清册制表：日期：第七章档案检查制度关键点：1、每年度一次普查，不定期抽查。2、先自查，再考核。实地检查和综合评分3、三个等级：优秀81分及以上，良好80-61，60以下不及格。4、考核结果建议作为个人绩效的参考依据。序号

检查项目及内容

评分细则

标准分

自查分

考核分

1组织管理2设备设施

3基础业务建设

4开发利用

档案工作检查项目表时间：年月日部门：得分：第八章档案库房管理制度关键点：1、“以防为主，防治结合”2、在现有的艰苦条件下，尽可能做好库房管理工作。3、定期查库藏，账物核对。4、严格库房出入管理和日常防范工作。

档案库房出入登记簿日期所在部门姓名出入事由入室时间离开时间部门负责人批准备注第九章档案管理岗位责任制度第一条管理部文秘室档案管理负责人工作职责其次条管理部文秘室档案员岗位职责第三条各部门及分中心专/兼职档案员职责第十章档案分类方案（重点）重点：1、各部门/分中心各自为一个立档单位,各支配一个档案代号。(详见S盘--《部门代号支配表》）2、