《公司行政效率研究报告【论文】》

X公司行政效率中出现的问题及解决的方法目录一、引言 1二、相关理论概述 1（一）企业行政的概念 2（二）企业行政效率的概念 2（三）行政管理在企业管理中的作用 21.有助于提高企业的经济效益 22.有利于规范企业的管理 33.有利于提高企业管理效率 3三、河南天方药业股份有限公司行政效率的现状 3（一）河南天方药业股份有限公司简介 3（二）天方药业行政效率的现状 4（三）天方药业行政管理效率低下的原因 41.缺乏完整的工作计划 42.行政管理机构不合理 53.行政管理人员的素质有待提升 54.行政管理制度不健全 5四、提升河南天方药业股份有限公司行政效率的对策 6（一）采取高效的行政管理模式 6（二）精简企业机构，合理配置人员 6（三）加强行政管理人员的素质培养 7（四）健全企业的行政管理制度 7五、结论 8参考文献 9一、引言企业的行政管理是企业管理和行政管理的有机结合，在企业管理中发挥着至关重要的作用，不仅可以规范企业的管理方式，提升企业的管理效率，还可以促进企业经济利益的增加，对企业的正常运行都有着十分重要的意义。但河南天方药业股份有限公司作为涂料生产企业，却不太重视公司的行政管理工作，使得公司的行政管理工作效率一直处于低下状态。鉴于此，本文将采用文献资料法、案例研究法等，对河南天方药业股份有限公司的行政管理现状进行分析，找出其行政管理效率低下的原因，并结合公司的实际，提出了几点针对性的对策，包括采取高效的行政管理模式、精简企业机构、加强行政管理人员的素质培养、健全企业的行政管理制度等，希望可以促进公司行政管理水平的提升及其在汽车行业中的可持续发展。本文在阐述企业行政管理、企业行政部、行政管理效率等概念的基础上，对我国目前企业行政部门在企业管理中的现状进行了分析，指出了存在的问题和原因，并结合实际，提出了相应的对策，最后以河南天方药业股份有限公司为例进行了案例分析。本文的研究意义如下：（1）理论意义：鉴于目前国内外有关企业行政管理的研究较多，但缺乏对企业行政管理效率的单独研究，仅有的研究都是从宏观方面的研究，缺乏以某一具体企业的案例研究，本文以河南天方药业股份有限公司为例进行案例分析，有利于丰富我国关于企业行政管理方面的理论研究体系，具有一定的理论意义；（2）实践意义：本文的研究有利于为河南天方药业股份有限公司提供提高行政管理效率的参考指导对策，从而促进其行政管理效率的提升，使得企业的管理水平不断提升，还为更多的企业提供提高行政管理效率的参考借鉴作用，因而还有一定的现实意义。二、相关理论概述（一）企业行政的概念行政管理本意是利用国家权力对社会事务加以管理的活动，企业行政管理是指企业行政管理人员开展行政事务的过程。其主要包括如下内容：（1）确定计划。企业根据自身的实际情况，确定管理的内容和实现管理目标的方法，以便引导企业行政工作的有效进行，有利于实现企业行政管理科的科学化，并促进行政管理的成功。（2）组织协调。企业通过完善组织结构，逐级建立自上而下的责权关系，明确各级行政管理人员的工作内容、任务分配以及决策执行等，从而确保行政管理渠道的畅通无阻，使得企业的行政管理工作有的放矢。（3）指挥工作。即企业行政部门采取适当的措施，对员工进行明确分工，使其充分明确自身的责权利，提升工作的积极性。（4）控制执行。即对员工的工作进行检测、适当调整工作过程，保证各个员工能顺利完成工作。（二）企业行政效率的概念行政效率指企业投入的行政工作量和工作成果的比。其具有如下特点：（1）时效性。企业的行政管理工作需要在规定的时间内完成，使得行政资源可以得到优化利用，提高整个企业的人力资源使用效率，确保企业行政管理目标在规定的期限内实现；（2）纵向性。企业通过明确上下级的阶层关系，使得上级的思想可以顺利传达到下级执行层中，从而让企业生产出符合上级要求的产品；（3）机动性。行政管理方法能及时传达到执行阶层，及时反馈，从而减少企业损失，企业通过及时调整管理方式来跟上企业行政管理的节奏。（三）行政管理在企业管理中的作用1.有助于提高企业的经济效益企业的行政部门通过行政管理，可以在相关规章制度的指导之下，使得企业自身的人力、物力以及财力等资源得到有效的配置，从而确保企业战略目标的实现。此外，企业通过行政管理，可以确保企业文化的有效形成，在企业文化的感染下，企业行政部门的人员工作积极性越高，这对企业经营效益的提升有着不可忽视的作用。2.有利于规范企业的管理企业行政部门分为管理决策层和执行层两部分，其中，管理决策层负责制定企业发展战略目标、政策方针等；决策层则负责对这些目标和政策方针加以执行。在具体的履职过程中，管理决策层将决策传达给执行层，执行部门则负责具体实施，并将执行结果反馈给管理决策层，这就存在信息的传递问题，只有良好的行政管理，才能确保人员有效的分工协作以及矛盾的化解，对信息传递的效率的提升有着重要意义，在这种情况下，企业的管理也会逐渐规范化。3.有利于提高企业管理效率企业行政部是连接企业各个部门的纽带，使得企业决策部门的决策可以被执行部门所了解，从而对制定的决策加以执行，保障企业各种目标的实现。在具体的工作中，企业行政部还会将执行部门执行的相关情况上报给决策部门，从而方便管理者对企业采取切实可行的管理措施，保障企业各项经营活动的顺利进行，充分促进企业管理效率的提升。三、河南天方药业股份有限公司行政效率的现状（一）河南天方药业股份有限公司简介河南天方药业股份有限公司（以下简称“天方药业”）是一家负责开发、生产和销售新药、中药及成品制剂的大型制药企业，成立于1969年，坐落于河南驻马店市，其前身为驻马店地区制药厂。作为一家全国五百强重点企业，天方药业下属有5个子公司、1个技术开发中心、80个驻外办事处，现有员工3000余人。截止到2019年11月底，天方药业的总资产达到了16亿元。片剂的年产量高达68亿片，抗生素发酵吨位超过了5000立方米，乙酰螺旋霉素的年产量高达500吨，这三项指标分别位列亚洲第一、国家第一和国家第二，其生产能力较强，目前，公司的产品已经成功销往国内外多个地区。（二）天方药业行政效率的现状经过十五年的发展，河南天方药业股份有限公司（以下简称“天方药业”）已经发展成为一个有200名人员的企业，公司为了进一步提升人员管理水平，专门设立了行政管理部门，部门由行政经理、行政主管、行政专员等人员构成，这些人员分工协作，负责协调公司各部门间的关系，并负责化解员工之间的矛盾，从而保障组织的协调发展。目前，公司的行政部门主要有9名工作人员，其中行政经理一人，行政主管一名，7名行政助理和普通人员，但这些人员中，除了行政主管和经理是本科毕业外，其他专员大都是大专学历，总的来说，公司的行政管理人员的素质有待提升。此外，由于公司的定位是汽车4S店，主要业务依然是奔驰汽车的维修保养、企业营销以及经济利益的提升方面，因此对行政管理不太重视。公司的行政管理往往被忽视，甚至带有一定的教条主义，把技术和销售放在主要地位上，从而使得行政管理部门可有可无，根本不会对行政管理人员进行素质培训，这就使得公司的行政管理效率一直处于较低状态。目前，公司还没有完善的行政管理制度，行政管理人员思想落后，行政管理工作信息化水平不高等，导致公司的行政管理工作效率一直得不到有效提升。（三）天方药业行政管理效率低下的原因1.缺乏完整的工作计划天方药业行政管理部门缺乏一套完整的工作实施计划，使得具体的行政管理工作缺乏目标，部分主管工作态度不够端正，缺乏得当的方法来处理行政管理事务，方法不得当，企业资源存在着严重浪费现象。为了凸显自身的存在，天方药业的某些部门还与其他部门进行勾心斗角，起内讧，有的甚至利用好自身的部门权力对公司的资源进行支配，给自身提供便利，谋取私利，影响到了公司的正常运行。目前公司的行政部门缺乏明确的方向和目标，行政管理工作很容易陷入一团乱麻中，但即使这样，行政主管依然找不到可以提升行政管理效率的模式，公司在日常的行政管理中只是进行一些简单的日常事务登记。不仅缺乏现代管理的手段，更是没有现代管理的意识，从而使得公司一直处于这种低效的状态中。2.行政管理机构不合理企业发展到一定程度，对行政工作人员的要求量大。近年来，天方药业一直在扩大规模，除了加强销售人员、汽车维修技术人员的招聘外，还加大了行政管理人员的招聘力度，这是一种较好的自觉意识。但是天方药业在组织结构的设计方面还存在一定的问题，从而出现机构臃肿的情况，部分岗位其实并没有设置的必要，这样就使得这些岗位存在冗员现象，人浮于事的情况较为普遍，导致行政效率低下。大型企业的行政管理工作本身较为复杂，但如果很多人员得不到合理配置，就会加重工作混乱的程度，降低行政效率。目前，公司的组织结构较为复杂，行政部经理主要管理人事行政主管、行政事务主管、后勤主管、前台接待主管等人员，行政管理工作出现了一些重复，导致责任落实不到位，一旦遇到重大问题，就会出现信息错误或顺序颠倒的情况。此外，人员过多的参与，一旦出现问题，还会出现责任推诿的情况，进一步降低行政管理的效率。3.行政管理人员的素质有待提升企业行政管理部门中，人员的素质高低将决定企业行政管理的效率。但纵观天方药业，其行政管理人员的素质有待提升，目前，公司的行政管理部门主要有16名员工，大部分行政专员是大专学历水平，只有经理和几名主管是本科或硕士毕业，尤其是后勤专员，还是中学学历，这些人员缺乏行政管理方面的理论知识，也不了解其他部门的情况，工作经验也不是很丰富，在处理各部门之间的矛盾方面缺乏经验和技巧，服务意识淡薄，缺乏准确的定位，在公司管理工作中不能游有效实施诸多规定，甚至会遭到其他部门员工的排斥，工作积极性受到打击，工作效率自然不高，也就无法有效化解其他部门间的矛盾。有时甚至出现了矛盾激化的问题，影响了各部门之间的分工协调和组织效率的提升。总之，虽然公司设立了行政管理部门，但人员素质不高，影响了行政管理工作的有效开展。公司的行政管理制度也得不到有效实施，处于形同虚设的状态，企业行政管理部门缺少同业务部门之间的来往，工作接触甚少，越是不了解，其管理工作越脱离实际，故而形成恶性循环。4.行政管理制度不健全企业行政管理效率低下的第四个原因是公司行政管理制度不够健全。总所周知，企业行政管理制度是公司行政管理人员开展行政管理工作的重要依据。但纵观天方药业，虽然设立了行政管理制度，但存在制度还存在漏洞，行政管理人员并不会依照制度来实施相应的工作，使得制度的存在流于形式。行政管理人员不知道公司各项工作计划的部署，一味按照政策和以往经验执行行政管理工作。行政主管缺乏创新和探索精神，大部分精力用来处理琐粹的日常事务，不去深究适合公司发展的营销手段和行政管理方式和提升公司行政效率的方法，使得公司的可持续发展受到影响。由于行政管理制度的执行不力，公司的行政管理人员矛盾纠纷、相互推诿现象频发。四、提升河南天方药业股份有限公司行政效率的对策（一）采取高效的行政管理模式提高企业的行政管理效率，需要对行政管理模式进行优化与创新，以便行政管理工作可以按照特定的方式进行。目前，天方药业缺乏行政管理的工作计划，使得不同的管理部门对自身的职责、目标等没有明确的定位，行政主管也没有发挥好带头作用，公司的行政管理工作处于混乱状态。因此，公司可以制定明确的工作计划，明确管理内容的目标和达到这些目标的方法途径。为了进一步提升行政效率，天方药业还需要加强信息技术的应用，比如办公自动化、ERP等软件，充分提升行政工作的效率。行政工作的自动化，还可以减轻行政人员的工作量，使其工作开展更加顺畅。（二）精简企业机构，合理配置人员鉴于天方药业的行政管理机构还存在机构臃肿、人浮于事的情况，对此，天方药业可以对行政管理机构进行精简，完善企业行政管理构架体系，建立从上而下、政令畅通的传达、贯彻与落实机制，确保人岗的匹配。天方药业作为涂料生产公司，比较关注涂料的生产和销售问题，从而对行政管理部门重视不足，对此，公司需要改变这种错误的认识，让其意识到行政管理部门的重要性，从而合理配置行政管理人员，使其明确自身的岗位职责，通过优化工作流程，简化工作审批程序，保证工作进度，进一步提高提公司的行政效率。在实际的工作中，公司可以将行政事务主管与人事主管合并，从而使其更好地管理行政专员、文字专员等，公司的人员不多，不必单独设立行政事务主管这一职位。在整个公司的管理工作中，行政部门应充分发挥领导和带头作用，带领全体行政人员提升工作效率，使得行政工作保质保量地完成。（三）加强行政管理人员的素质培养作为一名现代化的企业行政管理人员应该具备的基本素质：良好的心态、择优决断能力、协调统筹全局、知人善任、临危不乱等。但纵观天方药业，人员的学历水平偏低，缺乏行政管理理论知识，且对其他部门的工作情况也知之甚少，素质有待提升，但公司却很少对行政管理人员进行素质培训，使其素质得不到有效提升，影响行政管理效率的提升。鉴于此，天方药业需要首先把好人才的选拔大关，选拔人才时，严格按照规章制度执行，层层对人才进行考核选拔，为公司的发展做好人才储备。因此，在招聘之前，公司需要制定详细的招聘计划，从而使得招聘工作的开展有章可循，人才的有效选拔对提升公司整体行政管理人员的素质有着重要意义。此外，为了确保人员不断提升自身的素质，公司还可以制定完善的竞争和激励制度，将绩效考核与薪酬管理相结合，从而提升人员的公告中积极性。当然，公司还不能忽略行政管理人员的素质培养，除了向其培训行政管理理论知识外，还需要介绍其他部门的工作情况，只有充分了解其他部门的情况，才可以帮助部门间化解矛盾，维持组织的正常运行。（四）健全企业的行政管理制度要想保障天方药业行政管理工作的有效开展，需要首先健全公司的行政管理制度，这是公司行政管理人员开展工作的准则和纲要，对公司行政管理效率的提升至关重要。鉴于此，公司应制定合理的企业规章制度，对各机构岗位的职责进行明确，并加强规章制度的有效执行，防止工作混乱的情况发生。鼓励行政管理人员大胆进行管理模式创新，充分结合市场发展需要，制定适合公司运营发展的经营模式和市场策略，使公司的发展不断与时俱进。此外，天方药业还应对必要的行政管理工作制度加以健全，以公章制度和法律的形式来保障行政管理人员的工作开展，使其认真执行部门岗位责任制度、各项管理制度，工作制度规范等，规范行政管理工作的秩序。此外，这些制度为行政管理工作的开展明确了依据，提高了其工作的严谨性、积极性和工作动力，对企业行政管理效率的提升有着重要意义。为了建立健全的行政管理规章制度，天方药业需要对自身的行政管理状况进行充分的动态性分析研究，在此基础上，随时找出其中的问题所在，并及时提出有效的解决措施，从而不断完善公司的行政管理规章制度，使得公司的行政管理工作可以一直保持高效状态。五、结论随着经济的迅速发展，企业间的竞争日益激烈，企业需要提升管理水平，确保各项工作的顺利开展。行政部是企业调和各种矛盾、下达各种指令和任务的部门，其工作效率的高低直接影响到企业管理水平的提升与否。作为药企，天方药业面临着日益激烈的市场竞争，企业的行政管理决定了公司经营管理水平的高低，应受到公司的高度重视。但纵观天方药业，行政管理工作依然不受重视，存在缺乏完整的工作计划、行政管理机构不合理、行政管理人员素质不高以及行政管理制度不健全等问题，影响了行政管理效率的提升。不利于公司的可持续发展。鉴于此，本文结合公司的实际，提出了几点针对性的行政管理效率提升的对策，包括采取高效的行政管理模式、精简企业机构，合理配置人员、加强行政管理人员的