第4章Excel2010电子表格

第4章

Excel2010电子表格Excel是目前市面上功能最强大、技术最先进、使用最方便灵活的电子表格软件。其功能主要是进行各种数据的处理，用来执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据。更能够方便地与Office2010的其他组件相互调用数据，实现资源共享。广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。4.1认识Excel20104.1.1

Excel2010的工作界面“文件”选项：打开“文件”菜单选项，用户可以利用其中的命令新建、打开、保存、打印、共享以及发送文件。快速访问工具栏：Excel2010的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮，方便用户使用。单击快速访问工具栏中的按钮，可以执行相应的功能。功能区：是Excel2010工作界面中添加的新元素，它将旧版本中的菜单栏与工具栏结和在一起，以选项卡的形式分组列出常用的功能操作命令。名称框：用于定义或显示当前单元格的名称和地址。编辑栏：用于显示或编辑活动单元格中的数据或公式。列标：用于显示列数的字母，单击列标可以选择整列。行号：用于显示行号的数字，单击行号可以选择整行。翻页按钮：当工作表数目较多时，通过该按钮可以查看前面或后面等多个工作表标签视图方式：主要用来切换工作表的视图模式，包括普通、页面布局与分页预览4.1.2工作簿与工作表的基本概念在Excel中，活动单元格将以加粗的黑色边框显示。当同时选择两个或多个单元格时，这组单元格被称为单元格区域。单元格区域中的单元格可以是相邻的，也可以是彼此分离的。一个矩形的单元格区域，它的地址通常表示为：

左上角起始单元格地址：右下角末尾单元格地址

4.2.1输入数据在Excel2010中的文本数据通常是指字符或者任何数字和字符的组合。输入到单元格内的任何字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或者逻辑值，则Excel2010一律将其视为文本。在单元格中输入文本时，系统默认的对齐方式是左对齐，数字则默认右对齐。4.2.2.添加批注在Excel中可以为某个单元格或单元格区域添加批注，批注一般都是简短的提示性文字。操作方法为先选定单元格或单元格区域，然后执行下列两种操作中的任一种。【审阅】|【新建批注】命令后，编辑批注内容。右击待插入批注的单元格，在弹出菜单中选择【插入批注】然后编辑批注内容。4.2.3移动与复制单元格移动单元格是将单元格中的数据移动到其他单元格中，原数据不能保留在原位置。复制单元格是将单元格中的数据复制到其他单元格，原数据将继续保留在原单元格中。移动或复制单元格时，单元格中的格式也将被一起移动或复制。这两种操作可以通过鼠标拖动法或剪贴板法来完成。鼠标拖动法移动单元格时，首先选择需要移动的单元格，然后将鼠标置于单元格的边缘上，当光标变成四向箭头时，拖动鼠标即可。剪贴板法剪贴板法即执行【开始】|【剪贴板】选项组中的各项命令。首先选择需要移动或复制的单元格，分别单击【剪切】按钮或者【复制】按钮来剪切或复制单元格，然后选择目标单元格，执行相应的【粘贴选项】内的命令。另外，用户还可以进行选择性粘贴。执行【开始】|【剪贴板】|【粘贴】|【选择性粘贴】命令，在弹出的【选择性粘贴】对话框中选择需要粘贴的选项即可，如图4-8所示。4.2.4自动填充4.2.5

查找和替换4.3管理工作表与工作簿4.3.1管理工作表

（添加、删除、重命名、移动和复制等）4.3.2查看工作簿窗口

（工作簿视图、并排工作表、重排窗口、拆分和冻结窗口）4.3.3共享与保护工作簿

（共享工作簿、查看与修订共享工作簿、设置保护工作簿与工作表、设置允许用户编辑区域）4.4格式化工作表4.4.1设置单元格格式-4.4.2设置行列格式4.4.3条件格式-4.4.4

单元格样式在Excel2010中自带了多种单元格样式，可以对单元格方便地套用这些样式。同样，用户也可以自定义所需的单元格样式。套用内置单元格样式如果要使用Excel2010的内置单元格样式，可以先选中需要设置样式的单元格或单元格区域，然后再对其应用内置的样式。4.4.5套用表格格式

在Excel2010中，除了可以套用单元格样式外，还可以整个套用工作表表格样式，节省格式化工作表的时间。在【样式】组中，单击【套用表格格式】按钮，弹出工作表样式菜单。4.4.6创建页眉和页脚

如果要在工作表中添加页眉或页脚，需要在【插入】选项卡的【文本】组中选【页眉和页脚】进行设置。4.4.7打印输出

当制作好工作表后，通常要做的下一步工作就是把它打印输出。利用Excel2010提供的设置页面、设置打印区域、打印预览等打印功能，可以对制作好的工作表进行打印设置，美化打印的效果。本节将介绍打印工作表的相关操作。4.5数据计算4.5.1公式公式是指使用运算符和函数对工作表中的数值进行计算的等式。公式遵循一个特定的语法或次序：最前面必须是等号“=”，后面是参与计算的数据对象和运算符。每个数据对象可以是常量数值、单元格或引用的单元格区域、标志、名称等。运算符用来连接要运算的数据对象，并说明进行了哪种公式运算Excel2010中主要包含4种类型的运算符：算术运算符，比较运算符，文本运算符，引用运算符。各含义及用法如下表所示。运算符优先级优先级是公式的运算顺序，如果公式中同时用到多个运算符，Excel将按照一定的顺序进行运算。对于不同优先级的运算，将会按照从高到低的顺序进行计算；对于相同优先级的运算，将按照从左到右的顺序进行计算。各种运算符的优先级如表4-6所示。其中，运算符优先级从上到下依次降低。若要改变求值的顺序，需将公式中要先计算的部分用括号括起来。-4.5.2函数函数是系统预定义的特殊公式，它将具有特定功能的一组公式组合在一起以形成函数。与直接使用公式进行计算相比较，使用函数进行计算的速度更快，同时减少了错误的发生。在单元格内使用函数的基本语法格式为：=函数名（参数列表）在Exce2010中，用户可以通过直接输入、【插入函数】对话框或【函数库】选项组等几种方法输入函数。4.6数据管理

Excel2010与其他的数据管理软件一样，拥有强大的排序、筛选和汇总等数据管理方面的功能，具有广泛的应用价值。全面了解和掌握数据管理方法有助于提高工作效率和数据管理水平。4.6.1排序数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。在Excel2010中用户可以使用默认的排序命令对文本、数字、时间、日期等数据进行简单排序，例如升序、降序的方式。另外，用户也可以根据排序需要对数据进行自定义排序。4.6.2筛选筛选是从无序且庞大的数据清单中找出符合指定条件的数据，并暂时隐藏无用的数据，从而帮助用户快速、准确地查找与显示有用的数据。在Excel2010中，用户可以使用自动筛选或高级筛选功能来处理数据表中复杂的数据。自动筛选自动筛选是一种简单快速的条件筛选，使用自动筛选可以按列表值、按格式或按条件进行筛选。执行【排序和筛选】|【筛选】命令，使用自动筛选功能筛选记录时，字段名称将变成一个下拉列表框的框名。用户可以单击该按钮，在下拉列表中选择【筛选】条件。高级筛选在实际的应用中，用户可以使用高级筛选功能按指定的条件来筛选数据。使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域可以建立在与待筛选的数据区域不相邻的任意位置。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样。条件区域中，在同一行中输入多个筛选条件之间是并且的关系，则筛选的结果必须同时满足多个条件；在不同行中输入的多个筛选条件之间是或者的关系，则筛选结果只需满足其中任意一个条件。例如在学生成绩表中筛选出总分高于340分的男生记录，则条件区域的建立如下图4-58所示。4.6.3分类汇总

数据的分类汇总是分为两个步骤进行的：第一个步骤是利用排序功能先以分类字段为依据对数据进行排序。第二个步骤是利用函数的计算，进行一个汇总的操作。4.6.4分组显示

在Excel2010中，用户还可以以行或列为单位，创建行与列分级显示表内数据。首先选择需要进行行分级显示的单元格区域，如选择单元格区域A3：A12。然后执行【分级显示】|【组合】命令，在下拉列表中选择【组合】选项。在弹出的【创建组】对话框中，选中【行】单选按钮即可4.6.5数据合并计算

Excel中的合并计算功能非常强大，包括求和、平均值、计数、最大值、最小值等一系列合并计算。通过合并计算，可以把来自一个或多个源区域的数据进行汇总，并建立合并计算表。这些源区域与合并计算表可以在同一工作表中，也可以在同一工作簿的不同工作表中，或是在不同的工作簿中。4.7数据分析使用Excel2010对工作表中的数据进行计算、统计等操作后，得到的计算结果还不能更好地显示出数据之间的关系和变化趋势。为此，Excel提供了各类型的图或表来分析展现表格中的数据，相比单纯的数据而言，图表更加生动形象，也能更具有层次性和条理性的显示表格中的数据。本节将主要介绍三种较常用的图或表：图表、迷你图和数据透视表。-4.7.1图表

图表的存在就是为了更加生动和形象的反映数据，想要制作图表，必须有和图表相对应的数据。有了数据我们就可以开始创建图表了。在Excel2010中，用户可以通过【图表】功能组或【插入图表】对话框两种方法建立图表。首先选取需要展现在图表上的数据区域。选择【插入】|【图表】功能组中常用的图表样式“柱形图”后，创建成功的图表如图4-72所示。迷你图迷你图是Excel2010中加入的一种全新的图表制作工具，它分为折线图、柱形图、盈亏。特点是在表格里生成图形，它以单元格为绘图区域，简单便捷的为我们绘制出简明的数据小图表，方便的把数据以小图的形式呈现在读者的面前。可以通过以下的方法步骤创建迷你图。准备原始数据，本节仍然用“商场家电销售表”来说明如何制作迷你图。选择【插入】|【迷你图】中的【折线图】，系统弹出【创建迷你图】选项卡。在【数据范围】选择你要展现的数据；在【位置范围】定义需要在哪个单元格里显示销量变化趋势。4.7.3数据透视表数据透视表是一种具有创造性与交互性的报表。使用数据透视表，可以汇总、分析、浏览与提供工作表数据或外部数据源的汇总