华润万家新旧VSS系统操作方法介绍

1华润万家新旧VSS系统的操作方法介绍

对帐员联系方式22012年11月01日南区对帐员通讯录序号姓名VSS系统邮箱用户名电话工作范围1文成华pcharg责对帐组管理工作2刘志福pcharg责对帐组管理工作3邱璇娟p0010755-25685235负责统采供应商V0001-V05000、GZ、GH、ZH、开头编码及门店备用金的对帐及制单；4张志梅p0030755-25685047负责统采供应商，BC、V08101-V08950之间编码的对帐及制单；5吴柳p0040755-25684058负责统采供应商、1200000000编码开头的制单，承兑汇票、及V08951-V09600的对帐及制单；6江露露p0050755-25684171负责统采供应商V05001-V08100之间编码的对帐及制单；标超老系统的对帐及制单;7肖惠春p0060755-25683175负责ZL开头（深圳区域、惠州区域、东莞区域）统采供应商BX、CQ、EX、EY、FX、FY、JX、HZ、KX、MC、ML、QX、ZS、WL、RZ、ZC、LS、VA、YC、N、L、BS、及V09600以后的对帐及制单；8王雪峰olep0010755-25685171负责OLE统采供应商编码的对帐及制单；p002自采邮责自采供应商对帐及制单；自采外部邮箱地址：zhangjinf@9苏丽萍大超邮箱：p011欢乐颂邮箱：mp0120755-25684042负责欢乐颂—南新店对帐及制单、V04366、V01522对帐制单；负责统采供应商1-1199999999开头编码大超，标超的对帐及制单；10深圳区前台收票及费用发票开具cs0010755-25685078前台收票及费用发票开具咨询；31、新结算系统上线新结算系统上线时间

华润万家目前正在构建新的结算系统（即结算平台），将在南区于2012年12月1日正式上线，并稍后推广应用至全国各区域、业态。新VSS系统部署方案

结算平台南区上线后将配套开发一个对应的新VSS系统，该新VSS系统将暂时挂放在旧VSS系统里面。新旧VSS系统的使用

结算平台配套对应的VSS系统称之为新VSS系统；原FAS结算系统配套对应的VSS系统称之为旧VSS系统。

2012年12月1日之后发生的业务请在新VSS系统进行结算；2012年11月30日之前发生的业务请在旧VSS系统进行结算。4562、新旧VSS系统的操作方法对比内容旧VSS新VSS备注登录方式相同相同

系统功能不开放应付账开放应付账对账操作导入提交勾选提交

发票录入相同相同

结算附件相同相同

付款进度查询对PN查询对PN及PV查询计划付款日计算方法相同相同

沟通方式相同相同

对账单页码设置相同相同

其他结算流程相同相同如开票资料、费用缴现、费用发票索取、银行资料修改等7登录方式系统功能对账操作发票录入结算附件付款进度查询结算单据查询计划付款日计算方法沟通方式十、结算单页码设置3、新VSS系统的操作方法－目录91、结算主体对账状态查询2、结算限额查询3、对账申请单4、结算申请单查询5、发票录入单6、付款申请单查询7、结算业务单据查询8、结算费用单据查询VSS有新功能啦3、新VSS系统的操作方法－登录方式1）登录方式：与旧VSS系统相同2）系统界面及模块清单如下：10功能特点：新VSS系统实现了系统自动对账，缩短对账处理时间，提高对账效率，给供应商带来更为快捷方便的结算新变革。所有业务单据及费用单据对外开放。支持费用发票开票进度的查询。新增查询功能：结算主体对帐状态查询模块增加付款单查询业务单据及费用单据查询消息管理：公文接收（增加发布部门选择）3、新VSS系统的操作方法－系统功能结算主体对账状态查询：供应商可查询到自身的结算状态是正常或冻结；如果状态为冻结的，则不能发起对帐申请。11可正常结算帐套冻结3、新VSS系统的操作方法－对账操作结算限额查询：结算限额规则与旧VSS相同。12本月结算金额本月结算限额3、新VSS系统的操作方法－对账操作对账操作步骤一：点击“发起对账申请”，选择“结算公司”，点击“下一步”（只允许勾选的单据类型：验收单、联营租赁销售单）13①②注意在下拉框选择点击“发起对账申请”点击3、新VSS系统的操作方法－对账操作14③点击查询冻结单据不在此界面展示可根据发生日期选择显示勾选单据的金额操作步骤二：点击“查询”后勾选单据；或按发生日期查询后勾选单据；或导入单据后勾选单据3、新VSS系统的操作方法－对账操作15点击“对账提交”，系统会提示本次勾单金额，核对无误后点击“确定”，生成LQ开头单号。操作步骤三：当勾选完单据，点击“确认”，界面跳到“已勾选单据”3、新VSS系统的操作方法－对账操作16操作步骤四：

生成LQ单点击“确定”后，对帐申请单将提交到结算平台并成功生成PN结算单号

3、新VSS系统的操作方法－对账操作17结算申请单查询：此模块可以“打印对帐明细单”，货款“已支付”的可申请开“费用发票”单据状态：新建→制单审核→发票确认→审批→已支付开票申请状态：未申请—已申请—已开票。3、新VSS系统的操作方法－对账操作注意：对于已提交的发票而准备结款的，如果单据出现异常将返回新建，请留意单据“审核人”及“备注栏”说明。183、新VSS系统的操作方法－对账操作结算申请单查询：如果状态为“已开票”，可以点击PN单号在明细中看到快递信息。19新增：开票资料对帐单打印需设置页码结算申请单明细查询：结算申请单打印显示明细如下：“购代销供应商”点击“明细打印”或“打印本页”；“租赁联营供应商”点击“汇总打印”3、新VSS系统的操作方法－对账操作20代销、联营租赁根据每月限额来提交对帐申请，如果超出限额系统会自动提示不能正常提交业务单据冻结不在对帐申请模块显示，如批量导入时系统会提示业务单据冻结所提交的对帐金额匹配费用后，如实付金额为负则不能成功对账结算主体冻结均不能正常申请对帐同一结算主体有新建单据的情况系统则不能提交下一份对账申请同一张结算单实付金额超过500万时不允许产生LQ单

3、新VSS系统的操作方法－对账操作对账异常控制：213、新VSS系统的操作方法－对账操作结算方法为月结30天、月结45天、月结60天结算

每个月统一对帐为一次。结算方法为月结15天结算每月对帐为二次。结算方式为7天结算每周对帐为一次。结算方式为货到付款每月对帐不能超过3次，货到7天的周对帐为一次。

在深圳结算的南区供应商，不同结算方式的对帐处理如下；221）、当结算主体冻结，不允许对账。点击下一步时，系统则会自动提醒。2）、同一个结算主体，当存在“新建”单据时不允许再次发起对账。点击下一步，系统提示如图。3、新VSS系统的操作方法－对账操作对账异常提示：233）、在对账主体无结算数据时，系统提示提示“您在该结算公司没有业务发生，无需对账申请”，并退出。4）、待结算数据-拟退货-金额冻结小于零，系统提示“该结算公司余额不足，暂停对账！”3、新VSS系统的操作方法－对账操作243、新VSS系统的操作方法－对账操作5)、在对帐申请单模块，批量导入对帐数据后单据冻结提示如下：256）、代销、联营租赁勾选的金额超过结算限额，系统则会提示如下：3、新VSS系统的操作方法－对账操作26若供应商发票录入错误，前台做“返VSS”处理时，单据状态不变，发票状态为“新建\待提交”可编辑，并注意备注栏信息。满足2个条件方可进行发票编辑，缺一不可3、新VSS系统的操作方法－发票录入说明：1)在此模块进行发票录入。但同时满足“新建\待提交”状态和“制单审核”状态下方可进行发票录入，已确认后的发票无法再编辑。注意：2)在进行发票录入前请先确认是否在“系统管理——供应商信息维护”模块填写相关信息，否则无法进行发票录入。

发票录入完成并提交给对账员后发现录入信息错误，所提交的发票信息对帐员未审核之前，可知会对账员重新返回发票编辑状态，修改后可再一次提交。

点击编辑录入发票时系统会自动提示；供应商银行资料未在系统录入，请与对帐员沟通及时维护，否则会影响货款支付。

按对帐单建议开票金额来开取相应的税额和价税合计金额，如果有差异的情况下系统会自动提示相关信息。发票状态说明：新建/待处理-已提交待确认-收票确认-发票审核-发票确认-发票认证27注意发票种类核对银行账户信息批量导入发票时，须在EXCEL表格以文本格式编辑请正确录入发票信息核查无误后再点击“保存”，提交。发票录入：

点击“编辑”进行发票录入，发票录入方式有2种，逐份录入和批量导入，录入完毕后点击提交；如下图示3、新VSS系统的操作方法－发票录入283、新VSS系统的操作方法－结算附件新VSS系统的结算附件要求与旧VSS系统的(P48)相同。29付款单查询：

1）在此模块查询PV单各状态，了解付款进度，点击PV开头的单据，

可看到各PV单对应的PN单号，付款金额等。注意：

PV单据状态多种，可查询付款确认日期（安排付款中）及支付确认日

单据状态：新建—制单审核—已审定—已付款确认—已支付。

PV是指付款单购销供应商：LQ开头的单据PN开头的对账单PV开头的付款单3、新VSS系统的操作方法－付款进度查询30一个PV单号，可以付一份PN单或多份对帐金额实付金额付款单明细查询：点击“PV”开头付款单据界面展示如下；3、新VSS系统的操作方法－付款进度查询31结算业务单据查询：所有业务单据完全开放，供应商可以在此模块查询到如下业务单据，如验收单、退货单、促销折让单、成本调整单、批次更正单、供应商结算调整单、联营租赁销售结算单、租赁租金结算单。必须输入发生日期查询3、新VSS系统的操作方法－结算单据查询32结算费用单据查询：可在此模块查询未结算的费用单据（扣项查询）

需输入发生日期3、新VSS系统的操作方法－结算单据查询333、新VSS系统的操作方法－计划付款日计算方法新VSS系统的计划付款日计算方法与旧VSS系统的（P50）相同。34消息管理：在“消息管理—公文接收”模块，可查询华润万家不同部门发布的信息。

在“消息管理—邮件”模块，可发送邮件。

以上的操作方法与旧VSS系统的相同。

3、新VSS系统的操作方法－沟通方式353、新VSS系统的操作方法－结算单页码设置新VSS系统的结算单页码设置与旧VSS系统的对账单页码

设置（P52-54)相同。36登录方式系统功能对账操作发票录入结算附件付款进度查询计划付款日计算方法沟通方式对账单页码设置4、旧VSS系统的操作方法－目录38网址来源：签完合同后采购提供网址跟密码网址：登陆界面：登陆代码（即供应商编码）+密码+识别码初始密码：123456（供应商第一次登陆后须更改密码）操作系统：Windows2000以上浏览器：IE6.0办公软件：Excel2002以上通过宽带接入Internet4、旧VSS系统的操作方法－登录方式39订退货管理：采购下发订退货单业务单据：销售日报查询、批次更正单查询、促销明细查询、扣项单查询等结算管理1、对帐处理2、发票录入3、对帐单查询4、付款单查询5、发票录入查询6、结算限额消息管理：公文接收、邮件收发系统管理：修改登陆密码促销人员考勤证照管理：供应商各种证照管理、查询4、旧VSS系统的操作方法－系统功能40对账申请模块只适用于购销、代销供应商：只有购销、代销供应商才用对账申请模块提交对帐数据；如果验收单号在结算池不存在或已结款或冻结状态，VSS会显示相应的提示，并不能提交对帐单；生成单据前，系统会自动提醒单据审核日期,供应商可审核付款日是否正确；下面介绍购销、代销的对帐操作方法：4、旧VSS系统的操作方法－对账操作购销、代销对帐（1/4）41第一步：代销供应商月初需在VSS上结算管理模块查询到结算限额；购销供应商不需要；第二步：供应商请在EXCEL表格中按验收单号、验收金额，做好对帐单表格；4、旧VSS系统的操作方法－对账操作购销、代销对帐（2/4）42第三步：将做好的对帐表数据，复制到VSS系统“对帐申请”模块，提交数据时要核对审核日期是否为跨月，尽量将同一月份的单归集在一起申请结算，否则会影响计划付款日，最后确定生成LQ开头的对帐申请单；4、旧VSS系统的操作方法－对账操作购销、代销对帐（3/4）43第四步：两个工作日后，在“付款单查询”中查询以PN开头的对帐明细单；4、旧VSS系统的操作方法－对账操作购销、代销对帐（4/4）44第五步：审核、确认（对帐金额、开票金额、费用明细、计划付款日、实付金额、开户行及银行帐号等），并打印出完整的对帐单，加盖公章或财务章；4、旧VSS系统的操作方法－对账操作联营、租赁的供应商对账只需要发邮件申请联营、租赁只需要通过ＶＳＳ发邮件给到对应的对账员,要求对哪个时间段的账，两个工作日后到付款单查询模块查找PN开头的对帐明细单；邮件标题不能为空，对帐员代码字母必须小写；邮件内容须写明申请对帐月份、结算限额等；租赁个人需提供身份证复印件及收款银行帐号并签字按手印或加盖私章。下面介绍联营、租赁的对帐操作方法：4、旧VSS系统的操作方法－对账操作联营、租赁对帐（1/3）46

第一步：月初在VSS系统上结算管理模块取得结算限额；4、旧VSS系统的操作方法－对账操作联营、租赁对帐（2/3）47第二步：在VSS系统“消息管理”—邮件，向对帐员申请对哪个时间段的货款，并注明结算方式、结算限额；4、旧VSS系统的操作方法－对账操作联营、租赁对帐（3/3）48第三步：两个工作日后，在“付款单查询”中查询PN开头的对帐明细单；（同购代销一样操作方法）第四步：审核、确认（对帐金额、开票金额、费用明细、计划付款日、实付金额、开户行及银行帐号等），并打印出完整的对帐单，加盖公章或财务章；（同购代销一样操作方法）4、旧VSS系统的操作方法－对账操作对账单发出后就到了万家内部的系统，万家同事对对账单进行审核，同时会加入应收账的处理，比如贵司需要给我们的一些费用，比如退货单的扣除，进场费用，促销折扣等，我们会在对账单中一并扣除后按照余额再予支付！财务处理完后生成了PN开头的对账单，一般两个工作日后会上传，客户确认后开出相应的发票并录入VSS系统后前来结算，下面介绍发票录入的操作。4、旧VSS系统的操作方法－发票录入发票录入（1/2）

50

供应商根据对帐单的“建议开票金额”开出发票，并在VSS系统“发票录入”模块进行发票录入、保存并提交对帐员，且打印出发票明细单，和发票、对帐单等附件一起交票结算，所有单据需加盖相应的印鉴。4、旧VSS系统的操作方法－发票录入51发票录入（2/2）

只有生成PN单号的申请单，才可以录入发票信息；此模块有手工录入及批量导入两种功能；所有供应商都需在此模块录入发票信息，同时打印一式两份的发票录入明细单与发票及其他附件一起交票结算；收据的录入，需通过手工模块录入发票信息，发票类型为55555，只录入价额，税率选“0%”；农产品的收购发票及普通发票税率选“14.94%”,税额按票面金额*13%录入。每录入一份发票都需按下保存键，否则，直接提交，系统只会保留一份发票信息。若发票录入提交后，发现有错，可发邮件知会对帐员给予返回修改重新提交，若对帐员已审核无法返回，可手工在发票录入明细单上更改正确的发票信息，并且更改处必须加盖公章或财务章。4、旧VSS系统的操作方法－发票录入发票录入后交票结算需提供附件：对帐单（原件，盖公章或者财务专用章）；发票（加盖发票专用章或财务专用章），若货物品名众多须提供与发票号对应的一式两份发票销货清单（加盖发票专用章或财务专用章）；发票录入明细单（一式两份，加盖公章或财务专用章）；租赁个人需提供身份证复印件及收款银行帐号并签字按手印或加盖私章524、旧VSS系统的操作方法－结算附件53制单审核：结算中心已完成对帐工作,系统已产生PN开头

的付款单号；发票确认：结算中心收到供应商交来的发票实物，并在系

统中进行了确认；审批/审定：结算中心正在对付款单据进行审批工作；付款确认：结算中心已完成所有付款单据的审批手续，单

据传出纳组即将付款；网银已支付：表示款项已经从网上银行支付出去。4、旧VSS系统的操作方法－付款进度查询54结算方式：月结XX天；货到XX天；付款方式：周付款供应商；天付款供应商；A、周付款供应商，