公司记录控制程序

文件编号文件版本第B0版记录控制程序发行日期页次第3页共3页1目的通过对记录的控制做出规定以满足顾客及本公司的要求。2范围本程序规定了有关记录的标识、收集、编目、贮存、检索、保存期限及处置等方法，适用于本公司记录的管理（包括来自供方和顾客指定的记录）。3职责3.1管理部负责记录的规范化管理，为本程序的归口管理部门；3.2各有关部门自行负责本部门记录表格的设计、填写、收集、编目、归档，并对本部门记录的真实性、完整性负责。4定义4.1记录：为已完成的活动结果提供客观证据的文件；4.2质量记录：为证明满足质量的要求（如产品质量记录）或为质量体系的要素运行的有效性提供的客观的证据（如质量体系记录）。5作业流程图(见附件)6作业程序6.1记录的分类6.1.1体系运行记录：内部审核报告、纠正预防措施、会议记录、培训记录等；6.1.2产品质量记录：各项活动的原始凭证，如零进货检验记录、过程检验记录、成品最终检验记录、不合格评审记录、全尺寸检验记录、产品质量审核等；6.1.3产品质量先期策划、生产件批准及各种采购订单、工装、设备验证记录等；6.1.4供方的记录、顾客指定的记录等。6.2记录的管理6.2.1本公司记录标识为：QR–XX-XX该表单记录流水号该表单记录所属程序文件号表单记录英文缩写6.2.2记录必须满足以下要求：6.2.2.1记录的数据真实可靠；6.2.2.2记录的填写要字迹工整，清晰；填写过程中如因笔误或其它原因需要修改时，直接在记录上划改，并在右上角签认以示负责；6.2.2.3记录要有连续性，数据前后衔接；6.2.2.4记录填写要完整；6.2.2.5记录要有填写人签字和日期，重要记录需经审核及批准。6.2.3各部门的记录按月整理，每月初将上月的记录分类装订成册，标识并建立目录归档保存，便于检索；6.2.4记录的借阅和归还，要有登记手续；6.2.5合同约定时可将记录提供顾客查阅。6.3记录的保存6.3.1管理部负责编制“记录总览表”，规定各种记录的保存期和各记录的归口管理部门；6.3.2记录保存期限：6.3.2.1生产件批准的记录、工装记录、采购订单和修改单的保存期为零件在现行生产和服务的有效期再加一个日历年；6.3.2.2运行记录、内部质量审核、管理评审的记录，保存期为三年；6.3.2.3人员培训记录保存期为该人员离职后一年；涉及安全类质量记录（包括检验记录、检具检验记录、过程记录）等，该产品停产后再保存三年；6.3.2.4顾客提供产品的相关记录，保存期为三年；6.3.2.5顾客和法规另有要求时,根据顾客和法规的要求规定保存期并执行；6.3.3.6各部门的记录要有适宜的保存条件和环境（如：专用柜、箱、架子）妥善保管,防潮、防晒、防虫蛀，防止损坏变质或丢失。6.4记录的销毁6.4.1各部门的记录每年清理一次，对过期失效的记录报部门主管批准后集中销毁，并记录在“记录销毁清单”上（包括废弃）。6.5电子信息记录的管理6.5.1计算机中的有关记录应制定相应的目录以便于检索：如按部门、个人、项目、品种等方式，应定时进行清理，将无用的文件删除；6.5.2重要的记录应采用光盘备份或多重备份（如在另外计算机中备份）等方式，以确保记录不丢失；6.5.3不经本人同意不得随意拷贝、删除他人的文件资料；不得将未经过病毒扫描的外来文件拷贝到计算机中。7相关文件（无）8使用记录8.1《记录总览表》QR-02-018.2《记录销毁清单》QR-02-02附件：作业流程图过程分析作业规范使用记录主要