公文与文书档案管理郭晓文

公文与文书档案管理郭晓文公文与文书档案管理郭晓文公文与文书档案管理郭晓文第六章公文基本知识公文的定义公文的特点及作用公文的种类及分类公文的格式及稿本公文的定义公文即公务文书，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。《国家党政机关公文处理工作条例》公文及档案公文是档案的前身和来源。档案是公文在一定条件下的转化形态。办理完毕有归档保存价值经过归档整理一、公文的特点法定的权威作者、内容现行的效用特定的体式规定的程序第二节、公文的特点及作用第一节中国古代文书档案载体的演变甲骨档案金属档案青铜、铁、金册石刻档案勒碑、摩崖石刻简牍档案缣帛档案纸质档案二、公文的作用1、策令作用2、规范作用3、计划作用4、组织作用5、协调作用6、控制作用7、宣传作用8、联系作用9、凭证作用上述作用是互相联系的，一份文件往往具备多方面作用第三节、公文的种类及分类公文种类：决议、决定、命令（令）公报、公告、通告意见、通知、通报报告、请示、批复议案、函、纪要

《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）二、公文分类按公文体式的规范程度分规范性公文（前述15种）非规范性公文规章制度、计划、总结、简报、合同、书信、表册、记录、讲话稿（二）按公文的来源及去向分收文、发文、内部文件（三）按行文关系分上行文、平行文、下行文（四）按公文需要的经办程度分办件、阅件（五）按公文内容涉及秘密的程度和阅读范围分公开、内部、涉密第四节公文的格式及稿本一、公文格式《党政机关公文格式》GB/T9704-2012《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）公文结构：版头、主体、版记公文的首页必须显示正文正文必须及印章在同一面页边及版心尺寸公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。7.2版头7.2.1份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。7.2.2密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。7.2.3紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。7.2.4发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。7.2.5发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，及最后一个签发人姓名处在同一行。7.2.6签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时及上一行第一个签发人姓名对齐。7.2.7版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条及版心等宽的红色分隔线。主体7.3.1标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。7.3.2主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。7.3.3正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。7.3.4附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当及上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名、成文日期和印章7.3.5.1加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。7.3.5.4成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。7.3.5.5特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。7.3.6附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.3.7附件附件应当另面编排，并在版记之前，及公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当及附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件及正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。版记7.4.1版记中的分隔线版记中的分隔线及版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线及公文最后一面的版心下边缘重合。7.4.2抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时及冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。7.4.3印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其及印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。7.5页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件及正文一起装订时，页码应当连续编排。二、公文稿本公文拟制：起草、审核、签发稿本：是公文文稿和文本的统称。文稿：草稿（除重要法规性公文及重大事项公文的草稿需要归档保存外，一般公文的草稿不需要归档保存）定稿（只能有一份定稿、定稿必须归档保存、定稿首页必须使用发文稿纸）文本：正本、副本、试行（暂行）本、各种文字文本书写公文定稿，要使用标准格式的发文稿纸定稿的签发日期及正本的发文日期一致纸张和字迹材料必须符合归档要求。归档：2份文本、1份定稿（发文稿纸+最后草稿）《党政机关公文处理条例》规定，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”一、公文拟制：起草、审核、签发二、公文办理：1、发文办理（复核、登记、印制、核发）2、收文办理（签收、登记、初审、承办、传阅、催办）3、整理归档三、公文管理第七章文书类文件材料的收集第一节文件收集内容一、立档单位广义上收集文件材料的范围红头文件、白头文件、内部文件、证明性文件、契约性文件、报道性文件、记载性文件、公布性文件二、以“我”为主，全面收集本单位形成的文件三、以“我”为主，重点收集外单位形成并直接针对本单位人和事的文件四、以“我”为主收集文件的意义第二节文件收集方法一、按收发文登记簿收集二、按“账外文件”明细表收集会议记录、领导讲话、典型材料、表册、协议、介绍信、大事记等三、“四个结合”收集法全面动员及个别清收、一般要求及指明要求、发动干部职工主动清退和档案人员具体帮助、清退“账内文件”和收集“账外文件”四、“把关收集法”收文发文、工作计划、盖章用印、内部文件、外出人员、临时活动第三节文件收集要求一、要完整地收集文件材料（一）收集范围的完整性全面了解单位、部门职能和职责建立岗位责任制，加强指导（二）单项活动文件材料的完整性同一问题、会议、事件、专题（三）有密切联系的文件逻辑上的完整和单份文件形式上的完整性二、准确的收集文件材料第四节建立归档制度一、归档的定义:办理完毕且具有保存价值的文件，经由系统整理后，定期移交档案室保存的过程。（归档工作是公文处理工作的终结，是档案工作的开始。）“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。”（《国家行政机关公文处理办法》第三十八条）“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”(《档案法》第十条)(《档案法实施办法》第二十七条)“有下列行为之一者，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他责任人员依法给予行政处分：（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；······”归档的意义1、为国家积累档案，为档案工作奠定基础。2、保持文件材料的历史联系，便于查找利用。3、有利于保护文件材料的完整及安全，便于保管。归档的方式《档案法实施办法》第十二条“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。”《福建省档案条例》第六条“·····在公务活动中形成的应当归档的文字、图表、声像等材料，由本单位的业务或者文书机构负责收集、整理，向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何部门和人个不得拒绝归档或者拒为己有。”归档方式图示一个单位的综合档案室3、归档移交2、归档整理1、收集应归档文件材料内设机构一履职中形成公文内设机构二内设机构三内设机构四档案管理网络档案工作负责人部门兼职档案员部门兼职档案员部门兼职档案员专职档案员档案工作主管领导二、建立归档制度1.归档范围（及保管期限）2.归档时间：文书档案：文件形成的第二年上半年向档案部门移交3.归档要求4.归档手续（一）归档范围及保管期限国家档案局第8号令（2006年12月18日发布并施行，印发了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）第十二条：各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关垢文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。）国家档案局第10号令（2012年12月17日发布并施行，印发了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》）第十五条：企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应按资产归属关系，指导所属企业根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制关审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表机关文件材料“本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。”纸质文件、电子文件照片（数码、纸质）实物（奖牌、奖杯、证书、礼品、锦旗、作废印章）录音带、录像带、磁带归档范围反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。发文正本（2份）+定稿（包括有领导批示或有重要修改意见的文件草稿、重要法规性文件的历次修改稿）

内部文件未编有文号的非规范性公文，如内部记录、计划、总结、报表、简报、刊物、合同、证书等

收文上级、同级制发的应贯彻执行的文件、批复、复函下级报送的重要文件、有批复的请示党、团、工会、妇女工作行政事务、人事、财会、业务工作行政许可、非行政许可、备案行政处罚工程建设、科研项目、设备文件产权文件不归档范围

上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的及本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。阅知件、抄送件、参考件一般不归档无批复的请示、无复函的问函一般不归档无处理结果的信访件不归档保管期限文书档案：永久、定期（30年、10年）永久本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示及上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房产基建，土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示及本机关的复函、批复等文件材料。定期本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示及上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示及本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。本单位形成的文件材料永久、30年的居多无批复的请示，以及较事务性的文件，归10年上级、同级发文

有针对性的文件归永久、30年的多，如表彰，任免

普发性文件，及主要职能有关的法规政策性文件，归永久，其他归10年下级来文本局有作批复的请示，重要业务的，归永久，一般业务的，归30年；重要工作报告，归30年年度工作计划、总结、报表，归10年永久会议记录、会议纪要年度性统计报表（或12月份报表）年度全局工作计划、总结重要专项工作计划、总结、报告制定的规范性文件、管理制度（对外）年度大事记、刊物、年鉴任免表彰（区县级及以上）处分（警告以上）机构设置、撤并、名称更改、章程、职能、印信启用人事工作形成的大部分材料（编制、职数、录用、调动、工资、职称、离退休、辞职、聘任、公积金）干部职工、党员花名册重要合同、备忘录党代会、工会会员代表大会主要文件民主生活会、发展党员、党员组织关系转移介绍信、三讲、党的群众路线教育实践活动等重要专项活动文件材料重要职能活动的总结、重要调研报告行政执法、行政处罚（警告以上）、行政复议行政许可（20年以上有效期）联合发文，主办的，重要业务问题的有领导重要批示和处理结果的信访件本机关召开的主要业务工作会议形成的主要文件本机关承办的或主办的重要活动的主要文件上级的批复及本机关请示，重要业务问题的本机关批复及下级请示，重要业务问题的上级检查视察形成的主要文件，省部级领导或重要业务工作的纪检监察案件，重要的权证文件上级制发属于本机关主管业务的重要文件材料决算批复（可归文书档案、也可归会计档案）注意事项1、一件事，形成的几份文件材料，其保管期限不一定是一致的2、以“我”为主组1：收文：上级评选先进的通知（10年）收文：上级表彰先进的决定（本单位有被表彰，永久）内部文件：本单位先进推荐表（有审批同意的，永久）组2：发文：本单位组织的评选先进的通知（归永久）发文：本单位组织的表彰的决定（归永久）收文：各单位推荐表（归30年）组3：收文：上级、同级关于报送相关报表的通知（归10年）内部文件：本单位报表（根据内容的重要性确定保管期限，如年度或综合性的，归永久；本单位预算，归30年）组4：收文：上级关于执法检查的通知（归10年）发文：本局关于做好执法检查准备工作的通知（归30年）收文：上级关于执法检查情况的通报（归10年）组5：收文：本单位出外参会带回的会议文件（基本上可归10年）组6：发文：本单位组织召开的会议文件重要会议（会议通知等主要文件，归永久，次要文件归30年、10年）一般会议（会议通知等主要文件，归30年，次要归30年、10年）组7：收文：上级关于做好年度考核工作的通知（归10年）发文：本单位关于做好年度考核工作的通知（归30年）发文：本单位年度考核情况汇总表（归永久）文书档案保管期限表一、党群类1、党委年度工作计划、总结会议记录永久2、党员组织关系转移介绍信永久…..二、行政类1、年度工作计划、总结、会议记录永久…..（二）归档时间文书档案：文件形成的第二年上半年归档移交（三）归档要求（1）归档的文件材料应收集齐全、完整收集区域的完整性：全方位、立体式地收集，最大限度地收齐本单位各项工作活动中应归档的文件材料。单项活动的完整性：要逐份收集，以求达到整个活动的完整反映。如一个会议的整套材料，请示及批复、来文及复文。单份文件的完整性：文稿发文：正本+定稿（包括有领导批示或有重要修改意见的文件草稿、重要法规性文件的历次修改稿）收文：正本+收文阅办单正附件（2）归档的文件材料应准确文件内容真实：正件及定稿内容一致；保持原件的历史面貌，未经改动。有效：印章或签字完整有效；公文的草拟、审核、签发手续完备；用纸及字迹材料应符合有关规定。三、归档整理方法（3）归档的文件材料应经过系统、规范的整理整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区份不同价值，便于保管和利用。文书档案的2种整理方法：案卷级整理（整理单位：案卷）文件级整理（整理单位：件）案卷级整理文件级整理整理单位案卷（卷）件依据性文件《机关档案工作业务建设规范》

（1987年12月4日，国档发[1987]7号）《厦门市归档文件整理归则实施细则》（厦档[2016]14号）《文书档案案卷格式》

（GB/T9705-2008）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《文书档案目录数据交换格式及著录细则》（2002年3月1日起施行，DB35/T161-2002）文件级整理（图示）案卷级整理（图示）案卷案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。案卷的组成部分一组互有联系的文件、卷内目录、备考表、卷皮立卷（组卷）将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。（四）归档手续档案移交文据（一式2份）档案移交目录（一式2份）三、确定文书档案分类方法常用的三种复式分类方法：1、年度——问题——保管期限2、年度——机构——保管期限3、年度——保管期限归类第一步：分年度案卷级整理：以文件内容针对年度为准文件级整理：以文件落款年度为准跨年度的一个会议，一个案件，一次活动形成的多份文件一并归到同一个年度计划、规划总结学年度请示及批复，问函及复函分年度例文案卷级整理文件级整理厦门市档案局关于表彰2007年度先进档案工作者的决定（20080311）20072008厦门市档案局2006年-2008年工作计划（20051218）20062005厦门市档案局2006年-2008年工作总结（20090108）20082009会议文件（20061220开幕，20070118闭幕））20062007非诉讼案件（20060821立案，20070512结案）200720072006年请示，2007年批复20072007归类第二步，按问题分类或按内设机构分类，或不分类类名：党群工作类、行政综合类、业务工作类……类名：办公室、业务一处、业务二处……归类第三步，分保管期限如：某单位9份2015年的文件，该单位有办公室，业务处室两个部门。其中4份是办公室生成的，5份是业务处室生成的。分类方案：又称分类大纲（P130-131）四、确定文书档案编号方法归档号（P201）文书处理部门和业务部门编制的案卷（单份文件）顺序号案卷号\件号档案室（馆）编制的案卷\单份文件顺序号室编案卷（件）号、馆编案卷（件）号目录号档案所属目录的代码全宗号（P164）全宗是一个具有社会独立性的机构或个人在社会实践中形成的档案整体。这样的机构或个人称为立档单位或全宗构成者。全宗是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。全宗是各级各类档案馆馆藏档案的第一级分类和管理单位。档案不向国家综合档案馆移交的单位不编全宗号。档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。案卷级整理的档号一般结构：全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页(张)号。立档单位（1）定义：是构成档案的国家机构、社会组织或个人。（2）立档单位的构成条件可以独立地行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。（这是确定立档单位的中心条件。）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。常用的三种编号方法：1、年度——问题——保管期限2、年度——机构——保管期限3、年度——保管期限五、文件级整理方法2015年10月25日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22-2015《归档文件整理规则》替代DA/T22-2000，从2016年1月1日起施行。以“简化整理、深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革。推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手工操作。兼顾了计算机和手工两种管理方式，主要通过计算机进行检索，其目录应有电子版。促进了文档一体化管理，做到随办随归。文件级整理方法的整理步骤1、确定“件”（“件”是整理单位）2、按“件”装订3、分类4、“件”间排列5、编页6、编件号，盖归档章7、编制《归档文件目录》8、装盒按件整理归档文件的四个主要限定条件：1.办理完毕的文件2.文书档案3.纸质档案4.整理单位确定“件”自然件：一份文件为一件正本+定稿为1件收文及文件处理单为1件正件及附件为1件中文译件及外文件为1件（中文译件在前）合并件：几份文件为一件批复及请示，或来文及复文，为一件；（批复或复文在前）（经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；）报表、名册、图册等，表（册）名一致的为一件；批复及请示，或来文及复文，为一件；（批复或复文在前）（经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；）报表、名册、图册等，名称同一的可组合为一件；会议记录，一般以每次会议记录为一件，但用记录本记录的，一本为一件（成套的会议材料应将会会议通知、名单、讲话等文件各作为一件）简报、信息若干期为一件介绍信若干份为一件，介绍信存根一本作为一件注意事项：重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本及历次修改稿（包括定稿）各为一件；成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件修整文件（一）拆除归档文件上易腐蚀的金属物（二）修裱破损文件（三）复制字迹模糊或易褪变的文件（四）折叠超规格面幅尺寸的纸张装订按“件”装订要注意合并件中的排列顺序需要保留处理单的，处理单在前，文件在后。已成册不易拆封且未使用金属材料装订的文件材料，可保持原貌不变。去除金属钉，原则上按线装订三孔一线左侧或左上角装订（适用于较厚文件）缝纫机左侧轧边（针距要大）左、下侧对齐

分年度年度：是指文件的形成年度，一般以签发日期（落款日期）为准有些文件不在形成年度归档：跨年度的会议文件，归入会议闭幕年跨年度的案件材料，归入案件办结年跨年度的请示及批复，归入批复年当几份文件作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准。

排列归档文件应在分类方案的最低一级类目（保管期限）内，按事由结合时间、重要程度等进行排列。1、固定顺序正件在前，签发件在后批复在前,请示在后;复函在前,问函在后;汇总性文件在前,依据性文件在后;2、将一件事的同保管期限的文件材料排列在一起（如一个会议，一个案件的文件材料）3、不同事由之间根据办结时间顺序排列成套性市某局关于召开上半年业务总结会议的通知（5月15日）市某局关于开展执法检查的通知（5月16日）市某局关于增加工作人员的请示（5月17）市某局关于开展执法检查的通报（6月2日）省某局关于市某局增加工作人员的批复（6月3日）市某局上半年业务总结会议议程（7月2日）市某局领导在上半年业务总结会议上的讲话（7月2日）市某局关于召开上半年业务总结会议的通知（5月15日）市某局上半年业务总结会议议程（7月2日）市某局领导在上半年业务总结会议上的讲话（7月2日）会议完成时间是7月2日市某局关于增加工作人员的请示（5月17）省某局关于市某局增加工作人员的批复（6月3日）此项工作的完成时间是6月3日市某局关于开展执法检查的通知（5月16日）市某局关于开展执法检查的通报（6月2日）此项工作的完成时间是6月2日这几份文件的排列顺序为：1.市某局关于开展执法检查的通知（5月16日）2.市某局关于开展执法检查的通报（6月2日）3.省某局关于市某局增加工作人员的批复（6月3日）4.市某局关于增加工作人员的请示（5月17）5.市某局关于召开上半年业务总结会议的通知（5月15日）6.市某局上半年业务总结会议议程（7月2日）7.市某局领导在上半年业务总结会议上的讲话（7月2日）编页1、纸质归档文件一般应以件为单位编制页码，每件归档文件从“1”开始流水编号。2、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，空白页不编页码。大张的统计表折叠后，未折叠前的图文页面为一页；文件处理单及文件一同归档的，文件处理单也应编制页码。3、文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码及文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。编件号，盖归档章根据编号方法，编件号在文件首页上端的空白位置盖归档章，填写件号及其他项目。归档章式样

归档文件目录（1）封面（2）归档文件整理说明（3）目录归档文件电子目录应脱机备份。归档文件目录封面式样

归档文件目录式样归档文件目录根据《文书档案目录数据交换格式及著录细则》（2002年3月1日起施行，DB35/T161-2002）编制。归档文件目录每年要打印成册,同时要有电子版,电子版须脱机备份保存。每年10月31日前,应向各级国家综合档案馆移交档案的机关、企事业单位，应将上一年度形成的文件材料归档整理后的永久、长期档案目录电子数据向同级档案行政管理部门报送。文书档案的归档电子文件目录电子数据报送一、主要内容：1、各级党政机关和应向国家综合档案馆移交档案的社会团体、企事业单位，每年10月31日前要向同级档案行政管理机构报送文书档案归档文件目录永久、长期（或30年）电子数据。2、各级国家档案馆应于每年12月1日前向省档案局监督指导处报送同级各单位当年报送的电子数据。二、

数据格式及著录要求1、数据格式及著录要求应符合《福建省档案目录电子数据报送暂行规定》（闽档[2004]49号）及《文书档案目录数据交换格式及著录细则》（DB35/T161-2002）的要求。2、报送档案目录电子数据时应按要求填写《档案目录电子数据报送、接收登记表》，并签字盖章，一式两份。三、档案目录电子数据报送工作的意义(1)加强了全省国家档案资源的管理。(2)加强了档案目录电子数据的安全管理。(3)加强了馆室档案资源信息的有序衔接。归档文件目录的著录要求1、序号：填写归档文件顺序号。2、档号：全宗号-档案门类代码·年度·保管期限-机构（问题）代码-件号。如：B062-WS·2015·Y-00001。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母及数字结合标识。

档案门类代码·年度：文书用“WS”标识，年度为文件形成的年度，以4位阿拉伯数字标注，如“2015”

保管期限分别为永久、定期30年、定期10年，分别以“Y”、“D30”、“D10”标示。件号：用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”3、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，按全称著录（一般以文件的印章为准），有统一规范简称的可使用简称，不能使用“本委”、“本局”等简称。例：中共厦门市委组织部多责任者间用“；”，超过50个字符（即25个汉字）用“[等]”表示。（多责任者中有立档单位的，立档单位不能省略）例：厦门市档案局；厦门市民政局[等]名义上属于个人作者的领导讲话、个人事迹介绍等文件材料，填写个人姓名，必要时在姓名后加上本人的职务、职称或其他身份，并用“（）”号括起例：XXX（XXX市财政局局长）没有责任者，经考证出来的，用[]注明。例：[厦门市档案局]审批表，以审批单位为责任者。4、文号完整填写文件的发文字号。例：厦档[2007]23号会议纪要文号的拟写：有文号的照抄，没有文号的不填，出现“[2015]1号”，会议纪要应补成“会议纪要[2015]1号”5、题名指文件的标题。（1）照实抄录原文标题，不能随意简化、修改或自行概括（2）合并件,填写第一份文件的标题（3）没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”例1：厦门市档案局[关于市直机关执法检查的]通知例2：厦门市档案局关于转发档发[1999]180号文件[国家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知例3：厦门市2006年档案先进工作者审批表[林强]例4：XXXXX介绍信存根[XXXX年度XX号至XX号]例5：关于[厦门]市政协20XXXX号提案[关于XXXXX的建议]的答复函例6：厦门市档案局行政会议记录[XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日]例7：厦门市人民政府公文办理抄告单[同意XXXXXX](批复件同此,要将请示件文号备注)例8:厦门市贸发局关于XXX局长出国考察的请示[批示同意]例9：关于xxx[xxx、xxx]等3位同志职务的任免通知。(4)原文无标题的，要根据文件内容自拟并加[](5)无标题的会议纪要、简报、令,照抄其版头,后用[]补充说明例1：厦门市人民政府办公厅会议纪要[关于XXXXXX的会议纪要]或者厦门市人民政府办公厅会议纪要[会议的主要内容]例2：国家档案局令第X号[印发机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定]例3：厦门市档案局简报（XXXX年度第XX期至第XX期）（6）统一制发的统计报表，填写时要有针对性地补充说明或修改。填写方法1：福建省行政、企事业单位干部统计表[XX市XX局2006年度]填写方法2：[XX市XX局2006年度干部统计表]

（7）著录文件原文标题。必要时可加著录副题名，并在副题名之前加上“：”。

（8）有批文的审批表及批文合为一件时，只填写批文题名；没有批文的审批表一表为一件，填写题名时应注明受审批对象，外加“[]”号。

(9)介绍信若干份为一件，填写题名时应注明是什么人什么内容的介绍信；介绍信存根一本作为一件时，填写题名时应注明是什么内容的介绍信存根，并加“[]”号标注年度及起止号数。(10)文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。（11）对题名中出现“你省”、“你厅”等字样的一定要加上具体的名称。（P171第八点）6、日期填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：2003年2月2日，填写为“20030202”。作两行填写时，应为“”。文件无时间、文件时间不全或字迹不清，必须根据文件内容、形式特征进行判定，若判定不出时间，则以“0”补之。几份文件为一件时，以第一份文件的形成日期为准。会议记录本，以会议记录本的结束时间为准。审批表或报验表，以审批或报验的时间为准。7、密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，填写“非密”8、页数：每一件归档文件的总页数。9、备注：注释文件需要说明的情况。

请示和批复为一件时，应在备注里著录请示的文号，没有文号的，著录文件的名称

有些请示，上级部门直接予以办理或口头批复，没有以纸质批复的，应在备注里注明“工作已落实，无纸质批复”等年度归档文件整理说明

主要说明立档单位基本情况和归档文件整理情况内容包括单位名称、成立时间、内部机构设置情况、分类方案、归档文件采用的装订方式、归档文件的总数量、不同类别及不同保管期限归档文件的数量，并填写归档文件的整理人、检查人和归档整理完成时间。

年度归档文件整理说明一式四份（指年度——保管期限编件号法）一份存放在全宗卷内另三份分别及不同保管期限的归档文件目录一起装订成册装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度形成的文件材料不得装入同一档案盒。不同保管期限的文件材料不得装入同一档案盒。应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒盒内所有文件之后应放备考表（见图5），填写相关项目。档案盒的摆放方式横放竖放（应以装订方在下，以避免盒内文件弯曲）六、案卷级整理方法1、收集2、分类3、组卷4、卷内文件排序5、编写卷内页码6、填写卷内目录7、填写备考表8、案卷装订9、拟写案卷题名10、填写案卷封面11、编号12、编制目录：案卷目录、案卷文件目录（全引目录）、移交目录13、移交归档立卷立卷又称案卷组合，就是把归档年度内同一类目、同一保管期限的零散的文件材料，按照规定的要求和方法整理组合在一起，形成一个个文件数量不等的便于保管和利用的集合体。一、按“问题”立卷（P184）同一事件、同一案件、同一人物、同一单位、同一具体工作问题或统一项业务二、按会议文件立卷三、统计表册立卷四、简报立卷五、介绍信立卷六、综合性计划、总结、报告立卷七、案件（人物）材料立卷八、来往文书立卷卷内文件排序按事由结合时间、重要程度排列1、固定顺序正件在前，签发件在后批复在前,请示在后;复函在前,问函在后;汇总性文件在前,依据性文件在后;2、将一件事的同保管期限的文件材料排列在一起（如一个会议，一个案件的文件材料）3、相类似事由的排列在一起4、不同事由之间根据重要程度、办结时间顺序排列卷内文件编页号卷内文件目录

顺序号文号责任者题名日期页号备注120060304126318424544647754-678910卷内备考表本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。立卷人检查人立卷时间案卷题名1、含义：是对卷内文件内容及形式的集中反映2、结构（三个要素）：责任者+（关于）问题（的）+文种责任者：即卷内文件的形成者，最多标明三个，其余以“等”包含。问题：应简练明确，概念清楚。文种：最多三个。例：厦门市档案局、厦门市建设及管理局关于文件材料归档范围及保管期限表审查的函、复函3、案卷题名拟写时，一般不体现内容涉及的年度，但有些情况特殊：由总结、计划、规划、报表、预决算、会议记录等类型的文件组成的案卷例：厦门市档案局2006年度会议记录由跨年度文件组成的案卷例：厦门市档案局2004——2006年度档案工作报告案卷标题各主要部分的拟写方法（一）责任者的拟写方法（二）问题的拟写方法上位概念、下位概念（三）文件名称的拟写方法（四）文件时间的拟写方法案卷装订和案卷排列案卷目录（1）定义：是以全宗为单位登录的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。（2）编制方法：按分类方案和案卷号次序编制。编归档号和案卷号(P201)编归档号业务部门编小流水档案室编小流水档案室编大流水二、编案卷号（3）结构：封面：目录名称、全宗号、目录号、保管期限立卷说明目录实页封底案卷目录编制二到三套案卷目录

案卷号题名年度页数期限