电子文件与电子档案管理

技术处：赵振宇档案管理现代化

与电子档案管理电子文件的法律效力1982年10月1日起施行的《中华人民共和国民事诉讼法》中规定可采纳的证据有：1、书证2、物证3、视听资料4、证人证言

5、当事人的陈诉6、鉴定结论7、勘验笔录其中“视听资料”是指能显示出图形、声音、符号、数字、影像等的材料。而电子文件可以在计算机终端上显示出它所存储的图形、数字、符号、影像，因而被列入我国七种法定的证据之中。2档案的种类有哪些？1、文书档案（卷内文书、归档文书。以2002年立卷改革划分）2、财会档案3、科技档案4、声像档案（图片、影像、声音等）5、专业档案（农业区划等）6、手迹、手稿档案7、重大活动档案（州庆档案、北交会档案、上海世博档案等）8、民生档案（婚姻登记档案、招工档案、复转退伍军人档案）9、企业档案3结合档案软件讲解实际工作中遇到的问题常用的几个模块4文书档案管理什么是文书档案：文书档案是指机关、团体、企事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理分为：卷内文件管理和归档文件管理卷内文件管理：2002年以前形成的文书档案，以卷为单位，一卷中有很多件，调其中一件时需整卷调出，查找不方便。归档文件管理：2002年以后施行了立卷改革，立卷方式发生了改变由原来的以卷为单位，变为以件为单位，一事一件，方便利用和查找。

2000年12月国家档案局发布了《中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规则》（DA/T22-2000）,自2001年1月1日起实施，吉林省自2002年起开始实施。5案卷级档案管理什么是案卷级档案：就是以“案卷”为单位进行整理的档案，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。如：乡财政所、计生办、卫生院、派出所等二级机构文书档案按大多以“卷”进行整理归档。还有各单位的：业务档案、科技档案、财会档案也多用案卷级整理6电子档案形成包括那3个步骤：一、纸质档案的前期整理二、条目录入（条目录入时需要录入的关键字段：）卷内文件管理条目录入格式：序号字段内容备注序号字段内容备注1全宗号001-003（州委组织部）2目录号0013案卷号0014顺序号（件号）0015文件题名1975年州委组织部大事记6责任者州委组织部7文件编号延州组[1975]1号8保管期限永久（长期）9文件时间197512159号页1-1010页数107归档文件管理文书档案录入格式：序号字段内容备注序号字段内容备注1全宗号001-003（州委组织部）2归档年度20083件号012（一个保管期限一个大流水）4保管期限永久（30年、10年）5文件题名2008年州委组织部大事记6责任者州委组织部7文件编号延州组[2008]1号8页号1-259页数258案卷级档案管理档案录入格式：序号字段内容备注序号字段内容备注1全宗号001-003（州委组织部）2目录号0013案卷号012（一个保管期限一个大流水）4保管期限永久、长期5案卷题名关于XX的案件6责任者州委组织部7案卷时间200901018页数25案卷级档案管理没有件号和顺序号，如是财会档案还应有起止凭证号等相应字段。9电子档案形成包括那3个步骤：三、纸质文件电子化(存量档案数字化、增量档案电子化---纸质文件电子化是未来发展趋势)

文件格式要求：JPGTIFFBMPPDF等文档格式

扫描分辨率要求：彩色200DPI以上

存储文件路径要求：归档：065-2006-永久-001【全宗号-归档年度-保管期限-件号】d:\电子件\001-2006-永久-001

卷内：065-023-003-001【全宗号-目录号-案卷号-顺序号】

d:\电子件\001-023-003-001

其中全宗号、目录号、案卷号、顺序号前面需补零。

10第一节、档案现代化管理档案管理现代化与电子档案管理第二节、利用计算机技术提高档案管理效率第三节、电子文件与电子档案管理（重要）第四节、数据库系统及网络技术在电子档案管理中的应用它是以系统论等现代管理科学为指导，应用现代管理方法和手段，积极采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式和做法进行改革，使档案管理实现系统化、定量化、信息化、智能化，以取得档案管理总目标的最佳效果。第一节：档案管理现代化四个特征：系统化、定量化、信息化、智能化一、档案管理现代化的含义121、要千方百计地保存保护好各类档案实体，最大限度地延长档案寿命；2、要充分开发档案信息资源，最大限度地为社会各界服务，也就是要迅速、准确地提供一切可能提供的档案信息为社会进步和经济发展服务。第一节：档案管理现代化二、档案管理现代化的目的档案管理现代化的目的最大限度延长档案寿命

更好的为社会服务为社会进步服务为经济发展服务131、是如何最大限度地延长档案寿命；2、是如何利用计算机及其网络技术开发档案信息资源，为社会各界服务；3、是在电子文件日益成为社会主导形式时，如何收集、积累、整理形成档案，丰富馆藏。第一节：档案管理现代化三、档案管理现代化的内容方向目标目的

相互关系：相互依存和相互制约的关系14（二）文件、档案一体化管理

（一）档案目录信息计算机管理

第二节：利用计算机技术提高档案管理效率1计算机在档案部门的应用范围15（四）多媒体档案信息集中统一管理

（三）档案全文存储与检索

第二节：利用计算机技术提高档案管理效率1计算机在档案部门的应用范围16（六）档案编研计算机辅助管理

（五）档案业务计算机辅助管理

第二节：利用计算机技术提高档案管理效率1计算机在档案部门的应用范围17（八）档案办公计算机化

（七）计算机用于档案保护及库房管理

第二节：利用计算机技术提高档案管理效率1计算机在档案部门的应用范围18第二节：利用计算机技术提高档案管理效率1、本单位内部使用的局域网络2、行业系统跨区域的广域网络3、全世界最大的网络互联网2档案信息计算机管理网络化、智能化如：OCR智能识别技术（一）档案信息计算机网络化管理（二）计算机智能技术在档案部门应用19第二节：利用计算机技术提高档案管理效率纵向(目录--一体化、全文、多媒体）

1、发展方向横向（实体-归档、标引、编研、防护）

2、规划设想构建广域的档案信息网络，实现档案信息资源共享。3计算机在档案部门应用的规划设想及实现方针统筹考虑

科学规划

稳步推进

不能盲从（一）计算机在档案部门应用的规划设想（二）实现规划设想应采取的方针政策20第三节：电子文件与电子档案管理1电子文件的形成1、电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2、电子文件的归档：就是通过计算机系统或计算机网络系统，将整理好的电子文件及其生存环境一并转存在磁性载体或光盘上保存。3、电子档案：是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。电子文件的定义121第三节：电子文件与电子档案管理1电子文件的形成2、电子文件的形成：电子文件的形成222第三节：电子文件与电子档案管理1电子文件的形成电子文件的生命周期包括设计、形成、和使用维护三个阶段档案部门在电子文件的形成中的指导和监督作用3档案管理部门对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及维护要有明确要求；档案管理部门要监督电子文件生成系统是否满足设计阶段提出的各项要求，以保证形成的电子文件具有真实、完整、可用、可存取、可理解的属性；档案管理部门一定要对立档单位电子文件的积累、保存、归档进行指导并参与维护。23第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性1、电子文件是数字化的信息形态：电子文件的特性116位二进制数字0101010101024第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性2、电子文件对设备的依赖性：（不能离开必要的软硬件设备）

电子文件的特性125第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性3、电子文件载体的非直读性：电子文件的特性126第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性4、电子文件的信息与载体相分离性：（文件和存储设备可以分离，不像纸质档案文字不能脱离纸质单独处在）电子文件的特性1正文内容图形内容27第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性5、电子文件物理结构与逻辑结构关系的复杂性：物理结构：是指内容存储在载体上的位置及其分布情况，如文件的正文、图形批示、附件等各自在载体上的存储位置。（如e:\办公软件）逻辑结构：是指自身的结构，如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图标号等。（物理结构经常发生变化，而逻辑机构却可保持不变）电子文件的特性128第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性6、电子文件对元数据的依赖性：元数据：是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件的特性129第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性7、电子文件信息的共享性及不安全性：电子文件的特性1

20世纪末，黑客向五角大楼网络发动了“有史以来最大规模、最系统性的攻击行动”，打入了许多政府保密性的敏感电脑网络，查询并修改了许多档案报表和人员数据。五角大楼黑客攻击事件30第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性8、电子文件的其他特性：高保真性易修改性对标准的依赖性非实体归档的可能性等电子文件的特性131第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性电子文件特性给管理带来的方便与困难2（1）占用存储空间小。（2）有利于人们的开发利用。（3）有利于实现信息共享。（4）促进了文档一体化管理。（5）便于收集积累、整理归档。方便：（1）收集归档的方法不让人放心。（2）长期保存非常困难。（3）文件安全无保障（如：病毒）（4）建立电子档案管理方法、标准、技术和理论的任务相当艰巨。（5）需配置电子档案管理设备，经费投入高。（6）需要培养电子档案管理人才和意识困难：32第三节：电子文件与电子档案管理3电子文件及电子档案的管理原则（5个方面）确保电子文件和电子档案的原始性、完整性、有效性、安全性1原始性即是经过领导签发的最终版本，而且从未修改过，我们就应承认它是原始的，不管它的形式如何变化。电子文件和电子档案可用、可存取、可理解。电子文件和电子档案的原文、生成它的软硬件环境或记录以及元数据、背景信息齐全。完整性是实现其价值的重要保证。完整性有效性有效性文件本身及其载体不含病毒，无物理损伤，内容未被非法修改。33第三节：电子文件与电子档案管理3电子文件及电子档案的管理原则对电子档案实行全程管理2即对电子文件的形成、积累、鉴定、整理、归档及电子档案的保存、保管、检查、维护、有效性测试和开发利用、鉴定销毁实行全程管理。建立环环相扣的责任链接，制定记录电子文件一切变化信息的操作规程，有效地保证公文的真实性。34第三节：电子文件与电子档案管理3电子文件及电子档案的管理原则电子文件至电子档案是在纸质文件至纸质档案管理环节的基础上，增加了三个重要环节。纸质文件至纸质档案的管理环节是由：

收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁增加的三个重要环节：电子文件形成阶段明确任务，提出要求（如：电子件的格式，大小，图像或影像的具体要求等）建立电子档案数据库（将所有数据集中到一个数据库中管理）电子文件的长期保存（如：数据的定期备份，异地保存等）3电子文件至电子档案的管理环节35明确归档时间和归档范围；明确软硬件环境、版本、数据类型、格式以及被操作数据和检测数据等的归档要求与处置方法。与纸质或其他载体形式的文件保持一致。永久保存的，必须制成纸质拷贝件或缩微品。归档时，与纸质拷贝件或缩微品一并归档。要保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。第三节：电子文件与电子档案管理确保电子文件归档质量3电子文件及电子档案的管理原则436当今国际上对电子档案的管理有多种模式，其中，常用的有三种情况：一是分散管理模式。电子档案由文件形成单位保管，档案行政管理部门只负责制定政策、监督、检查和审计等工作。二是统一领导、分级管理模式。文件形成部门按照档案管理部门制定的电子文件归档要求和办法，将经过收集整理后的归档电子文件移交档案管理部门集中管理。我们国家采用的就是这种方法。三是分散与集中相结合的管理模式。大量短期的电子档案由文件形成部门保存，重要的需要长期保存的电子档案移交档案管理部门集中保存。第三节：电子文件与电子档案管理我国电子档案应采取集中统一管理模式3电子文件及电子档案的管理原则537第三节：电子文件与电子档案管理4电子文件管理和收集积累电子文件管理11、确保电子文件的真实性和有效性。（是电子文件管理的核心）2、确保电子文件的完整性。（是电子文件管理的重要任务）3、电子文件分类

电子文件的载体类型：光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件电子文件的形态类型：文本文件；图形文件；图像文件;影像文件；声音文件；电子文件的功能划分：草稿性文件；辅助性文件；正式性文件；38第三节：电子文件与电子档案管理4电子文件管理和收集积累1、电子文件收集积累的范围23制度性积累全面型积累概况起来41系统性积累建立电子文件积累制度（积累方案和归档不归档范围及保管期限表）。不但要积累电子文件全文,而且要积累生成它的软硬件环境或记录、元数据和背景信息。立档单位形成的所有最终稿本的电子文件都要先行登记造册。一份电子文件的全文以及生成它的软硬件环境或记录、元数据和背景信息。39第三节：电子文件与电子档案管理4电子文件管理和收集积累2、电子文件收集积累的要求积累经过审批的“最终版本”。12345在档案部门的指导监督下，指定专人负责积累。对积累起来的电子文件要进行登记。详细记录电子文件生成软硬件信息，保证其能正常使用。对积累起来的电子文件要逐一备份。40第三节：电子文件与电子档案管理4电子文件管理和收集积累3、电子文件收集积累的时间和方法积累的时间：一般要求在电子文件形成或任务完成后及时进行。对多年才能完成的任务或项目，对其形成的电子文件可分阶段积累。积累的方法：（1）及时积累（2）在档案部门指导下制定积累方案（3）网络传输积累（4）载体移送积累（5）在电子文件数据库中进行标识

（6）收集积累的电子文件应集中保管，不得由个人分散保存。41第三节：电子文件与电子档案管理4电子文件管理和收集积累4、电子文件收集积累的审核是否属于积累范围。非最终稿本暂不积累。1是否完整。是否齐全（相关资料）。是否可利用、可存取、可理解。234是否符合规定格式。5有无病毒感染。642第三节：电子文件与电子档案管理4电子文件管理和收集积累5、电子文件的登记登记应包括的内容：标题、内容提要、文件形成日期、形成单位及责任者，形成电子文件的系统名称、形成电子文件系统所采用的计算机型号、性能及操作系统、应用程序、数据库管理系统，背景信息、管理人员、文件编号、保密规定、相关文档、资料的存放地点、存储同样信息内容的其它载体存放地点、编制人的姓名、职务、编制日期等。43第三节：电子文件与电子档案管理5电子文件的归档电子文件归档前的鉴定、检测11、电子文件归档前的鉴定：（1）内容真实性鉴定。（2）结构完整性鉴定。（3）读取有效性鉴定。（4）归档范围的鉴定。（5）保管期限和密级划分的鉴定。2、电子文件归档前的检测：（1）存储载体物理检测（有无划痕、矫变、斑点、霉变）（2）电子文件本身准确读取检测。（3）电子文件归档要求检测。（格式、结构、算法等）（4）电子文件原文与软硬件环境、元数据等一致性检测。（5）电子文件、软件平台、载体有无病毒检测。44第三节：电子文件与电子档案管理5电子文件的归档电子文件的归档2

1、归档时间：逻辑归档可实时进行。物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。2、电子文件的归档：电子文件归档可分为逻辑归档和物理归档逻辑归档：即权限归档。网络上进行，不改变存储方式和位置，将电子文件的管理权限向档案部门移交。物理归档：即脱机归档。把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交。电子文件归档的具体要求：

1、逻辑归档的电子文件均应定期完成物理归档。

2、要集中拷贝到耐久性好的载体上。

3、对于加密电子文件，则应解密后再制作挎贝。

4、相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《电子文件登记表》，要区分盘、件。

5、归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。45第三节：电子文件与电子档案管理6归档电子文件的整理1、归档电子文件的整理要按《归档文件整理规则》规定要求进行。2、归档电子文件以件为单位整理，同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类。3、电子文件应参照《档案著录规则》进行著录，将著录结果制成机读目录和纸质目录。4、纸质或其他载体进行数字化，应按照《纸质档案数字化技术规范》的要求进行。46第三节：电子文件与电子档案管理7归档电子文件的移交、接收与保管归档电子文件的移交、接收与保管要求1对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应手续。47第三节：电子文件与电子档案管理7归档电子文件的移交、接收与保管移交、接收检验2档案保管部门在接收电子文件之前，应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下：——载体有无划痕，是否清洁——有无病毒——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性、相关手续——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全——对特殊格式的电子文件，应核实其有关的软件、版本、操作手册等是否完整48第三节：电子文件与电子档案管理7归档电子文件的移交、接收与保管移交手续3档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。49第三节：电子文件与电子档案管理7归档电子文件的移交、接收与保管保管要求4

归档载体应作防写处理。ad单片载体应盒装，竖立存放，且避免挤压存放时应远离磁场、强热源，并与有害气体隔离bc温度范围：17℃--20℃湿度范围：35%--45%50第三节：电子文件与电子档案管理7归档电子文件的移交、接收与保管有效性保证5A、形成单位和保管单位每年均进行一次检查登记。B、设备环境更新时，要保证兼容。C、保留期满后，可擦除重复使用。不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。D、磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于10%，发现问题及时采取措施。E、磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体保留时间不少于4年。F、档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》51第三节：电子文件与电子档案管理8电子档案的开发利用（一）电子档案利用前的准备1、准备电子档案基础数据（背景信息和元数据）2、建立识别文件（描述存储在载体上文件之间的关系以及电子档案内容的内部结构和组成）3、提供计算机软硬件平台（二）电子档案提供利用的方法1、提供拷贝件2、通信传输3、直接利用52第三节：电子文件与电子档案管理8电子档案的开发利用（三）电子档案提供利用的管理

1、使用权限的审核。2、提供利用拷贝件的管理及回收。3、利用中的安全措施。

A、特定用户。

B、依密提供。

C、网络传输，要加密处理。

D、全过程跟踪。

E、具有应急处理能力。53第三节：电子文件与电子档案管理8电子档案的开发利用（四）电子档案提供利用的统计

1、电子档案利用统计的信息采集

2、电子档案利用统计的综合指标体系

3、电子档案利用统计的结果分析54第三节：电子文件与电子档案管理9电子档案的长期保存电子档案长期保存存在的问题1、载体寿命问题2、软硬件技术更新问题3、真实性的维护问题各种媒介预计寿命表媒介名称：保管期限：媒介名称：保管期限：手工纸1000年或更长新闻纸50年微缩胶片300年微缩平片100年4MM磁带10年磁光盘30年硬盘10年光盘5年55第三节：电子文件与电子档案管理9电子档案的长期保存（一）电子档案存储载体寿命短的对策定期拷贝：在原来的技术环境下重写信息数据，防止因物理变化而导致信息丢失。（二）电子档案所依赖的计算机软硬件更新的对策1、建立软硬件技术馆。2、应用仿真技术。3、数据迁移操作。4、再生性保存。5、多种方式结合。56第三节：电子文件与电子档案管理9电子档案的长期保存从法制、技术、审查、管理、教育、培训六管齐下。建立健全严格的电子档案管理制度。12345采用多种技术，确保电子档案的安全。采用全程实时记录系统对电子档案的使用维护进行跟踪记录。对涉及电子文件制作和电子档案管理的人员进行审查。对涉及电子件制作和电子档案管理人员进行管理、教育和培训。（三）电子档案信息真实性的维护57第三节：电子文件与电子档案管理10电子档案的鉴定和销毁（一）电子档案的鉴定在电子文件归档时要进行真实性、合法性、价值性鉴定及有无必要归档的鉴定，并确定保管期限。到期后，要进行价值性检测和是否销毁的鉴定，要适度掌握，过宽和过严都有可能造成巨大的损失。（二）电子档案的销毁对于已没有价值的电子档案要销毁，电子文件及电子档案在销毁前要进行1）编目造册2）要有审批手续3）保留载体销毁4）文件、载体同时销毁5）网上清除销毁58第四节：数据库系统及网络技术在电子档案管理中的应用1数据库系统在电子档案管理中的应用（一）数据库（DB）数据库1数据库管理系统2数据库管理员3在档案管理中的应用4是指存储在计算机内、有组织、可共享的数据集合。是指设计、管理数据库系统的专职人员。各种电子档案都在数据库里进行统一管理和使用。是在操作系统控制下对数据库进行建立、使用和维护的一组软件。59第四节：数据库系统及网络技术在电子档案管理中的应用2计算机网络技术在电子档案管理中的应用（一）网络体系结构与网络协议计算机网络中相互通信的、对等实体间交换信息时必须遵守的规则的集中，被称为网络协议（如：TCP/IP协议、IPX/SPX/NeTBIOS协议、PPP协议等）1978年国际标准化组织推出了OSI网络体系结构，该体系结构共分7成分别是物理层、数据链路层、网络层、运输层、会话层、表示层、应用层。网络结构网络协议60第四节：数据库系统及网络技术在电子档案管理中的应用2计算机网络技术在电子档案管理中的应用（二）网络分类在5千米至10千米的地理覆盖范围内，以高传输速率充分支持数据、声像和综合业务传输的一种通信系统。它的传输速率更高，对内是连接局域网的高速公路，对外可以接入广域网。将小区域范围内的各种数据通信设备互连在一起，以高数据传输速率互相通信的一种数据通信系统。其特点是传输速率高、覆盖范围小、误