商务信函的构成

英语商务信函的构成和格式

信头(letterhead/heading)信内地址(insideaddress)称谓(salutation)事由(subjectorcaption)开头语(opensentences)正文(bodyoftheletter)结尾套语(complementaryclose)签名(signature)其他I、商务信函的构成

包括发信人的姓名/厂名，地址，电话，传真，E-mail/网址，日期等，顺序由前到后地址可以写1-3行，按顺序“门牌号、街道名、市（县）名（邮编）、省/州名、国名”注：门牌号与街道名之间不用逗号，但城市与国家之间用逗号例：KoffitTradeCo.,Ltd.15WesternAvenue,Shanghai,ChinaTel.:+8602188653489Fax:+8602188653569E-mail:koffit@163.com25Jan.,20031、信头(letterhead/heading)

日期：日/月/年（英）or月/日/年（美）。日期和年份用数字；月份用英文，且第一个字母大写，也可用缩写形式。例：May1,1998（美）；1May,1998（英）注意：日期一般不用序数词，但也可用，读作“the+序数词”前面还可加上“星期几”，如Thursday,May1,1998（美）1、信头(letterhead/heading)

星期缩写：Sun.Mon.Tues.Wed.Thur./Thurs.Fri.Sat.月份缩写：Jan.Feb.Mar.Apr.MayJun.Jul.Aug.Sep./Sept.Oct.Nov.Dec.1、信头(letterhead/heading)

与信封上收信人和名称和地址相同，低于日期地址位置2--4行，书写格式与信封相同注意：1)不能随意增删公司名称前的冠词the2)不能随意改用繁写或缩写，如Company与Co.不能互换例：Mrs.Smith(若为多人，一并列出)WilliamsTradingCo.,Ltd.28HunterAvenue,Denver,CO80206USA

2、信内地址(insideaddress)

格式：后面一般用逗号[英]，有时用冒号[美]收信人为公司成员的情况：1)“先生，阁下”用DearSir(s)或Dearsir(s)2)“妇女”用DearMadam(s)或Dearmadam(s)，DearLadies/Lady或Dearladies/lady3)无具体收件人姓名用DearSir(s)orMadam(s)或Dearsir(s)ormadam(s)

3、称谓(salutation)

收信人为个人，应在姓名之前加称谓：Mr.(先生)，Mrs.(夫人)——已婚Ms.(女士)——婚姻状况不明Miss(小姐)——未婚Pres.(总经理、会长、总统等)Prof.(教授)

3、称谓(salutation)

写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，常在Subject下划横线。如：Sub.:BusinessCommunicationsSub.:DelayofdeliverySub.:Requestforpricelists

4、事由(subjectorcaption)

习惯上，先用客套的语句把对方上次来信的日期、主题及简单内容加以综述，使对方一目了然这是答复哪封信的。若是第一次通信，可利用开头语作自我介绍，并表明目的要求。InresponsetoyourletterofMay15…Yourletterhasreceivedandwe’repleasedtosaythat…Afterreadingyourletter,wedecide…

5、开头语(opensentences)

信文占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白。每行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐。一般，另起一段写正文的结尾语，如总结文本所谈事项，提示对收信人的要求等。Thankyouforyourattention.Yourassistanceinthismatterisappreciated.Pleasecallme.Oursupplyislimited.Andnow!Iwouldappreciateyourmailingtheinformationtoday.6、正文(bodyoftheletter)

指写信人的谦称，相当于“敬上”。结尾谦称后必须加逗号，一般只有第一个字母大写7、结尾套语(complementaryclose)

7、结尾套语(complementaryclose)美英知道收信人是谁Sincerelyyours,

Yourstruly,Yourssincerely,不知道…Faithfullyyours,Yoursfaithfully,长辈、上级Respectfullyyours,Gratefullyyours,Yoursrespectfully,Yoursgratefully,亲属或挚友Affectionatelyyours,Lovinglyyours,Yoursaffectionately,Yourslovingly,

签名由两部分组成：1）写信人的签名：写在结尾套语下5行的位置内。尽量不要用印章，若用印章，说明该信件并非由本人亲自过目，只是通函而已。2）打印出的写信人的姓名，有时将职衔一并打印。8、签名(signature)

常见职衔：ChairmanoftheBoardofDirectors(董事长)Director(董事)StandDirector(常务董事)[美]GeneralManager(总经理)[欧]ManagingDirector(总经理)Manager(经理)Manageress(女经理)HeadofDepartment(部门主管)SectionChief(科长，处长)8、签名(signature)

Attn.(Attention缩写)：位于信内地址下面，可加下划线，指明收信人，提请对方特定人员注意Ref.No.(Referencenumber的缩写)，方便以后查阅，位于Attn.下面。

Yourref.No.(你方编号)Ourref.No.(我方编号)9、其他

若有附件(enclosure)，应在签名后注明Encl.或Enc.

如：Encl.:AResumeEncl.3:1.AResume2.APicture3.APri