挥别梦魇做预算也要跟上时代

挥别梦魇，做预算也要跟上时代有编制预算经验的都知道，每年到了做预算的时候就是恶梦降临之时，尤其对财会人员来说，它更有如跳入轮回般，象徵著挥之不去的苦痛折磨！还好网际网路的时代来临，所有东西都流行加个E字，彷佛E时代可以解决任何问题，对企业来说，的确如此，整个企业流程将因为E时代的来临获得重整，预算编制也不例外，E-budgeting象徵著企业规划程序进入一个革命性的时代.它所带来的改变绝对是你我所乐见的。且看E-budgeting如何施行魔法，改变所有编制预算者的人生！年到了做预算的时候，每个企业内的员工无不叫苦连天，财务会计人员忙著把不同部门所提供不同结构的数字整合起来，而非财务会计人员则忙著把事实与数字结合在一起，并苦思自己在这流程中所扮演的角色，而且还得让管理阶层满意他的业绩目标与预算。在这个时候，页希望有个快速又简单的方法，能够使得大家在期限之前走完这个充满障碍、崎岖不平的预算之路。大多数的中大型企业经理人都想要改变这种状况，尤其多数公司的成长速度都相当快，也使得经理人必须更有效的运用资源以应付成长所需，因此，即使是生产线的经理，也必须加入编制预算的行列，因为一个具说服力且正确的预算是缜密的管理中不可或缺的一环。每一个企业的经营者都希望在期限之内看到正确的预算，每一个不同部门的人也都希望了解自己在整个预算中所占的部分，了解自己对整个公司、甚至整个集团营运的影响，更希望能进一步地去模拟或是假设一些状况，以为未来做好准备。网路时代的新预算观效率合理具策略性幸好科技的进步改变这个痛苦的工作，随著网际网路的发展，所谓的E-budgeting的技术改变了这一切。E-budgeting除了是一种由科技资讯公司所提供给企业的应用工具之外，使企业可以更有效率地透过网路来进行预算的编制，此外，它同时代表了两个意义，即”enteprisewide”与”electmnic”。值得注意的是，E-budgeting的产生同时也象徽著企业规划程序进入一个革命性的时代！企业可以建置一个这样的预算系统，并且将预算的规模拓展至整个集团，整个集团旗下的分公司将可以透过绸路从全球各地进入系统编制预算，而使得编制预算的过程更有效率。透过E-budgeting企业组织将可擢致下列三项显著的利益：1．降低行政管理的成本及困难度；2．提升员工的满意度；3．使财务部门著重在策略的制定上，而非工作底稿。身为财会人员，应该要带领公司发展这种以网路为基础的新应用工具，因为这个新的应用工具不但可以使企业立即获得以上的三种利益，最特别的是，它可以将企业的预算流程合理化，将过去单调、痛苦的预算工作转化成一种充满乐趣的组织策略。传统方法漏洞百出费时费工苦不堪言在讨论E-budgeting之前，先来看看过去传统的编制预算方法出了哪些问题。首先，从编制预算的流程来看，不管预算是人工编制或是用工作底稿来编，每个参与编制预算的一员都必须要具备相当的会计专业能力，虽然很少有人会承认，但是大部分的人在编制预算时，事实上都不知道要从那儿开始著手，虽然他们对他们的工作执掌非常清楚，也知道他的工作对整个企业集团的影响，但是他们并没有受过任何关於预算编制流程的训练，他们只是被告知必须要在某个特定期限前完成公司预算中的某个部分。同时由於缺乏正确适当的预算编制指引及方向，常常使得他们在编制预算的过程中遭遇到阻碍，更遑论要编制出一个有意义且具贡献性的预算。再从另一个角度来看，当所有不同部门的人将预算编制出来之後，财务会计部门的人必须将所有的预算工作底稿收集起来，并加以编辑整合过。想想看，不同的部门运用不同的编制软体，编制基础，财会人员必须将这些资料统一并整合起来，想当然耳这绝对会使整个预算编制的流程减缓下来。更不用说提供预算资料的人若是没有准时将资料提供出来，眼看著预算截止日到来，还得苦苦等著各地分公司的e-mail，简直是有如严重的交通壅塞般，令人焦急。於是，将延迟的预算资料整合成一致的基础，变成了财会人员最可伯的梦魇。更别提当其中一个数字又临时改变时，整个预算又得重新算过的状况。其实传统的预算编制方法最大的缺点在於在预算编制的过程中，预算编制者无法将历史资料加以存取及运用其中，而使得编制者将公司资金单独切成数块，无法交互参考运用，完全孤立。而没有历史资料的交互参酌，预算编制就变得只是将资金交换分配，玩转换的游戏而已，并无实质的意义，且使得编制预算既冗长又乏味。结合总帐系统预算预测自动化那麽，E-budgeting要如何运作呢？虽然企业可以单独使用此一应用工具（或可称之为软体），但若是将它与企业内的财会系统，甚至总帐系统结合在一起，那麽将会使得预算的编制更切中核心。E-budgeting使得任何一个参与预算编制的成员可以与存有过去历史资料的资料库连结，并反可以将预算编制者的任一假设对其预算的影响显示出来，同时，在某一个层级或是某个范围中，也可以显示出其对整体预算的影响。E-budgeting将可以使企业预算及预测功能完全自动化，也就是说，不管任何时间，任何地点，任一个预算编制者都可以经由网路与预算编制系统连结，处理任何与他们相关的预算编制工作。而这个以网路为基础的企业集团预算系统，同时提供了简单易用且共同基础的编制语言，使得任何一个预算编制者都可以经由这个系统轻松的编制预算，而且也使得预算系统得以不断地持续更新、追踪与监控。重心移至策略及监控随时随地轻松掌握而在架构这样的预算编制系统之後，可以把不论是在後勤的管理者或是在最前线的员工从窒息的琐碎工作中解放出来，而将精力放在”如果…就会…”的模拟性问题上，不管是生产、销售等实务上的策略或是该如何达成目标等等。事实上，类似E-budgeting的企业应用工具可以带给企业最实质的擢益就是降低管销成本与行政管理的困难，有效支援企业日常工作，提升员工生产力。虽然这个以网路为基础的企业集团预算系统使用范围非常广，但最终的控制者还是得仰赖财会人员。财会人员必须从最初的编制流程开始，就追踪监控到最後的编制工作完成。此外，对现代的企业来说，E-budgeting还提供了相当弹性的需求支应功能。譬如说，财会部门可以直接从系统中删减支出，并立即获知影响结果，而不需要再透过跨部门的沟通找到该部门主管，等待该部门评估回应後方知结果如何，也不用再重新输入资料，重新核算。同时，E-budgeting不需要再从各个不同的预算表格中核算、删减，也不需要不断地储存资料，将预测基础统一等，这些繁杂的工作都不需要再做了、财会主管只要把心力放在企业能不能赚钱，如何赚钱，收入与支出能不能与预算相符等策略性问题上，而不是一个只会催预算的讨厌鬼。同时，这个预算编制系统使得管理人员不论是在办公室，或是在家里，甚至在机场，只要他们想工作，都可以随时上线运作。依据需求提供模组自动加总详细科目当然，为了确保系统的安全性，E-budgeting具有类似旅馆的”check-in”跟”check-out”追踪控制的功能，所有联结上线的作业都会留下纪录并提供完整查核的纪录轨迹，这样才能确保机密性的资料不会被有心人士或是骇客所截取，并且确保财会人员可以掌控整个预算编制的状况。此外，因为财会部门以外的预算编制者通常鲜有财务及预算相关的经验，所以E-budgeting考虑到不同预算编制者的需求，并提供不同的预算型态。譬如说，客户服务部经理必须考虑到整个客服部门的支出，他非常需要类似像E-budgeting这种应用工具，协助他详细地计算出每一位客服人员的薪资，所谓的薪资不只是本薪部分，还有加班费，业绩奖金及奖金比例等资料，E-budgeting会自动的帮他将相关的资讯一起加总。同样地情况，资讯部门的主管通常都会做一些机器设备相关的重要资产投资计画，譬如说新的伺服器、新的网路、新的电脑等，只要用E-budgeting来做预算，E-budgeting会自动地帮他计算折旧、资产认列等会计相关工作。同样地、E-budgeting也可以应用在人力资源、收入、支出的预算制作上、同样既轻松又具有弹性。不具会计专业背景也可以编制的预算这个以网路为基础的企业集团预算系统非常清楚大部分的预算编制者都是非财会人员，而且通常一年只做一次预算，这些人也许连怎麽样发展一个计书案都不知道，也或许他们根本无法想像整个预算编制的程序有多复杂，例如，资讯部门主管所提出的预算，事实上常常占了整个预算的大部分，他掌握了大部分在资讯科技上做投资的主导权，同时也必须为此负起责任，但是他却不一定具备有会计专业的理解能力，但他却要负责发展出相关的预算架构出来。这听起来有点可怕，还好现在有了像这个以网路为基础的企业集团预算系统，每一个人不一定要具备会计专业能力，他都可以经由这个系统，应用相同的标准基础，编制具有相同语言的预算；或是他非得是资讯部门人员，才可以编制出系统升级、购置新软体或是架构纲路等所需的预算表了。由此可知，E-budgeting就是由人工智慧及企业组织规则所发展出来的一套软体，它将所有片段的资讯整合成具有完整架构的预算体系。也就是说，它提供预算编制者一些必须的工具，来使得预算的编制更正确、更有效率。同时也使得财会部门将整个企业组织的所有花费架横出一个完整的蓝图。成本降低员工满意策略著手良善循环那麽，施行E-budgeting底有什麽好处？就如同文章前段所开宗明义即提到的三大效益，这个以纲路为基础的企业集团预算系统最大的贡献在於降低行政资源的花费，并将之转至更需要资源的艰困工作上；此外，实施E-budgeting将可提升员工的参与度，同时也可以使得财会部门的人员将工作重心放在策略上。E-budgeting降低编制预算时来回交涉的困难度及时间成本，而且经由网路编制预算，将不再需要工作底稿，也使得调数字这种单调的工作也不复存在，E-budgeting除了所有过去可能发生的纸张与时间的浪费，取而代之的是各种不同，况且具备创意的编制技巧。E-budgeting提供的”Check-in”跟”check-out”、”top-down”跟”bottom-up”功能，使得预算编制者可以随时进到系统里填写数字、查看数字，无形中省下很多报告交换的过程跟纸张的列印。每一件事情都在绸路上就可以解决。E-budgeting同样也提供分析跟细部追踪的功能，整个预算完全自动合并，同时也保留了完整的查核轨迹可供查核。E-budgeting同时也将预算流程扩大至更多的使用者，企业的经理人及员工，任何与预算相关的人员，都可以经由网路与预算系统联结，更进一步地了解每一项作业会对预算所产生的影响。譬如说，一个员工可以像到图书馆查书卡一样上网查询资料，当他在飞机上，也可以透过网路联结进入系统，将新的数字key-in进去，而他所key-in的数字将会立刻影响预算中任何一个相关因素并做好加总，当有任何一个员工经由网路进入系统时，预算就是在最新的状态。这就是以web为基础的系统最具弹性之处。协助经理人高效率编制精确预算现在有很多企业严格执行预算制度，更有甚者，是以预算的执行状况来发放绩效奖金。也就是说，企业相当鼓励经理人完全依照预算行事，即是在有限的预算下表现出最好的成果。E-budgeting即是帮助经理人有效率地去编制精确预算的应用工具。E-budgeting使所有的编制预算者在依据使用者定义所设计出的预算型态下编制预算，同时也提供任何预算编制者在做决策时所需要的历史资料。E-budgeting帮助预算编制者制作不同型态的预算。例如支出预算、资本预算、人力资源或薪资预算等。以人力资源规划的预算来说、其实就是从企业内的每个员工，所有的人力成本，不仅仅是本薪而己，可能还要把红利、升迁等成本预估进去。最重要的是，E-budgeting让企业的财会人员将工作重点放在策略活动上，而不是平衡报表、调整数字的紧枝末节上。他们应该做更多的分析或是掌控一些在公司成长过程中的关键问题。例如说，他们应该要研究若某个特定的区域发展出某个特定的服务，对收入的影响是什麽，相关的支出会不会抵减他所带来的收入等等，或是他应该做一些由下往上的追踪，譬如说，若每个预算尾端减少5％或10％的支出，对整体有什麽样的影响。这些“如果…．就会...”的问题将会帮助预算编制者了解他所做的任何一个删减支出或是增加收入的动作对整个企业的影响，同时也有助於对整体预算编制流程的了解。E-budgeting策略性的解决方案这样说起来，E-budgeting对企业可以算是一个策略性的解决方案，企业每年花那麽多的精力与时间在预算编制上，但这个过程却是那麽地"劳力密集"财会部门必须花那麽多的时间与人力去整合预算，最後却没有力气去计书甚至分析它。E-budgeting的最大价值就是将预算转化成管理的工具，而不是一个会计方面的苦痛折磨。这个功能强大的应用工具彻底改变了组织内部员工，迫使员工