备用金管理办法

备用金管理办法1.目的与范围1.1为了规范公司备用金的使用与管理，提高资金利用效率，保证公司业务正常运转，特制定本办法。1.2本办法适用于股份公司、控股子公司、事业部及使用备用金的部门和人员。1.3子公司参照本办法执行或制定相关管理办法报备集团财务部。2.职责2.1使用部门职责2.1.1使用人负责备用金申请、使用、报销及清缴，记录备用金台账。2.1.2部门负责人及主管领导负责审核、监督备用金使用及欠款清缴。2.1.3部门预算管理员负责备用金监督与对账。2.2财务部职责2.2.1股份公司财务部负责本办法的制定与修改。2.2.2财务人员负责对备用金支取与报销进行审核，定期对账与催缴。2.2.3股份公司财务总监负责备用金使用额度、用途及支付的审批。3.备用金定义3.1公司对借款期限较长，用途明确，专人管理，额度固定的定期清缴借款列为备用金进行专项管理，根据公司实际情况主要分为定额备用金、临时备用金。3.1.1定额备用金：因业务支出固定、发生频繁等原因需要周转使用的现金，具有时间长、固定性强的特点。主要包括装备事业部的工程部现场备用金、集团综合管理部使用的领导用款等。3.1.2临时备用金：资金不需周转使用、借款时间在一个月以内，业务完成即可清偿。主要包括职能部室的临时性对外接待等其他费用支出，工会备用金、专项研发费备用金、重大项目的资能部室的临时性对外接待等其他费用支出，工会备用金、专项研发费备用金、重大项目的资金备用、投标保证金、零星市内米购支出等。4.备用金管理4.1备用金额度使用部门使用范围备用金类别备用金限额企划部公司领导临时性支出定额备用金3000财务部监管机构接待支出临时备用金3000信息化公司领导临时性支出定额备用金3000工程部现场材料支出定额备用金5000工会工会支出临时备用金按预算项目确定生产部叉车、外协车辆用油定额备用金5000监理招待定额备用金3000总务科杂品消耗支出定额备用金3000采购部零星采购支出临时备用金2000销售部个人交付投的标保证金临时备用金按实际项目确定专项费用临时备用金按实际项目确定以上额度为备用金借支限额，申请时根据实际需要支取。4.2备用金借款与清缴期限421定额备用金因借款时间长，收支频繁，此类备用金定期对账定期清缴，清缴时间为每年12月30日前进行备用金清缴。4.2.2临时备用金借款时间不得超过一个月，特殊情况下无法清偿的，在业务完成后一周之内清缴。4.3备用金借款、报销流程及要求4.3.1备用金借款及报销流程431.1借款流程使用人填写“资金申请单”一部门领导审核一公司主管领导审核一财务人员审核一按条431.2审批后支付。4.3.1.2备用金额度审批权限3000元以内财务部长审批后支付。3000元一30000元财务部长审批一财务总监审批后支付。30000元一50000元财务部长审批一财务总监审批一总经理审批后支付。50000元以上财务部长审批一财务总监审批一董事长审批后支付。4.3.1.3报销流程使用人在业务完成后，按公司费用报销文件及4.2条时限要求，经财务总监签字后报销。4.3.2备用金借款及报销要求4.3.2.1使用人根据业务实际情况，填写资金申请单，须注明备用金类别，用途，借款期限。备用金申请一次一单，专款专用不得与其他费用混合申请。4.3.2.2费用报销时应严格区分业务性质，对非备用金类业务应单独报销，财务人员对原始凭证的真实性、合法性、完整性、匹配性进行审核，发现使用范围外费用及混报情况一律不得报销。4.3.2.3备用金借款应本人亲自办理，由于特殊原因需由代办人办理，须由备用金使用人签字确认，否则视为代办人借支的备用金，由此产生的责任由代办人负责。4.3.2.4使用人应严格按备用金规定用途使用，不得用于个人消费，及其他业务。4.4备用金对账与清缴4.4.1各部门应设置专人对备用金进行管理，备用金持有者在持有期间须建立备用金台账，每月25—28日根据台账记录结果与财务进行核对，并在台账上签字确认相符。4.4.2按公司要求定期进行备用金报销与清缴，如备用金使用人无法核对、清缴欠款，部门管理者与主管领导承担借款清算与偿还责任443如个人同时持有费用借款与备用金，资金使用人应分开记录不可混淆，如对账过程中资金管理人无法分清借款性质或金额不符，相关人员及部门领导须停止备用金使用并在一周之内查清原因。4.4.4财务部应督促及时还款报账，反馈欠款清欠情况，监督备用金使用，坚持前帐不清，后账不借的原则，借款人逾期不履行还款或报账义务，财务部从通知还款最后期限的当月起全额扣除备用金使用人员的工资用于抵偿借款，超过一个月仍未支付扣除该部门负责人工资，直至清偿。4.4.