信息资源的管理流程课件

《信息管理学基础》

教学课件

第2章信息资源的管理流程

制作人:周贺来本章知识点信息资源管理的整体流程不同信息用户的信息需求信息采集的任务和原则信息源的类型和特点信息采集的途径和方法信息加工的含义和内容信息的筛选、分类和编码信息的存储、检索和传输信息利用与信息反馈的方式内容简介

2.1信息资源管理流程的描述2.2信息需求分析2.3信息采集2.4信息加工2.5信息存储2.6信息检索2.7信息传输2.8信息利用2.9信息反馈2.1信息资源管理流程的描述2.2信息需求分析信息需求的含义与特征在人类社会生活中，人们会产生各种各样的需求，如生理上的需求、安全上的需求、社交需求、求知需求、自我实现需求等。信息需求也是人类诸多需求中的一种。所谓信息需求，是指人们在从事各种社会活动的过程中，为了解决不确定性的问题所产生的对信息获取方面的一种需求，它包括对信息主体的需求，对信息检索工具，对信息系统的需求以及对信息服务的需求。

信息需求的特征1．信息需求的广泛性2．信息需求的社会性3．信息需求的发展性4．信息需求的多样性5．信息需求的马太效应2.2.2信息用户的概念2.2.3各类用户信息需求的特点1．科学研究人员的信息需求2．管理决策人员的信息需求3．工程技术人员的信息需求4．市场营销人员的信息需求2.3信息采集信息采集是根据信息用户的需求，用科学的方法采集、检索和获取特定信息的活动过程。本节主要讨论信息采集的任务、原则、对象、过程、途径与方法。2.3.1信息采集的任务信息采集是根据特定目的和要求，将分散蕴涵在不同时空域的有关信息采掘和积累起来的过程，它是使信息得以充分开发和利用的基础。没有信息的采集，信息产品开发就成了无米之炊，没有准确及时、先进可靠的信息采集工作，信息的开发质量也得不到保障。因此，信息采集工作的好坏，对整个信息管理过程的成功与否将产生决定的影响。信信息采集的对对象1．信息源的含含义所谓信息源，，就是信息发发出的源头，，又叫信息来来源，是指能能够产生、持持有或载有各各种信息并能能通过一定手手段加以传递递的任何事物物。人们在科科研活动、生生产经营活动动、文化活动动和其他一切切活动中所产产生的各种工工作成果和各各种原始记录录，都是信息息源。从认识论的角角度看，信息息来源于社会会实践活动，，社会实践活活动是信息的的根本源头；；按照一般的的理解，信息息源包括生产产信息的根源源和获取信息息的渠道两层层含义。2．信息源的的层次从信息的生产产、传递、提提供社会利用用等环节看，，信息源可分分为三个层次次：一是生产信息息的信息源，，包括科研机机构、出版机机构、音像公公司、电影片片厂、厂商企企业等，其结结果是生产文文献信息和事事物信息，使使得信息物化化。二是传播信息息的信息源，，包括新华书书店、广播电电视台、展览览中心、会场场等，其结果果是使信息社社会化，从而而作用于社会会。三是存储、加加工、提供社社会利用的信信息源，包括括图书馆、档档案馆、文献献信息中心等等，他们对文文献信息进行行系统采集、、存储、加工工、促进信息息得到高效率率的利用。3．信息源的的类型信息源种类繁繁多、形式复复杂，可以从从不同的角度度进行分类。。下面我们从便便于对信息进进行采集的角角度，将信息息源划分为五五类，分别是是：记录型智力型实物型零次型机构型。信信息采集的原原则1．目的性2．及时性3．准确性4．预见性5．适用性6．系统性7．计划性信信息采集的过过程1．需求分析析2．确定采集集途径3．确定采集集策略4．采集实施施和结果评价价5．整理数据据和编写报告告信信息采集的途途径信息采集途径径是指获取信信息的渠道。。不同的信息息用户，经常常利用不同的的信息采集途途径；不同类类型的信息，，其获取渠道道也有所不同同。以现代社会组组织机构的典典型代表——企业为例，企企业系统内部部每时每刻都都产生着大量量的信息，除除了提供本身身吸收利用外外，并对外输输出信息流，，对其他社会会系统施加影影响。与此同同时，企业又又必须从外界界输入信息流流，方能保证证企业自身的的有机运行以以及与其他社社会系统的协协同作用。因此，以企业业为例的信息息采集主要有有内部途径和和外部途径两两大方面。1．内部途径径信息采集的的内部途径径就是企业业在本系统统内部形成成的各种信信息交流渠渠道。从企企业内部的的信息流来来看，主要要的内部信信息采集途途径有以下下几种。(1)职能管理部部门(2)研究开发部部门(3)内部信息部部门(4)“葡萄藤”渠渠道（5）咨询与顾顾问部门(6)内部信息网网络2．外部途途径从企业外部部多个途径径采集的信信息，往往往能使各自自孤立的信信息源联系系起来，并并可对以前前所采集的的信息进行行验证，从从而获得对对客观事物物完整而正正确的认识识。企业外部信信息采集途途径主要有有以下几种种。（1）文献部门门（2）大大众众传传媒媒（3）社社会会团团体体（4）各各种种会会议议（5）政政府府机机关关（6）人人际际关关系系（7）协协作作伙伙伴伴（8）用用户户与与消消费费者者（9）外外部部信信息息网网络络信信息息采采集集的的主主要要方方法法1．定定向向采采集集法法2．定定题题采采集集法法3．定定点点采采集集法法4．主主动动采采集集法法5．跟跟踪踪采采集集法法6．社社交交采采集集法法7．现现场场采采集集法法8．积积累累采采集集法法9．委委托托采采集集法法10．间间谍谍采采集集法法2.4信信息息加加工工1．．信信息息加加工工的的含含义义所谓谓信信息息加加工工，，是是指指将将采采集集来来的的大大量量原原始始信信息息进进行行筛筛选选和和判判别别、、分分类类和和编编码码、、计计算算和和研研究究、、著著录录和和标标引引、、编编目目和和组组织织，，从从而而使使之之成成为为有有用用的的二二次次信信息息的的各各种种活活动动。。信息息加加工工的的主主要要作作用用包包括括表表现现为为以以下下几几个个方方面面：：（1））去去伪伪存存真真，，去去粗粗取取精精（2）分分类排序序，规则则系统（3）分分析研究究，综合合创新（4）著著录标引引，方便便使用（5）目目录组织织，便于于检索2．信息息加工的的作用3．信息息加工的的基本原原则信息资源源加工的的基本原原则包括括：（1）准确性性加工以后后的信息息只有具具有准确确性，才才能为使使用者提提供一定定的经济济效益。。反之，，会使信信息使用用者误入入歧途，，导致重重大损失失。（2）及时性性由于信息息具有时时效性，，所以在在对信息息进行加加工时要要有时间间观念，，力争在在最短时时间内将将信息加加工完毕毕，以便便最大限限度地发发挥信息息的效能能。（3）标标准准性性为了了方方便便国国内内外外的的信信息息交交流流，，所所以以在在对对信信息息进进行行加加工工时时需需要要按按标标准准化化要要求求进进行行操操作作，，遵遵循循国国际际国国内内相相关关标标准准。。否否则则，，该该信信息息的的利利用用价价值值就就会会大大打打折折扣扣。。（4）系系统统性性为了了更更好好地地使使用用信信息息，，使使其其最最大大限限度度地地发发挥挥效效能能，，在在信信息息资资源源加加工工过过程程中中应应该该使使其其具具有有系系统统性性。。只只有有系系统统化化的的信信息息，，才才能能使使人人发发现现其其中中隐隐藏藏的的某某些些共共性性规规律律。。4．信息加工工的内容信息加工的基基本内容主要要包括如下几几个方面：（1）信息的的筛选和判别别（2）信息的的分类和编码码（3）信息的的计算和研究究（4）信息的的著录和标引引（5）信息的的编目和组织织信信息的筛选1．筛选步骤包括信息整理理、浏览审阅阅和再次审核核3个步骤2．不良信息的的类型在信息筛选过过程中，主要要是筛选各种种不良信息，，防止这些信信息混入正常常信息活动，，造成错误的的判断与决策策。不良信息息主要包括以以下8类：虚构信息息、添加信息息、拼凑信息息、变形信息息、偏颇信息息、残缺信息息、模糊信息息和走样信息息。3．筛选方法（1）感官判断法法（2）分析比较法法（3）集体讨论法法（4）专家裁决法法（5）数学核算法法（6）现场核实法法信信息的分类1．信息分类的的概念所谓信息分类类，就是将具具有某种共同同特性或特征征的信息归并并在一起，把把不具有上述述共性的信息息区分开来的的过程。2．信息分类的的原则（1）科学性（2）系统性（3）可扩展性（4）兼容性（5）实用性3．信息分类类的方法确定信息分类类方法是实施施信息分拣的的前提。信息息分类的主要要方法有地区区分类法、时时间分类法、、内容分类法法、主题分类类法以及综合合分类法等。。其中，地区区分类法是指指依据地区的的不同而进行行的信息划分分方法；时间分类法是是指依据时间间顺序对信息息进行划分的的方法；内容分类法是是指信息内容容划分信息类类别的一种方方法：主题分类法是是指以主题作作为划分信息息的一种方法法；综合分类法是是指以时间、、地区、内容容、主题为依依据，划分信信息的一种综综合方法，它它还可以进一一步细分为时时间地区分类类法、内容地地区分类法等等。信信息的编码1．信息编码的的概念信息编码是将将表示信息的的符号体系转转换成便于计计算机和人识识别与处理的的另一种符号号体系的过程程，转换后的的符号体系叫叫做代码。即即：代码是一一个或一组有有序的易于计计算机和人识识别与处理的的符号。这种种符号可以是是文字、字母母、数字、图图形、图像、、一组颜色等等。代码在信息管管理方面具有有以下重要作作用：第一，代码缩缩短了事物的的名称，可以以节省时间和和空间；并便便于数据的存存储和检索。。第二，使用代代码，可以提提高排序、统统计、汇总等等信息处理的的效率和精度度。第三，代码提提高了数据的的全局一致性性，减少了因因数据不一致致而造成的错错误。第四，代码是是人和计算机机之间的共同同语言，是两两者交换信息息的工具。2．信息编码码的原则在信息编码时时，应注意遵遵循以下一些些原则：（1）适用性性（2）单义性性（3）可扩充充性（4）规范性性（5）明义性性（6）合理性性3．代码的类类型一般说来，代代码可按文字字种类或功能能进行分类。。按文字种类可可分为数字代代码、字母代代码（英语字字母或汉语拼拼音字母）和和数字字母混混合码；按功能则可以以分成以下几几类：（1）顺序码（2）区间码（3）表意码（4）十进制码2.5信息存存储信息存储的含含义与作用1、信息存储的的含义信息存储是指指将经过科学学加工处理后后的信息资源源，按照一定定的规定记录录在相应的信信息载体上，，并将这些载载体按照一定定特征和内容容性质组织起起来的一系列列工作活动。。从上述定义义，可以看看出信息存存储有三层层含义：第第一，将将所采集的的信息，按按照一定规规则，记录录在相应的的信息载体体上；第二二，将这些些信息载体体，按照一一定的特征征和内容性性质组成系系统有序的的、可供自自己或他人人检索的集集合体；第第三，应用用计算机等等先进的技技术和手段段，提高信信息存储的的效率和利利用水平。。信息存储中中的信息资资源种类很很多，包括括文件、图图像、数据据、报表、、档案等。。2、信息存存储的作用用信息存储对对以后信息息的开发和和利用有着着重要意义义，其重要要作用表现现在以下方方面。第一，方便便检索。将将加工处理理后的信息息资源存储储起来，形形成信息资资源库，就就为用户从从中检索所所需信息提提供了极大大的方便。。第二，利于于共享。将将信息资源源集中存储储到信息资资源库中，，为用户共共享使用其其中的信息息内容提供供了便利，，人们还可可以反复使使用，提高高了信息资资源的利用用率。第三，延长长寿命。信信息资源进进行合理、、安全的存存储，还可可以有效的的延长信息息资源的使使用寿命，，提高信息息资源的使使用效益。。第四，，方便便管理理。将将信息息资源源集中中存储储到信信息资资源库库中，，就可可以采采用先先进的的数据据库管管理技技术定定期对对其中中的信信息内内容进进行更更新和和删除除，剔剔除其其中已已经失失效老老化的的信息息2.5.2信息息存储储的原原则与与要求求信息资资源存存储时时需要要遵守守以下下基本本原则则：第一，，统一一性。。统一一性原原则是是指信信息资资源的的存储储形式式应该该在全全国甚甚至全全世界界范围围内保保持一一致，，这就就要求求信息息资源源存储储时需需要遵遵守相相关的的国家家标准准或者者国际际标准准。第二，，便利利性。。便利利性原原则是是指信信息资资源的的存储储形式式要以以方便便用户户检索索为前前提，，否则则会影影响用用户使使用该该信息息资源源。第三，，有序序性。。有序序性原原则是是指信信息资资源存存储时时要按按一定定规律律进行行排列列，以以方便便用户户检索索。第四，，先进进性。。先进进性原原则是是指信信息资资源的的存储储形式式应该该尽量量采用用计算算机以以及其其他新新材料料作为为信息息资源源存储储的载载体。。除了遵遵循以以上原原则外外，信信息存存储时时还需需要遵遵守““四求求”的的基本本要求求，具具体是是指：：第一一，求求全。。第二二，求求新。。第三三，求求省。。第四四，求求好。。2.5.3信息息存储储的类类型1．人人脑载载体存存储2．语语言载载体存存储3．文文字载载体存存储4．书书刊载载体存存储5．电电磁波波载体体存储储6．计计算机机载体体存储储7．新新材料料载体体存储储2.5.3信息息存储储技术术1．纸张存存储技术2．缩微存存储技术3．声像存存储技术4．计算机机存储技术术5．光盘存存储技术2.6信息息检索信息检索的的含义与作作用信息检索就就是根据特特定用户在在特定时间间特定条件件下的特定定需求，运运用某种检检索工具，，按照一定定的检索过过程、方法法和技术，，从各种各各样的信息息系统中查查出所需的的信息，生生成用户所所需要的信信息资源的的过程。信息检索对对于国家、、社会和个个人都有着着重要的作作用，这主主要表现在在以下3个方面。1．信息检索索有利于充充分利用信信息资源，，避免重复复劳动2．信息检索索有利于缩缩短获取信信息的时间间，提高工工作效率3．信息检索索有利于决决策者进行行决策2.6.2信息检索索的基本原原则信息检索主主要指对信信息的寻找找和获取工工作。信息息检索要遵遵循以下基基本原则：：第一，目的的性：信息息检索一定定要以所要要达到的目目的为原则则，绝对不不要盲目行行事。第二，时间间性：信息息检索要有有一个时间间概念，要要注意信息息的及时性性和适用性性。第三，全面面性：信息息检索中心心应该尽量量全面系统统地提供用用户所需要要的一切信信息。第四，准确确性：信息息检索的结结果应该尽尽可能做到到准确无误误。第五，规范范性：信息息检索应该该遵循信息息检索规律律，按检索索规则办事事。2.6.3信息检索索的类型1．按检索内内容划分按检索内容容划分，信信息检索可可以划分为为以下五种种类型：（1）书目检索（2）全文检索（3）多媒体检索索（4）数据检索（5）事实检索2．按检索方方式划分按检索方式划划分，信息检检索可以分为为手工检索和和机器检索。。手工检索是指指人们利用卡卡片目录、文文摘、索引等等检索工具，，通过人工查查找所需信息息资源的行为为。可以采用用多种方法，，如：常用法法、分段法等等。机器检索是指指人们借助机机器，查找信信息资源库中中所存信息的的行为。机器器检索的服务务方式有两种种：一是回溯溯查找服务，，指从提出需需要时算起回回溯到过去某某个时候为止止而提供的一一次性检索服服务；二是定定题服务，指指信息服务机机构根据用户户对于某一专专题的特定需需求，输入计计算机建立需需求档案，定定期对最新资资料进行检索索，然后将检检索随时提供供给用户。3．按系统连连接情况划分分按系统连接情情况划分，信信息检索可以以分为成批检检索服务和联联机检索服务务。成批检索服务务是指将用户户的提问积累累起来，成批批进行检索处处理。这种方方式适用于提提问量大，不不需立即回答答的检索服务务项目。早期期的计算机检检索多采用这这种方式。联机检索服务务是指检索者者使用终端设设备，通过通通信线路，运运用特定的指指令和检索策策略与有关数数据直接联系系这样一种检检索方式。目目前，联机检检索服务随着着计算机技术术和通信技术术的发展，己己成为极有发发展前途的一一种检索服务务方式。信信息检索的特特征1．信息检索索的相关性2．信息检索索的不确定性性3．信息检索索的逻辑性信信息检索的工工作流程1．确定检索索的范围和深深度2．选择检索索工具3．选择检索索途径4．选择检索索方法5．实施信息息查找6．调取信息息资料2.7信息传传输信息传输的概概念信息传输是通通过信息的发发送、传递、、接受，跨越越空间和时间间，以信息提提供者为起点点，通过传输输媒介或者载载体将信息传传输给信息接接收者的过程程。信息传输是信信息管理工作作的中间环节节，即信息的的流通环节。。信息只有从从信息源传递递到使用者那那里，才能起起到应有的作作用。信信息传输的意意义信息传输在整整个信息管理理过程中具有有非常重要的的地位，主要要表现为以下下两个方面：：第一，只有经经过传递，信信息才能实现现其价值，发发挥其作用。。信息本身所所具有的价值值称为潜在价价值，信息实实际发挥出来来的作用称为为使用价值。。信息传输是是将信息的潜潜在价值向使使用价值转移移的重要环节节，信息的应应用价值只有有在信息传输输的过程中才才能实现，如如果信息长期期存储在信息息库中，将会会逐渐变得毫毫无用处。第二，信息只只有传递才能能成为领导决决策的依据、、组织指挥的的前提以及控控制的基础。。各类组织的的主管领导在在进行决策、、计划、组织织、控制、指指挥等管理过过程中，都离离不开信息的的传递。总之之，信息传输输始终围绕着着领导决策活活动进行，它它贯穿于领导导决策的始终终。信信息传输的原原则信息传输时需需要遵循以下下基本原则：：第一，快速原原则。第二，低耗原原则。第三，量大原原则。第四，质高原原则。第五，保密原原则。信信息传输的程程序与方式1．信息传输的的基本程序信息传输包括括以下三个基基本程序：第一，完成信信息检索。信信息检索是信信息传输的前前提，只有获获取检索到的的信息以后才才能够有效地地传递信息。。从某种程度度上说，信息息检索的质量量决定着信息息传输的质量量。第二，选择信信息传输工具具。信息传输输的时效性要要求信息的传传递者根据实实际需要选择择合适的信息息传输工具，，一般要求选选择速度快、、安全系数高高的传递工具具。第三，接收使使用信息。接接收使用信息息是信息传输输的最后一环环。信息的使使用者接收到到正确的信息息以后，就可可以直接使用用这些信息了了。2．信息传输输的常用方式式信息传输方式式是指信息资资源从信源传传送给信宿时时所采用的具具体方式，信信息传输方式式的选择恰当当与否，直接接影响着信息息资源传递的的时效和质量量。信息传输输按照不同标标准，可以分分为多种方式式。以下列举几种种常见的信息息传递方式的的分类方法。。（1）按信息息资源的流向向划分如果按信息资资源的流向划划分，则可将将信息传输方方式分为四种种，分别是：：①单向传递，，是指信息资资源传递者直直接将信息资资源传递给单单个信息资源源接收者；②多向传递，，是指信息资资源传递者将将信息资源同同时传递给多多个信息资源源接收者；③相向传递，，是指信息资资源传递者和和信息资源接接收者之间相相互传递信息息资源；④反馈传递，，是指信息资资源传递者和和信息资源接接收者根据对对方的实际需需要，向对方方传递信息资资源。（2）按信息息资源的传递递范围划分按信息资源的的传递范围划划分，则可将将信息传输方方式分为三种种，分别是：：①内部传递，，是指一个组组织机构内部部的上下级之之间、平级之之间、工作部部门之间所进进行的信息资资源传递，它它通常具有封封闭性特点；；②外部传递，，是指一个组组织机构与其其他组织机构构之间、组织织机构与社会会之间所进行行的更为广泛泛复杂的信息息资源传递，，它通常具有有开放性特点点；③两人传递，，是指在两个个人之间相互互传递信息资资源，其优点点是保密性相相对较强，但但接收范围过过于狭小，不不利于信息资资源使用价值值的快速实现现。（3）按信息息资源的传递递载体划分按信息资源的的传递载体划划分，则可将将信息传输方方式分为六种种，分别是：：①语言传递，，是指通过对对话、座谈、、会议、讲座座、录音、技技术交流和推推广人员口授授等形式传递递信息资源；；②文字传递，，是指通过报报纸、杂志、、图书、黑板板报、墙报、、宣传橱窗等等形式传递信信息资源；③直观传递，，是指通过实实物展览、现现场观摩、商商品展销等形形式传递信息息，其优点是是真实可靠；；④交通工具传传递，是指通通过汽车、火火车、飞机、、轮船等交通通运输工具传传递文字形式式的信息资源源；⑤电信传传递，是指将将信息资源转转换成电信号号，再通过有有线或者无线线电路传递到到接收端并转转换成信息资资源这样一种种传递方式；；⑥光传递，是是指通过光导导纤维、激光光等形式将信信息资源传递递出去，它具具有速度快、、容量大等优优点。2.8信息利利用信息利用的含含义信息利用是指指将经过采集集、加工、存存储、检索、、传输的信息息提供给相关关组织和个人人，以满足其其信息需求的的过程。信息利用是一一切组织和个个人对外进行行信息交流、、对内进行管管理和决策的的必要手段。。信息的利用是是一个极其复复杂的过程。。信息从信源源传递过来后后，信息用户户首先要考虑虑如何将其利利用于科学决决策、研究与与开发和市场场开拓的实践践中去。可见，在信息息的利用过程程中，用户本本身已有的知知识结构、经经验、信息意意识、消费心心理、习惯偏偏好、经济承承受能力以及及对信息内容容的理解、消消化和吸收能能力等都会直直接或间接地地对利用效果果产生影响。。信信息利用的意意义信息利用的意意义主要体现现在以下三个个方面：第一，有利于于实现信息的的价值，促进进社会生产力力的提高。第二，，有利利于实实现信信息的的增值值和共共享。。第三，，有利利于提提高组组织决决策的的成功功率。。2.8.3信息息利用用的原原则在信息息利用用时，，要注注意遵遵循以以下基基本原原则：：第一，，计划划性。。计划划性是是指信信息的的利用用一定定要有有计划划、有有目的的地进进行。。计划划的内内容主主要包包括信信息利利用的的目的的、具具体方方法、、任务务分配配、具具体负负责人人、完完成的的时间间等。。第二，，时间间性。。时间间性是是由信信息的的时效效性决决定的的，它它要求求信息息利用用一定定要在在最短短的时时间内内完成成，这这样，，可以以使信信息发发挥最最大的的使用用价值值，使使信息息的生生产成成本最最小，，信息息利用用的经经济效效益最最大。。第三，，有用用性。。有用用性是是指信信息利利用的的内容容一定定要具具有使使用价价值，，只有有有用用的信信息才才有必必要投投入一一定的的人力力、物物力、、财力力，进进行分分析、、计算算、比比较、、研究究。第三，，准确确性。。准确确性是是指在在信息息利用用的过过程中中，一一定要要认真真负责责，做做到准准确无无误，，否则则，即即使耗耗费了了大量量的人人、财财、物物，到到头来来得到到的仍仍是一一种虚虚假信信息。。2.9信息息反馈馈信息反反馈的的含义义和作作用信息反反馈