业务流程重组培训课程

上海电力企业资源计划管理咨询项目

业务流程重组培训毕马威管理咨询二○○二年七月八日文件日期:2023/1/20培训内容及时间安排业务流程重组概念 20分钟流程绘制方法及技巧 20分钟流程绘制练习 40分钟流程改进原则 10分钟流程改进练习 20分钟提问和回答 10分钟培训目标培训目标明确流程重组的原理学会绘制流程图的方法

掌握流程改进的原则流程重组概念从功能到流程的观念流程重组的收益和成功因素什么是业务流程？

业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相关的活动业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程能够贯穿始终地反映经营情况流程与业务运营息息相关并向客户提供价值.如果企业能够将人为实现的流程和通过系统实现的流程进行无缝整合,企业将因此获得核心的竞争优势业务流程重组业务流程重组(BPR)是一种改进,它的目标是通过重新设计组织经营的流程,使流程的增值内容最大化,非增值内容最小化(包括降低营运成本,控制营运风险,提高营运效率三方面),从而获得绩效的改进部门内部逐步改进与完善公司业务流程重组战略重组什么是业务流程重组？什么是业务流程重组？平衡质量、服务水平和成本始终是企业获取竞争优势的考虑重点降低成本质量改善提升客户服务水平竞争优势成功的业务流程重组需要树立从功能到流程转化的概念功能驱动运营第一阶段第三阶段关键流程驱动运营电力工程建设采购设备维护客户采购申请到付款资产管理电力项目管理传统的管理注重职能层级机制流程概念打破职能层级体制的界限,直达客户流程得以承认，但功能处于主导电力工程建设采购设备维护第二阶段从功能到流程的转化观点业务流程重组的警号 以下是企业对业务流程重组需求的诊断信息，其中一些已成为某些机构的典型“警告信号”:供电的可靠性降低资产的利用率下降竞争能力下降客户满意程度降低新近出台的政府改革／立法行业趋势变化陈旧的信息技术应用流程重重组的的成功功结果果压缩时时间减少不不增加加价值值的活活动授予相相应权权限客户联联盟一次做做好在流程程开始始时就就保证证质量量设定有有弹性性的目目标有效降降低成成本，，领先先的技技术持续的的改善善循环环流程图图绘制制的方方法及及技巧巧流程图图绘制制目标标及基基本知知识讲讲解流程图图的绘绘制流程图图交付付要求求流程绘绘制目目标理解现现有流流程和和资源分分配阐明企企业关关键问问题识别改改进的的良机机流程图图是一一种工工具，，可用用来了了解、、分析析和归归档公公司的的流程程和活活动，，帮助助确定定改善善机会会一张流流程图图显示示了将将特定定输入入转化化为所所需输输出结结果的的一系系列步步骤什么是是流程程图？？流程图图绘制制流程图图绘制制主要要包括括以下下三项项内容容：理解流流程编制流流程图图完善流流程图图流程图图绘制制流程图图绘制制基础础有明确确定义义的开开端和和结束束有输入入必有有输出出在整个个企业业组织织中““流动动”不局限限于单单一的的功能能和部部门流程输入输出流程图图绘制制－管管理理要素素的划划分营运流流程管理理支支持持流流程程采购管管理营销管管理发电管管理输电管管理配电管管理技术、、电能能质行政事事务管管理预算管管理财务管管理投资管管理信息系系统管管理人力资资源管管理固定资资产管管理检修计计划管管理下列为为绘制制流程程图所所需考考虑的的要素素信息息：行为责任输入在流程程中的的关键键行为为流流程中中的关关键责责任每一行行为的的主要要输入入来源源输出顾客时间和和成本本每一行行为的的关键键交付付成果果每每一行行为输输出的的接受受者每每一一行为为所需需的时时（内部部和外外部））间/成成本画流程程图需需了解解的信信息文件/表格格：该标识识文件件，包包括表表格、、字母母和报报告。。它既既可表表示输输入，，又可可表示示输出出。可可在该该标识识上写写下标标题用用以代代表特特定的的文件件。系统/数据库：该标识用用于表明明信息从从现有的的计算机机系统中中流入或或流出。。该计算算机系统统表现为为输入、、处理或或输出。。可在标标识中写写明特定定的系统统名称。。流程图绘绘制标识识一套标准准的符号号能帮助助快速并并且一致致地通过过流程图图进行沟沟通流程操作作：该标识用用于指示示一项需需要人工工处理的的活动，，例如手手工处理理一个文文件（如如手写的的采购单单），或或人工检检查一个个文件。。流程参见见:该标识用用于指示示从一个个流程转转向下一一个流程程。流程图绘绘制标识识数据信息息:该标识用用于指示示输入流流程的数数据和信信息。决定批复复：该菱形框框代表一一个决定定或批方向标记记：流向箭头头代表任任务执行行时的次次序，它它们引导导着流程程。流向向从左到到右代表表输入被被接收并并被处理理；流向向从上到到下代表表任务被被完成。。流程图绘绘制标识识存档:该框代表表一个文文档在此此处需要要被存档档。开始/结结束:该框用以以表示一一个流程程的开始始和结束束。流程图绘绘制标识识流程图连连接标识识：该标识用用于同一一流程图图中页和和页的连连续或者者用于同同页内从从一个动动作框转转到另一一个动作作框。当当画到页页底时，，可以在在图中最最后一项项内容后后使用连连接标识识。连接接标识的的画法：：在标识识内以大大写的英英文字母母表示（A-Z)，然后在需需要接入入的地方方画上同同样的流流程连接接标识，，在该标标识上写写下相同同的英文文大写字字母。流程图绘绘制标识识A继续“是是”情况况下的流流程是否状况表是是

否被被批准?A对状况表表

作修修改在决定框框之前使使用手工工操作标标识：如果流程程分叉为为是/否否，则有有人作出出决定。。用决定定框来表表示。由由于所作作的决定定和批复复很少无无效，因因此在决决定框之之前通常常有人工工活动标标识。是否是否有效效？流程图绘制制标识验证统计数数据的有有效性流程图绘制制询问一个流流程活动的的问题包括括：流程/任务务生成什么么？职员怎样执执行它？为什么要这这样做？何时、由谁谁对它进行行复核？流程活动需需要多少时时间？流程活动何何时需要？？错误/问题题的种类、、频率和发发生原因是是什么？怎样样处处理理错错误误/问问题题/例例外外？？输出出什什么么？？输输出出多多少少？？输出出至至哪哪里里？？流程程范范围围控制制目目标标主要要控控制制点点涉及及部部门门及及表表格格流程程流流转转时时间间特定定政政策策建议议步步骤骤:从一一个个高高层层次次的的流流程程开开始始,如如有有必必要要,到到下下一一层层次次的的流流程程确定定每每个个子子流流程程的的开开始始和和结结束束(保保持持重重点点)确定定关关键键输输入入和和输输出出按步步骤骤进进行行每每个个关关键键业业务务子子流流程程节约约时时间间:如如果果陷陷入入困困境境,休休息息一一下下或或跳跳到到另另一一方方面面采用用标标准准的的流流程程图图符符号号在流流程程绘绘制制过过程程中中或或在在每每一一子子流流程程的的结结束束确确认认流流程程和和技技术术改改进进机机会会核查查流流程程的的准准确确性性流程程图图绘绘制制的的技技巧巧需要要按实实际际情情况况绘绘制制流流程程需要要在整整个个组组织织内内思思考考流流程程需要要与流流程程牵牵涉涉的的人人员员交交流流需要要在开开始始前前确确认认流流程程的的起起点点和和结结束束需要要高层层次次的的流流程程图图不能能按照照自自己己的的想想象象绘绘制制流流程程不能把流程图局限限在自己的部部门不能闭门造车，在真空中工作作不能在确认流程范范围前绘制流流程不能陷入太多的细细节流程绘制应注注意的要点总总结流程图的格式式宋体标题采用14号字体、加加粗、中间对对齐部门采用10号字体、加加粗、下划线线、中间对齐齐框内采用6－－8号字体、、普通不加粗粗、中间对齐齐连线采用与框框内同样字体体、中间对齐齐尽量避免相交交线业务流程图交交付要求业务流程图交交付要求流程图的组成成流程图标题涉及部门部门分隔线标识符连线框内的字宋体6－8号普通不加粗中间对齐标题宋体14号加粗中间对齐部门宋体10号加粗下划线中间对齐连线尽量避免交叉、有时可以适当合并以求简单明了不同的选项在连线上标明，与框内的字体同样要求将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递递给办公室室将单据传递递给办公室室将单据传递递给办公室室起始点、终终止点和流流程对象必必须清晰输入和输出出应当明确确应当在合适适的地方标标出估计时时间（该项项流程作业业所需的时时间）为每一个任任务框标明明人员的职职务/负责责的范围做到对流程程不熟悉的的人，不需需要任何解解释就能轻轻而易举地地读懂流程程图详细程度应应达到足以以识别无效效率的活动动量化目前的的关键绩效效考评指标标业务流程图图交付要求求现状流程图图样张样张流程绘制练练习思考与讨论论：流程图绘制制中包含哪哪六条重要要信息？过去所认识识的业务流流程和今天天介绍的业业务流程有有什么区别别？您期望通过过这次流程程重组得到到的收益有有那些？您认为上海海电力有那那些现象表表明需要进进行流程重重组？举例说明时时间/成本本要素的主主要用途？？实例练习-物资资采购计划划申请与审审核供电所计划划员制定本本供电所的的项目物资资采购计划划草案，交交供应科科科长审核供应科科长长从技术的的角度考虑虑是否批准准该采购计计划，在1天内作出出批复如果供应科科科长审批批通过，则则报供电所所所长签字字；如果通通不过则返返回计划员员并向其提提出修改意意见所长审批需需要半天所长签字后后，交供电电公司对口口职能部门门在3天内内从技术角角度对采购购计划进行行审核如果审核不不通过则返返回供电所所；如果审审核通过则则由办公室室将采购计计划汇总平平衡后交供供电公司总总经理签字字供电公司总总经理一般般在3天内内签字确认认，然后交交电力公司司归口部门门审核电力公司归归口部门主主要从资金金、技术方方面进行考考虑，通常常在1周内内审核通过过后交由办办公室进行行汇总平衡衡电力公司总总经理在1周内审核核办公室平平衡汇总过过的采购计计划电力公司总总经理审核核通过的正正式采购计计划传真给给物资公司司实施采购购找出流程本本身存在的的问题寻求通过信信息技术系系统的应用用提高流程程效率的机机会制定速效方方案解决当当务之急在流程绘制制过程中,我们不仅仅应该理解解现有的流流程,更更要识别流流程改进的的机会,建议的的步骤如下下:流程改进原原则缺少关键步步骤重复劳动(一个流程内内或是跨部部门)不必要的文文书工作不完全或冗冗余的审查查过程不必要的延延误与其它流程程、部门、、顾客或供供应商的接接口不够清清晰流程图绘制制完毕后，，可以开始始分析流程程改进的机机会，典型的流程程问题包括括：流程改进（（续）理解现有系系统的限制制(比如:数据格式式不兼容,硬件容量量限制,关关键系统间间缺乏集成成)确认应用新新技术的潜潜在收益(比如:提高高作业自动动化程度,增加信信息的共享享程度等.)寻求通过信信息技术系系统的应用用提高流程程效率的机机会流程改进（（续）速效方案主主要针对企企业需要立立即处理的的问题,旨旨在加强风风险防范、、增加盈利利能力或降降低成本速效方案的的特点是低低投入、见见效快此外,可以以通过流程程改进分析析找到解决决企业管理理问题的速速效方案流程改进（（续）流程改进练练习减少不必要要的审核供电所所长长和供电公公司总经理理的审批可可以去除加强部门门协作与与沟通在采购计计划进度度方面需需要参考考财务部部门的意意见，确确保采购购计划与与资金计计划的整整合缩短审核核时间缩短各级级管理部部门的审审批时限限，并加加以制度度规范建立授权权机制，，确保在在总经理理出差期期间，提高审核核有效性性明确各审审核点的的重点，，如供电所-技术角角度供电公司司-技术术，资金金分配，，中小物物资协调调分配电力公司司-总体体资金分分配，采采购计划划的进度度，重大大物资的的协调，，供应商商资格确确认减少纸张张工作将原来的的传真传传递改为为电子邮邮件或利利用电子子采购系系统等信息技术术机会（（与ERP系统接轨轨）实现完全全的在线线申请和和审批过过程实现物流流和采购购模块的的整合，，达到仓仓储数据据的共享享，支持持决策建立共享享的供应应商档案案系统，，支持决决策流程改进进练习（（参考建建议)问题与回回答思考与讨讨论：您认为这这次项目目的关键键成功因因素有哪哪些？可可能遇到到哪些阻阻力和困困难有哪哪些？9、静夜夜四无无邻，，荒居居旧业业贫。。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。14:27:3814:27:3814:271/7/20232:27:38PM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。1月-2314:27:3814:27Jan-2307-Jan-2312、故人江海别别，几度隔山山川。。14:27:3814:27:3814:27Saturday,January7,202313、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。1月-231月-2314:27:3814:27:38January7,202314、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。07一一月20232:27:38下午午14:27:381月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月232:27下下午1月-2314:27January7,202316、行动出成果果，工作出财财富。。2023/1/714:27:3814:27:3807January202317、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。2:27:38下下午2:27下下午午14:27:381月-239、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、很多事情情努力了未未必有结果果，但是不不努力却什什么改变也也没有。。。14:27:3814:27:3814:271/7/20232:27:38PM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。1月-2314:27:3814:27Jan-2307-Jan-2312、世间成事事，不求其其绝对圆满满，留一份份不足，可可得无限完完美。。14:27:3814:27:3814:27Saturday,January7,202313、不知香积寺寺，数里入云云峰。。1月-231月-2314:27:3814:27:38January7,202314、意意志志坚坚强强的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥块块一一样样任任意意揉揉捏捏。。07一一月月20232:27:38下下午午14:27:381月月-2315、楚塞塞三湘湘接，，荆门门九派派通。。。。。一月232:27下下午午1月-2314:27January7,202316、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2023/1/714:27:38