如何做好采购预算

1如何做好采购预算北京交通大学经管学院物流管理系周建勤副教授2预算问题某企业财务部王处长望着窗外沉闷的夜色愁眉不展，集团公司要求上报下一年度的预算。然而，“预算不准”的老问题却令人绞尽脑汁。回忆起历年预算工作的开展，酸甜苦辣历历在目：预算例会，公司上下总是重视不够，似乎只是财务部门的事情；预算编制，方法五花八门，合理性无从保证；预算指标分配，各部门争论不休；预算执行往往超标，反复调整也无济于事；月度预算分析，电话打遍公司上上下下，难寻问题根源；年终考核，实际数与预算数大相径庭，预算严肃性倍受质疑……3预算问题其实，“预算不准”只是表象，其深层的原因是没有落实公司的战略目标，以及年度运作计划。目前，“预算不准”的现象在企业中广泛存在，而如何实现全面的预算，已经成为无数“王处长”们普遍关心的话题。

4预算概念预算是用金额来表示的计划将企业未来一定期间经营决策的目标通过数据系统地反映出来，是对经营决策的具体化和数量化预算时间范围与企业计划期保持一致5预算的作用保障战略计划和作业计划的执行，确保组织向良好的方向发展；协调组织经营资源；在部门之间合理安排有限资金，保证资金分配的效率；通过审批和拨款过程以及差异分析控制支出；管理者将目前的收入和支出与预算的收入和支出相比较，对企业的财务状况进行监视。6预算的种类按时间长短分长期预算：规划性质的资本支出预算短期预算按涉及范围分全面预算（总预算）财务预算、决策预算、业务预算分类预算基于具体活动的过程预算各分部门的预算7采购预算的相关内容原材料和零部件预算涉及企业所需要的产品的原材料和组件。资产预算包括对设备和建筑物的需求，在企业的资产负债表上被列为资本项。保养、维修和运营物料（MRO）预算包括设备运行所需要的物资，不包括构成产成品的原材料。项目内容很多，不宜分项预算，通常采用基数基础上调整的方法采购费用预算包括工资、供电、供热、差旅费、通信费和购置办公用品费等。8采购预算编制流程审查企业及部门的战略目标；制定明确的工作计划；确定所需的资源；提出准确的预算数字；汇总形成总预算；预算修订。如何确定？如何提出？9企业利润预算企业采购预算企业销售预算企业生产预算采购部门：做小预算，有政绩；做大预算，工作压力较小如何协调？预算编制难题10预算编制难题“预算赢余”问题指参与预算编制的人员出于个人或部门利益考虑在编制预算时上报不真实、留有很大余地的数据，以便能较为容易的完成预算以获得奖励的一种行为。11预算编制制难题企业预算算管理有有两项职职能，即即管理决策策和管理控制制，不同职职能对预预算管理理体系的的设计提提出了不不同要求求。如在销售售预算的的制定过过程中，，根据专专业分工工所造成成的各专专业部门门之间信信息的不不对称性性，销售售部门掌掌握着企企业未来来销售情情况，如如果预算算仅仅是是为了发发挥管理理决策功功能（如如以销定定产），，销售部部门就会会毫无保保留地拿拿出其掌掌握的信信息，与与各部门门共享；；但如果果预算的的目标之之一是发发挥管理理控制职职能（如如作为业业绩评价价标准）），销售售部门就就可能会会有意低低估未来来的销售售收入，，从而有有利于其其业绩评评价。低估会相应造造成生产产计划的的减少，，企业生生产就不不能达到到效率最最高的状状态。再再如在根根据预算算划拨各各部门资资金时，，各部门门为了在在资金使使用上有有较大的的自由，，并且能能控制更多的资金，，可能会会虚夸本本部门的的资金需需求量。。12预算编制制难题预算执行行的责任任单位一一般认为为超额完完成低水水平的预预算与无无法完成成的高水水平预算算相比,其业绩在在上层管管理者看看来前者者比后者者会更好好些,更会让上上级管理理者满意意,同时给自自己带来来更多利利益上的的好处,于是倾向向于编制制较为宽宽松的预预算。一般企业业的预算算考评是是以预算算的完成成情况衡衡量责任任单位的的业绩标标准,而与预算算编制的的准确性性无关。。13引入预算算激励是是重要手手段原苏联报报酬模型型R=W+K1B+K2（A-B），ifA>B（公式1）R=W+K1B+K3（A-B）,ifA<＝B（公式2）R=报酬,W=固定工资资,B=预算数,A=实际数,K1、K2为奖励系系数,K3为惩罚系系数。在上述模模型中,经营者或或下级的的工资由由固定工工资,按预算数数的一定定比例提提取的奖奖金和按按预算实实际完成成数提取取的奖金金或惩罚罚等三部部分组成成。应用该模模型的关关键是选选择K1、K2、K3三个系数数之间的的量的比比例关系系,从而防止止经营者者或下级级利用私私有信息息以所有有者或上上级的利利益为代代价来谋谋取私利利。当K1-K2>0且K1-K3<0时,经营者或或下级会会主动争争取预算算数与实实际数相相等。14原苏联报报酬模型型的问题题年初，积积极争论论上级向下下级下达达预算数数，下级级参与不不足，因因而“预算指标标分配，，各部门门争论不不休”（前文文王处长长面临的的状况））年底，消消极工作作预算数通通常逐年年递增，，导致下下级不敢敢在当期期创造更更好的业业绩，完完成预算算后工作作动力不不足，以以防止““鞭笞快牛牛的现象象”。15联合基数数法2000年国家级级有突出出贡献的的中青年年专家、、杭州商商学院院院长胡祖祖光教授授在完成成的国家家自然科科学基金金课题“不对称信信息下的的委托代代理理论论研究”中，提出出了一种种全新的的确定基基数的“联合基数数法理论论”，将“联合基数数法理论论”引入预算算管理工工作可以以在一定定程度上上解决上上述的问问题。例子让下级自自己定一一个能完完成的利利润基数数，在这这个基数数上再打打个九折,就是合同同基数。。超过合合同基数数的利润润，全部归下级作作为奖励励。在年年终对年年初自报报数和年年终实际际完成数数进行对对比,如果年初初自报数数小于年年终实际际完成数数，要按按差距的的95％对下级进进行罚款款。16例子例如某公公司营销销部经理理实际完完成利润润700万，而自自报完成成利润300万。具体体计算如如下：预算基数数＝300万*90%=270万超基数应应获奖＝＝700万－270万＝430万少报预算算罚款＝＝（700－300）*95%=380万实际获得得奖金＝＝430万－380万＝50万如果他按按实际自自报700万的利润润，则：：预算基数数＝700万*90%=630万超基数应应获奖＝＝700万－630万＝70万少报预算算罚款＝＝（700－700）*95%=0万实际获得得奖金＝＝70万－0万＝70万上报利润润700万，这是是符合经经理和老老板共同同利益的的。17例子：美美国REEBOK公司美国REEBOK公司董事事会要为为公司确确定1985—1987年的利润润目标基基数。经经过与公公司总裁裁反复的的协商和和讨价还还价,最后双方方同意：：1985—1987年间,每年的利利润基数数定为2000万美元；；如果总总裁完成成了2000万美元的的利润,他可以得得到35万美元的的基薪；；如果他他超额完完成了基基数,他还可以以得到超超额部分分的5%作为超额额奖励。。猜猜看,结果如何何?18例子：美美国REEBOK公司年度利润基数实际利润总裁基薪总裁超额奖金1985201300.355.51986202820.3514198720321.40.3515.07单位：百百万美元元总裁通过过压低基基数大量量超额从从而拿走走了巨额额奖金。。特别是是在1987年，总裁裁拿走的的超额奖奖金超过过了利润润基数的的75%!19例子：美美国REEBOK公司REEBOK公司的董董事长可可运用““联合确确定基数数法”对对策论模模型提出出以下建建议：每年的利利润基数数应当由由委托人人与代理理人共同同确定,也就是说说,最终的合合同利润润基数C(Contract)应当是委委托人要要求数D(Demand)与代理人人自报数数S(Self-offered)的加权平平均(为简便起起见,取权数W=0.5,即算术平平均)：C=wS+(1-w)D=0.5S+0.5D20例子：美美国REEBOK公司如果代代理人人实际际完成成的利利润超超过合合同数数,则超过部部分的的8%将作为为超额额奖金金B(Bonus)奖给代代理人人B=0.08(A-C)现在,委托人人(公司董董事会会)首先提提出自自己的的利润润要求求数D。为了了便于于比较较,董事长长仍然然会提提出D=20百万美美元作作为1987年的委委托人人的利利润要要求。。这样样,合同利利润就就是：：C=0.5D+0.5S=0.5×20+0.5S=10+0.5S如果代代理人人的自自报数数S(自报数数于年年初提提出)小于其其年末末的实实际完完成数数A,他将由由于年年初少少报而而受到到惩罚罚,惩罚系系数为为少报报部分分的6%：罚金=0.06(S－A)(当S<A)如果S>A,他当然然不会会受到到惩罚罚,但也不不会受受到奖奖励；；即““少报报受罚罚,多报不不奖””。21例子：：美国国REEBOK公司总裁会会思考考自报报数应应当是是多少少？情况1情况2情况3情况4情况5S总裁自报数0110120130140D董事会要求数2020202020C合同利润数＝0.5S＋0.5D1065707580A实际利润1985年130130130130130超额奖励＝0.08（A－C）9.65.24.84.44少报罚金＝0.06（S－A）（IfS<A）-7.8-1.2-0.600净奖励=超额奖励+少报罚金1.844.24.4422例子：：美国国REEBOK公司利润基数法联合基数法比较超额奖励比率5％8％更大的激励作用合同金额2075更强的约束代理人佣金5.54.4节约资金“联合确确定基基数法法”对对策论论理与与常规规基数数确定定法相相比,同时具具有高高激励励力、、高约约束力力和节节约奖奖励费费用的的优点点。在“联联合确确定基基数法法”对对策论论理论论中,代理人人为了了追求求自身身的最最大利利益,能够自自动地地、实实事求求是地地报出出他通通过努努力所所能完完成的的最大大自报报数S,从而使使委托托人与与代理理人的的谈判判时间间大大大缩短短,这也是是一种种节约约。23思考采购预预算是是支出出性的的利润预预算是是收入入性的的能否共共用相相同的的方法法？24在市场场不景景气，，企业业面临临亏损损的情情况下下，采采用联联合确确定利利润基基数法法，以以减亏亏作为为增盈盈目标标对企企业进进行考考核，，也具具有同同样的的成效效。可以将将这里里的亏亏损额额理解解为““采购购支出出额””25北京北北辰股股份采采用联联合确确定利利润基基数法法2001年初，，北京京北辰辰实业业股份份有限限公司司采用用联合合确定定利润润基数数法对对下属属7家企业业进行行利润润指标标核定定。北北辰实实业的的做法法是由由委托托方对对所属属企业业提出出利润润基数数，各各企业业提出出经过过努力力可以以实现现的利利润指指标。。上下下级两两个基基数进进行算算术平平均便便成为为当年年该企企业的的基数数指标标。经经过协协商，，2001年北辰辰实业业下属属7家企业业的平平均超超额奖奖励系系数P为9．85％，少少报受受罚系系数Q为6％。只只完成成基数数指标标时没没有奖奖励，，只给给门槛槛报酬酬(基本收收入)；不能能完成成基数数指标标时，，要扣扣除基基本收收入(以80％基本本收入入作为为保底底收入入)。26北京北北辰股股份采采用联联合确确定利利润基基数法法代理方方实际际的风风险(奖惩)收入为为：代理人人风险险收入入=超额完完成数数×奖励系系数－－企业业少报报数×受罚系系数这一规规定颁颁布后后，北北辰实实业股股份有有限公公司下下属企企业纷纷纷要要求提提高利利润自自报数数，结结果7家企业业新增增自报报数3010万元，，实现现了激激励相相容的的财务务管理理新机机制，，也使使基数数确定定过程程变得得简单单和友友好。。27浙江某某股份份公司司应用用联合合确定定利润润基数数法浙江某某股份份有限限责任任公司司(私人资资本占占主要要股份份)，主业业为计计算机机机房房电源源生产产。2001年采用用联合合确定定利润润基数数法进进行业业绩考考核。。该考考核方方案为为：合合同基基数(C)=下级自自报数数(S)×80％，超超额奖奖励系系数P为40％，少少报受受罚系系数Q为33％，代代理人人不能能完成成基数数时的的受罚罚系数数为40％(与激励励系数数相同同，以以体现现激励励---约束的的一致致性原原则)。该公公司2000年的实实际税税后利利润完完成数数为1028万元，，2001年使用用联合合基数数确定定法进进行业业绩考考核。。公司经经理班班子2001年将自自报利利润基基数提提高到到1675万元，，合同同基数数为1340(1675×80％)万元。。28浙江某某股份份公司司应用用联合合确定定利润润基数数法该年行行业形形势向向好，，到10月底，，该公公司已已经完完成了了年初初提出出的利利润自自报数数。为了最最大限限度地地调动动代理理人积积极性性，控控股公公司允允许该该公司司在11月初有有一次次调整整自报报基数数的机机会。。经理理班子子根据据公司司业务务发展展情况况，将将自报报基数数提高高到2345万元，，合同同基数数为1876万元(2345×80％)，最后后完成成2345万元。。代理人人年终终得到到187．6万元的奖金金，比2000年增加约80％，而股东东所得则比比2000年的1028万元增加了了110％，形成了了激励相容容的双赢财财务机制。。29联合基数法法优点改变了传统统的上级对对下级单向向下达任务务指标的传传统；更能体现民民主和互动动，得到的的预算数据据更真实；；下级掌握了了基数自主主选择权，，不必担