业务管理及账务管理知识

第四节账务处理子系统的日常处理1主要内容凭证管理账簿管理期末处理2总账系统的日常处理是通过凭证处理、记账、期末处理等过程完成会计核算，并通过输出各种账表输出系统处理结果。此系统是一切财务数据的收集点。3总账业务流程图45一、凭证管理会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源，会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性，因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性。包括凭证输入、凭证审核、凭证输出、凭证汇总和记账等过程。6（一）凭证输入

记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。7辅助核算往来业务编号（1）凭证头部分

1）凭证字。输入设置时已定义的凭证类别编号或名称。2）凭证号。一般地，凭证号由系统自动产生,并对连续性进行控制。编号由凭证类别编号和凭证顺序编号组成，如：收款1、收款2等。

1、凭证输入内容9

3）业务日期：凭证录入日期，可修改4）附件张数，即本张凭证所附原始凭证张数。10三、网络课程程制作特色（2）凭证正正文部分1)摘要。。即对本凭证证所反映的经经济业务内容容的说明。凭凭证的每行必必须有摘要内内容，不同行行的摘要内容容可以不同，，每行的摘要将将随其内容在在明细账、日日记账中出现现。2)科目。。输入科目时时,一般输输入科目编码码，计算机将将根据科目编编码自动切换换为对应的会会计科目名称称。输入的科科目编码必须须在建立科目目时已经定义义，必须是最底层层的科目编码码。录入科目代码码，可以按F7查询113）金额。。金额不能为为“零”；红字以“－”号表示（冲销销业务时）；；会计科目借贷贷双方金额必必须平衡。4）核算项项目的内容。。如果在科目目设置时定义义了相应的“核算项目”，则在输入每笔笔分录时，同同时输入核核算项目的内内容。12135）合计。。自动计算借借方科目和贷贷方科目的金金额合计数。。6）制单人人签字。系统统根据当前进进入本功能时时的操作员姓姓名自动输入入。142、辅助核算算数据的输入入当会会计计科科目目有有辅辅助助核核算算要要求求时时，，会会出出现现辅辅助助核核算算内内容容，，如如部部门门，，客客户户，，职职员员等等。。（1））外外币币核核算算科科目目如收收到到外外商商投投资资款款20,000美美元元，，汇汇率率8.05电电汇汇，，编编号号4561516（2））数数量量核核算算科科目目如新新购购空空白白光光盘盘一一批批2元元××100片片，，转转账账支支票票号号9011718（3））往往来来科科目目：：如如收收回回客客户户欠欠应应收收帐帐款款在输输入入科科目目回回车车后后，，光标标移移至至此此处处19（4））部部门门核核算算如报销本月月管理人员通通讯费借：管理费费用–通讯讯费—市场部部–李丹贷：库存现金金20（5）银行行类科目如提取现金金10000元备用，，现金支票号号123213、凭证输入入的辅助功能能常用摘要输入入功能（按F7）：2223常用凭证输入入功能：调入入模式凭证244、凭证输入入正确性控制制措施凭证类型和编编号：系统自自动按分类编编号，避免重重号、漏号，，不可修改制单日期：制单日期控制制不能为已结结账月份，缺省用系统统日期，用户户可根据情况况改，但日期期要随凭证编编号增加而递递增。会计科目有效效控制。系统统对输入的会会计科目进行行存在性检查、、是否最末级级科目检查和和符合有关规规定的检查。。如非法对应科科目检查:如如收款凭证中中借方必要有有“现金”、、“银行存款款”，付款凭凭证中贷方必必要“现金””、“银行存存款”，但转转账凭证中不不能出现“现现金”、“银银行存款”金额控制：科科目金额不能能为零。保存存凭证时，系系统安装“有有借必有贷，，借贷必相等等”的原则检检查数据是否否可接受。2526（二）凭证查查询27审核是指由具有审核权限限的操作员按照会计制度度规定，对制制单人填制的的记账凭证进进行合法性检检查。主要审审核记账凭证证是否与原始始凭证相符，，会计分录是是否正确等如果审查认为为错误或有异异议的凭证，，应交与填制人人员修改后，，再审核。经过审核后的的记账凭证才才能作为正式式凭证进行记记账处理。（三）审核凭凭证28注：审核人和和制单人不能能是同一个人人,取消审审核只能由审审核人进行。。凭证一旦进行行了审核，就就不允许对其其进行修改和和删除，必须通过取消消审核操作后后才能对凭证证进行修改和和删除。29审核方法有目测法、二二次录入效验验（双敲审核核）,最常用的的方法是目测测法。目测法时,可可直接根据据原始凭证,对屏幕上上显示的记账账凭证进行审审核,对正正确的记账凭凭证,执行行审核命令，，计算机在凭凭证上填入审审核人名字；；对错误的记记账凭证，不不予审核或执执行标错命令令。30313233（四）凭证汇汇总记账凭证全部部输入完毕后后，可根据输输入的汇总条条件，有条件件地对记账凭凭证进行汇总总并生成一张张科目汇总表表。进行汇总的凭凭证可以是已记账账的凭证，也可以是未记账账凭证，因此，财务务人员可以在在凭证未记账账前，随时查查看企业当前前的经营状况况和其他财务务信息，同时时还可以根据据数据的异常常情况检查工工作中失误，，从而确保凭凭证的准确性性。343536（五）过账凭证过账就是是系统将已录录入的记账凭凭证根据其会会计科目登记记到相关的明明细账薄中的的过程。3738记账处理过程程记账凭证的检检验：检验凭凭证是否平衡衡，如果有有不平衡凭证证时不能记账账。保护记账前状状态：记账前前，系统将自自动进行硬盘盘备份,保存存记账前的数数据。开始记账:由由计算机按照照预先设计的的记账程序自自动进行合法法性检验、科科目汇总、登登记账簿等操操作打开科目发生生额/余额额表及银行对对账、辅助核核算的信息，，从凭证文件件取记录，按按照科目发生生额/余额额表的数据要要求分类汇总总相关科目的的发生额/余余额，-逐级级汇总、更新新上级科目的的发生额/余余额，同时更更新辅助核销销信息。记账标志：394041检验上月是否否过账或结账账:上月未未过或结账时时，本月不能能过账。检验是否通过过审核:若若有未通过审审核的凭证时时，不能过账账。检验凭证是否否平衡:如如果有不平衡衡凭证时不能能过账。过账中断发生生在正式记账过程中，先通通过“反过账账”恢复上次次未完整过账账处理前的状状态。过账处理需注注意的问题4243（六）凭证的的修改（1）过账前的的凭证修改未审核的凭证证：直接修改改已审核的：反反审核后修改改，再审核44(2）过账后后的修改凭证过账后的的凭证发现有有误，可通过过冲销和补充凭凭证法修改凭证金额少记记，科目和方方向正确----补充凭凭证例如：报销差差旅费1000元，但在在编制凭证时时误记为100元，并已已登记入账。。更正方法是是编制调整凭凭证，会计分分录如下：借：财务费用用900贷：银行存款款900摘要栏注明：：调整××号号某类凭证45凭证金额多记记，借、应贷贷科目和方向向正确，采用用负数冲销法（（红字冲销法法）例如：计提短短期借款利息息1000元元，但在编制制凭证时误记记为1100元，并已登登记入账。更更正方法是：：将多记金额额100（1100-1000）元元，填写一张张会计科目、、记账方向、、与原凭证相相同，金额为为100元的的负数凭证用用以冲销多记记金额，会计计分录如下：：借：财务费用用-100贷：应付利息息-100摘要栏注明：：冲销（或调调整）××号号某类凭证。。4647二、账簿管管理企业发生的业业务，经过制制单、审核、、记账等程序序后，就形成成了正式的会会计账簿，对对发生的经济济业务进行查查询、统计分分析的操作要要通过账簿输输出与管理模模块完成。操作者指定输输出条件后，，系统对数据据库中的数据据进行临时处理，形成所需要要的数据。总账子系统提提供的账簿包包括：分类账账、明细账、、日记账、科科目发生额/余额表、辅辅助核算账簿簿等。48总分类账反映各科目的的各月借方或贷方发发生额、本年年累计、期初初和期末余额额总分类账簿可可引出为Excel等数数据文件。4950科目余额表反映各科目的的本月借方或贷方发发生额、本年年累计发生额额、期初和期期末余额5152明细分类账反映各科目的的本期发生的的明细账数据据，有凭证号号，摘要等信信息。53查看该科目的总账数据查看下一个科科目的明细账54多栏式明细账账反映所有明细细科目和核算算科目的发生生额，如管理理费用下的折折旧、工资福福利、通讯费费55核算项目分类类总账反映某类核算算项目，比如如与客户、部部门、供应商商相关所有的的科目的业务务。5657三、期末处处理期末处理是指指会计人员在在每个会计期期末要完成的的一些特定的的会计处理工工作，如某些些费用的计提提、摊销、调调汇、结转损损益类科目等等等。期末处处理每月只能能做一次。58自动转账在会计业务中中有一类凭证证，每月有规规律的重复出出现。例如:每月都需要要将制造费用用转生产成本本的凭证等。。这些凭证的的摘要、借贷贷方科目每月月基本不变，，金额来源或或计算方法也也相当固定。。因此，可以以把此类凭证证的摘要、借借贷方科目、、金额的来源源或计算方法法预先制成模模板，称为自自动转账凭证证定义。使用用时，选择需需要的自动转转账凭证模板板生成凭证，，系统就会按按照定义生成成相应的凭证证，不必会计计人员每月重重复编制，这这就是账务处处理中的自动动转账。59摊销应由本月月负担的报刊刊杂志费。自动转账6061自动转账凭证证格式设置完完毕之后，在在需要生成相相应的转账凭凭证时，就可可以生成记账账凭证了。注意：不能忘忘记要将“自自动结转”生生成的转账凭凭证审核过账账。62汇率调整主要用于对外外币核算的账账户在期末自自动计算汇兑兑损益，生成成汇兑损益转转账凭证。注意：不能忘记要将将“期末调汇汇”生成的转转账凭证审核核过账。63结转损损益可以将将所有有损益益类科科目的的本期期余额额全部部自动动转入入本年年利润润科目目，自自动生生成结结转损损益记记账凭凭证注意：：在结转转损益益前用用户一一定要要将所所有的的凭证证全部部录入入并审审核过过账(包括括自动动转账账生成成的凭凭证）），否否则结结转损损益数数据不不正确确！64期末结结账在本期期所有有的会会计业业务全全部处处理完完毕之之后，，就可可以进进行期期末结结账了了。系系统的的数据据处理理都是是针对对于本本期的的，要要进行行下一一期间间的处处理，，必须须将本本期的的账务务全部部进行行结账账处理理，系系统才才能进进入下下一期期间。。在期末末处理理窗口口中单单击【【期末末结账账】按按钮，，系统统进入入结账账处理理界面面。注意：：系统在在过账账之前前要对对账务务处理理进行行常规规性检检查，，必须须将本本期间间的所所有会会计凭凭证及及业务务资料料全部部输入入了并并且过过账之之后才才能结结账。。如果果系统统发现现本期期内还还有未未过账账的记记账凭凭证，，系统统会发发出警警告，，然后后中断断结账账。65结束语:思考与回顾顾一下我们们在这节都都学习了哪些些内容？谢谢！66谢谢1月月-2304:07:2904:0704:071月月-231月月-2304:0704:0704:07:291月-231月-2304:07:292023/1/54:07:299、静夜四无无邻，荒居居旧业贫。。。1月-231月-23Thursday,January5,202310、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。04:07:3004:07:3004:071/5/20234:07:30AM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。1月-2304:07:3004:07Jan-2305-Jan-2312、故人江海别别，几度隔山山川。。04:07:3004:07:3004:07Thursday,January5,202313、乍乍见见翻翻疑疑梦梦，，相相悲悲各各问问年年。。。。1月月-231月月-2304:07:3004:07:30January5,202314、他乡生白白发，旧国国见青山。。。05一月月20234:07:30上上午04:07:301月-2315、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。一月234:07上上午午1月-2304:07January5,202316、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2023/1/54:07:3004:07:3005January202317、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。4:07:30上上午4:07上上午04:07:301月-239、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。1月-231月-23Thursday,January5,202310、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。04:07:3004:07:3004:071/5/20234:07:30AM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。1月-2304:07:3004:07Jan-2305-Jan-2312、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份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