OHSMS管理体系文件编写

领导和同志们

好！GB/T28001-2001管理体系培训GB/T28001-2001管理体系培训

管理体系文件编写主讲:国家注册高级咨询师肖礼先第一节概述文件包括信息及其承载媒体。管理体系文件是组织的管理体系的载体，是组织沟通意图、统一行动的工具。编写文件是一个组织贯彻、实施管理体系标准，建立管理体系的重要基础工作，是一项增值的活动。管理体系文件的编制是组织建立管理体系的重要过程之一。一.

与文件有关的术语和定义

1.文件：信息（有意义的数据）及其承载媒体。2.管理手册：规定组织管理体系的文件。3.程序文件：含有程序(为进行某项活动或过程所规定的途径)的文件。4.规范：阐明要求的文件。5.记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动(已从事的活动)的证据的文件。6.管理计划：对特定的项目、产品、过程或合同，规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文件。二.

管理体系文件的作用

1.详尽描述管理体系要求；2.确保过程的重复性和一致性；3.确定组织的管理方针、管理目标；4.规定组织各职能各层次的职责与权限；5.使管理者和员工达成共识；6.向相关方证实组织的能力；7.提供符合性的客观证据；8.为管理体系审核提供依据和客观证据；9.保证管理体系的完整性、连续性和持续改进。四.管理体系文件的范围

1.管理方针和管理目标；2.管理手册；3.程序文件；4.作业指导书；5.规范；6.记录(表格)；

7.外来文件；

8.其他文件：如管理计划、生产工作计划、

应急预案、内部沟通文件等。五.

管理体系文件编写的基本要求

1.法规性①符合管理体系标准的要求；②符合适用法律法规和其他要求；③符合组织活动、产品或服务的特点和运营实际；④符合一体化管理的要求；2.层次性和规范性；3.实用性、有效性和充分性；4.动态性。六.

编写依据

1.管理体系标准；2.相关法律、法规和其他要求；

3.组织现行操作惯例、规章、制度，如规范和作业指导；

4.现有其它相关管理体系文件(手册、程序文件、作业文件)。

七.文件编写基本原则1.写组织应做的——组织应该做的要写到

文件必须符合GB/T28001-2001的要求、适用的法规和其他要求。2.做文件所写的——文件写的要做到

（做不到的要知道）

文件必须具有可操作性，与组织的活动、产品或服务特点相结合。3.记组织所做的——做过的要作好记录

文件必须具有条理性，做什么、记什么描述清楚。4.文件应具有系统性、逻辑性和规范化5.与其他相关的管理体系文件相协调八.编写体系文件的基本活动（示例）：

a)进行适用的管理体系标准以及文件编制培训；b)对危险源及风险进行识别、评价及控制策划；c)收集确认适用的法律法规及其它要求；d)收集现有管理体系和过程的数据；

e)列出现有适用的管理体系文件，确定其可用性；f)从运作部门寻求并获得其他源文件或引用文件；g)

对管理体系文件进行策划，确定文件要求；h)编制覆盖管理体系范围所有过程的流程图；i)分析流程图识别可能的改进并实施；j)使用其他适宜的方法完成管理体系文件；k)确认、评审和批准这些文件。九.编写步骤1.策划①调查分析析管理现②确定文件结构和清单③确定体系结构图、职能分配表④确定文件格式2.起草文件3.评审、修改、定稿。4.报批。第二节管理体系文文件的策划划管理体系文文件的策件编写的基础：一.确定体系文件结构和层次二．初始评审三.确定组织结构和职能分配一.确定体体系文件结结构和层次次根据ISO10013质量手册编制指南中的建议议二．初始评评审初始评审是是组织建立立管理体系系的基础。。目的是：：1.明确适适用于组织织的法律、、法规及其其他要求、、以往的符合性；2.识别组组织的产品品、活动或或服务过程程及其中的的危险源，，并进行风险险评价和风风险控制策策划；3.评审现现有的组织织机构、职职责划分以以及现有职职业健康安安全管理制度度、惯例和和程序的适适用程度和和有效性；；4.明确相相关方的观观点和要求求；5.为文件的编编写提供依依据三.确定定组织结构构和职能分分配1.管理体体系的建立立、保持，，职业健康康安全行为为的规范管管理，通过过职能部门门去实施2.合理分配各各职能部门门的职能和权限是体体系实施有有效性的基基础3.确定管理体体系结构和和职能分配配的文件形式式、沟通形形式。第三节文文件编写写的实施一.管理方方针、目标标的制定二.管理手手册的编写写三.程序文文件的编写写四.作业文文件的编写写一.管管理方针、、目标的制制定管理体系管理方针规规定了组织织在职业健健康安全方面的总总的宗旨和和方向，目目标明确了了在职业健健康安全方面面所追求的的目的，是是建立、实施施和改进管理体系的的主要依据据。因此，编编制管理体体系文件时必须制定定方针和目目标。管理方针、、目标可以以单独形成成文件，也也可以作为管理手册册的一部分。。1.管理方方针目标的的制定依据据a)管理体系标标准对方针针、目标的的要求；b)相关的法律律法规与其其他要求；；c)初始职业健健康安全评评审的结果果（不可承受风险））；d)组织的技术术、财务、、运行和经经营状况和要求；e)相关方的观观点和要求求。2.制定步步骤和应注注意的问题题(1)制定定步骤a)情况调查b)调查结果析析研究c)提出管理方方针（员工工参与）、、目标草案案，报最高管理理者批准。。d)在相关职能能和层次上上建立目标标(2)应注注意的问题题a)口号式方针针b)广告式方针针c)照抄其他组组织的方针针对管理方针针的几点说说明a)一个符合（组织的性质、特点、规模）；b)两个承诺（遵守法律、持续改进）。2)方针管理要求：a)员工参与制定与评审；

b)形成文件并实施；c)定期评审适宜性；d)传达到全体员工，明确其义务和责任；e)相关方可获取。对管理目标标的几点说说明目标的制定定：(1)根据方针提提出的框架架、企业重重大风险的的性质和特点点(总体目标)；(2)根据不可接接受风险(具体目标：：SMRAT)；S—具体；M—可测量；R—可实现；A—定位(职能和层次次)；T—有时限。目标的实现现：(1)有些目标可可通过程序序文件、规规章制度、、安全操作规规范等日常常运行控制制的风险管管理来实现；；(2)有些目标需需要制定并并实施管理理方案，消消除或降低风风险来实现现。3.管理方针示示例（Ⅰ）员工是公司司最宝贵的的资源，健健康与安全全，既是公公司的规定，，更是企业业的文化。。在安全生产的前提提下，为顾客提供供世界级高高质量产品品和服务，，我公司将将通过不懈努力和和持续改进进实现如下下承诺：1)贯彻“健康康与安全第第一”的原原则，遵守守适用的法律法规及及其他要求求；2)强化设施设设备及化学学品的管理理，不断降降低风险，杜绝重大以以上责任事事故的发生生；3)实施标标准化化管理理，制制定有有效的的工作作程序序和标标准，，通过过过程控控制和管理理方案案的实实施来完成成预定定的目标；；4)为员工工和外外来人人员提提供安安全培培训和和指导导；5)创造安安全的的工作作环境境，不不断提提高职职业健健康安安全绩效。。3.管理方方针示示例（（Ⅱ-XX烟草专专卖）遵守相相关法法律法法规，，规范范卷烟烟经营营行为为；突出健健康安安全意意识，，坚持持人企企和谐谐为本本；注重科科学发发展理理念，，追求求上善善若水水目标标。方针内内涵（Ⅱ-续）遵守相相关法法律法法规，，规范范卷烟烟经营营行为为以法律律法规规为准准绳，，开展展各项项经营营管理理活动动，将将法律律法规规的具具体要要求渗渗透到企企业的的各项项管理理中，，加强强专卖卖管理理执法法，规规范烟烟草市市场秩秩序，，确保保行政政执法公公平、、公正正、公公开，，规范范企业业管理理，强强化企企业内内部监监管，，满足足市场场需求，控控制经经营活活动，，确保保各项项经营营管理理活动动有序序、有有理、、有效效、有有利开开展。。突出健健康安安全意意识，，坚持持人企企和谐谐为本本坚持以以人为为本思思想，，树立立安全全、健健康意意识，，关注注对员员工身身体负负面影影响或或伤害因因素。。提供供适宜宜的劳劳动条条件和和劳动动保护护，保保证员员工及及相关关方人人员的的安全全和健康康，追追求企企业经经营效效益与与员工工人身身尊严严的和和谐统统一，，树立立良好好的社社会形形象。注重科科学发发展理理念，，追求求上善若若水目标企业管管理科科学化化，内内部运运行规规范化化，重重视细细节管管理，，坚持持科学学发展展观，，敬业务务实，，不断断解放放思想想、更更新理理念，，确保保企业业持续续、稳稳定、、健康康发展展。企企业追求求以不争争之德德，容容人长长短，，以通通变之之能，，迂回回前行行，以以处下下之姿姿，谦谦逊而实际际的最最佳德德行；；员工实实现睿智、宁静静、执执著、、变通通、务务实、、儒雅，与人人为善的的个性性品质质。3.管理方方针示示例（（Ⅲ-XX烟草专专卖）遵守法法规，，造就就令行行禁止止团队队；预防为为主，，落实实安全全健康康责任任；严格控控制，，降低低安全全健康康风险险；加强培培训，，提高高全员员风险险意识识；以人为为本，，形成成关爱爱生命命共识识；全员参参与，，持续续改进进体系系业绩绩。4.管理目目标示示例(1)XX专卖局局职业业健康康安全全管理理目标标：(1)每年一一般事事故≤1，杜绝绝重、、特大大安全全责任事故故。(2)年工伤伤事故故控制制率低低于2‰，杜绝绝重伤伤和死亡事事故发发生。。(3)杜绝火火灾、、道路路交通通责任任事故故的发发生，，严防被盗盗抢案案件发发生。。(4)不发发生生群群体体职职业业中中毒毒事事件件。。4.管理理目目标标示示例例(2)1、职职业业健健康康安安全全总总体体目目标标：：力争争实实现现：：零零事事故故、、零零伤伤害害、、零零损损失失、、零零投投诉诉2、长长期期目目标标：：a、每每年年一一般般事事故故≤≤1，杜杜绝绝重重、、特特大大安安全全事事故故；；b、年年工工伤伤事事故故率率低低于于2‰‰，杜杜绝绝重重伤伤和和死死亡亡事事故发发生生；；c、杜杜绝绝火火灾灾事事故故；；d、杜杜绝绝道道路路交交通通重重大大以以上上责责任任事事故故发发生生；；e、不不发发生生群群体体食食物物中中毒毒事事件件；；f、员员工工和和其其它它相相关关方方投投诉诉为为零零。。3、年年度度目目标标见见当当年年《年度度职职业业健健康康安安全全管管理目目标标》。二.管理理手手册册的的编编写写管理理手手册册是是根根据据OHSMS标准准和和规规定定的的OHS方针针、、目目标标来来描描述述组组织织的的管管理理体体系系，，向向组组织织内部部和和外外部部提提供供关关于于管管理理体体系系一一致致信信息息的的文文件。。管管理理手手册册的的编编制制过过程程，，是是建建立立管管理理体体系系的重要过过程。管理手册册在详略略程度和和编排格格式上可可以不同，但但不可以以没有。。1.编写目目的及管理手手册的作用(1)贯彻落落实组织的管管理方针和管管理目标(2)使组织织的管理体系系有效的运行行(3)管理手手册是管理体体系审核的依依据(4)保持管管理体系的连连续性和完整整性(5)证实组组织对所选定定的管理体系系标准的符合性(6)管理体体系认证注册册的依据。2.管理手手册的编写要要求(1)指令性性(2)系统性性(3)先进性性(4)可行性性(5)有效性性3．管理手册册的策划(1)确定管理手册册的形式(2)管理手册的内内容(3)编写管理手册册的要点(4)确定管理手册册总体结构和和目录(5)确定程序文件件、三级文件件清单(1)确定管理手册册的形式a)汇编型管理手手册b)单一型管理手手册组织采用哪种种型式取决于于组织的规模模、活动和重要危险源相关情况。(2)管理手册的内内容a)方针、目标、、指标b)影响职业健康康安全管理、、运行、审核核和评审工作作的岗位职责、、权限和相互互关系；c)程序文件的说说明和查询途途径；d)手册的评审、、修改和控制制规定。附录：1)重要危险源清清单；2)企业活动区域域平面布局图图(含重要危险源源分布)2)适用的法律法法规和其他要要求清单；3)程序文件清单单。(3)编写管理手册册的要点(1)手册开头,其内容一般如如下：1)手册颁布令；；2)管理者代表的的任命书；3)职业健康安全全员工代表；；4)管理方针、、目标；4)组织简介。。(2)手册正文，，主要内容容包括：1)主题内容与与适用范围围：2)引用文件；；3)术语语与与定定义义；；4)管理理体体系系要要素素。。编写写手手册册正正文文时时应应注注意意下下列列事事项项1)无程程序序支支持持的的要要素素,其过过程程尽尽量量在在手手册册中中叙叙述述清清楚楚；；2)有程程序序支支持持的的要要素素，，简简要要描描述述，，详详见见程程序序；；3)需要要的的支支持持性性信信息息应应提提供供文文件件查查询询途途径径；；4)简明明易易懂懂，，专专用用名名词词最最好好不不更更改改；；5)按标标准准要要求求写写，，尽尽量量贴贴近近组组织织的的实实际际操操作作情情况况。(3)手册附录1)组织结构图、、职能分配表表；2)重要危险源清清单；3)重要危险源分分布图；4)适用的法规清清单；5)程序文件清单单。(4)管理手册的编编写方法1.以回答体系标标准要求的形形式直接叙述述，如：4.2职业健康安全全方针4.2.1总则职业健康安全全方针确定了了特车部在职职业健康安全全管理方面的宗旨和方向向……4.2.2方针内容要求求4.2.3方针的管理要要求4.2.4职业健康安全全方针及涵义义2.用程序文件的的格式进行编编写，如：4.2职业健康安全全方针1.目的2.范围3.要求(内容的主体部部分)3.1方针制定的权权限规定3.2方针的制定应应考虑的问题题3.3方针的内容要要求3.4方针的发布、、传达、实施施3.5方针的评审4.主要相关文件件及记录(5)确定管理手册册总体结构和和目录管理手册目录录（示例））01封面02手册发发布令03管理者者代表任命书书04职业健健康安全员工工代表05组织情况简介介06管理方针和管管理目标07管理手册目录录以下按体系标标准条款的编编号(1-8)编序（略）附：管管理手手册附附录（（示示例））附录1组组织织管理理体系系组织织结构构图2管管理理体系系职能能分配配表3组组织织管辖辖范围围平面面图（（建筑筑物布局、重重要危险源源分布）4程序文件清清单5管理手册的的管理说明明6重要危险源源清单7管理方案一一览表8适用的法律律法规清单单管理体系组组织结构图图管理体系组组织结构图图（分析）职业健康安安全管理体体系职能分分配表三.程序序文件的编编写程序——为为进行某项项活动所规规定的途径径，程序可形成文文件，也可可以不形成成文件。管理体系程程序文件的的数量，必必须考虑在满足标准要求的的基础上,再根据组组织的具体体条件(人人员素质、产品品、过程、、环境因素素、健康安安全风险)确定。(1)管理理体系标准准对程序文文件的要求求ISO/TR10013:2001对程序文件件的要求a)结构和格式式组织应的程程序文件的的结构和格格式做出规规定。程序序文件应当包包括必要的的信息并且且应当具有有唯一性标标识。程序文件可可引用作业业指导书。。b)内容①标题、②目的、③范围、④职责和权限限、⑤活动的描述述、⑥记录、⑦附录。c)评审、批准准和修订d)更改的标识识(2)管理理体系程序序文件内容容的要求a)进行该项活活动的目的的、范围和和参与活动动人员的职责与与权限；b)每项活动过过程中，各各环节所需需要的资源源及其相互之间间的接口关关系；c)规定活动的的各个环节节如何实施施控制；d)规定活动各各个环节的的要求（5W1H）；e)规定活动各各环节需要要注意的问问题、应采采取的措施或应应执行的其其他程序等等。(3)程序文件件的编写写要求a)每一个程程序文件件都应包包括管理理体系的的一个逻逻辑上独独立的部分；；b)程序文件件应针对对各项活活动的目目标和执执行作出出的规定定；c)程序文件件的范围围和详细细程度应应取决于于工作的的复杂程程度、所用用的方法法以及这这项活动动涉及人人员所需需的技能能、素质和培培训程度度；d)每一职业业健康安安全管理理体系程程序都应应能回答答5W1H；e)所有程序序文件都都应简练练、明确确和易懂懂，并具具有可操操作性和可检检查性；；f)应以相同同的结构构和格式式编排每每一个程程序文件件。(4)程序文件件的结构构a)程序文件件的名称称b)编号c)目的d)范围e)职责f)工作程序序

g)相关文件

h)记录程序文件件的结构构和编写写要求1.统一程序序文件的的结构；；统一编编号2.程序文件件的一般般结构及及各部分分的编写写要求：：①名称：：《XXXX控制程序序》或《XXXX管理程序序》②目的：运行此程程序目的的，即从从事控制制(管理)此项活动动(过程)的目的③范围：：程序适用用的控制制(管理)活动(过程)的范围④职责：实施此程程序的相相关职能能部门(单位)的职责、、权限和和接口关关系（a.最高管理理层的分分工可不不在此写写，内审审、管评评除外；；b.不要把做什么、、如何做做写在此此处；c.应明确程程序的归归口管理理部门和和相关部门））⑤工作程序序：程序文件件的主体体，必须须体现5W1H(6W1H)———Who、Why、When、Where、What、Which、How(谁做、为为什么做做和为什什么这样样做、什什么时间、、什么地地点、做做什么、、做哪一个个、如何做做--如何控制制及要达到的要要求、形形成的记记录、例例外情况况的处理理措施等等)程序文件件的结构构和编写写要求(续1)应对运行行此程序序所执行行的标准准、文件件，运行行过程中中应形成的记记录等，，给予描描述。描描述要逻逻辑性强强，一般般按过程程顺序，连连续不跳跳越，自自然流畅畅、接口口清楚，，做什么么、形成成什么记录录自然引引出。注注意：Who和What必须与““④职责”相一致。。⑥相关文件件：在“⑤工作程序序”中所所涉及的的需要执执行和需需要遵循循的文件或标标准，在在此列出出目录，，使执行行者明确确此程序序的运行需要执执行和需需要遵循循的文件件或标准准。⑦记录：在“⑤工作程序序”中提提出的程程序运行行过程所所需形成成的记录，在在此列出出清单。。“⑥相关文件件”和““⑦记录”易易出现的的问题是是与“⑤工作程序序”不能能相呼应应。程序文件件中“⑤工作程序序”的三种种形式1.纯文字描描述2.过程流程程图加说说明或注注释3.文字描述述加过程程流程图图三种形式式各有优优缺点。。(5)程序文件件编写的的实施a）统一策策划，统统一格式式，统一一步骤；；b）确定程程序文件件针对的的要素、、活动或或过程；；c）正确区分分程序文文件和三三层文件件；d）采取谁谁执行谁谁编写的的原则；；e）专人把把关，统统一风格格；f）定稿、、审批和和发布实实施。四.作作业文件件的编写写作业文件件（三层层次文件件）包括括：a)管理标准准或制度度；b)工作标准或岗岗位说明；c)技术标准或技技术规范；d)作业性文件或或作业指导书书、应急预案（计划）、操作规程、工工艺流程；e)记录表式（表表格）等。1.记录（表表格或样张））的编写（1）管理体体系所需要的的记录a)适用的法律法法规及其他要要求信息；b)投诉记录；c)培训记录；d)过程信息和产产品信息；e)重要环境因素素、危险源信信息；f)检查、维护、、校准信息；；g)有关供方、承承包方信息；；h)不符合、事故故报告；i)应急准备与响响应信息；j)审核结果和管管理评审；k)纠正、预防措措施信息。（2）记录表表式设计与程程序文件和三三级文件的编编写应同时进行行。1.记录（（表格或样张张）的编写(3)通常记录表格格应有“序号””和“备注””栏。应包括：名名称、、编编号号、、顺顺序序号号（（流流水水号号）），，记记录录的的项项目目，，记记录录相关关人人员员（（填填写写、、会会签签、、审审批批）），，记记录录时时间间，，记记录录单位位名名称称等等。。(4)应注注意意一一表表多多用用，，尽尽量量减减少少表表格格的的数数量量。。(5)记记录录的的编编制制要要求求①充充分分性性和和必必要要性性②②标标准准化化和和规规范范化化③经经济济性性和和实实用用性性④④记记录录的的标标识识(6)记录录的设设计编编制步步骤①学习习设计计编制制记录录的指指导性性文件件；②记录录的设设计编编制；；③记录录的校校审；；④批准准发布布。2.管管理理方案案的编编写管理方方案是是《职职业健健康安安全管管理体系系—规规范》》4.3.4要要素素提出出的“组织应应制定定并保保持职职业健健康安安全管理方方案，，以实实现其其目标标。”中中延引而来来，《《质量量管理理体系系—要要求》》中，没没有提提出管管理方方案的的概念念，有有时以““新建建项目目”的的形式式出现现。2.管管理理方案案的编编写(1)管理理方案案的编编写时时机①对““无法法”或或“很很难””通过过程序序、操操作规规范和和规章制度度的实实施实实现管管理的的目标标和指指标时时；②实现现管理理目标标指标标的条条件不不充分分、不不完善善时；；③出现现重大大事故故、事事件，，经原原因分分析，，认为为需要通过过管理理方案案消除除其原原因时时；④对管管理体体系改改进，，需增增补改改造、、改善善实现现条件时；⑤在外部部审核发发现的由由于硬、、软件条条件不充充分而发生不不符合时时。2.管管理方案案的编写写(2)管管理方案案的内容容和编写写方法①管理方方案的三三要素：：a)实现目标标(实施管理理方案)的责任部部门