Office教程下册项目四Oulook使用技巧

Office2010教程（进阶篇）

本项目旨在帮助用户认识MicrosoftOutlook的功能及使用的方法，它是目前较典型的电子邮件和信息管理软件，学习和掌握Outlook的使用方法和使用技巧，可以加强对邮件的使用和管理，让我们的工作变得井然有序。2项目四Outlook使用技巧为什么要进行邮件管理

Outlook帐户设置课堂任务一课堂任务二操作一为什么要使用MicrosoftOutlook操作二什么是企业邮箱与普通邮箱操作一邮件所需协议操作二设置新浪邮箱帐户操作三多邮箱管理的设置3项目四Outlook使用技巧邮件管理课堂任务三操作一邮件的使用规范操作二如何发送邮件操作三如何转发邮件操作四邮件的分类管理操作五如何备份与恢复邮件4联系人管理课堂任务四操作一新建联系人操作二新建联系人组操作三导出联系人和通讯组的地址簿操作四导入联系人和通讯组的地址簿项目四Outlook使用技巧

为什么要进行邮件管理课堂任务一操作一为什么要使用MicrosoftOutlook1、MicrosoftOutlook功能介绍

2、使用Outlook进行邮件管理的必要性51、企业邮箱2、普通邮箱操作二什么是企业邮箱与普通邮箱1、MicrosoftOutlook功能介绍62、使用Outlook进行邮件管理的必要性7Outlook的三大优点：方便快捷安全为什么要对邮件进行管理？有何必要？现代网络办公加强了人与人之间的信息交流，越来越多的业务需要在网络上进行，面对大量的邮件和繁琐的业务，我们必须借助于适当的工具来管理和维护我们的邮箱和邮件，提高工作效率和质量。使用Outlook进行邮件管理有何优势？方便、快捷、安全。81、企业邮箱91、企业邮箱10使用“企业邮箱”的优点：企业形象展示，企业对外宣传介质。企业使用更加个性化、自由度高。企业可设立邮件组，更大限度地方便内部沟通。2、普普通邮邮箱11新浪普普通邮邮箱2、普普通邮邮箱12搜狐狐普普通通邮邮箱箱2、、普普通通邮邮箱箱13网易易普普通通邮邮箱箱2、、普普通通邮邮箱箱14普通通邮邮箱箱的的不足足：在企企业业业业务务处处理理中中使使用用普普通通邮邮箱箱不不能能展展示示企企业业的的形形象象和和品品质质。。普通通邮邮箱箱的的技技术术不不一一，，存存在在兼兼容容性性问问题题。。普通通邮邮箱箱经经常常会会收收到到大大量量的的垃垃圾圾邮邮件件。。普通通邮邮箱箱安安全全性性较较低低，，不不便便于于保保护护公公司司内内部部和和个个人人资资料料的的安安全全。。个人人邮邮箱箱与与企企业业邮邮箱箱的的最最大大不不同同是是什什么么？？按照照企企业业自自有有域域名名的的邮邮箱箱：：name@企业业域域名名。。可自自行行管管理理、、自自由由分分配配、、命命名名的的邮邮箱箱能更更多多，，空空间间容容量量更更大大，，大大大大提提高高企企业业邮邮箱箱的的稳稳定定高高效效性性，，反反垃垃圾圾反反病病毒毒性性能能更更强强，，邮邮件件收收发发速速度度更更快快。。企业业使使用用企企业业邮邮箱箱对对企企业业自自身身有有何何好好处处？？A、全全面面体体现现企企业业形形象象以以企企业业域域名名（（如如abc#com）为为邮邮箱箱后后缀缀，，所所有有员员工工邮邮箱箱均均为为““abe@企业业域域名名””，，树树立立统统一一的的企企业业形形象象，，方方便便企企业业形形象象推推广广，，邮邮箱箱用用户户名名可可以以采采用用员员工工姓姓名名，，便便于于记记忆忆。。B、克克服服员员工工流流动动影影响响员员工工离离职职，，企企业业邮邮箱箱可可以以顺顺利利收收回回，，从从而而将将所所有有业业务务联联系系保保留留和和延延续续下下来来。。若若日日常常工工作作使使用用个个人人邮邮箱箱，，员员工工离离职职不不会会上上缴缴，，客户户可能能仍仍然然与与其其个个人人邮邮箱箱联联系系而而被被一一起起带带走走。。C、便便于于企企业业管管理理可可以以根根据据企企业业需需要要自自主主开开设设企企业业邮邮箱箱，，可可自自由由命命名名、、分分配配容容量量、、分分组组、、群群发发、、设设定定功功能能限限制制等等，，方方便便企企业业的的统统一一管管理理。。D、增增强强内内部部信信息息沟沟通通和和协协同同办办公公能能力力利利用用企企业业邮邮箱箱的的部部分分高高级级功功能能可可实实现现来来信信自自动动分分拣拣，，对对常常见见咨咨询询问问题题自自动动解解答答等等，，提提高高工工作作效效率率，，增增进进内内部部信信息息沟沟通通和和协协同同办办公公能能力力。。E、优优于于个个人人邮邮箱箱的的安安全全性性、、稳稳定定性性和和服服务务品品质质企企业业邮邮箱箱在在安安全全性性、、稳稳定定性性以以及及防防病病毒毒、、反反垃垃圾圾邮邮件件功功能能方方面面远远高高于于个个人人邮邮箱箱，，有有专专门门的的售售后后服服务务支支持持，，服服务务品品质质更更适适于于企企业业商商务务应应用用。。F、有有助助于于网网上上推推广广和和产产品品宣宣传传当当收收到到一一封封陌陌生生邮邮件件，，根根据据来来信信域域名名查查询询网网站站是是个个初初步步了了解解对对方方的的好好方方法法。。有有了了企企业业邮邮箱箱，，日日常常通通信信中中即即可可毫毫不不费费力力附附带带宣宣传传自自己己。。G、企企业业邮邮箱箱现现在在的的最最大大容容量量达达到到无无限限存存储储,是个人邮箱不不能比的H、其他增值服服务：手机收收发邮件、高高级反垃圾防防病毒、邮件件到达短信通通知、邮件传传真，邮件监监控，邮件备备份还原等15认识Outlook的基本功能认识到使用Outlook的必要性16掌握企业邮箱箱与普通邮箱箱的不同本节内容认识邮件协议议学习邮箱的配配置方法17掌握多邮箱管管理设置下节内容Outlook帐户设置课堂任务二操作一邮件所需协议议1、邮件协议议介绍操作二设置新浪邮箱箱帐户1、开启新浪邮邮箱服务器的的发送接收协协议2、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户18操作二多邮箱管理的的设置1、Outlook的多邮箱管理理功能1、认识邮邮件协议什么是邮件协协议？

邮件件协议有何作作用？191、认识邮邮件协议20邮件协议有哪哪些，分别作作用是什么？？SMTP（SimpleMailTransferProtocol）即简单邮件件传输协议,它是一组用于于由源地址到到目的地址传传送邮件的规规则，由它来来控制信件的的中转方式。。SMTP协议属于TCP/IP协议族，它帮帮助每台计算算机在发送或或中转信件时时找到下一个个目的地。通通过SMTP协议所指定的的服务器,就可以把E－mail寄到收信人的的服务器上了了，整个过程程只要几分钟钟。SMTP服务器则是遵遵循SMTP协议的发送邮邮件服务器，，用来发送或或中转发出的的电子邮件。。POP3(PostOfficeProtocol3)即邮局协议的的第3个版本,它是规定个人人计算机如何何连接到互联联网上的邮件件服务器进行行收发邮件的的协议。它是是因特网电子子邮件的第一一个离线协议议标准,POP3协议允许用户户从服务器上上把邮件存储储到本地主机机（即自己的的计算机）上上,同时根据客户户端的操作删删除或保存在在邮件服务器器上的邮件,而POP3服务器则是遵遵循POP3协议的接收邮邮件服务器,用来接收电子子邮件的。POP3协议是TCP/IP协议族中的一一员，,由RFC1939定义。本协议议主要用于支支持使用客户户端远程管理理在服务器上上的电子邮件件InternetMailAccessProtocol（交互式邮件件存取协议））IMAP是斯坦福大学学在1986年开发的研发发的一种邮件件获取协议。。它的主要作作用是邮件客客户端（例如如MSOutlookExpress)可以通过这种种协议从邮件件服务器上获获取邮件的信信息，下载邮邮件等。当前前的权威定义义是RFC3501。IMAP协议运行在TCP/IP协议之上，使使用的端口是是143。它与POP3协议的主要区区别是用户可可以不用把所所有的邮件全全部下载，可可以通过客户户端直接对服服务器上的邮邮件进行操作作。211、开启新新浪邮箱服务务器的发送接接收协议要使用Outlook作为邮件客户户端，进行邮邮件的收发，，就必须首先先开启相应邮邮件服务器的的相应服务。。是不是所有的的邮件

服务务器都需要手手动

开启服服务？222、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户初次使用Outlook时，会自动弹弹出下面配置置向导：单击“下一步步”进入配配置过程232、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户Step1：选择是否配配置Outlook单击“是”进进入

下一步步242、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户Step2：输入个人电电子邮件帐户户信息输入E-mail相关信息后后，单击“下下一步”进行行

联机服务务器252、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户Step3：联机搜索服服务器262、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户Step3：联机搜索服服务器出错若出现该信息息，需要返返回上一步进进行手动设置置272、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户Step4：手动配置Outlook客户端282、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户Step5：选择“Internet电子邮件”单击“下一步步”

进入详详细配置292、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户Step6：详细输入E-mail相关信息信息输入完毕毕

后，单击击该按钮进行行

帐户测试试302、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户Step7：测试出错312、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户操作二设置新浪邮箱箱帐户Step8：修正错误单击“其他设设置”，进进行服务器验验证设置322、在Outlook中配置新浪电电子邮件帐户户操作二设置新浪邮箱箱帐户Step9：配置成功33为什么要进行行帐户配置？？若不进行帐户户配置，则Outlook中没有用户E-mail信息，如用户户名、E-mail、密码等收发发邮件必备的的信息，Outlook就不能进行邮邮件的收发操操作，因此帐帐户配置至关关重要。当帐户配置不不成功，可能能存在哪些方方面的原因？？若帐户配置不不成功，可能能存在以下原原因：网络是否通畅畅邮件服务器协协议是否开启启客户端端配置置信息息输入入是否否有误误配置过过程是是否有有误341、添添加加帐户户，实实现多多邮箱箱管理理35Outlook具备多邮箱箱管理理功能能，我们们可以以把日日常工工作中中的多多个邮邮箱都都在Outlook中进行行管理理，这这样当当我们们打开开Outlook软件时时可以以方便便的查查看所所有邮邮箱的的信件件单击““添加加帐户户”1、添添加加帐户户，实实现多多邮箱箱管理理36多帐户户侧边边栏掌握邮邮件协协议掌握新新浪邮邮箱客客户端端的配配置方方法37掌握多多邮箱箱管理理方法法本节内内容38邮件使使用规规范如何发发送、、转发发邮件件邮件的的备份份与恢恢复邮件分分类管管理下节内内容邮件管管理课堂任任务三三操作一一邮件的的使用用规范范1、发发送邮邮件的的准备备工作作3、如如何发发送一一封普普通的的邮件件4、如如何发发送一一封特特别的的邮件件5、幻幻灯片片设计计的其其他因因素操作二二如何发发送邮邮件39操作三三如何转转发邮邮件1、巧用用邮件件署名名3、活用用分类类发送送件4、规范范邮件件主题题1、单邮邮件转转发2、多邮邮件转转发邮件管管理课堂任任务三三1、什么么是邮邮件的的快速速步骤骤？2、如何何创建建快速速步骤骤3、邮件件规则则——邮件的的分类类存放放管理理4、如何何创建建简单单邮件件规则则5、如何何使用用Outlook的邮件件搜索索40操作四四邮件的的分类类管理理操作五五如何备备份与与恢复复邮件件1、什么么时候候需要要备份份邮件件3、邮件件自动动存档档4、邮件件的导导出和和导入入1、巧巧用用邮件件署名名没有署署名，，会产产生很很多多麻烦烦！411、巧巧用用邮件件署名名更完整整的签签名，，更更方便便沟通通！422、活活用用分类类发送送发送：：我们们希望望对方方给我我们回回信；；抄送：：我们们希望望对方方知道道，收收信者者可以以不会会信；；密送：：不让让其他他收信信者看看到的的收信信者；；433、规规范范邮件件主题题区别上上下两两种邮邮件主主题题的效效果，，你认认为为哪种种更好好？444、规规范范附件件命名名规则则第二附附件的的命名名更有有利利于信信息的的分类类与管管理理455、巧巧用用后续续标志志使用该功功能可以以对重要要事情、、邮件、、计划进进行提醒醒和标志志，以防防止错过过重要的的邮件和和重要事事情46抄送与密密送有何何不同？？我们只希希望对方方知道信信件内容容，收信信者可以以不回复复信件，，抄送人人E-mail其他人均均可见；；而密送送人E-mail，其他人人均不可可见。邮件后续续标志有有何作用用？使用该功功能可以以对重要要事情、、邮件、、计划进进行提醒醒和标志志，以防防止错过过重要的的邮件和和重要事事情471、发发送邮件件的准备备工作设置邮件件签名邮件签名名有何作作用？481、发发送邮件件的准备备工作选用邮件件信纸单击“主主题”按按钮进进行信纸纸的选择择491、发发送邮件件的准备备工作选用邮件件信纸选用信纸纸后的邮邮件效效果502、如如何发送送一封普普通的邮邮件创建邮件件进入“开开始”功功能区，，

单击击“新建建电子邮邮件”发送邮件件窗口，，等待输输入邮邮件内容容512、如如何发送送一封普普通的邮邮件填写收件件人和抄抄送人可以单击击“收件件人”按按钮选选择收件件人522、如如何发送送一封普普通的邮邮件添加邮件件主题、、邮件内内容、附附件以及及发送邮邮件注意附件件文档的的命名方方法单击“发发送”按按钮，发发送邮邮件533、如如何发送送一封特特别的邮邮件【案例】】国庆长假假单位组组织员工工外出旅旅游，安安排菁菁菁征求大大家的意意见，选选项为““黄山、、九华山山、九寨寨沟”的的三个旅旅游景点点中的哪哪一个最最受欢迎迎信件的个个性化设设置——在邮件中中插入投投票543、如如何发送送一封特特别的邮邮件信件的个个性化设设置——在邮件中中插入投投票单击“使使用投票票按钮””

进行行投票设设置553、如如何发送送一封特特别的邮邮件信件的个个性化设设置——在邮件中中插入投投票选择投票票投票结果果确认563、如如何发送送一封特特别的邮邮件信件的个个性化设设置——请求回执执【案例】】当我们发发出邮件件，总希希望了解解对方是是否已经经收到，，Outlook提供了请请求回执执功能，，能帮我我们解决决这个问问题？573、如如何发送送一封特特别的邮邮件信件的个个性化设设置——请求回执执回执类型型：请求送达达回执请求已读读回执回执可以以解决以以上问问题583、如如何发送送一封特特别的邮邮件信件的个个性化设设置——请求回执执投票结果果确认593、如如何发送送一封信件的个个性化设设置——请求回执执收件人回回执效果果603、如如何发送送一封特特别的邮邮件信件的个个性化设设置——设置约会会【案例】】Outlook提供了约约会提醒醒功能，，以便于于及时提提醒工作作繁忙人人员约会会或事件件的处理理，那么么如何设设置呢？？613、如如何发送送一封特特别的邮邮件信件的个个性化设设置——设置约会会62如何才能能知道收收件人，，什么时时候收到到信件、、阅读信信件？设置回执执，分别别设置送送达回执执和已读读回执。。如何设置置意见征征询邮件件？设置邮件件投票即即可完成成，意见见征询。。631、单单邮件转转发在“收件件箱”中中单击需需要转转发的邮邮件，再再单击击“转发发”按钮钮642、多多邮件转转发只需同时时选择需需转发发的多个个邮件65一封邮件件能同时时转发给给多人吗吗？如何何操作？？可以！只只需要在在收件人人地址栏栏中同时时输入多多个收件件人Email就可以了了。如何一次次性转发发多封邮邮件？同时选中中多封需需转发的的邮件，，再单击击“转发发”按钮钮。661、什什么是邮邮件的快快速步骤骤？Outlook2010相较于2007版本，新新增了非非常实用用的快速速步骤栏栏。工作作中我们们经常会会发一些些重复性性的邮件件，使用用快速步步骤，可可以避免免重复新新建邮件件、输入入地址、、写入内内容等操操作，化化繁冗为为便捷。。默认的快快速步骤骤671、什什么是邮邮件的快快速步骤骤？新建快速速步骤681、什什么是邮邮件的快快速步骤骤？管理快速速步骤692、如如何创建建快速步步骤【案例】】菁菁每天天都要把把收到和和处理的的公司的的相关邮邮件，发发送给上上司作为为备份和和工作依依据，为为了更好好更快地地完成这这项任务务，可以以使用Outlook的快速步步骤的功功能。702、如如何创建建快速步步骤管理快速速步骤单击“选选项”可可以编编辑快捷捷步骤712、如如何创建建快速步步骤管理快速速步骤此处可为为快捷步步骤定定义快捷捷键723、邮邮件规则则——邮件的分分类存放放管理【案例】随着岗位位的变化化，管理理和联系系的部门门及个人人增多，，相应邮邮件也会会大量增增加。哪哪些邮件件需要立立即阅读读，哪些些部门的的邮件需需要长期期保存和和查阅等等等，这这些都需需要我们们对邮件件进行分分类管理理。734、如如何创建建简单邮邮件规则则创建邮件件规则文文件夹单击“新新建文件件夹”定义新建建文件夹夹

的名名称及位位置744、如如何创建建简单邮邮件规则则创建邮件件规则文文件夹完成后的的邮件规规则文文件夹754、如如何创建建简单邮邮件规则则创建规则则单击该项项新建规规则764、如如何创建建简单邮邮件规则则设置规则则单击该项项新建规规则774、如如何创建建简单邮邮件规则则应用规则则单击“立立即运行行规则””

应用用规则785、如如何使用用Outlook的邮件搜搜索【案例】】菁菁每天天都要收收发大量量邮件，，如果手手动查找找某一封封以前所所发的电电子邮件件是一个个很复杂杂的事情情，但只只要使用用Outlook强大的邮件件搜索功能能就可以轻轻松的找到到想要的邮邮件。795、如何何使用Outlook的邮件搜索索简单邮件管管理805、如何何使用Outlook的邮件搜索索使用Outlook的邮件搜索索功能单击此处搜搜索邮件81邮件规则有有何作用？？新建了邮件件规则，可可以很方便便地对邮件件进行分类类管理。邮件快速步步骤有何作作用？可以快捷地地对目标对对象创建邮邮件。821、什么么时候需要要备份邮件件Outlook是通过把邮邮件下载并并保存到本本地计算机机上来实现现对邮件的的管理的，，每封邮件件都会占用用一定量的的存储空间间，随着邮邮件占用空空间的增大大，Outlook的运行速度度会变的越越来越慢一般来说，，当邮件占占用2GB以上的存储储空间，就就应该及时时对邮件进进行备份。。832、邮件件自动存档档该对话框如如何打开？？843、邮件件的导出和和导入导出邮件853、邮件件的导出和和导入导入邮件86掌握邮件使使用规范掌握如何发发送邮件87掌握如何转转发邮件掌握邮件的的分类管理理掌握的备份份与恢复本节小结88新建联系人人新建联系人人组导出联系人人及通讯簿簿地址导出联系人人及通讯簿簿地址下节知识点点联系人管理理课堂任务四四操作一新建联系人人操作二新建联系89操作三导出联系人人和通讯组组的地址簿簿操作四导入联系人人和通讯组组的地址簿簿1、新建单个个联系人2、新建多个个联系人3、输入联系系人信息1、新建联系系人组2、添加组成成员1、新建建单个联系系人902、新建建多个联系系人91进入联系人人窗格后，，

右击或或双击空白白区3、输入入联系人信信息921、新建建联系人组组93说明：同时给多人人发送邮件件的一种快快捷方式单击该按钮钮，新建建联系人组组2、添加加成员94为联系人组组添

加成成员联系人组新新建有何作作用？可以快捷地地对某组内内成员，进进行批操作作地发送邮邮件。951、导出出操作96说明：在工作中如如果我们的的电脑需要要重装系统统，或者重重新安装Outlook，这时我们们可以将Outlook中现有的联联系人导出出成地址簿簿，作为备备用1、导出出操作97设置导出位位置1、导出出操作98导出文件另另存1、导入入操作99后续操作与与导出类似似100掌握使用Outlook的必要性掌握Outlook帐户管理掌握Outlook邮件管理方方法掌握Outlook联系人管理理本章小结实践Outlook基本常规技技巧实践新浪邮邮箱的Outlook客户端配置置实践邮件的的备份与恢恢复方法101实践联系人人信息的导导出与导入入操作完成教材实实训任务单单相关项目目实训课后作业享受学习发发现快快乐非常感谢您您的聆听与与参与！1029、静夜夜四无无邻，，荒居居旧业业贫。。。1月-231月-23Sunday,January1,202310、雨雨中中黄黄叶叶树树，，灯灯下下白白头头人人。。。。13:21:4413:21:4413:211/1/20231:21:44PM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。1月-2313:21:4413:21Jan-2301-Jan-2312、故人江海别别，几度隔山山川。。13:21:4413:21:4413:21Sunday,January1,202313、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。1月-231月-2313:21:4413:21:44January1,202314、他他乡乡生生白白发发，，旧旧国国见见青青山山。。。。01一一月月20231:21:44下下午午13:21:441月-2315、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。。一月月231:21下下午午1月月-2313:21January1,202316、行动出出成果，，工作出出财富。。。2023/1/113:21:4513:21:4501January202317、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。1:21:45下午1:21下下午13:21:451月-239、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。1月月-231月-23Sunday,January1,202310、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。13:21:4513:21:451