Excel在财务中的应用

会计学1Excel在财务中的应用一、编辑录入技巧用特殊符号补齐位数P33在账面填充时一般会采用“安全填写法”，即将金额中的空位补齐或款项前加货币符号REPTLEN函数快速填入相同内容P33CTRL+ENTER第1页/共45页一、编辑录入技巧成组填充多张表格的固定单元格P34选中多张表格后操作相同格式:编辑—填充—至同组工作表快速复制上单元格P34CTRL+’案例第2页/共45页一、编辑录入技巧分数输入技巧P340分子/分母如：输入4/5，则需要输入04/5注：此法输入的分母不能超过99，否则显示会出现错误输入法快速切换技巧P34数据—有效性—输入法模式案例第3页/共45页一、编辑录入技巧信息快速添加技巧P34给单元格数据的尾部添加信息，可选中该单元格后按F2单元格内换行P34Alt+Enter案例第4页/共45页一、编辑录入技巧在单元格区域内换行P35使很长的内容在用户选定的单元格区域内进行排列编辑—填充—内容重排单元格连续录入技巧P35逐列录入:选中区域ENTER逐行录入:TABENTER工具—选项—编辑—向右案例第5页/共45页一、编辑录入技巧建立下拉列表选择数据

P35通过数据有效性功能，我们能够对单元格内可以输入的数据进行约束日期录入技巧P36输入日期时，只有“/-”这两个符号被系统认可输入当前日期：CTRL+;第6页/共45页一、编辑录入技巧拆分冻结编辑窗格P36拆分窗口在垂直滚动条顶端和水平滚动条右端有拆分按钮，选中后拖动即可进行拆分冻结窗口选中某一行（列）时，冻结线出现在该行（列）的上端（左侧）选中某个单元格时，冻结线以该单元格的左上角为中心出现案例第7页/共45页二、格式设计技巧数据整齐化P36格式—单元格—数字—自定义00000位不足用0补足###.##四舍五入显示???.??小数点对齐文本数字P37‘+数字案例第8页/共45页二、格式设计技巧单元格信息隐藏

P37保护信息不被浏览者查阅边框、斜线P37格式—单元格—边框边框工具栏注：使用边框工具画斜线时，必须将线画到单元格的边或者角第9页/共45页二、格式设计技巧行高和列宽P38同高同宽最适合的行高列宽格式刷的使用P38多次使用:双击格式刷条件单元格的设置P38格式条件格式案例第10页/共45页三、EXCEL使用技巧建立“常用文档”新菜单

P38视图管理器

P39使用视图管理器可以解决我们在打印时快速隐藏那些我们不需要的内容，并且不需要像“隐藏行（列）”功能那样每次使用时都进行设置第11页/共45页三、EXCEL使用技巧按需排序P39格式—选项—自定义序列注：使用用户的“自定义序列”排序前，必须通过“工具”“选项”“序列”的方式将自定义序列添加到程序中连字符“&”合并文本连字符可以将不同单元格内的内容合并到一起，同时，也可配合函数公式一起使用案例第12页/共45页三、EXCEL使用技巧同时查看不同工作表中多个单元格内的数据P40主要可用于查看改变某个单元格内数据后对引用其数据的公式会产生的影响视图—工具栏—监视窗口熟悉Excel的“从文本到语音”P40视图—工具栏—文本到语音案例第13页/共45页三、EXCEL使用技巧Excel中的“摄影”功能P40Excel中的摄影功能可以提供给用户想截哪儿就截哪儿的截图功能（与PrintScreen功能的全屏截图不同）视图—工具—自定义—命令—类别—工具—照相机打印工资条--用函数实现的简便方法P41案例第14页/共45页三、EXCEL使用技巧公式审核P41公式审核的功能是，将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示出来工具—公式审核—显示“工具审核”工具栏案例第15页/共45页三、EXCEL使用技巧报表的保护文件级保护

P41打开权限密码修改权限密码只读方式工作簿内保护

P42工作簿级保护工作表级保护单元格保护

P43第16页/共45页四、函数地址的引用汇总计算函数SUM(参数1，参数2，…)对1至30个数值、区域或引用进行求和参数中的数字、逻辑值、数字文本表达式均可参加运算，其中逻辑值转换为1或0，数字文本转换成数字SUMIF(条件数据区,"条件"

,求和数据区)根据指定条件对若干单元格、区域或引用进行求和案例第17页/共45页四、函数统计函数COUNT求数值型数据个数Count（参数1，参数2，…）COUNTIF对满足条件的区域进行计数Countif（条件数据区，“条件”）案例第18页/共45页四、函数逻辑函数AND逻辑与函数:AND(参数1，参数2……)当所有参数都为真时，返回值为1，否则为0OR逻辑或函数:OR(参数1，参数2……)当参数中有一个为真时，返回值为1，否则为0第19页/共45页四、函数条件判断函数及应用IF条件函数IF（逻辑表达式，表达式1，表达式2）MOD求余函数：MOD(被除数，除数):mod(7,4)=3Mod与条件格式结合使用案例第20页/共45页四、函数VLOOKUP函数的实际应用

P45四舍五入函数

P45ROUND财务函数P45-54自动筛选、高级筛选第21页/共45页Q&A第22页/共45页智能ABC智能ABC可以将小写数字直接转换成大写中文例如：1234567890转换为大写中文只需输入：shift+i+对应数字第23页/共45页智能ABC智能ABC也可以将人民币小写金额直接转换成大写格式例如：将263986转换成大写只需输入：shift+i+2s6w3q9b8s6注：智能ABC无法转换小数点后金额第24页/共45页在三个连续的同行单元格中转换自定义人民币显示格式格式单元格数字自定义“类型”编辑框中的内容改为：[DBNum2](“人民币”)G/通用格式"元"输入公式案例第25页/共45页用Excel提供的函数转换转换时会遇到的情况：个位：为0：不显示(70.5)不为0：显示“XXX元”

(82.1)不为0，且角位和分位均为0：显示“XXX元整”(93)元角分为均为0：显示“零元整”(0)第26页/共45页用Excel提供的函数转换转换时会遇到的情况：小数位后面第一位：为0，分位为0：不显示(71.00)为0，分位不为0：显示“零”(32.04、30.04)不为0：显示“X角”(33.15)小数位后面第二位：为0：显示“整”(81.5)不为0：显示“X分”(85.61)第27页/共45页用Excel提供的函数转换公式：案例第28页/共45页另类实现方法输入公式：=TEXT(A3*100,"[dbnum2](人民币)0佰0拾0万0仟0佰0拾0元0角0分")案例第29页/共45页REPTLEN函数REPT函数：用于按照用户要求的次数填充固定的内容LEN函数：计算文本长度使用实例：A2单元格内数据为123，我们需将其补齐为16位的数据，符号使用“#”，从右侧开始补位则公式为：=A2&REPT("#",16-LEN(A2))案例第30页/共45页Ctrl+Enter选中多个单元格，输入字符，按Ctrl+Enter案例第31页/共45页建立下拉列表选择数据数据—有效性—设置—允许(序列)—来源(男,女)在用户需要输入数据时，Excel自动对可以输入的数据进行约束案例第32页/共45页单元格信息隐藏为了工作表中的部分内容不让浏览者查阅，我们可以选择将其隐藏方法：1、选中要隐藏的单元格（区域）2、格式单元格数字自定义;;;3、“单元格格式”的“保护”标签下选择“隐藏”4工具保护保护工作表设置密码第33页/共45页建立“常用文档”新菜单为了能快速打开一些我们常用的文档，我们可以创建一个相应的菜单方法：1、工具栏空白处右击鼠标自定义“命令”标签中“类别”下选“新菜单”右侧“命令”框内的“新菜单”拖到菜单栏“更改所选内容”命名2、“类别”下选择“插入”“命令”下选择“超链接”拖至新菜单中重命名3、选中该新菜单项右击鼠标“分配超链接”定位到相应的工作簿案例第34页/共45页建立“常用文档”新菜单案例第35页/共45页视图管理器方法：1、选中要隐藏的行(列)右键隐藏2、视图—视图管理器添加输入视图名3、将隐藏的行(列)显示出来4、重复操作5、打印时打开“视图管理器”选择需要打印的不同视图案例第36页/共45页文件级保护文件级保护是最高的工作簿保护机制给文件加保护口令每次打开或存取工作簿都必须键入口令，口令最多15个字符“文件/另存为”“选项”“保存选项”键入口令（多用于文件从未保存过的情况）或“工具”“选项”“安全性”键入口令（多用于已保存的文件的口令设置）修改权限口令指用户是否有权限修改工作簿的内容案例第37页/共45页文件级保护只读方式保存和备份文件的生成以只读方式保存工作簿可以实现：当多人同时使用某一工作簿时，如有人需要改变内容，那么其他用户应该以只读方式打开该工作簿；日常维护时，将工作簿设为只读方式可以防止无意中的更改备份功能可以自动创建备份文件，扩展名为.xlk案例第38页/共45页工作簿内保护保护工作簿主要是为了禁止删除、移动、重命名或插入工作表，也可禁止执行移动、缩放、隐藏和关闭工作簿窗口等操作保护工作表的操作：工具保护保护工作簿结构：不允许删除、移动、重命名和插入工作表等窗口：不允许移动、缩放、隐藏和关闭工作簿窗口输入/放弃输入密码，单击确定案例第39页/共45页工作簿内保护保护工作表的目的是不允许对工作表中某些或全部单元格进行修改操作，当然，也可根据需要选择是否允许插入行/列、删除行/列操作等。设置保护单元格区域的条件：被保护的单元格区域必须处于“锁定”状态“工具”“保护”“保护工作表”命令案例第40页/共45页单元格保护保护单元格区域：选定允许修改的单元格格式单元格保护放弃“锁定”选定不允许修改的单元格格式单元格保护“锁定”“工具”“保护”“保护工作表”命令案例第41页/共45页地址的引用Excel单元格地址的引用分为：相对地址：D2绝对地址：$D$2混合地址：$D2、D$2第42页/共45页VLOOKUP功能:在表格的首列查找指定的数据，并返回指定的数据所在行中的指定列处的数据VLookUp(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

lookup_value:需在数据表第一列中查找的数据table_array:需要在其中查找数据的数据表Col_index_num：中待返回的匹配值的列序号。（Col_index_num为1时，返回table_array第一列中的数值；Col_index_num为2时，返回table_array第二列中的数值，以此类推）range_lookup为true或省略，则table_array的第一列中的数值必须按升序排列；true为可以近似匹配，false为必须精确