XX集团商务接待管理办法

第一章第二章第三章第四章第五章第六章第七章XX集团商务接待管理方法总那么商务接待流程目录商务接待类型、标准及分工申请、审批权限及费用管控接待工作要求监督管理附那么XX集团商务接待管理方法第一章总那么第一条为规范集团及属下各产业公司商务接待工作，营造企业良好开展环境，树立企业良好形象，节约本钱，杜绝铺张浪费，结合实际，制定本规定。第二条本规定所称商务接待，是指集团及属下各产业公司根据工作需要，接待政府单位、合作机构、重要客户、关联单位来访安排的用餐、住宿、参观、洽谈、交流、观光、通行等活动。第三条集团及属下各产业公司商务接待工作遵循热情周到、礼貌大方、节俭适度、分类管理、严格控制的原那么。第四条集团人力行政中心和各产业公司行政管理部门分别是集团和所在单位商务接待工作的主管部门，负责商务接待工作的统筹安排、费用管控和监督管理等工作。第五条本规定适用于集团及属下各产业公司。第二章商务接待流程第六条商务接待工作分为前期筹备、迎接、参观、洽谈、用餐、住宿、观光、送行等环节。第七条前期筹备.确定负责商务接待工作的承办部门及相关责任人；.承办部门及责任人与被接待单位联系商定接待事宜；.承办部门制定接待方案，明确接待工作内容、环节、考前须知及相应的工作职责分工和责任人，并及时将接待方案发送参与接待人员。第八条迎接.根据客人具体情况，安排对等人员迎接；.根据客人行程信息，提前确定迎接地点、规划行车路线并视客人重要程度准备欢迎条幅、欢迎辞等。第九条参观.集团及属下各产业公司本着“结合自身特点，展示企业文化和形象”的原那么，合理确定参观路线；.做好参观现场布置，安排好讲解、陪同人员。第十条洽谈.提前确定参与洽谈人员、洽谈地点和场所；.做好洽谈现场布置和设备调试等工作；.做好洽谈现场桌椅、资料、签到表、姓名牌、座次等安排；.根据需求做好茶水、果点等服务；.如需举行签约仪式，需提前确定签约、见证人员，准备好签约所需文本、笔墨、摄影摄像等。第十一条用餐.根据客人具体情况，确定我方陪餐人员、用餐地点、用餐标准、菜品、酒水、座次、环境布置等；.根据客人数量和饮食偏好、风俗习惯等特点，本着“展示特色、符合标准、杜绝浪费”的原那么，合理安排菜式和菜品数量；.热情、周到、礼貌做好用餐服务、保障工作。第十二条住宿根据客人具体情况，预订合适酒店和客房。第十三条观光根据客人需要，安排观光行程，确定陪同人员，落实交通工具等。第十四条送行根据客人返程信息和工作需要，安排我方送行人员、送行车辆、机场商务贵宾通道及伴手礼等。第三章商务接待类型、标准及分工第十五条商务接待类型商务接待工作根据工作性质、客人身份等实行分类管理，根据接待类型安排相应的接待场所、接待标准和陪同人员等。具体分类如下:

接待类型接待对象陪同领导A类接待政府重要领导、大型企业主要负责人、战略合作伙伴主要负责人、重要合作机构主要负责人、重要客户主要负责人、集团总裁指定接待的其他重要客人集团：副总裁及以上领导产业：产业负责人B类接待政府相关领导、其他合作机构负责人、其他客户主要负责人、行业协会负责人、集团总裁指定接待的其他客人集团：中心负责人及以上产业：领导班子C类接待供应商业务洽谈负责人；工程合作伙伴负责人相关对口部门负责人及以上第十六条费用标准（一）用餐标准用餐按以下标准执行:用餐标准接待类型地区及标准（元/人）北京、上海、广州、深圳其他省会城市及东莞、惠州、珠海、佛山、天津、重庆、苏州、青岛其他城市国外及港澳台A类接待<500W400W300实报实销B类接待W400<300W200实报实销C类接待<300<200<200实报实销（备注：以上费用标准含酒水费用）酒水按以下规定执行：集团总部原那么上使用集团定制酒水，符合标准的，直接向人力行政中心申领；因特殊需要使用超出标准的酒水（茅台等高端酒水），需提前三个工作日向人力行政中心提出申请，集团总裁批准后向人力行政中心申请购置；产业公司原那么上使用集团定制酒水，符合标准的，直接向本单位行政管理部门申领；确因业务开展需要使用其他酒水的，由本单位行政管理部门报集团产业负责人批准后使用。各产业公司行政管理部门根据酒水使用情况，定期向集团人力行政中心申购集团定制酒水及名贵酒水，费用计入各产业公司接待费开支。（二）住宿标准商务接待中如需安排住宿的，应按以下住宿标准，确定合适定点酒店，按定点酒店协议价安排住宿。其中A类接待安排在四星级及以上酒店住宿，B类接待、C类接待安排在四星级以下酒店住宿；因特殊需要超标准或选择非定点酒店住宿的，集团总部需报人力行政中心批准后执行，各产业公司需报产业公司负责人批准后执行。商务接待酒店住宿标准接待类型地区及标准（元/人）北京、上海、广州、深圳其他省会城市及东莞、惠州、珠海、佛山、天津、重庆、苏州、青岛他市其城国外及港澳台A类接待W1200^1000W800实报实销B类接待W800W650W550实报实销C类接待<600<550<450实报实销（三）赠送伴手礼标准伴手礼原那么上统一使用XX集团产品，并搭配相应单位的纪念册、宣传画册等。所赠礼品一律向本单位行政管理部门申领并按以下标准赠送。伴手礼赠送标准接待类型标准（人/元）XX产品备注A类接待〈1000A费用计入各单位。B类接待W800BC类接待W400C4

第十七条接待分工A类接待由集团人力行政中心和各产业公司行政管理部门主导,相关业务部门协助、配合；B类、C类接待由对口业务部门按规定安排，集团人力行政中心和各产业行政管理部门协助配合和指导监督。第四章申请、审批权限及费用管控第十八条接待活动申请包含集团总部大型商务接待活动在内，集团及属下各产业公司在第四章申请、审批权限及费用管控进行商务接待活动时，均需遵循提前规划、事前申请的原那么，至少提前一天填写《商务接待申请单》（见附件1）或提起0A商务接待申请流程，注明接待原因、接待地点、接待人员、费用预算等。如确有特殊原因不能提前申请的，需事先KK、企业微信与相应审批权限领导申请报备，接待结束后3个工作日内补交审批流程。严禁未经领导同意私下接待，未按要求及时提交申请流程的，接待费用将不予报销。主持对外接待的人员必须为公司中层以上职务。第十九条对外赠送水卡、XX卡、XX、XX等公司自有产品，以赠送当月实物产品的考核本钱计入各单位业务接待费考核额度。第二十条接待活动审批权限集团领导班子、总部中心负责人接待活动经人力行政中心审核后报集团总裁审批，集团各中心其他员工经部门负责人审批，人力行政中心审核后执行。产业公司负责人、领导班子、总部部门负责人及区域生产及销售负责人接待活动经产业人力行政部审核，报产业公司负责人审批后执行。产业公司总部其他员工、区域生产及销售其他员工接待活动经部门负责人审批，产业人力行政部审核后执行。第二十一条接待费用报销审批集团各中心商务接待费用报销在规定标准内的，报人力行政中心审批后财务管理中心予以报销；超出规定标准的，经人力行政中心审核，报集团总裁审批后财务管理中心予以报销。各产业公司商务接待费用报销经业务部门负责人、业务部门分管领导审核后，报本单位行政管理部门负责人审批后财务部门予以报销。第二十二条接待费用预算制定和调整集团和各产业公司应结合年度经营目标和工作情况，将商务接待所需用餐、住宿、观光、伴手礼等费用纳入年度预算进行管理。年度商务接待费用预算需要调整的，应编制专门报告，经集团人力行政中心、财务管理中心审核同意，报集团总裁批准后方可执行。原那么上各产业公司的商务接待费用增长应与经营业绩指标增长挂钩。各产业公司的商务接待费用预算编制应分解到月度、季度和年度，并按时间节点进行管控。第二十三条接待费用预算管控人力行政中心将对各中心、产业公司商务接待费用预算实际执行情况按季度进行统计，并汇报集团总裁。第五章接待工作要求第二十四条参与商务接待人员应当着职业装，仪表整洁；举止得体，言行得当；合理规划，全程跟进；准备充分，灵活应变。.第二十五条商务接待过程中禁止谈论敏感政治话题、国家秘密、商业秘密，不造谣、信谣、传谣，禁止议论客人禁忌的风俗信仰，不伤害对方感情。第六章监督管理第二十六条人力行政中心将不定期对各中心、各产业公司执行商务接待规定情况进行抽查，发现以下违反规定行为的，视情节轻重给予相关责任人通报批评、扣罚奖金、降薪、降职、免职直至开除的处分。涉嫌构成犯罪的，依法移交公安、司法机关追究法律责任。.巧立名目，虚构接待需求，骗取接待费用的；.弄虚作假，虚报接待信息，变相突破接待标准的；.欺骗单位，将应由个