归档文件的整理

业务指导科张翠英QQ:58583336TEL档文件的整理归档文件整理十步骤第一步：确定归档和不归档范围第二步：分年度第六步：盖归档章及填写其项目第八步：编目第三步：确定分类法第四步：划分保管期限第五步：归档文件的排列第七步：装订第九步：装盒第十步：档案排列上架

第一步：确定归档和不归档范围档案档案具备以下特征：1.以我（组织或个人）为中心；2.原生的、独特的；3.有我（组织或个人）开始到现在；4.具有保存价值（凭证、依据、参考）的；5.表现形式：实体、虚拟体（电子文件等）；6.最终的信息或确定的阶段性信息。文件与档案是不同的，文件转化为档案最主要的前提条件就是文件必须具有保存价值。文件第一步：确定归档和不归档范围（一）机关档案鉴定应遵循的原则1、坚持以科学发展观的指导预测判断档案价值。2、坚持历史的观点。3、坚持全面的观点。4、坚持长远的观点。（二）机关档案鉴定的标准1、职能标准。职能标准是指按立档单位所在社会系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。

2、来源标准。来源标准是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位，即“以我为主”的标准。

3、内容标准。档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。内容标准是指强调档案内容的重要性、独一性和时效性。

4、形式特征标准。形式特征标准是指文件的名称、文本、外形特征等。第一步：确定归档和不归档范围welcometousethesePowerPointtemplates,NewContentdesign,10yearsexperience第一部分上级机关的文件材料

1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。2.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。3.上级领导视察、检查本单位时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。4.上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。第一步：确定归档和不归档范围welcometousethesePowerPointtemplates,NewContentdesign,10yearsexperience第二部分：本机关的文件材料1.本机关召开的工作会议、专题会议的全套会议文件以及各种声像材料。2.本机关党委或党组、行政领导办公会议文件（会议记录、纪要）。3.本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的正稿、签发稿，重要文件的修改稿。4.本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件。5.本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。6.反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料。第一步：确定归档和不归档范围welcometousethesePowerPointtemplates,NewContentdesign,10yearsexperience第二部分：本机关的文件材料7.本机关检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料。8.本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料。9.本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料（通常我们说的会计档案）10.本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。11.内容重要的人民来信、来访材料及处理情况形成的材料。12.本机关及本机关批准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷。征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。（通常我们说的基建档案、科技档案、项目档案）第一步：确定归档和不归档范围welcometousethesePowerPointtemplates,NewContentdesign,10yearsexperience第二部分：本机关的文件材料13.本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及人员编制等文件材料14.本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料15.本机关或行业的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关或行业重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料16.本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪检、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、离退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料17.本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根第一步：确定归档和不归档范围welcometousethesePowerPointtemplates,NewContentdesign,10yearsexperience第二部分：本机关的文件材料18.本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。19本机关编印的情况简报等刊物的定稿和印发，编辑出版物的定稿、机本。20.本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等21.本机关与外国签订的条约、议定书、协定。合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。22.各种普查工作中形成的文件材料23.按有关规定应归档的死亡干部档案材料。第一步：确定归档和不归档范围welcometousethesePowerPointtemplates,NewContentdesign,10yearsexperience第三部分同级和下级来文1.同级机关颁布的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件2.有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件3.同级机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件4.下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件5.直属单位报送的重要的科技文件材料6.下级机关报送的法规性备案文件。第二步：分年度严格按照归档文件形成时间即落款时间分年度。文件不跨年、不跨月。但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；三是在整理归档时已收到的跨年度的复文一般应与来文或去文一道归入复文的年度。第三步：确定分类法可视机关的大小决定档案的分类方法。机关大，内设机构多的可采用保管期限——年度——机构（问题）分类法。机关小，内设机构少的可采用保管期限——年度分类法。第四步：划分保管期限这是归档文件整理的核心，正确区分文件价值，划定保管期限是归档文件整理工作质量优劣的关键所在。我们应该认真学习国家档案局2006年发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，准确划定本单位文书档案的永久、定期（30年、10年）保管期限。

第五步：归档文件的排列

归档文件应按照“事由原则”排列。所谓事由原则排列就是将同一事由、同一保管期限的相关文件排列在一起。如：请示——批复、转发文——被转发文、一次会议、一次活动等。同一保管期限，不同事由的文件，可按时间的先后顺序，也可按问题的重要程度，责任者级别的高低进行排列。从档案利用和管理方便出发，不宜按收发文顺序排列归档文件。第六步：盖归档章及填写其项目全宗号保管期限室编件号馆编件号年度机构或问题页数盒号归档章的标准格式为长60mm，宽16mm，分为均匀的8格，其内容从上到下，从左到右分别是全宗号、年度、保管期限、机构问题（为选择项）、室编件号、页数、馆编件号、盒号。10730年9992010办公室25第七步：装订1）、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。2）、归档文件的装订可选用A、B、C、D四种方法：A、使用棉线沿文件左侧用“三点一线”方法进行装订；B、使用不锈钢订沿文件左侧两订装订，两订位置于文件三分处；C、使用缝纫机沿文件左侧装订文件，装订长度为10-15CM；D、使用无酸纸文件袋。

3）、属永久、30年保管的档案材料使用棉线沿文件左侧用“三点一线”方法进行装订，装订方法应保持固定。属10年保管的档案材料的装订不做统一要求。经印刷厂装订的文件、图册等材料可不重新装订。

第八步：编目件号责任者文号题名日期页数备注1市档案局张档字[2011]18号关于创建社会主义新农村建设档案工作示范乡镇、村活动进展情况的通报20110801142省档案局[关于报送建馆计划注意事项的函]2011050241）、件号：按文件排列顺序，填写室编件号。2）、责任者：填写制发文件的组织（使用全称或者规范化简称）或个人，即文件的发文机关或署名者。有多个责任者时，只著录3个主要的。3）、文号：填写文件的发文字号或者期刊编号；没有文号或者期刊编号的可不填。4）、题名：填写文件标题，除联合发文外，标题中的单位名称可以省略；没有标题或标题不规范的，可按事由自拟标题，外加“[]”。5）、日期：填写文件材料形成日期，用8位阿拉伯数字标注年月日，如“20010101”。6）、页数：每一件归档文件的总页数（含文件处理单、发文用纸）。文件中有图文的页面为一页。7）、备注：注释文件需要说明的情况。

第八步：编目归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面应设置全宗名称、年度、保管期限等项目，机构（问题）项可视需要设置。全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

归档文件目录全宗名称

年度保管期限机构（问题）第九步装盒将编好归档文件目录的归档文件，按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限条件下，根据归档文件的多少选用不同数量，不同规格型号的档案盒。档案盒的规格尺寸为310mm×220mm×20mm或310mm×220×30mm或310mm×220mm×40mm（长×宽×厚度），还可根据不同需要制作厚度不同的档案盒。归档文件装盒后，即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。盒脊项目设置包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。盒号机关档案室不填，要在以后档案移交进区档案馆时再填。起止件号填写该盒内第一份归档文件和最后一份归档文件的号。中间用“一”连接。第九步装盒备考表的填制。备考表应置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

1）、盒内文件情况说明：说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁情况。

2）、整理人：填写整理、归档文件的人员姓名。

3）、检查人：填写检查归档文件整理质量的人员姓名。

4）、日期：归档文件整理完毕的日期。

备考表盒内文件情况说明