第章办公自动化系统公管

办公自动化系统第9章情景导入OAS厂商走了之后，张总把李主任留了下来。张总问：“刚才这位老兄把OAS吹了个天花乱坠，你认为OAS真有这样强大的功能吗？”李主任想了想，说：“一个企业往往有许多不同的业务领域，不同的业务领域往往有不同的信息系统，不同业务领域中的信息系统有集成的趋势。”“怎样理解你的话呢？我越听越糊涂了。”张总不解地问道。“在咱们卡尔巴氏公司，有库存业务，有采购业务，有设备管理业务，有销售业务，有财务业务等等，这些都是不同的业务领域。‘李主任解释道。“不错，继续说。”情景导入“最初，信息系统应用在库存业务领域，应用在采购业务领域，应用在销售业务领域，等等，这样就出现了库存管理信息系统、采购管理信息系统、销售管理信息系统，是这样吧。”李主任不紧不慢地说。“继续说。”“当这些业务领域的信息系统集成在一起时，便成了一个成为ERP系统的集成系统。但是，仍然有一些业务没有集成进来。”“哪些业务呢？”张总关切地问。“例如，企业中有许多公文，如何有效地管理这些公文呢？企业中有许多会议，如何有效地管理这些会议呢？企业中有许多文档，这些文档可能需要归档，也可能不需要归档，如何有效地管理这些文档和有效地利用这些文档呢？这些业务没有包括在ERP系统中，只能包括在称为OAS的系统中。”“OAS和ERP以后会集成起来吗？”张总问道。“这是一个难题。现在许多专家都正在思考这个问题。我也不知道如何回答这个问题。”李主任一脸无奈地说。第一节办公自动化概述（一）办公自动化定义办公自动化（OfficeAutomation,简称OA

）是指将计算机技术、通讯技术、信息技术和软科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限度提高工作质量、工作效率和改善工作环境。

（二）办公自动化特点办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科办公自动化是一个人机信息系统办公自动化将办公信息实现了一体化处理办公自动化的目标十分明确，是为了提高办公效率和质量5第一节办公自动化概述第一节办公自动化概述（三）办公自动化系统定义办公自动化系统（OfficeAutomationsystem,简称OAS

）是在OA基础上发展形成的可以对日常行政工作的各种数据、音频、视频、图形图像、文档等各种媒体数据进行处理的信息系统，该系统可以对组织中各层次的管理人员的日常沟通、工作协同、行为控制、信息和知识共享提供支持。

OAS的目标是提高组织的管理效率和水平。第一节办公自动化概述（四）办公自动化系统的演变过程

OAS经历了3个显著的阶段，即文档型OAS阶段，流程型OAS阶段、知识型OAS阶段。

文档型OAS阶段。20世纪90年代初之前的OAS基本上都属于这种阶段的类型。从技术上看，这个阶段是由传统的计算机、传真机、复印机等单机应用通过局域网络连接起来进入到办公设备综合运用的阶段，也是计算机技术进入日常办公领域的开始，这时大量的业务工作开始通过计算机完成。从管理上看，管理人员的思维模式和工作方式开始发生了变化，通过局域网连接的计算机开始成为了管理人员的工作手段。这时，许多人认为办公自动化的目的是实现无纸化办公。第一节办公自动化概述（四）办公自动化系统的演变过程流程型OAS阶段。一般地，流程型OAS阶段的时间范围是20世纪90年代初至21世纪初。从技术方面来看，工作流引擎是整个OAS的基础，Internet、多媒体技术、大型协同平台在OAS领域中得到广泛的一个月。从传递信息方面来看，OAS处理的信息已从单纯的业务数据、文档数据向音频、视频、图形、图像等多媒体数据发展。从管理层面来看，OAS关注的目标已经从个体向组织转变，OAS提供的功能已从简单的文档电子化、文档共享向公文流转、流程审批、文档管理、会议管理、制度管理、新闻发布等功能转变。从信息系统角度来看，许多管理领域中的信息系统已经成熟，领域信息系统与OAS之间的分离和集成成为了一个关注热点。第一节办公自动化概述（四）办公自动化系统的演变过程知识型OAS阶段。在这一阶段，OAS以知识管理为指导思想，以协同工作为工作方式，以门户为技术手段，整合组织内的信息和资源，支持员工的创造性工作。从技术层次来看，该阶段重视以信息技术、Internet网络技术为基础的门户技术、协同技术、知识管理技术和数据挖掘技术管理领域的深入应用。从管理层次来看，该阶段更加注重组织的学习功能，更加关注解决诸如如何向专家学习、如何积累获取更多的知识等问题。从本质上来看，只有到了知识型OAS阶段，组织中管理人员的日程沟通、工作协同、行为控制、信息和知识共享等工作才能得到真正的实现，组织中员工也才可以从工作中不断学习和提高，组织的整体素质、创新能力和竞争能力才能有效地实现。第二节OAS的基本功能（一）OAS基本功能架构OAS的功能日常业务功能信息知识功能辅助功能个人办公电邮管理办公助手公文流转会议管理信息系统门户文档管理目录管理信息发布和管理电子刊物知识中心电子论坛学习园地下载中心常用语管理个性化设置热点链接其他功能第二节节OAS的基本本功能能（二））日常常业务务功能能日常业业务功功能是是指组组织中中非主主导的的辅助助业务务，但但是也也是组组织中中每天天不可可缺少少的业业务。。可把把日常常业务务功能能分为为6大类：：个人办办公电邮管管理办公助助手公文流流转会议管管理信息门门户第二节节OAS的基本本功能能（三））信息息知识识功能能OAS中的信信息知知识功功能体体现出出组织织的学学习特特征、、知识识特征征和文文化特特征，，是组组织中中的信信息和和知识识资源源进行行全面面管理理的手手段，，也是是体现现组织织核心心能力力的一一个重重要因因素。。文档管管理信息发发布和和管理理电子刊刊物知识中中心电子论论坛学习园园地下载中中心服务管管理第二节节OAS的基本本功能能（四））辅助助功能能辅助功功能主主要是是指辅辅助组组织中中的工工作人人员更更好地地使用用OAS和更好好地工工作的的功能能，这这些功功能主主要包包括：：常用语语管理理个性化化设置置热点链链接其他功功能网络协协同办办公的的初始始界面面系统初初始界界面,列出今今天所所有相相关的的通知知、邮邮件、、任务务、工工作流流.即时通通讯面面板显显示所所有机机构用用户，，同时时显示示用户户的考考勤情情况。。网络协协同办办公的的内部部邮件件邮件收收件箱箱，类似Outlook的操作作方式式。网络协协同办办公的的群发发功能能邮件/内部消息息都支持持群发功功能，你可以把把一封邮邮件或一一条信息息一次性性快速地地发给一一个部门门或几个个部门，甚至是整整个集团团,消息会自自动在计计算机右右下脚弹弹出。网络协同同办公的的消息平平台底层拥有有强大的的消息平平台，新邮件/新短信/新通知/新工作流流/新工作任任务/请假申请请等都会会在第一一时间以以消息的的形式发发送到您您的电脑脑。网络协同同办公的的多级部部门模式式支持任意意多级的的部门，，可以满满足大集集团/分公司模模式需要要，也支支持系统统初始化化时人员员帐号的的Excel文件导入入。网络协同同办公的的组织结结构图内置的组组织结构构图,便于领导导快速的的查询部部门和员员工的实实时状态态。网络协同同办公的的考勤/工作日志志记录考勤勤，工作作日志，，工时，，请假记记录等信信息。网络协同同办公的的考勤/工作日志志考勤的图图表统计计网络协同同办公的的工时统统计工时统计计模块可可以以图图形的模模式统计计一个时时间段内内各个项项目花费费的工时时情况网络协同同办公的的工作任任务工作任务务管理，，可以管管理和监监控员工工的工作作任务情情况和进进度。网络协同同办公的的工作动动态工作动态态把员工工的登录录日志，，工作日日志，工工作任务务，工作作流集中中到一个个模块查查询，方方便领导导对下属属的工作作监控。。网络协同同办公的的个人资资料库独创网络络版本的的个人资资料管理理,可以管理理个人的的任何资资料/文档,有强大的的全文搜搜索功能能,同时设置置共享区区，方便便员工之之间的资资料交流流。网络协同同办公的的网络硬硬盘网络硬盘盘，可以以上传和和下载文文件，也也可以共共享给同同事。网络协同同办公的的文档中中心文档中心心可以支支持任意意多级目目录，可可以设置置目录的的查看和和管理权权限。网络协同同办公的的项目管管理项目管理理和工作作任务紧紧密结合合，高效效的管理理和监督督项目的的进展情情况。网络协同同办公的的人事档档案管理理管理员工工的人事事档案。。网络协同同办公的的车辆管管理车辆管理理记录车车辆的基基本信息息、用车车申请和和审批。。网络协同同办公的的客户管管理客户管理理支持多多级分组组，支持持Excel导入，支支持群发发手机短短信和邮邮件功能能。网络协同同办公的的物品管管理可以管理理办公用用品、各各种设备备、工器器具等。。网络协同同办公工工作流图图形监控控每个工作作流内置置图形监监控功能能，可以以快速查查看到各各个流程程环节的的单据处处理情况况。网络协同同办公工工作流的的待办工工作系统会列列出所有有要处理理的待办办工作,双击就可可以进行行处理工作流的的工作处处理(Word模式)处理工作作流时简简单快捷捷，只要要填写工工作流定定义好的的数据项项，再提提交到下下一员工工处理。网络协同同办公工工作流的的表单打打印工作流的的打印所所见即所所得，无无需再开开发报表表打印模模块。网络协同同办公工工作流的的流程定定义工作流的的流程的的定义灵灵活方便便,可以定义固化化的流程也可可以定义成自自由流程,每个流程可以以实现表单的的会签和操作作不同数据项项的定义网络协同办公公Word文档电子印章章word文档中可以插插入单位的电电子印章,系统提供专门门制作印章的的工具网络协同办公公Word文档文字套红红Word文档全屏批注注签名网络协同办公公的即时消息息类似MSN的即时消息，，支持贴图和和表情和多人人同时交流的的功能。穿透内网和支支持目录的文文件传输文件传输支持持目录的传输输，支持任意意网络结构，，如总部和分分公司不在一一个局域网，，总部的A