归档文件整理

归档文件整理方法2023/1/151几个基本概念1、归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2023/1/152

2、归档文件整理

归档文件整理就是以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

具体细化成十二步进行。

2023/1/1533、“件”的规定

“件”是指归档文件的整理单位。

一般情况下每份文件为一件。

如果一份文件由多份材料组成，有以下规定：2023/1/154（1）文件正本与定稿为一件。（2）正文和附件为一件。（3）原件与复印件为一件。（4）来文与复文为一件。（5）转发与被转发件为一件。（6）正文与文件处理单为一件。

2023/1/155（8）报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。（9）会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件。（10）干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。（11）干部任免、录聘、调资等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；如若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。（12）文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。2023/1/156

文件整理程序

文件整理程序，按以下步骤进行：

收集文件区分归档范围划分年度划分保管期限归档文件分类修整文件装订排列文件编制件号编制目录装盒上架。

2023/1/1572023/1/158一、收集文件收集文件，就是把散存在业务部门、领导或个人手中的文件集中起来，以备整理的过程。文件收集是归档文件整理的首要环节和基础性工作。文件材料能否收集齐全完整，直接影响整理工作的开展。

2023/1/1591、收集的要求

齐全完整是收集工作的总要求。（1）凡是围绕职能活动形成的（包括上级下发的、同级和不相隶属机关送来的、下级机关报送的），具有保存价值的文件材料均应收集齐全。（2）“件”的各组成部分要完整。比如正本与定稿、正文与附件、正文与阅办处理单、转发文与被转发文、来文与复文等。

最常见的问题：请示与批复不完整。

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请示与批复件不完整的处理有批复缺请示：找承办部门查询，找出请示后与批复一起归档。对有请示缺批复的处理，区分以下几种情况：①有批复但未归档。归档原件，相关部门存复印件。②电话或口头批复的。由承办人员在请示文件上注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。③直接在请示原件上批复的。直接归档即可。④一件事情经多次请示才批复的。将最后一份请示随批复一并归档。⑤未批复也未办理的请示文件。可存10年，以备查找。2023/1/15112、收集的范围

2006年12月18日，国家档案局公布8号令，对机关文件材料归档范围和文书档案保管期限作出了明确规定。

总的来讲：一个立档单位，凡是围绕职能活动形成的具有保存价值的文件材料均在收集范围之内。

各单位要结合本机关职能和各部门工作实际，编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，按照归档范围收集文件材料，避免收集工作的盲目性。

2023/1/15123、收集的方法

（1）坚持平时收集。就是指文书处理人员在平时办理文件的过程中，依据归档范围，及时将办理完毕的文件收回集中统一管理，而不能长期散存在部门或个人手中，以防止文件散失。各类重要会议、重大活动结束后形成的文件材料应及时收集。平时收集是确保应归档文件材料齐全完整的重要手段。

（2）抓好突击收集。指结合保密检查、机构调整、人员调动及每年一季度清交文件等时机突击性收集。上述活动时效性强，时间短，错过时机再收集就相当困难，不能忽视或放松。

（3）抓好重点收集。依据收发文登记本、借文登记本、用印登记本等进行重点收集。这些登记本记载着文件的去向，以此为线索收集文件，是防止文件流失的有效方法。

2023/1/1513（4）注意“帐外文件”的收集

帐外文件：指未经收发文登记、打印和编号的文件。例如：本机关人员参加各种会议带回的文件材料、各种会议记录、统计报表、简报、大事记、年报等。

文档人员要积极主动随时催促领导或有关人员移交“帐外文件”。2023/1/1514

4、收集的难点

一是领导手中的文件。领导使用频率较高，图方便。

二是人事、财务、保卫部门的文件。涉及人们的切身利益，政策性、保密性较强。三是“帐外文件”。文档人员难于掌握。四是机密性较高的文件。如常委会记录、绝密文件、机密文件等。

各单位应针对实际情况，建立健全收集制度，制定归档范围，严格考核奖惩，采取多种方法，确保文件收集的齐全完整。2023/1/1515二、区分归档范围

就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开。

归档范围要突出以“我”为主。不能有文必档，避免文件材料重复归档和档案重复进馆。

2023/1/1516（一）归档文件材料的范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件料。2023/1/1517三、划分年度划分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。

不同年度的文件不能放在一起归档。一般将文件归入文件签发年度（指文件最后的落款日期）2023/1/15181、跨年度的文件

跨年度的请示与批复归入批复年度。

跨年度的转发文或批转文归入转发、批转年度。

跨年度的表彰、考评、审计等文件，归入所专指的年度。

跨年度的规划归入规划针对的第一年度。

跨年度的总结归入总结针对的最后一个年度。

跨年度的会议文件归入会议开幕年度。

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2、没有标注日期的文件。需考证文件内容推断文件日期。

3、专业部门按专门年度归档。如教学年度是每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年。

4、几份文件为一件时，应以排列在前的文件日期为准。2023/1/1520四、划分保管期限

保管期限：就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定其留存年限。国家档案局8号令规定：文书档案的保管期限：永久定期（30年和10年）。本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，是划分文件保管期限的依据。

2023/1/1521（一）永久保管的文书档案包括1、本机关法规政策性材料；2、本机关重要会议、举办重大活动的材料；3、本机关职能活动中重要业务文件材料；4、本机关重要问题的请示与上级批复，重要的报告、总结、综合统计报表等；5、本机关机构演变、人事任免材料；6、本机关重要合同协议、资产登记等凭证性材料；7、上级机关制发的属于本机关主管业务的的材料；8、同级及下级机关重要业务的来函、请示与本机关的复函、批复等材料。2023/1/1522

划分永久时需要注意以下问题：一是突出本单位自身的文件材料；二是突出本机关主要职能文件材料；三是突出本机关机构演变及人事任免的文件材料；

各单位党组、行政办公会议记录、纪要，党员职工名册，年度综合性会议，年度以上计划、总结、统计材料，获县级以上先进奖励，受警告以上处分，有领导批示的材料、人事任免、机构设置、大事记等划分永久。

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（二）定期（30年、10年）保管的文书档案包括1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料（请示与批复材料30年，简报、信息、一般活动总结等10年）；2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料（典型材料、发言、交流、简报30年，协办会议的10年）；3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料（30年）；4、本机关一般性事务管理材料（重要的接待计划方案、财务预算等30年，一般的及一些外签合同10年）；5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等（30年）；2023/1/15246、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料（10年）；7、上级和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）；8、同级和下级机关一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等材料（30年）；9、下级机关报送的年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料（10年）。2023/1/1525五、归档文件分类

归档文件的分类，就是将归档文件以什么形式、层次或类别，构成一个有机体系。

包括选择分类方法、制定分类方案。

常见的三种分类方法：

2023/1/1526（一）保管期限―年度―机构分类法

适用于内设机构的职权、工作范围及分工比较明确，工作交叉性不强。如图示：

办公室（1、2、3···N）永久2012法经科（1、2、3···N）

馆室科（1、2、3···N）

全宗号34年度2012保管期限永久机构（问题）办公室起止件号室0001－0030馆盒号22023/1/1527（二）保管期限－年度―问题分类法

适用于内设机构分工不明确、变化频繁，工作时常交叉的部门。此方法因主观性强应慎用。

党群类（1、2、3···N）永久2012行政类（1、2、3···N）

业务类（1、2、3···N）全宗号34年度2012保管期限永久机构（问题）党群类起止件号室0001－0030馆盒号22023/1/1528

（三）保管期限—年度（—机构或问题）分类法

这是蕴含三级分类的二级分类法。是我市采用的分类法。它是在同一保管期限下，按年度跨机构（或问题）大流水编排归档文件；而不是在同一保管期限下，按年度逐个机构（或问题）流水编排归档文件。

2010（办公室、法经科、馆室科···）（党群类、行政类、业务类···）

（1、2、3···N）

永久2011（办公室、法经科、馆室科···）（党群类、行政类、业务类···）

（1、2、3···N）

2012（办公室、法经科、馆室科···）（党群类、行政类、业务类···）

（1、2、3···N）

全宗号34年度2012保管期限永久机构（问题）起止件号室0001－0030馆盒号22023/1/1529六、修整文件

修整的目的：使档案能够长期保存和有效利用，装订之前凡不符合要求的都要进行修整。

1、修裱破损文件。

2、字迹模糊或易褪变的文件要进行复制。常用的复制方法是复印；

3、去除易锈蚀的金属物；

4、超大纸张要进行折叠。2023/1/1530七、装订文件

归档文件修整完毕，要采用装订材料对文件加以固定，防止散失，便于保管和利用。

（一）装订要求：

1、以“件”为单位逐件进行装订。

2、如一份文件由多份材料组成，排序为：

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；2023/1/1531

收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；出版期刊，样本在前，定稿在后。2023/1/1532

3、装订时，各页对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，左侧与下侧（底边）对齐。

（二）装订方法

1、采用不锈钢钉（夹）装订；

2、采用“三孔一线”左侧装订；

3、使用裱糊浆糊或无害胶水粘接。2023/1/1533八、排列文件

排列文件，就是根据一定的方法确定全宗内归档文件先后顺序的过程。

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合的时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。文件排列要与分类方案相一致。2023/1/1534

比如按保管期限―年度―机构分类时，机构为最低一级类目，文件排列就要在每一个机构内分别排列。

办公室（1、2、3···N）

永久

2012法经科（1、2、3···N）

馆室科（1、2、3···N）

2023/1/1535

我市采用的分类法：保管期限—年度（—机构或问题）分类法，这是蕴含三级分类的二级分类法。排列文件就是在同一保管期限下，按年度跨机构（或问题）大流水编排归档文件。

2010（办公室、法经科、馆室科···技术科）

（党群类行政类业务类···）

（1、2、3、4、5···N）

永久

2011（办公室、法经科、馆室科···技术科）

（党群类行政类业务类···）

（1、2、3、4、5···N）

2012（办公室、法经科、馆室科···技术科）

（党群类行政类业务类···）

（1、2、3、4、5···N）

2023/1/1536

如果采用保管期限—年度（—机构或问题）分类法，排列文件的实际操作步骤如下：

第一步是在最低一级类目内，将蕴含的各机构（问题）的文件集中（遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系）。

第二步是将每个机构（问题）中的文件按事由结合的时间、重要程度及责任者等排列。方法如下：

（1）单一事由单一责任者。按文件形成时间的先后顺序排列。

2023/1/1537

（2）几个事由单一责任者。先分不同事由，每个事由内的文件按时间先后排，不同事由按重要程度排列。例图：干部任免录聘奖励人社局五月二月九月一月七月九月十月责任者事由2023/1/1538

（3）单一事由几个责任者。先分不同责任者，每个责任者内的文件按时间先后排，不同的责任者按地位高低排列。2023/1/1539

（4）几个事由几个责任者。首先把不同事由的文件分开，在每个事由里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按照文件形成时间的先后顺序排列；其次按责任者的地位高低排列；最后按事由的重要程度排列。

第三步是将不同机构的文件按编制序列排列编号（采取问题分类的按党群类、行政类、业务类等排列编号）。

2023/1/1540

零散文件的排列

零散文件，即在当年归档文件整理完毕若干年后，又收集到属于该年度的个别文件。一是将其排列在同一保管期限的最后，并在备考表中注明；二是将其排列在相邻文件的后面，并在目录备注栏中注明“此件为两件”。一般采用第一种方法排列。2023/1/1541九、文件编号

文件编号，指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。为今后查找利用创造条件。

1、归档章的项目及填写方法全宗号年

度室编件号机构或问题保管期限馆编件号2023/1/1542

（1）全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。（2）年度：以四位阿拉件数字标注，如2012年，标注为“2012”。（3）保管期限：永久30年10年三种。（4）室编件号：归档文件排列顺序号。室编件号应在最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”编排。为了计算机识别与检索的需要，室编件号采取四位数字编码。在室编件号的层次选择上必须与分类方案一致，即在分类方案最低一级类目内进行编号，不能跨越不同类目。（5）馆编件号：由档案馆负责填写。（6）机构或问题栏：采用保管期限－年度分类的单位此栏不必填写。采用保管期限－年度－机构（问题）分类的单位此栏必须填写，不能用代码。

3420120028永久办公室（党群类）2023/1/1543

2、归档章的位置归档章是一个45MM＊16MM的条形章，一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其它空白处，有发文签批单或文件处理单的可放在前面作为首页。归档章不要压字迹。3、盖章要求填写归档章应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、印泥等，禁止使用不耐久字迹材料，固定项目可以直接刻在归档章上。

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件号责任者文号题名日期页数备注0001潍坊市档案局潍档发〔2012〕12号关于－－－的通报20120812

5保管期限：归档文件目录十、编制归档文件目录

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。图示为：

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编目应以“件”为单位进行，在目录中一件只体现为一条条目，几份文件为一件时，归档文件目录中只对最前面一份文件编目。

在编目时，按流水号顺序编制，不同机构（问题）之间可空出一行，写上机构（问题），加以区分。2023/1/1546（一）归档文件目录格式及填写方法

1、件号：填写室编件号。

2、责任者：指文件的发文机关。一般填写全称或通用简称以落款（盖章）单位为准填写。联合发文，只填写主办单位。问文与复文作为一件时，只填写复文单位。3、文号：填写文件的发文字号如：潍档发〔2012〕8号联合发文填写主办单位文号即可。期刊类文件只填写期刊号即可。请示与批复等只填写批复文号。2023/1/1547

4、题名：指文件标题。文件标题一般应照原题名填写，不得随意更改或简化。文件上没有标题的，可自拟题名外加方括号[]填写。有以下几种情况：（1）任免、奖惩文件。原题名照抄，把本单位或人的姓名补充在原题名后面并加“（）”。（2）介绍信及存根。组织关系介绍信（XXX、XXX）。（3）会议记录。整个会议题名加方括号。（4）原题名只有文种的。如有的题名中仅有“通知”两字，则要拟写文件事由，可拟写为[关于＊＊＊的]通知。以便查阅（5）文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。如：“关于贯彻执行中发〔1985〕29号文件[加强档案工作的领导]的通知”。（6）批复不另行文，只在请示件上签批请示意见，可在请示件题名的后面补充。如“关于购买复印机的请示、[批复]”。2023/1/1548

5、日期：以8位阿拉伯数字标注年月日。如：“20120306。若文件无日期，可用“20120000”代替。

6、页数：填写每一件归档文件的总页数。归档文件不需每件编写页号。

7、备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。

（二）归档文件目录用纸采用国际标准A4型。并使用计算机打印目录。（三）归档文件目录可每年按保管期限装订三本目录，并编制封面。2023/1/1549十一、归档文件装盒就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。

1、装盒时，按照室编件号的顺序依次装盒。使之与归档文件目录条目相一致。

2、装盒时，应使每盒内的文件数量适宜。

3、编制档案盒号。盒号可以一年一