秘书四级-事务管理会议安排

国家职业资格—秘书事务管理——大学生职业化六大关键——团—队—公—约——参与——空杯——手机设为振动目录第一节接待第二节办公室环境管理第三节办公室日常事务管理第四节办公用品与设备的使用和管理第五节信息管理接待第一节一、制定接待计划——根据来访者的身份确定接待规格——高规格接待对等接待低规格接待

秘书与对方确认接待方案——接待计划的主要内容——日程安排接待规格经费预算工作人员——接待的工作程序——（1）了解掌握背景资料。（2）草拟接待计划。（3）与本单位相关部门沟通情况。（4）与来访者沟通情况。（5）报请上司审批。多选题：接待的规格分为（）。A、高规格接待B、普通接待C、对等接待D、低规格接待E、特殊接待作业ACD多选题：接待计划的主要内容（）。A、确定来宾身份和目的B、确定接待规格C、接待时间D、日程安排E、经费预算F、工作人员作业BDEF多选题：在具体制定接待计划时，应有如下内容（）。（A）主要陪同人员（B）主要工作人员（C）住宿地点、标准、房间数量（D）会见、会谈地点、参与人员作业ABCD多选题：根据（）来确定工作人员的构成和数量。（A）来者的身份（B）接待规格（C）活动内容（D）活动持续的时间作业BC单选题：（）是指主要陪同人员比主要来宾的职位要低的接待。(A)高规格接待(B)对等接待(C)低规格接待(D)低身份接待作业c二、安排迎送来访团队——确定接待用车————双排五座轿车乘车礼节——驾驶员是主人ABDC主人（驾驶人员身份不同决定车上座位的高低）——三排七座轿车乘车礼节——驾驶人员是主人ABDC主人EF——双排五座轿车乘车礼节——驾驶人是专职司机ABDC司机——三排七座轿车乘车礼节——驾驶人员是专职司机ABDC司机EF——乘车顺序——乘车本着尊者先行的原则——团队见面介绍与握手常识——主人一方先自我介绍主人一方主动伸手握手——迎送来访团队的工作程序——（1）迎接来访团体的方法主陪人在宾馆等候，派副职或办公室主任带人到机场、车站迎接。主陪人亲自到机场或车站迎接，这对来访者是表示了非常重视。（2）送别来访团体的方法地点、时间礼品选择案例分析某公司接待了一个英国贸易代表团。这次接待活动的主陪人是公司的王总。在英国公司抵达的当晚，王总带领手下接待人员去拜访对方。他们到英国代表团团长的房间门口敲门，团长穿着睡衣开门一看，脸上露出非常意外和尴尬的表情。团长请他们等一等，然后关上门。王总很不理解，他们为什么如此冷淡？——他们为什么如此冷淡——单选题：当双排五座小轿车的驾驶是主人时，最上座应该是（）。后排右座(B)副驾驶座(C)后排左座(D)后排中座作业B单选题：乘车时，（）应该先上车。(A)随从人员(B)接待人员(C)主宾(D)主宾夫人作业C单选题：迎接来访者时，不能使用（）。百合花(B)玫瑰花(C)兰花(D)菊花作业D单选题：见到客人后，（）应主动伸手握手。(A)主人(B)客人(C)主人陪同人员(D)客人陪同人员作业A三、安排食宿、交通、行程——中餐礼节常识——

使用筷子的礼仪使用汤匙的礼仪席间的礼仪敬酒的礼仪(尊重习惯与意愿、入乡随俗）——正式宴请时要注意的内容——4个确定+发请柬——安排来访者食宿交通行程的工作程序——（1）了解情况。（2）确定餐饮、住宿、用车标准。（3）预定餐厅（接风和送行需要正式宴请）、住宿房间（4）根据对方要求调整方案。三、安排参观娱乐活动1、明确参观目的2、明确参观内容3、游览与娱乐活动特点与适应对象4、参观、娱乐的相关礼节——安排来访者参观与娱乐活动——单选题：应该用（）盛汤、调料。(A)公用匙(B)自己的汤匙(C)别人的汤匙(D)都可以作业A多选题：以下做法符合席间礼节的是（）。（A）主人应先于客人拿起筷子（B）进餐时，不拿餐具的那只手不要垂下去，要扶着自己的碗或盘子（C）用公筷夹菜（D）吃面条或喝汤的时候不要发出声音作业ABCD单选题：餐桌中间的转盘要（）。(A)顺时针转(B)逆时针转(C)都可以(D)有位尊者决定作业A单选题：在宴请客人的时候，下列做法中不符合礼仪的是()。

A、剔牙时用手遮挡B、用公筷夹菜

C、与客人聊天D、为客人夹菜作业D多选题：为客人选择住宿宾馆要考虑以下问题（）。（A）交通是否便利（B）档次是否合适（C）环境是否安静优雅（D）价格是否便宜作业ABC多选题：秘书安排客人参观、娱乐的相关礼节主要有()。

A、不迟到B、避免大声喧哗

C、必须买节目单D、注意着装作业ABD办公环境管理第二节一、合理布置办公室——办公室布置的基本要求——P107——办公室布置的三大原则——有利于沟通便于监督协调、舒适（基本原则）——办公室布置的具体要求——P109——办公室布置的工作程序——（1）明确各部门及员工间的关系，确定每位员工的工作位置。（2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。（3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。（4）绘制办公室座位布置图，然后依图布置。（5）对设备的安放提出合理建议。单选题：办公室布置时，光线应来自（），以保护视力。(A)上方(B)下方(C)左方(D)右方作业C多选题：布置办公室的基本要求（）。（A）采用多间小办公室比采用一间大办公室要好（B）使用同样大小桌子，可以增进美观（C）使同一区域的档案与其他柜子的高度一致（D）将通常有许多外宾来访的部门置于入口处作业BCD人力资源部需要重新调整办公室，部门共有4人，其中经理、招聘管理、薪酬管理、培训管理各1人，请你按布置办公室的基本要求，为他们安排合理的座位。案例分析4321二、营造健康安全环境——秘书应树立安全意识——树立安全意识，应做到？办公环境常见的健康与安全隐患有哪些？健康、安全办公环境的基本要求？P113-P114——营造健康安全环境的工作程序——（1）确定安全检查周期、定期检查。（2）发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排除危险或减少危险。（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。单选题：在安全检查时，若发现设备故障，应立即报告，并填写（）。事故责任书(B)设备故障登记表(C)设备维修记录(D)设备损坏登记表作业B单选题：站在带轮的椅子上举放物品，属于（）隐患。(A)办公家具方面的(B)办公设备及操作中的隐患(C)工作中疏忽大意造成伤害的(D)工作中疏忽大意造成失密的作业C办公室日常事务管理第三节一、管理印章和介绍信——印章的作用——标志作用(2)权威作用(3)法律作用(4)凭证作用

——印章的种类——正式印章(2)钢印(3)领导人签名章(4)专用章(5)套印章——印章的样式由以下构成——印章的质料(2)形状(3)印文(4)图案(5)尺寸规格——印章的管理与使用要求——（1）专人负责（2）确保安全（3）防止污损——印章的使用程序——申请用印正确用印用印登记——介绍信的使用要求——要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝线，并有存根备查。

介绍信具有介绍和证明双重作用、有时限要求——用印注意事项——P122多选题：印章样式一般由以下几大部份构成（）。（A）印章的质料（B）印文（C）图案（D）尺寸规格作业ABCD单选题：（）具有介绍和证明双重作用。(A)介绍信(B)推荐信(C)决议书(D)证明作业A多选题：印章颁发与启用的要点（）。（A）取印章应实行双人同行制（B）取印章可以一人单独（C）印章要有专人保管（D）使用单位启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门作业ACD多选题：用印使用程序（）A、申请用印B、批准用印C、正确用印D、用印登记E、用印结束作业ACD二、安排值班工作——值班工作的任务与要求——办理上司交办的事项。(2)上传下达，沟通内外。(3)认真处理来函来电。(4)负责接待工作。(5)掌握上司的外出活动情况。(6)协调处理安全保卫工作。——值班工作规范——（1）坚守值班岗位。(2)认真处理事务。(3)做好值班记录。(4)热情接待来访。(5)加强安全保卫。单选题：（）是对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记。值班电话记录(B)值班接待记录(C)值班日记(D)信息传递作业C多选题：值班结束后，交班时应注意（）。（A）如果自己有事，可以委托他人（B）必须当面交接，不能委托他人（C）交清值班记录，说明在班内出现的问题及处理方法（D）值班人在值班记录上签名，确认记录内容作业BCD公司正在××宾馆召开新产品质量鉴定会上出现了值班秘书擅自脱岗现象，请你立即从网上给每位值班人员加发一份有关值班工作内容和相关制度的邮件，以提示做好值班工作。作业（1）办理上司交办的事项。(2)上传下达，沟通内外。(3)认真处理来函来电。(4)负责接待工作。(5)掌握上司的外出活动情况。(6)协调处理安全保卫工作。（1）坚守值班岗位。(2)认真处理事务。(3)做好值班记录。(4)热情接待来访。(5)加强安全保卫。四、安排上司的差旅事务——差旅准备的要求——（1）根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。（2）准备定票时，一定要查用最新的时刻表。（3）订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯。（4）平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作的顺利进行。——安排上司差旅事务的工作程序——1、制定商务旅行计划2、制作旅程表3、准备上司在不同场合的发言提纲4、办理出国手续5、秘书在上司出行前应落实的工作内容P139-P143——上司回来后的秘书工作——1、接站工作2、汇报工作3、报平安并表示感谢。多选题：差旅准备的要求（）。（A）根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇（B）准备订票时一定要查用最新的时刻表（C）订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯（D）平时注意学习订房订票的相关知识作业ABCD多选题：商务旅行计划应包含的内容有（）。（A）出差的时间、启程及返回日期，接站安排（B）出差的路线、终点及途经地点和住宿安排（C）会晤计划（D）上司的住宅电话号码作业ABCD多选题：办理签证的途径有（）。（A）可到前往国驻我国大使馆或领事馆直接联系申办签证（B）可委托权威的可靠的签证代办机构代办（C）可以委托前往国家洽商的公司到前往有关国家的使（领）馆办理（D）可在申请人所在单位办理作业ABC五、完成上司临时交办事项——上司临时交办事项的特点——广泛性临时性具体性紧迫性——办理上司临时交办事项的原则——

积极主动，千方百计既要符合政策，又要灵活变通件件有着落，事事有回音——文字记录工作的方法和技巧——要点记录法详细记录法（准、全、快）常用速记法笔记与录音并用法

记录工作——手工记录机器记录单选题：（）就是把发话者说话的内容全面、完整地记录下来。要点记录法(B)详细记录法(C)常用记录法(D)笔记与录音并用法作业B单选题：上司在向秘书下达指示时，（）的形式是主要的。(A)指令(B)口授(C)示意(D)笔授作业B多选题：办理上司临时交办事项的原则（）。（A）积极主动，千方百计（B）既要符合政策，又要灵活变通（C）件件有着落，事事有回音（D）互相推诿责任作业ABC多选题：文字记录的方法有（）。（A）要点记录法（B）详细记录法（C）常用的速记法（D）笔记与录音并用法作业ABCD多选题：属于笔记与录音并用法特点的（）。（A）准、快、全（B）灵活、便捷（C）可以优势互补（D）费时、费事，分散注意力作业BCD单选题：对文字记录中的任何疑惑之处都应（）。(A)留待以后再说(B)自己猜测(C)与口授者或上司进行核对(D)询问他人作业C六、管理时间、提高工作效率——时间管理的内容——什么是时间管理？秘书时间管理目的——上司自我——个人时间管理的技巧——BDAC紧迫重要先做A——重而急次做B——重而不急再做C——急而不重暂时不做D——不重不急——秘书如何有效利用工作时间——1、明确自己的工作任务和职责。2、要区分常规和非常规工作。3、按优先顺序完成工作。4、合理分配时间和精力。5、使用办公辅助手段组织工作。6、安排工作要适应整个流程的正常运转。7、按最终期限完成工作。8、坚持记工作日记——秘书办事的学问——一、如何办好上级交办事项1、接受任务要弄清“三要素”2、优化办事成果“三比较”3、把握好办事“三形式”4、检验办事效率“三标准”5、向上司复命“三注意”P162——管理时间、提高效率的工作程序——（1）编制工作时间表（年度时间表、月安排表、周安排表）（2）编制、管理工作日志（编制自己的工作日志、管理上司的工作日志、工作日志的变化与调整）多选题：个人时间管理法则包括（）（A）先做A，重而急。（B）次做B。重而不急。（C）再做C。急而不重。（D）暂不做D。不重不急。作业ABCD单选题：时间管理中，紧急而不重要的事情属于（）。(A)A类(B)B类(C)C类(D)D类作业C单选题：周时间安排表是在（）的基础上制定的。年度计划(B)季度计划（C)月计划(D)每天的计划作业C办公用品与设备的使用和管理第四节一、订购、接收、管理办公用品——库存控制的作用——1、资金不被不必要的库存占用。2、空间不被用来存储不必要的货物。3、能监督个人和部门对物品的使用。4、保持充足的库存。5、监督任何偷窃和破坏造成的损失。6、可利用准确的库存进行评估。——库存的定义——最大库存量再订货量最小库存量再订货量=日用量×运送时间+最小库存量——订购、接收、管理办公用品的工作程序——（1）选择供应商（2）选择订购方式（3）办理进货手续（4）保管单选题：（）是提醒购买者库存需要重新订购的标准。最大库存量(B)最小库存量(C)再订货量(D)库存总量作业C多选题：库存的定义涉及以下概念（）。（A）最大库存量（B）最小库存量（C）再订货量（D）保存日期作业ABC多选题：选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较（）。（A）价格和费用（B）质量和交货（C）服务和位置（D）安全和可靠性作业ABCD计算题：办公室每天需要用去纸杯10个，纸杯运送时间为2天，库房中最小库存量为10个，请问，纸杯的重新订购线是多少个？作业30个秘书负责办公用品采购工作，组织进货与保管。近期，公司需购买一批办公电脑，请问你如何完成此项工作？案例分析（1）选择供应商（2）选择订购方式（3）办理进货手续（4）保管信息管理第五节一、信息的收集——信息的特征——客观性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、开发性、无限性

——信息工作程序——收集、整理、传递、存储、反馈和利用

基本特性区别于一般物质的显著特性——信息收集的要求——价值性时效性层次性针对性全面性

——信息收集的程序——1、明确信息收集的范围2、熟悉信息的来源3、选择信息收集的方法（观、阅、询、问、网、交、购）4、查找信息案例请收集2010年大学生就业信息单选题：信息的基本特征是（）A、客观性B、时效性C、可塑性D、共享性E、依附性作业A单选题：（）是信息的价值作用随着时间的变化而改变的特性。A、客观性B、时效性C、可塑性D、共享性E、依附性作业B多选题：信息收集的要求（）。A、价值性B、时效性C、层次性D、针对性E、全面性作业ABCDE——信息的筛选的含义和方法——一、含义筛选是对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，值，决定信息的取舍，提取真实、有价值，能满足需求的信息二、阅读筛选信息资料的方法1、留意标题2、复印、裁剪、3、摘记4、标记说明——信息分类的方法——字母分类法地区分类法主题分类法数字分类法时间分类法——信息传递的方向与要素——1、信息传递的方向：内向、外向2、信息传递的要素：信源、信道、信宿——信息分类的程序——（1）熟悉信息内容（2）选择分类方法（3）辩类（4）归类——信息校核的要求——一、信息校核的含义二、信息校核的范围三、信息校核的要求1、校核要以原始数据为基础。2、校核要排除主观因素的干扰。——信息存储的载体与设备——一、信息存储的载体纸质载体磁性载体：软盘、硬盘、磁带、光盘、缩微品二、信息存储的设备信息存储的装具与设备：文件夹、文件盒、文