采购跟单业务管理程序

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档德信诚采购跟单业务管理程序目的规范采购跟单业务及其相关环节的业务操作流程；规范库存物料变更及库存物料控制流程；适应SCM系统业务操作方式。范围本规定适用于TCL空调器(中山)有限公司采购部采购跟单主业务的控制管理。定义长线物料：物料采购周期超过周滚动计划提前期；短线物料：物料采购周期在周滚动计划提前期之内；采购周期：从下采购请购单至物料回厂之间的时间段。职责内销计划部提供《XX年XX周滚动生产计划》；海外中心计划科提供长线物料的滚动计划和出口机要货计划；设计开发部编制标准BOM，技术工艺部根据标准BOM编制对应的制造BOM；制造部生管课负责于SCM系统中编制周滚动计划、周包装作业计划、小批试制生产订单、生产计划更改；制造部两器课负责于SCM系统中编制两器生产订单；设计开发部提供小批试制通知单，由制造生管课录入SCM系统；采购课采购员负责按采购流程进行采购作业及回料交期和数量的跟进；采购课物控计划负责库存分析及控制、采购请购单的校对，并与销售部门沟通，作好长线物料及其它紧缺物料的备货控制；制造部仓库管理课负责物料入库和出库作业管理；流程与规范采购跟单业务操作流程与规范5．1.1长线物料采购业务规范5．1.1.1内销计划部须按规定时间提供下月度四周滚动计划，外销计划科须于每月的10号或之前提供下月度的紧缺长线物料（如压缩机等）滚动需求计划（N月10号提供N+1月四周滚动计划）；5．1.1.2压缩机采购根据审批后的“年度生产大纲”、“四周滚动计划”按其相应的供货周期提前下达月需求采购订单，每月再根据“周包装计划”实际生产数量进行调整订购数量和交期；5．1.1.3铜管、铝箔、辅料根据“四周滚动计划”，由相关采购员于每月18号前下达下月的整月需求采购计划，物控计划校对、采购课长审核后，采购员根据采购计划下达手工采购订单，并每周根据“周包装计划”进行调整订购；5．1.2短线物料采购业务规范5．1.2.1总装正常批次物料：制造部生管课须按“周包装计划”每周二12：00前在SCM系统中下达第N+2周周包装作业计划，采购员于每周二22：00前根据SCM系统采购建议下达请购单，经物控计划校对后下达采购订单，采购周期（包含提前期1天、检验周期1天和下单周期1天，共3天）需≥12天（示意图如下）；总装物料采购周期≥总装物料采购周期≥12天9天1天1天1天9天1天1天1天总装物料回料期下达请购单及采购订单总装物料回料期下达请购单及采购订单检验期端板5天，其余物料6天提前期检验期端板5天，其余物料6天提前期两器物料回料期两器物料回料期5．1.2.2两器物料：两器排程计划下达必须在生管课包装计划下达后第二天中午12：00前完成流程审核，两器排程若有变更必须于当天20：00前完成。总装物料的回料期为9天，即比包装计划提前二天回料；对两器物料，端板回料期为5天，其余两器物料回料期为6天；5．1.2.3小批试制物料：制造部生管课根据设计开发部《小批试制通知单》直接录入SCM系统，生产时间按采购会签时间给定；5．1.2.4提前备货物料：因采购环境的变动，造成短线物料采购周期超出周滚动计划提前期由采购员根据周滚动计划或出口机要货计划的机型编制相应物料的备货计划，格式见备货通知表格1-1，物控计划员根据物料属性和相关预测数据信息校对备料计划；5．1.2.5补充条例：5．1.2.5.1返包机/包修机的物料申购按照《物料申购管理规定》相关要求进行处理；5．1.2.5.2因各种原因需补订物料的，具体申购要求见《物料申购管理规定》；5．1.2.5.3采购请购量计算公式为：订量=批量*单量*（1+损耗百分率）+安全库存（A）-在途量-可用库存，但结果须大于等于最小订购量（Min）和小于等于最大订购量（Max）；5．1.2.5.4SCM系统中的“安全库存量”由制造部提出，采购部会签后维护到系统，“最小订购量”、通用物料“采购批量”由采购部各采购员提出申请，采购部物控计划校对审批后维护到系统；5．1.2.5.5正常物料请购单直接由物控计划员校对后生效，采购订单须经采购课课长批准生效，物料采购变更订单须采购课课长审批生效。5．1.2.5.6物料供应异常情况，需及时填写反馈，格式见物料信息反馈单表格1-2，制造部生管课会签后根据确认后的交货期调整相应生产计划，供应链管理课会签作为考核供应商依据。物料控制流程和规范因设计、工艺变更造成的制品，由技术部门给出相应处理方案，因计划变更造成制品由计划部门负责在后续计划中协调处理，制造部物控员做好记录和跟踪，每月发出一份制品统计表；制造部物控员根据“变更通知单”中的设计处理方案和库存对变更所造的制品给出处理意见，仓库根据制品处理意见对制品进行处理。对于报废、呆滞、用于特定机型或批次当中的物料首先必须做相应的移位处理，即货位的相关移动。合格状态物料，因变更或其它某种原因致使不能使用，设计开发部或技术工艺部必须通过“变更通知单”或技术、工艺通知单对库存进行处理和说明。仓库管理课进行相应的移货位处理，采购员根据技术文件进行补采购作业；采购部物控计划负责对以上各点操作进行跟踪、监控。工作流程图相关数据及表格备货通知表1-1物料信息反馈单1-2TCL空调器（中山）有限公司采购备货通知单供货厂家：序号物料代码物料名称备货数量交货时间备货原因123备注：具体数量和交货日期以订单为准，若有疑问请与TCL空调器中山采购课联系.TEL：FAX：3134977通知日期：编制：审核：批准：物料信息反馈单序号机型/批次号物料名称数量下单日期订单号供应商订单交货日厂家回复交期计划生产日期备注原因分析及解决方案生产部意见供应商管理课意见相关术语周滚动生产计划；周包装计划；出口机要货计划；冻结货位；可用货位。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档出纳业务处理程序□收款程序出纳部门收入现金，须凭现金收入传票(包括视同现金收入传票的各项凭证)收款，其程序为：1.应根据现金收入传票点收现款，鉴定现钞的真伪无误后，即在现金收入传票加盖“收款日戳”及“分号”(收入传票之分号每日自第一号依序编列)并盖私章。2.如需签发或发还信托单或各种凭证时，应于传票下端制票员编号处登记“号码牌”号数(号码牌应与传票加盖骑缝私章)后，将“号码牌”(签发信托单时以收入传票第二联代替号码牌)交给顾客凭向原经办部门领取所需凭证。3.将收款后的传票依序登记于：(1)现金收入帐。(2)现金收入日记帐后，传票及附件递交有关部门办理。各有关部门办妥手续后，按传票所记号码呼号收回“号码牌”(应注意有无涂改)，凭此交付信托单或凭证等。□付款程序出纳部门付出现金，须凭现金支出传票(包括视同现金支票传票的各项付款凭证)办理。1.凡付款传票，均须依照程序先由经办员、会计人员及各级主管人员核章后始得付款。2.出纳员支付款项时，须先查明传票的核章具备后在传票编列“分号”(每日自第一号依序编列)依序登记于：(1)现金支出帐。(2)现金支出日记帐。3.在传票及附件的凭证上加盖“付款日戳”及私章后，点检款项，按传票左端所记号码呼号，向客户收回“号码牌”(应注意号码有无涂改)并询明金额无误后，即照付现款(包括支票)。4.凡本公司签发的支票应以记名式为原则，支票经主管签盖印鉴后，均应经会计及出纳员副署。□出纳事务(一)券币的整理：1.收入各项券币的整理均应凑成整数后封扎，其方法如下：(1)各种面额的券币均应分别整理，同一面额每100张为1扎，每10扎为1捆。(2)每扎应用纸签条封，每捆应加贴封，注明年月日。(3)同一面额未满100张的钞券，得以50张折摺封扎。(4)各扎各捆经收人员应加盖私章。(5)各种硬币，同一面额每50枚为1卷，每1000枚为1袋，各卷名袋须如盖经收人员私章。2.经手点钞人员对其所签封的券币负责。顾客以当面点清为限，钞票一经离柜，所有封签即属无效。(二)其他事项：1.现金的提存：(1)往来行库的票据及现金提送，应派适当人员充任，金额较巨或认为必要时应加派人员办理。(2)每日营业终了时，除酌留一部分充为次日营业开时必要的支付资金外，所有款项应尽量送存行库。2.库存：(1)现金库存除现款外，其他一切票据、借据或取款凭条均不能抵充。营业终了结帐后，如有经收(付)的款项应办妥次日收(付)款手续，经各级主管人员核章后连同传票一并保管。(2)每日库存现金，须与“现金库存表”所载金额相符，如有不符时应立即报告主管，并应于当日查明不符缘由，如确属无法当日查明时，应以暂收款或暂付款科目整理，俟次日再继续调查。3.金库：(1)金库内外门应备正副钥匙各一副，内门正钥匙由出纳员负责管理使用，外门正钥匙由经理或指定副经理掌管，非两者不得启闭金库，内外门副钥匙由经理会同会计科长及主办出纳员密封缄口盖骑缝章后，交由经理另行保管。(2)因故不能使用正钥匙需使用副钥匙时，经理须会同会计科长及主办出纳员启封，用后重行封存。4.贵重物品的保管：凡与业务有关的有价证券等贵重物品，需寄存出纳专用的金库时，应由经办人员成扎或整箱密封，并由主管人员签章后，连同保管条(写明交存的件数)交出纳员，出纳员点收后给保管条签章交经办员收执，发还保管物时，收回保管条注销后装订保管备查。5.银行存款支票簿的使用：(1)领用支票簿时，须由主管指派的经管员编列号码登记在“空白单据登记簿”发交经办人员签章使用。(2)作废的支票，须盖“作废”戳记，粘贴于该同一号码的存根上，以示慎重。(3)每日营业终了时，经办员应即查对当日签发的支票存根，结计金额在存根最后一张背面，与银行存款科目签发总数是否相符，同时查点尚未使用的空白张数是否相符。(4)用讫的支票簿(存根)，须交还经管员查核使用张数及作废张数是否相符，并在“空白单据登记簿”备注栏注明后，妥为保存(订为15年)。6.银行存款的印鉴：银行存款的印鉴为有权签章人员印鉴(签章、职章、私章)及副署人员印鉴(会计科长、信托科长、出纳员的印章)。7.号码牌的使用：(1)“号码牌”本身并非付款凭证，仅为经办员方便认识交付客户的标记，主管应指派经管员负责分发、收回及查对。(2)经管员发给号码牌时，应编列号码登记在“空白单据登记簿”，由经办员签章领用，营业终了后，各经办员应将当日使用后收回部分及未使用部分分别整理后，交还经管员集中保管，使用后收回部分保管一个月后烧毁。(3)经办员签发“号码牌”予顾客时，应在其正面与收入或支出传票加盖骑缝私章并盖日期戳记，收回“号码牌”时，应对骑缝图章详加核对以防仿造假冒，收回后并应即予以注销。(4)“号码簿”隔日无效，当日营业终了后，如客户未取款项时，经办员应向主办科长报告并填制(货)暂收款项传票入帐，日后客户持单前来取款明须查明缘由报告主管认可后，填制(借)暂收款项传票办理付款。“号码牌”经管员应将其号码登记备查。(5)号码牌如有遗失时，应按下列各点办理：顾客遗失时，应查明其交易性质、金额等详情，如认为无疑义应请顾客书面作废，经主管核准后照付款项，但如认为必要时应请觅具妥保后始予付款。公司内部经办员或经管员遗失时应报请主管查明其遗失原由，倘因遗失而发生事故时，应由该经办员或经管员负一切责任。以上两种情形发生时，并应通知经管员将其号码登记备查。(6)“号码牌”应以各种不同颜色印制，经管同分发使用时应逐日以不同的颜色分发，以防仿制或假冒。□票据的处理(一)收受票据应注意事项：1.凡与业务无关的票据不得收受。2.如非本人票据应请客户亲自背书，如属指名票据应请抬头人加盖印章。3.收受的票据面额较应缴纳款项为多时，在未兑现以前不得找还，其差额应俟兑现以“暂收款项”科目处理后退还。4.营业部门各经办员(包括外勤职员及出纳员)收到票据时，应立即在票据左上角画横线二道，并在收入传票摘要栏注明收票日期、票据号码、付款行库、金额及到期日。(二)收受本埠即期票据的处理：1.凡出纳员收入本埠即期的票据，应即日提出交换并在收入会票摘要栏加盖“一交”、“二交”戳记，如当日不及交换者，应在收入传票摘要栏加盖“交换”戳记，以使经办员作为填注有关帐簿的依据，以杜流弊。2.出纳员收入的票据提出兑现或经交换被退票时，应查验该票据是否由本公司提出，退票理由是否充足，经验明确实后，应立即联络经办员以最迅速的方法，通知顾客前来办理退票手续。3.出纳员收受的即期票据，应立即登记在“票据明细表”并在存入行存时加以注明行库类别，以于必要时与行库对帐。(三)应收票据的处理：1.出纳收受应收票据时，应按到期日顺序妥为保管票据(外埠的票据应分开保管及时提出代收)，并根据应收票据明细表，按到期日分别列在“应收票据备查簿”，所保管的票据张数，金额应与应收票据备查簿的记载相符。2.应收票据到期，出纳应检出该日期票据与“应收票备查簿”的记载核对无误后存入行库。3.顾客要求调换或领回公司保管中的票据时，除以现金抵换外应以书面申请为原则，主管准许调换时，出纳应于“应收票据备查簿”变更该笔记载，并应请主管盖章证明。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档6初期火警处理程序

1、发现初期火警，在场人员应该：

（1）即时报告大厦消防监控中心，报告内容包括火警具体地点、燃烧物性质、火势蔓延方向等；

（2）立即利用附近的灭火器械扑救，尽量控制火势发展；