办公室管理课件

职工培训核心模块

《办公室管理》中国人民大学教授、博士生导师管理学博士胡鸿杰引子:关于《办公室管理》AcademyAwards

美国电影艺术科学院奖CambridgeCareerAwardsInOfficeAdministration剑桥办公管理国际职业证书中国教育部考试中心与英国剑桥大学考试委员会共同设置的项目考试内容与等级1项目管理过程一览表

过程组知识领域

启动

计划

执行

控制

收尾项目集成管理

项目计划制定项目计划执行集成变更控制

项目范围管理启动范围计划范围定义

范围验证范围变更控制

项目时间管理

活动定义活动排序活动工期估算进度安排

进度控制

项目成本管理

资源计划编制成本估算成本预算

成本控制

项目质量管理

质量计划编制质量保证质量控制

项目人力资源管理

组织计划编制人员获取队伍开发

项目沟通管理

沟通计划编制信息分发执行情况报告管理收尾项目风险管理

风险计划编制风险识别定性风险分析风险对应计划编制

风险监督和控制

项目采购管理

采购计划编制询价计划编制询价供货方选择合同管理

合同收尾

课程基本思路认识办公室管理领域明确办公室管理内容寻找办公室管理方式第一讲认识办公室管理领域

你可以离开办公室生存吗？如果不行，那就让彼此认识一下吧！课程基本思路什么是办公室？（非野外—空间—组织）办公室研究的基本路径随机问题你在办公室都做些什么？这些事情与哪些部门发生联系？你与这些部门是怎样一种关系？这些“关系”如何正确表述？如何根据各自的“位置”规范行为？办公室是什么？社会组织为实现基本功能而设置的内部机构。主要负责社会组织的内部管理。办公室的基本功能具有综合性、层次性、程序性和终局性等特点。办公室还可以理解为一个活动空间。办公室管理与秘书工作等的差别。在我国《秘书职业资格证书》标准中，将“秘书”定义为“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员”。实际上对应的是广大的办公室工作人员，并不只是狭义的秘书。

办公室环境的基本功能对办公室人员的身心（情绪、士气、满足感和健康等）产生影响；随着这种影响的持续和加强，环境因素会与办公室人员的行为发生关系；这种因环境而变化的行为会对办公效率产生作用。人类工程学就是研究环境因素与人的情绪、行为及其效果的关系的科学。办公室环境的基本要求方便安全办公室布局、人员和信息物品的安全舒适整洁光线、色彩、气候、噪音、工作间的布置和谐统一人与人之间、人与物之间、物与物之间

第二讲明确办公室管理内容管理活动的基本内容

计划组织控制在办公室的实际工作中表现为：参与政务、处理事务、搞好服务。具体包括文件收发、办理公文、起草文件、制定计划、组织会议、管理印章、接待来访、检查协调、信息处理等等。办公室的基本职责办公室是社会组织的内部管理机构；而管理就是决策（西蒙语）。决策是领导的职责；办公室是领导的辅助机构；办公室的基本职责是辅助决策：包括信息的选择与管理（这是温家宝同志在1985年提出的三项任务之一：信息、督查和日常工作）第三讲寻找办公室管理方式现场的方式会议的方式文件的方式一、现场的方式现场的方式现场管理的目的就是有效地传递管理意图，它主要是通过管理者的讲述、倾听和解决问题来实现的。

具体表现为现场的方式（一）管理者讲述，就是向被管理者传递管理意图，是一种信息自上而下单向传递的过程，因此必须选择一种被管理者容易接受的方式来进行。（1）要用简单、明确的语言说明管理意图；（2）将管理意图同被管理者的职责和切身利益联系起来；（3）如果有可能，要尽量说明基本要求；（4）提出对完成管理意图的建议；等等。现场的方式（二）倾听就是了解被管理者对管理意图的见解，是一种信息双向传递的过程。作为管理者，要努力做到：（1）耐心地把对方的话听完。（2）注意听话时的表情。（3）管理者的语言表现。

现场的方式（三）解决问题就是在管理者力所能及的情况下，帮助被管理者消除对管理意图的种种疑问；在通常情况下，主要是对讲述中（3）（4）的一种合理延伸，并注意：（1）要确定问题中的关键部分；（2）重申解决问题的条件；（3）提出（或商议）解决问题的可行方案；（4）商定实施计划的细节。

二、会议的方式凡是那种有共同的议题，有公认的组织者的三人以上的正式聚会便可以被称为会议。（1）有共同的议题（2）有公认的组织者（3）有三人以上的正式聚合那么，你为什么要开会呢？适于开会的情况从其他人那里获取信息和建议；让其他人参与解决问题或制定决策；调查不明情况或有问题需要向其他人澄清；有重要事情需要把大家集中到一起传达；大家自己要开会；有问题涉及多个部门，需要协调解决。因此，会议具有决策、分权、交流、协调、显示和晓喻功能。►三、文件的方式公文是一种管理方式文书≥

文件>

公文法定的制发者;

组织与个人公认的权威和效用;

范围与时间特定的体式和处理程序

结构与流程ppt#6.公文的功用公文的功用基本功能：管理工具（主观上）沟通手段（客观上）具体作用：由文件内容决定（策令、规范、宣传、组织、控制、联系、凭证…..)

公文的分类公文的划分(载体、内容、涉密程度、办理时限、行文方向、授受关系、应用范围、生命周期…….)公文的种类

1、《中国共产党机关公文处理条例》2、《国家机关公文处理办法》3、《中国人民解放军机关公文处理条例》4、《人大机关公文处理办法》5、其他（企业常用文种）《国家机关公文处理办法》命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。批复适用于答复下级机关的请示事项。意见适