会展策划课程全讲义(2015版)

会展策划课程全讲义(2015版)非常关键和受用一生的力：人际沟通

入门潜力级---迅速让人知道你

渐入佳境级---迅速让人记住你

终极骨灰级---让每个人都喜欢你第二页，共285页。会展这点儿事儿千秋邈矣独留我百战归来再读书

第三页，共285页。

1.会展1:9拉动的是什么？会展经济能够拉动城市交通、通讯、住宿、餐饮、旅游、购物、贸易、广告、印刷、物流、创意等相关行业。”UFI—1：3.5~~1:15之间，1:9.25，第四页，共285页。解读：忽略区域差异,只是概数，强调会展业的拉动作用，绝不是实际的比值周边产品、环境设施条件不到位，基本需求尚且保证不了，谈何拉动？政府受益，从一定时段的税收比反映拉动值。第五页，共285页。2.会展的内涵究竟是什么？会展不是展会，一切满足条件的都可以称为会展：条件一：有限定时段条件二：有特定空间条件三：有公众效应条件四：有实施频率条件五：有特定受众条件六：有效益诉求条件七：有创意主题条件八：有组织机构第六页，共285页。会展内涵主要表现为四个方面

一.是会展活动的创意策划质量二.是会展项目执行力度三.是会展现场服务水平四.是会展整体的运营效果第七页，共285页。3.会展业既是文化产业的重要组成部分，又是具有社会影响力的公共事件。两大核心经济功能：

平台功能和拉动功能（利用会展活动为城市凝聚了旺盛的人流、资金流、项目流、信息流，带动了城市基础建设、促进了行业规范管理、拉动了周边相关产业）两大核心社会功能：

窗口功能和惠民功能（会展业在提升城市形象、提高城市整体文明程度、增强城市文化内涵、美化城市环境以与丰富市民精神文化生活、改善民生等各个领域都发挥了重要的辐射作用）第八页，共285页。4.会展产业---文化产业---创意产业之间是什么关系？

创意产业：个体性，个人创造力文化产业：依托性，社会义务会展产业：合作性，载体功能

会展产业介于文化产业和创意产业之间，它的前期策划阶段具备创意产业特点，后期组织运营又有文化产业的特点；同时又是创意产业和文化产业的一种呈现形式。

第九页，共285页。5.会展文化是什么？

会展文化并非会展实施过程中应用到的哪一学科，它会展产业发展所反映出来的一种精神，是通过有效管理管理和行业自律共同形成的一种行业特征。会展文化的特征：地域性、阶段性、综合性会展文化的元素：造势（地旗）、理性、健康、环保、人本、诚信、务实、高效、专业；

第十页，共285页。

二、会展业为什么需要你第十一页，共285页。会展人才是个很抽象的概念，更多的是会展人。会展业成才率很低；能做好会展的人，其他行业都能做好；干一行爱一行不现实；爱一行才能干好一行。第十二页，共285页。会展从业者的职业意识一

职业意识是人们对自身所从事的职业劳动的认知、态度、评价和寄予的情感等心理成分的综合体现。服务意识

团队意识诚信意识

创新意识学习意识会展从业者的职业意识一

第十三页，共285页。诚信1.诚信意识是一种自我道德约束。诚信是一种规则的遵守，也是一种态度和承诺。任何一个正规的会展企业都应视信誉为命脉，而每一个员工都应该是诚信的最终执行者。2.诚信意识的培养主要围绕三个方面：1.从业人员应坚持向客户提供优质产品和服务；2.自觉维护和树立会展行业的信誉，净化行业环境；3.遇到信任危机应当勇于担当责任，与客户真诚沟通，采取补救措施；第十四页，共285页。服务服务意识是指会展从业人员对会展服务理念的认识和态度。会展中心是服务型产业，所提供的产品归根结底是服务，而管理的根本呈现形式也是服务，管理规范就是服务到位。为什么需要服务意识呢？因为服务意识决定服务态度，服务态度又决定服务质量。客户最在意的，是服务的质量，而服务质量往往是决定客户忠诚度和流失率的关键因素。提升服务质量则要从提升服务意识着手。失去客户因素的比重原因1%去世3%公司解体或迁移异地4%改变了喜好5%由熟人推荐找到其他替代商品9%在其他公司得到更多的实惠10%对商品不满意68%服务人员对其诉求的漠视和冷淡第十五页，共285页。团队队伍不好带了！团队意识不是顺从主义，不是为了泯灭团队成员的个性、扼杀个体独立思考。一个好的会展团队，恰恰应该充分发挥民主，鼓励和正确引导员工个人能力的最大发挥，确保每个项目都能高性价比完成。

团队意识能体现出一种智慧合力，使每一个团队成员都能够从团队中获得提升，1+1>2的“系统效应”。第十六页，共285页。团队意识的具体表现：

1.向心力和凝聚力。表现出一种对企业的忠诚，在工作中处分发挥主观能动性，树立“单位的事就是自己的事、企业好自己才好”的工作理念。2.归属感和荣耀感使自己真正融入企业，以作为企业的一员而自豪，并以此为自己全部生活、价值的依托和归宿，激发出为企业奉献的动力和潜能。3.存在感和安全感能够深刻意识到企业给予自身基本生活保障和事业发展空间，使团队意识成一种安全感意识。第十七页，共285页。创新1.会展业是创意产业。这就要求会展从业人员要具有创新思维和创新意识，创新是企业发展的动力。2.创新很难，因为需要时间来检验对错，有风险，但是机遇和风险是成正比的。3.没有创新，永远谈不上领先。4.创新不是蛮干，是建立在经验和规律上的大胆实践。第十八页，共285页。学习现在，最恐怖的就是时间。行业发展快过我们所掌握的技能。学习和实践是经验获得的唯一方法。有些人在还没有准备好就急匆匆去寻找机会，最终由于能力和经验的缺乏，屡次碰壁之后选择了放弃。殊不知“磨刀不误砍柴工”、厚积薄发的道理，你的最大的任务就是首先把你这块材料雕琢成器。第十九页，共285页。1.浮躁而急功近利—待遇低、升职慢2.自我而缺乏包容性；---独生子+网络依赖3.脆弱而抗挫折能力较差；---不能正确看待失败，听不进批评4.易怒而无法控制情绪；---冲动不计后果5.优柔寡断；---不能准确把握时机至于错过6.孤僻而难以融入集体---自负+自卑7.嫉妒---别人的成绩总有猫腻+骂领导8.心理压力淤积---制造狂欢解决：会展从业者负面行为的心理特征二

不断提升自己的“情感智商”（EQ）第二十页，共285页。1.文化底蕴—底子厚2.专业技术---多面手3.团队意识---能百搭4.沟通能力---自来熟5.思维方式---脑子活6.工作态度---看家狗新形势下会展人才的标准三

新形势下会展人才的标准三

第二十一页，共285页。先看一个故事：做一个不可或缺的人；第二十二页，共285页。不要有顾虑：学习是使人成为人的一种活动；学专业是具体成为哪类人；知之者不如好知之者，好知之者不如乐知之者；第二十三页，共285页。第一部分会展策划概述第二十四页，共285页。第一节会展策划概述会展的含义MICE狭义广义展览会议展览节事庆典赛事展演奖励旅游第二十五页，共285页。核心从业人员相关从业人员周边从业人员会展项目/场馆运营、销售、管理上游客户群辅助、支撑拉动产业领域会展从业人员的含义第二十六页，共285页。会展从业人员的素养文化素养能力素养学习素养第二十七页，共285页。会展人的三种必备素质：1、激情2、机灵3、积极你适合做会展么？三“J”潜能第二十八页，共285页。激情激情就是自信，对自己，对所面对的事业有信心，永远保持一种鲜活的思想和蓬勃的斗志，你得愿意去做。第二十九页，共285页。积极会展业是朝阳产业，没有固定模式，成就靠自己的不断积累和学习，充实自己各方面的知识因为展会有很多都是专业性很强的，你必须了解专业知识和技术知识。会展活动是平台，涉与很多的领域，记住：没有人会给你全部，只有你自己去把多个局部积累起来。第三十页，共285页。机灵机灵就是要求会展从业人员要有良好得人际交往和沟通能力，这是会展从业者关键的一项能力要求，要有主动性，有随机应变的能力，待人接物，手眼相和，举一反三的能力，短时间内取得对方的好感。让每一个和你接触的人都喜欢你。第三十一页，共285页。第二节会展策划的本质（一）为什么要策划？

项目的性质决定的；（二）策划的境界：运筹帷幄之中，决胜千里之外；人无我有-人有我新-人新我奇；逆向思维（三）策划的含义：在事务未发生或已发生的过程中，通过人的智力思考，结合实践经验，优先制定的具有指导和参照意义的方案的过程。第三十二页，共285页。最好的创意最好的创意--能让人深深地感动，产生共鸣。第三十三页，共285页。（四）策划的9大黄金法则1.目标目的是导向

明确活动策划目的，做到提纲挈领、有的放矢。从目的来看，活动策划大体上分为：营销主导型、传播主导型和混合型。2.形式严谨是原则有了明确的目标和目的，活动的内容也就围绕着目标展开。内容是血肉，形式是框架，二者必定是相互依存而共生。3.创意先行是核心4.流程安排是纲领

流程安排是对活动策划方案的直接体现，是活动实施的纲领。流程要达到专业、系统、严密，从细节保障成功。

第三十四页，共285页。5.前期准备是基础

“万事预则立，不预则废”，必须强调活动前期的准备工作。按照活动目的、活动形式、活动流程三项来紧密准备。准备得越充分，活动执行越顺利，只有执行的顺利完成，才能达到预期的活动效果。6.合作执行是关键

再好的活动创意，也必须在行动实施中才能够反映出来。每一项活动的成功完成都不是靠个人，而是靠团队，团队要运作执行则靠很好的纪律，没有纪律，执行就会走样。

7.控制应变是保障

在活动现场的应变控制和危机处理是活动组织者必须具备的素质。居安思危、防患未然，是活动策划应有的思想准备。第三十五页，共285页。8.细节把控是手段

任何一个大创意，一个细节的忽视就可能导致整个活动的效果与预期相差甚远。每一个细节都需要特别重视。9.后期跟踪是检验

活动的结束并不代表整体过程的完结，科学的效果检测与数据支持是促使下阶段活动更加完善的重要支持。其中诸如：现场效果的拍摄、客户到访量的统计以与后期媒体跟进的情况、单位时间内的成交量等等，在活动过后这些效果的分析将成为活动成效的一个非常有力的检测，同时为下一次活动找出问题点，从而有目的的制造机会点。这是非常重要的一项工作，也是对以后活动能否达到效果的有力的支撑。

第三十六页，共285页。（五）策划的动因

活动具有较强的时间限制活动效果要求很高活动的单向性(人生没有往返）项目意义重大活动投入较大，先期垫付大笔费用第三十七页，共285页。（六）会展策划的特点：针对性四性系统性灵活性（变异性）可行性第三十八页，共285页。（七）会展策划五个作用战略指导实施规划进程控制效果控制规范行为第三十九页，共285页。（八）展会两种类型、两种目的生产商面向经销商和代理商的会展,参展商旨在通过会展找到代理商或经销商经销商为主体面向终端消费者的会展，参展商追求的是在会展上取得产品销量上的突破举办方所搭建的平台是否有效第四十页，共285页。（九）会展策划的呈现形式展会策划方案是一个展会的“眼睛”

会展策划最终以项目策划方案的形式呈现出来，形成应用性文本。第四十一页，共285页。（十）会展策划追求的目标：看“三量”数量质量成交量第四十二页，共285页。（十一）会展项目的运作环节调研分析决策策划实施监控评价第四十三页，共285页。（十二）影响会展策划成败至关重要的三要素可行性分析财务预算风险预案第四十四页，共285页。第二部分会展项目立项策划

第四十五页，共285页。会展项目立项策划会展项目品牌策划项目基本框架设计项目可行性分析项目执行方案策划品牌形式品牌策略做什么为什么做怎么做第四十六页，共285页。第一节项目基本框架设计的内容

办展宗旨的确定第一章项目的基本框架设计展会主题的提炼展会题材的选定办展目标的确定第四十七页，共285页。办展目标的确定展会的主办方展会的承办方展会的场馆方扩大地方宣传.提升城市形象.拉动地方经济树立品牌.提升经济效益提高承租率.提升展馆形象经济收益市场信息的收集办展目标的确定第四十八页，共285页。会展目标的特点覆盖面要广泛。不可重复性，令人耳目一新。有远见，实现预测展览的效应。独特性综合性前瞻性第四十九页，共285页。制定目标的常见问题目标不明确目标过高目标过低目标没有可操作性目标太过随意第五十页，共285页。展览题材展览题材就是举办一个展览会所计划要展出的内容；要干点什么？展览题材的选定第五十一页，共285页。展览题材的确定市场细分细分市场的规模和发展潜力细分市场的盈利能力细分市场的结构吸引力办展机构自身的办展目标和资源（一）第五十二页，共285页。（二）题材分类1、新立题材：指办展机构从来没有涉与的产业作为举办新展览会的展览题材。一般来说，办展机构为确定新立题材进行市场调查的产业不止一个，而是有好几个，也就是说，同时对几个题材展开调查，以便经过分析后确定一个或几个可以进入办展的题材。那么办展机构可以从收集到的信息中选新立题材，亦可从国外已经举办的展览会的有关题材中选择新立题材。

第五十三页，共285页。2、分裂题材：

就是说办展机构将已有的展览会的展览题材进再作进一步的细分，从原有的大题材中分列中更小的题材，并将这些小题材办成独立的展览会一种选择展览题材的方式。第五十四页，共285页。一般要满足以下几个条件才可以分裂：一原有的展览会已经发展到一定的规模，某一细分题材达到一定的展览面积；二由于场地限制等原因，这个细分题材的展览面积受限；三细分出来的这个题材不会对原有的展会弄成太大影响；四这个细分的题材和原有展览会其他题材之间有相对的独立性；五收集的信息表明可以细分的题材可以单独举办第五十五页，共285页。3、拓展题材：

就是将现有展览会所没有包含的，但与现有展览会的展览题材有密切关联的题材，或者是将现有展览会展览题材中暂时还末包含的某一分题材列入现有展览会展览题材的一种方法。拓展展览题材是扩大展览会规模的一种常用的有效办法。第五十六页，共285页。当然还须具备以下条件：一是计划拓展的题材与现有展览会的展览题材要有一定的关联性；二是计划拓展的题材的加入与现有展览会不会弄成操作上的任何不便；三是现有展览会的专业性不会因计划拓展的题材的加入而受到影响；

一可扩大招展展品范围二可以扩大参展企业数量和观众来源第五十七页，共285页。4、合并题材：

就是将两个或两个以上彼此相同或有一定关联的展览题材的现有展览会合并为一个展览会，或者是两个或两个以上的展览会中彼此相同或有一定关联的展览题材剔除出来，放在另一个展览会里统一展出。第五十八页，共285页。

会展主题是会展目标的执行者，是会展活动的灵魂。是会展活动的精神支柱。会展主题是会展的中心思想,而主题策划则是提炼会展主题并实施的过程.会展主题的策划要运用多种思维方式、结合宏观形式的变化、发掘会展举办者的自身优势特色、注重资源的整合,才能策划出新颖独特的会展,培育品牌展会.展览主题的提炼第五十九页，共285页。A解释会展会展主题的作用B引领会展C突出会展第六十页，共285页。会议主题

学术性要强一些，因为这样才可以吸引行业的专家学者参加展览主题鼓动性强一些，吸引大众第六十一页，共285页。办展宗旨就是举办展会的目的，遵循的原则，把握的方向，反映美好愿景。常用“旨在….”办展宗旨的确定第六十二页，共285页。第二节展会的基本框架和主要流程展会的基本框架展会的主要流程第六十三页，共285页。展会基本框架1、展会名称第五届东北亚投资贸易博览会基础部分限定部分行业标识第六十四页，共285页。2、展会举办的地点：国家地区（城市）展馆第六十五页，共285页。3、会展的组织机构（项目实施主体）◎会展项目主体就是会展活动的整体构架实施者

◎会展主体策划就是会展活动的整体构架实施策划或者说中心环节的确立策划。第六十六页，共285页。主办单位：指项目、事件的发起单位，也就是一个活动的负责方；承办单位：指项目、事件的具体实施单位具体落实活动；协办单位：指项目、事件的实施过程中提供协助或赞助，配合主承办方。支持单位：就是没有工作但是友好方发出支持贺喜

战略合作伙伴：有直接利益链第六十七页，共285页。4、办展时间开展时间展期具体什么时间开始，一般从开幕式开始算。如2020年5月6日上午9：30专业开放日/普通开放日从布展到撤展区间例如：布展2010年5月4~5日9：00~17：00撤展2010年5月8日13：00~17：00或9日第六十八页，共285页。5、展品范围：展品包含的种类，要有明确的告知。展品要和展览主题相关，尽可能多包含宁缺毋滥第六十九页，共285页。6、办展频率：展会一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行

制约因素：办展规模所在产业（产品）的生命周期一年一次的占80%，两年一次的占18%左右，不定期的越来越少了。第七十页，共285页。7、展会规模（预期）：展览面积展商数量观众数量第七十一页，共285页。8、展会定位：知己知彼有啥没啥是啥干啥展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。

第七十二页，共285页。9、展会报价和展会初步预算：展会价格室内室外光地标位

优地优价门票价格/预计人数第七十三页，共285页。光地：可售有效面积。按X元/㎡计算，但要求最低起售面积。如36㎡起售。位置要优于标位；标位：也叫“标摊”，分筒位（洞位）、角位、半岛位（很少），一般角位要加收20%，半岛位40%,标准配置。第七十四页，共285页。

项目金额占总收入的比例（%）

收入展位费收入

门票收入

广告和企业赞助

其他相关收入

总收入

成本费用展览场地费用

展会宣传推广费

招展和招商的费用

相关活动的费用

办公费用和人员费用

税收

其他不可预测的费用

总成本费用

利润

第七十五页，共285页。展会的利润：

展会的利润=展会总收入-展会总支出20=45-25----盈-20=25-45----亏怎么样才能保证不亏损？预算！（多大的规模？规模一定，价格怎么定？）第七十六页，共285页。盈亏临界点分析

盈亏临界点分析是财务管理中的重要内容之一。要理解盈亏临界点分析的计算公式，首先得搞懂贡献差异的含义。所谓贡献差异是指从某人身上获得的收入与这个人身上发生的可变成本之间的差额。即：贡献差益＝从每个人得到的收入－每个人可变成本（进多少，出多少）。而计算盈亏临界点的最后一步是用全部固定成本除以贡献差益。

某展会项目经财务人员核实，从每个与会者那里获得的收入为2500元，每个人可变成本是1500元，所以其贡献差益为1000元。

第七十七页，共285页。如果总成本为385000元，贡献差异1000元，则：盈亏临界点===385（人）385×2500＝962500元，如果参展人数少于385人时，这次会展活动就是亏本的。只有参展人数超过385人，这次会展活动才是可以盈利的。因此，盈亏临界点的基准点是962500元。总成本贡献差异3850001000会议盈亏临界点（盈亏平衡规模）第七十八页，共285页。盈亏平衡价格展会总成本（单位展览面积）＝展会展览总面积；盈亏平衡规模展会总成本（标准展位数量）＝单位标准展位价格；盈亏平衡规模展会总成本（展览面积）＝单位展览面积价格展览盈亏临界点（盈亏平衡规模）第七十九页，共285页。展会经营安全系数展会经营安全系数=1-1-=0.125=12.5%安全系数表展会盈亏平衡点展会预期（实际）规模350400>或等于40%无风险21%～39%安全16%～20%较安全10%～15%有一定风险<9%风险很大第八十页，共285页。1）会展组办方的定价目标利润目标市场份额目标市场汲取目标展会质量领先目标生存目标2）影响目标选择的因素1.顾客2.成本3.竞争期待实现第八十一页，共285页。3）展位价格的确定A/原则性方法撇脂定价法先高后降，品牌新好顾客多渗透定价法逐步高，新产品新品牌中庸定价法市场定位模糊第八十二页，共285页。B/具体方法成本定价法根据成本考虑利润（企业办展）需求定价法考虑影响与展商心理（政府办展）竞争定价法同类展会平行较多第八十三页，共285页。4）定价的几种常见技巧分割法—全包法（一条龙）---荣誉定价—薄利法---吉利数字888888----凑整法---非整法第八十四页，共285页。5）折扣时间先后折扣

数量折扣

忠诚折扣位置优劣折扣

地区折扣

领头羊带动折扣第八十五页，共285页。6）展会特色提炼

个性化新颖化趣味化专业化第八十六页，共285页。7）展会LOGO和吉祥物第八十七页，共285页。第八十八页，共285页。阶段作业：策划一个虚拟展会活动。第八十九页，共285页。展会流程也叫展会计划，或进度方案，是展会活动有时间节点的执行过程。展会主要流程

2012第六届太阳能春季展览会展会流程表

2012年6-8日

布置展厅

2012年9日-11日

春季展览会开幕式

2012年11日

上午10：00—12：00

约普第六届市场研讨会

下午13：00—14：00

约普聚餐

下午15：00

撤展

2012年12日

约普代理商自愿泰山行

第九十页，共285页。上节知识节点回顾展会项目基本结构1、办展目标2、办展宗旨3、展览主题4、基本框架1.展会名称2.展会时间3.展会地点4.组织单位5.展品范围6.办展频率7.基本报价第九十一页，共285页。中国会展经济信息

中国会展经济研究会秘书处办公室9月7日，国务院批准，从第九届开始，中国吉林·东北亚投资贸易博览会将正式更名为“中国—东北亚博览会”。10月1日至7日，2012长春国际时尚生活用品展览会将在长春国际会展中心7号馆举办。本次展会以“时尚，打造精品生活”为主题

（电子版）

为什么把名改了？第332期为什么不叫“奢侈品展览会”？第九十二页，共285页。展会的行业选择该地区的优势产业和主导产业国家和本地区的重点发展产业政府扶持的产业第九十三页，共285页。第二章项目可行性分析政治法律环境第一节人口环境宏观市场环境分析经济环境技术环境社会文化环境（1）产业政策（2）产业发展规划（3）海关有关规定（4）市场准入规定（5）知识产权的保护（6）其他规定（1）人口数量（2）人口分布、结构和变动趋势(1)社会经济发展水平(2)展会所在地的城市配套设施情况，地域优势(3)产业结构状况(4)产业经济发展水平(1)行业成熟程度(2)从业规模和层次(3)技术革新(4)发展潜力(1)政府(2)行业协会(3)理论研究部门第九十四页，共285页。机构内部环境目标客户微观市场环境分析同类项目竞争营销中介服务商社会公众资金、人力、物力展会潜在的参展商和观众与本展会有竞争关系的其他同类展会协助展会进行宣传推广和招展招商的中介组织展馆、搭建商、旅行社、宾馆、印刷等配套服务媒体、政府、当地民众、各种行动组织、金融机构第九十五页，共285页。关于市场的概念市场是指具有特定需要和欲望，而且愿意并能够通过交换来满足这种需要或欲望的全部潜在顾客。用公式表示为：市场=人口+购买力+购买欲望。第九十六页，共285页。(一)产业状况

[展会成功举办的关键]1、产业链：产品生产的上下游关系，产业链信息是会展题材创新、发展和拓展的基础，也是会展公司开辟市场、塑造品牌会展可持续竞争力的关键；2、产业生命周期：经历萌芽、成长、成熟、衰退四个阶段，判断标准是产业规模，包括生产总值、销售总额、进出口总额、从业人员数量等，是展览也制订长期发展战略的依据；3、产业分布状况：厂商数量的地理分布，方便招展。

第九十七页，共285页。具体会展产品会务考察、旅游/网展/伴随活动酒店/购物/交通拓展产品周边产品

直接产品核心产品展位广告/赞助/门票/会刊—会展产品第九十八页，共285页。产业链第九十九页，共285页。产品生命周期第一百页，共285页。市场分布第一百零一页，共285页。（二）市场条件1、市场规模：某项产品或者某项服务的市场产出总量和销售总量以与增减变化，是决定展会规模的基础；2、市场竞争形态：行业内部企业之间的竞争关系以及政府对该行业的控制力和影响力。行业内部自由竞争展会发展空间更大。3、销售渠道：缺乏或不完善，为供需双方搭建平台的展会更迫切；4、销售特点：销售方式和销售的季节性决定是否适合办展；5、技术要求：技术以及体积、容量大小，与场馆通道、层高、结构和布展搭建有关系。第一百零二页，共285页。（三）主办城市的环境状况

【举办展会的外部条件】1、展览业的发展：会展成熟度（办展数量与规模）和会展市场的规范程度（会展管理机构和制度），成熟、规范有利于办展；2、产业特色：该城市产业结构特点和竞争力分析，城市主导产业是举办展会的基础；3、会展基础设施：包括展馆设施、交通条件、服务配套、商业服务、收费标准等，直接影响办展效果；4、自然条件：当地的旅游资源、休闲环境和地区气候的适宜性；5、国际化程度：国际惯例、国际规则、国际标准、国际接轨、国际合作、国际竞争、国际航线等，是吸引国外参展商的关键。第一百零三页，共285页。（四）相关会展的状况

【同类会展的数量、分布以与竞争态势】1、同类会展的数量、分布：避开同类题材（时间、地点）的展会；2、同类会展的竞争态势：包括办展机构、办展时间、办展频率、展会规模、参展企业数量和分布、观众数量和分布、展品范围、展会定位等，一确定和调整会展市场策略。第一百零四页，共285页。（五）相关法律法规与政策

【对举办展会有重大影响】1、产业政策：政府对行业发展和产品生产和销售等方面所作出的规定；2、产业发展规划：国家和地方政府对某一产业发展所作出的长远和宏观规划，决定产业发展状况和趋势；3、海关有关规定：货物进出口政策、货物报关规定和关税等，对海外企业参展有一定影响；4、市场准入规定：包括办展机构的资格审定和国家对外资进入该产业的政策限定。5、知识产权保护：注意自身保护，强化维权意识，维护展会声誉。6、其他有关规定：交通、消防、安全、城管规定等。第一百零五页，共285页。SWOT分析法是在会展项目可行性论证过程中分析微观环境常用的方法。优势因素（Strengths）、弱势因素（Weaknesses）、机会因素（Opportunities）威胁因素（Theats）通过调查罗列出来，并依照一段的次序按矩阵形式排列起来，然后运用系统分析的思想，把各种因素相互匹配起来加以分析，从中得出一系列相应的结论或对策。

第二节微观环境分析第一百零六页，共285页。SWOT分析战略组合第一百零七页，共285页。SWOT分析明星金牛幼童瘦狗第一百零八页，共285页。SO---依靠内部优势，利用外部机会ST---利用。。。。，规避外部威胁WO---利用外部机会，弥补内部劣势WT---减少内部劣势，规避外部威胁第一百零九页，共285页。第三章项目执行方案策划第一百一十页，共285页。第一节展会执行方案的含义是指对即将举办的展会相关事宜进行初步规划。总体方案实施方案总体安排具体安排细节安排工作方案第一百一十一页，共285页。展会具体实施方案的内容

展会筹建策划展会宣传推广策划招商招展策划展会相关活动策划展会赞助营销策划会展开幕式和现场管理策划财务分析风险预测&应急预案……第一百一十二页，共285页。第一百一十三页，共285页。【一】会展筹建计划

（专业化分工、社会化服务、个性化布置

）第一百一十四页，共285页。（一）展区设计与布置1、展区整体布局2、展场整体形象设计第一百一十五页，共285页。1、展区整体布局：展厅功能布局（接待区、展览区、洽谈区、办公区、会议区）与其配套设施、进出通道（展品通道、人员通道、浏览通道）、装卸设施、后勤设施（水、电、通信）、服务设施（宾馆、餐饮、休息区）等；外部配套设施（交通、运输、宣传、广告、指示、展馆布局、停车设施）和智能化系统（楼宇自控、办公自动化、通信自动化、消防与保安系统等）。2、展场整体形象设计：展场整体形象设计主要体现在会标（会旗、吉祥物）的设计与制作、工作人员制服设计、展馆总体特征、基调、色彩和风格设计。第一百一十六页，共285页。（二）展位设计与承建通过专业协作委托专业搭建公司进行搭建。主办方主要任务是物色搭建商而且搭建商能准确领会主办方或参展方的展会定位和办展理念，以符合展会的整体形象。具体工作：1、信息收集：为展位设计师提供基础材料；2、选择展位参建商：考察搭建商的资质，包括技术、经验和报价等，拟定招标书；3、展位承建工作的管理：水电、消防等方面的配合、协调和沟通工作。

第一百一十七页，共285页。（三）会展物流

委托专业运输代理公司负责展会物质运输，包括海外运输代理和国内运输代理。第一百一十八页，共285页。（四）会展的清洁、安全和保安一般由展馆方按照主办方要求开展工作，特殊情况由办展方与专业机构（如保安公司、保洁公司）合作，雇佣临时人员为展会提供必要支持。第一百一十九页，共285页。（五）会展的保险包括责任险、火灾险、盗抢险、破损险。国外主要险种有盗抢险和道具的火险、第三者责任险、展出人员险（人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险）等。主要险种第一百二十页，共285页。第二节会展的宣传推广计划会展宣传推广的含义会展宣传推广的过程（1）会展前期宣传推广目标侧重于招展（2）会展后期宣传推广目标侧重于招商第一百二十一页，共285页。（一）会展宣传推广的含义

是围绕会展基本目标制定的、有目的有计划举行的一系列促进招展、招商和建立会展形象的宣传推广活动。

第一百二十二页，共285页。

（二）会展宣传推广的过程

结合招展（前期、专业媒体）

招商（后期、大众媒体）

确定宣传推广策略，选择宣传推广渠道，明确宣传推广时间和地域，编制宣传推广费用。（1）会展前期宣传推广目标侧重于招展：专业报纸、杂志、会展目录、会展会刊和网站，DM邮件；（2）会展后期宣传推广目标侧重于招商：大众媒体如报纸、电视、广播、户外广告等。第一百二十三页，共285页。第三节招展/招商策划第一百二十四页，共285页。一、展览利益主体价值分析第一百二十五页，共285页。（一）展会核心利益主体关系组办方（分销/代理）参展商专业观众服务商分销/代理第一百二十六页，共285页。组办方（上游）/分销（代理）商参展商观众是展会的基本利益主体，它们之间的相互作用直接决定了展会组织的运作和展会价值的最终实现。第一百二十七页，共285页。关系平衡组办方参展商组办方观众参展商观众第一百二十八页，共285页。（二）会展参与主体的利益分析主办方：建立品牌、赢利、促进行业发展参展商：宣传品牌、展示新产品、获得新的客户、获取行业信息观众：获得信息、寻找合作伙伴第一百二十九页，共285页。产品利益

实用利益象征利益形状大小式样颜色口味……风格质量形象声望品牌……第一百三十页，共285页。展会产品的利益分析实用利益象征利益基本产品：展馆展位广告门票赞助相关产品：物流搭建安保保洁保险商务旅游周边品牌：展会名声望风格质量形象第一百三十一页，共285页。二、招展策划第一百三十二页，共285页。（一）招展的利益设计交换营销、销售展会组办方参展商第一百三十三页，共285页。展会营销和销售的主要区别

营销销售目的提高社会效益获得经济效益主体项目整体宣传摊位、场地财务开支收入对象社会、行业企业、团体、个人手段广告、媒体等直邮、电话等执行者公司市场部项目部、业务部关系互为促进互为补充第一百三十四页，共285页。（二）展会利益构成核心利益有形形态利益象征利益附加利益核心利益第一百三十五页，共285页。（三）展会卖点分析产品消费者利益点购买诱因卖点表述第一百三十六页，共285页。利益——展会卖点设计展会题材、主题展台的定价与折扣参展商描述观众描述展会品牌展会成功经验服务的承诺展会宣传第一百三十七页，共285页。三、招展具体操作流程建立目标参展商数据库展区和展位划分招展价格招展代理的确定第一百三十八页，共285页。（一）建立目标参展商数据库建立目标参展商数据库的原则数据库要有一定的数据量选择合适软件分类科学合理(按行业、展品范围）确立基本字段（固定自定义）便于查找和检索录入数据务求准确数据与时更新，修正对数据库的修改设定权限第一百三十九页，共285页。收集目标参展商的信息渠道行业企业名录商会和行业协会政府主管部门专业报刊同类展会外国驻华机构专业网站电话黄页通过收集第一百四十页，共285页。了解参展商的类型根据参展商的国别划分根据参展商参展的联合程度划分根据参展商的实力与其在行业中的地位划分根据参展商的目标划分第一百四十一页，共285页。（二）展区和展位划分展区和展位第一百四十二页，共285页。第一百四十三页，共285页。第一百四十四页，共285页。第一百四十五页，共285页。第一百四十六页，共285页。第一百四十七页，共285页。第一百四十八页，共285页。第一百四十九页，共285页。划分展区和展位的原则要有利于提高展会的档次要有利于观众的参观要有利于提高参展商的展出效果要有利于展会现场管理和现场服务第一百五十页，共285页。划分展区和展位的方法按专业题材划分展区按地区划分展区按展品的相关性划分展区要考虑现场管理和服务的方便要适应参观人流的规律合理分配标准展位和特装展位合理安排展会的功能服务区亮化展品分区第一百五十一页，共285页。一期：电子及家电、照明、车辆及配件、机械、五金工具、建材、化工产品类展区类别展区代码展区名称相关商会广交会展馆A区EH03计算机及通讯产品机电EH04家用电器机电VS01自行车机电VS02摩托车机电VS03汽车配件机电VS04车辆（户外）机电MA01小型机械机电MA02大型机械及设备机电MA03工程机械（户外）机电广交会展馆B区EH01电子消费品机电EH02电子电气产品机电LE01照明产品机电BM01建筑及装饰材料五矿BM02卫浴设备五矿广交会展馆C区HT01五金五矿HT02工具机电CP01化工产品五矿第一百五十二页，共285页。二期：日用消费品、礼品、家居装饰品类广交会展馆A区CG01餐厨用具轻工CG02日用陶瓷轻工HD01工艺陶瓷轻工HD02玻璃工艺品轻工HD05园林用品食土广交会展馆B区GI01钟表眼镜轻工GI03礼品及赠品轻工GI04节日用品轻工HD04家居装饰品轻工HD06铁石制品（户外）五矿HD07家具轻工广交会展馆C区CG03家居用品轻工CG04个人护理用具轻工CG05浴室用品轻工GI02玩具轻工HD03编织及藤铁工艺品外资第一百五十三页，共285页。三期：纺织服装、鞋、办公、箱包及休闲用品、医药及医疗保健、食品及土特产品类广交会展馆A区TG01男女装纺织TG02童装纺织TG03内衣纺织TG04运动服及休闲服纺织TG05裘革皮羽绒及制品食土TG06服装饰物与配件纺织SH01鞋轻工FN02土特产品食土广交会展馆B区FN01食品食土OF01办公文具轻工OF02箱包轻工OF03体育及旅游休闲用品轻工MH01医药及保健品医保MH02医疗器械、耗材、敷料医保广交会展馆C区TG07家用纺织品纺织TG08纺织原料面料纺织TG09地毯及挂毯食土第一百五十四页，共285页。（三）招展价格

招展价格的制定充分考虑竞争的需要结合展会的发展阶段结合展会的价格目标考虑展会的价格弹性考虑展会展览题材所在行业的状况考虑展区和具体位置的差别结合办展机构的发展目标第一百五十五页，共285页。执行招展价格应注意的问题严格执行价格与价格折扣标准加强对招展代理的招展价格管理避免在招展末期低价倾销展位严格控制差别折扣和特别折扣的适用范围第一百五十六页，共285页。（四）招展代理的确定代理形式一般代理独家代理排他代理承包代理对会展有一定的客户基础；熟悉展览会各项工作的运作；选择信誉良好的机构；办展理念相近。第一百五十七页，共285页。有限公司相关协会和商会有关媒体个人国外驻华商务处、贸易代表处代理商来源第一百五十八页，共285页。公司的资质考察过去的代理业绩所熟悉的行业和业务范围业务覆盖区域营业执照，关注发证单位和有效期人员数量业务规模办公地点负责人的情况第一百五十九页，共285页。协会和商会资质考察成立的时间覆盖的地域会员数量对行业内企业的感召力第一百六十页，共285页。媒体的资质考察发行量的大小发行覆盖的地域在行业内的权威性对行业内企业的感召力和影响力第一百六十一页，共285页。个人的考察可靠性和信誉度身份履历经历业务能力道德品质第一百六十二页，共285页。国外代理的考察业绩公司注册证件个人有效证件实力第一百六十三页，共285页。招展代理的聘用与代理期限招展代理的聘用程序：首先验资，资信程度考察；然后商谈并审查代理条件；最后签订代理合同。第一百六十四页，共285页。招展代理的期限独家代理与排他代理：可先试用一届（年），视其业绩再确定时间长短；一般代理：期限一般是一年一年签；承包代理：期限一般是一届（年）；对于那些业绩稳定、信誉良好的代理商，可以与其建立较长期的代理关系。第一百六十五页，共285页。代理佣金

根据代理的形式、代理期限的长短、代理商的业绩水平来综合确定。独家代理、排他代理和一般代理的佣金，一般按照办展机构实收到的代理商缴纳的参展费总额的15%--20%提取；承包代理一般只有在完成承包展位数量后才可以提取佣金，他的佣金一般要高一些，如25%或更高。

第一百六十六页，共285页。代理商的权利和责任第一百六十七页，共285页。权利：1）、按合同规定收取佣金；

2）、从办展机构获取招展必须的完整资料；

3）、按合同享受办展机构对展会与代理商的宣传推广支持；

4）、在规定的时间内预定的展位能得到保证。

责任：1）、按合同规定的代理形式和条件切实履行职责，依法经营；

2）、有责任对所代理的展览项目进行宣传推广；

3）、定期向办展机构有关责任人汇报情况；

4）、对办展机构划定的展位不得有异议；

5）、维护办展机构和展会的声誉和形象；

6）、按办展机构规定的价格招展，按时收取和缴纳参展款；

7）、不得对办展机构制定的参展条件做私自改动；

8）、必须协助办展机构做好参展商的服务工作。第一百六十八页，共285页。1）多头对外的风险；

2）代理商欺骗客户的风险；

3）损坏办展机构的声誉和形象的风险；

4）收款和展位划位混乱的风险；

5）展位临期空缺的风险。

代理商的管理风险第一百六十九页，共285页。（五）招展方案的基本内容根据产业分布特点，划分招展重点地区展区和展位划分招展价格招展函的编制与发送招展分工招展代理招展宣传推广

展位营销办法

参展商手册招展预算招展总体进度安排第一百七十页，共285页。附1：展会招展函招展函的主要内容1、展会的基本内容名称标志展会时间地点办展机构名单办展起因和办展目的展会特色展品范围价格第一百七十一页，共285页。2、市场状况介绍行业状况地区状况3、展会招商和宣传推广计划招商计划宣传推广计划相关活动服务项目第一百七十二页，共285页。4、参展办法如何办理参展手续付款方式参展申请表联系办法各种图片和图案第一百七十三页，共285页。.编制招展函的原则言简意赅，目的明确内容描述有吸引力美观大方便于邮寄和携带第一百七十四页，共285页。附2.参展商手册内容前言展览场地基本情况会展的基本信息会展规则展位搭建指南展品运输指南会展旅行信息相关表格付款方式第一百七十五页，共285页。四、招商策划第一百七十六页，共285页。（一）招商函主要内容

招商函是办展机构根据实际情况编写的、用来进行展会招商的一种宣传材料。展会的基本信息展会招展情况展会期间举办的相关活动客户回执表展会名称时间地点举办单位展会特色优势介绍参展商展品范围招展特色活动名称时间地点主题内容单位行业联系方法联系人等第一百七十七页，共285页。第一百七十八页，共285页。1、选择招商渠道：媒体招商机构合作招商国内外同类展会招商参展企业招商（各自邀请）专门代理招商2、明确招商分工：一是外部招商单位之间的分工和内部招商工作人员之间的分工；二是对招商地区和重点目标规划，并把招商任务具体落实到招商机构和个人；三是确定招商人员的信息沟通和工作协调办法。（二）招商活动规划第一百七十九页，共285页。1、招商预算的含义：在各项招商工作筹划基本确定的基础上，对招商活动的费用做出初步预算，并对展会招商可能需要的费用做出整体安排和具体支出计划，以便展会与时、合理地安排各种费用的支出。2、招商预算的范围：招商人员费用招商材料费用招商宣传费用招商公关费用不可预见费用（三）招商预算

第一百八十页，共285页。是对展会的各项招商活动进度做出总体规划和安排。任务一任务二任务三任务四任务五任务六（四）招商进度计划

第一百八十一页，共285页。生产计划进度图–甘特图甘特图（Ganttchart）又叫横道图、条状图(Barchart)。

它是以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。它是在第一次世界大战时期发明的，以美国利·劳伦斯·甘特的名字命名。

第一百八十二页，共285页。甘特图的局限甘特图事实上仅仅部分地反映了项目管理的三重约束（时间、成本和范围），因为它主要关注进程管理（时间）；

但是如果关系过多（30项），纷繁芜杂的线图必将增加甘特图的阅读难度；

甘特图的项目管理方式可以用微软公司的OfficeProject来体现和实现。第一百八十三页，共285页。【展会相关活动策划】第一百八十四页，共285页。（一）什么是会展相关活动

是指为创造会展现场气氛或丰富展会功能而在展会期间举办的各种活动。第一百八十五页，共285页。(二)展会相关活动的种类会议表演比赛考察旅游第一百八十六页，共285页。会议会议大会或年会专门会议代表会议论坛专题性学术会议研讨会讲座讨论会静修会专题讨论会集会第一百八十七页，共285页。会议（meeting）各种会议的总称大会或年会（convention）就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉与政治、贸易、科学或技术等领域年会通常包括全体代表大会和附带的小型分组会议多是周期性的，最常见的为一年一次第一百八十八页，共285页。专门会议（conference）类似于convention，没有实质区别代表会议（congress）被欧洲人和国际性会议使用。通常讨论某一特定主题，报告者与讨论者均为其领域内的成员或相关协会组织的成员第一百八十九页，共285页。论坛（forum）特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演讲者来主持，有不少听众参与其中，与会者提出各种问题，发表各种不同观点，再进行讨论，最后由主持人总结。专题学术讨论会（symposium）一般是某一领域的专家宣读某一主题的论文，并沟通讨论和做出建议讨论某一论题的聚会或会议，尤指参与者既为听众，又做演讲的聚会或会议第一百九十页，共285页。研讨会（seminar）(大学)研究班,研究班讨论会[课程];[美]专家讨论会是指一群有不同技术但有共同特定兴趣的专家为达到训练或学习的目的而聚在一起开的会议，适用于相对小型的团体讲座（lecture）通常是一位专家单独做讲演或示范，会后有时会安排观众提问规模大小不等第一百九十一页，共285页。讨论会（workshop）是指几个人聚在一起就某一专门问题或任务进行讨论特点是与会者充分参与，互相交流。静修会（retreat）小型会议，在边远地区召开，其目的是为了增进友谊，或是进行策划工作，或是“躲清净”第一百九十二页，共285页。专题讨论组（panel）就(大会中的某一问题)专门研究小组由一位组长主持，一小群专家作为座谈小组成员，针对专门课题提出观点再进行讨论集会（assembly）是指协会、俱乐部、公司或者其他组织所召开的正式全体会议。参加者一般为其成员，其目的是为了讨论和决定组织政策、组织内部的选举、预算、财务计划等等。第一百九十三页，共285页。表演文艺性表演目的：为了活跃气氛或者扩大展会影响形式：开幕晚会或晚宴闭幕答谢晚会或晚宴歌星或影视明星参加的文艺会演等第一百九十四页，共285页。营销性表演为了帮助产品营销或提升企业形象而举办的表演第一百九十五页，共285页。比赛以大众观赏性为主要目的比赛活动以行业为特征的专业型比赛第一百九十六页，共285页。其他相关活动群众性参与活动投资项目招商洽谈活动项目招标活动明星（明星脸模仿者）与公众人物与大众见面活动第一百九十七页，共285页。（三）举办相关活动的作用1.强化展会本身的四大功能信息展示发布贸易展会是行业和市场信息的重要集散地，相关活动可进一步丰富原有的信息专业研讨会能将最先进的学术研究成果、先进的理念带给会场听众动态的形式强化了静态的展品陈列第一百九十八页，共285页。2.吸引更多的潜在参展企业和观众3.提升展会档次4.活跃现场气氛5.延伸展会贸易购销合同、投资、转让与合资意向书的签订有赖于产品订货会、产品推介会等相关活动第一百九十九页，共285页。（四）举办展会相关活动的原则活动的主题与形式要符合展会的需要能进一步丰富和完善展会的基本功能有助于吸引更多的参展商和观众有助于活跃气氛但不影响展览本身（锦上添花而非画蛇添足）第二百页，共285页。会议策划第二百零一页，共285页。一、会议活动策划要点为什么要开会？第二百零二页，共285页。会议策划相关要素分析最吸引与会者的因素成功的原因失败的原因比例比例比例高质量的教育93%精心策划的议程97%不相关的会议内容96%完善的配套服务78%有用的信息96%较差的音响效果93%理想的目的地73%先进技术/视听设备79%与听众不相适应的信息89%著名的演讲人68%听众高度参与79%与会议不配套的信息88%充足的休闲时间35%优秀的餐饮服务55%会议不按时开始或结束73%/丰富的娱乐安排37%演讲人没有围绕主题72%//缺乏听众参与68%//没有自由时间53%第二百零三页，共285页。2.会议活动的策划与组织前期准备

1.成立会议筹办组织机构2.确定会议目标和议题3.会议地点和场所的确定4.会议的与会者邀约5.会议流程的设计会议的议题要满足三个特点：前瞻性、代表性和高端性告知阶段/邀请阶段/确认阶段与会者是会议的正式成员，也是会议活动重要对象和执行者。与会者主要包括组办方正式邀请的参会代表、发言的嘉宾、相关的政府领导、赞助商代表、组办方的主持人/演讲人、媒体记者等，不包括现场摄像、照相以与灯光音响工作人员和现场服务员。有些代表会议通常把与会者分为出席代表和列席代表，出席代表即拥有正式代表资格，有表决权、选举权、发言权、建议权和提案权等权利；列席代表不具有正式代表资格，但被允许全程参会，有发言权和建议权，但没有表决权、选举和提案权，一般列席人数较少，不会超过正式代表的人数。当不需要对与会者身份作详细区分时，通常用“参加会议人员”来称谓。以下几个因素都可能影响普通与会者的参会积极性：（1）对会议主题不认可；（2）对会议的演讲嘉宾或发言的题目不认可；（3）对会议举办城市缺少兴趣；（4）有同类会议在相同时间内举行，与参会者的当期冲突；（5）觉得会务费太高；（6）没有时间出差；（7）认为会议组办方权威性不够；（8）上次参加会议时负面认知；是对媒体和赞助商的邀约第二百零四页，共285页。5.会议流程的设计会议的流程就是会议具体执行的程序，是有着严格时间节点的活动内容安排。会议的流程设计要在与会者邀约时就告知与会者，所以一经确定不能轻易调整和改变。会议流程设计要紧凑高效，充分利用有限的时间，既不能使与会者过度疲劳，又要体现会议的紧张感。会议的议程设计不包括前期筹备的工作，只是会议形式的设计，一般从与会代表注册报到开始，到代表返程结束。第二百零五页，共285页。（1）会期一天的会议议程设计要领：由于会议时间较短，属于不过宿会议，所以人数应该控制在100人之内（政府行政会议除外），与会的一般都为同城代表，不涉与住宿问题，但要有一顿中午正餐，和两次茶歇（上下午各一次），会议内容要紧凑，避免出现大段的空白时间。（2）会期两天和两天以上的会议议程设计要领：属于过宿会议，与会者人数较多，且异地代表需要住宿，因此要安排午餐和晚餐，茶歇每天两次，尽量不挤占茶歇时间。如果条件允许，可以适当在晚上安排一些娱乐活动，或形式相对轻松的会议项目，如颁奖庆典、信息发布、推介酒会等等。两日一上的会议通常会安排与会代表的参观考察或旅游活动，由于时间有限，所以考察旅游尽量安排会议所在地周边地区的短线项目，而且采取自愿参加的原则，十八大以后由于中央强调“四风”建设，所以会议也受到一定的影响，很多会议讲求实效而取消了参观考察和旅游等环节。第二百零六页，共285页。现场执行

1.与会代表注册报到2.注册报到的注意事项3.会场的布置4.VIP贵宾和随行人员接待服务5.茶歇安排6.突发事件的处理7.餐饮招待第二百零七页，共285页。一日会议报到时间安排在当天的上午会议开幕前1-2小时两日以上会议报到时间从会议正式开始的前一天到当天会议开幕之前，国际性大会可能需要更长一点的注册报到时间。由于与会代表乘坐交通工具和到达时间不同，有的可能会很晚，所以要与每位代表确认到达时间，如果有晚上到达的要安排工作人员值班接待。报到地点通常在开会的酒店大堂开阔明处，因为提前已经向与会代表公布，所以不能更改。场地要有足够的空间，避免报到高峰出现拥挤混乱，给与会者造成会议组织不利、管理不到位等心理印象。报到处位置要有明显的背景板，会议LOGO和名称要醒目，大门口要有LED显示屏滚动大会信息字幕或会议报到指示牌。报到注册台要有功能区分，采取流水作业，以提高注册效率。每个功能区要有明显的桌签说明区域功能，例如信息登记区、缴费区、身份识别和证件打印区、会议材料领取区和旅游信息咨询区等。缴费区要备有验钞机和POSS机，现在，很多会议都采用自动身份识别系统，只要输入手机号码或姓名，就可以自动完成注册和会议代表证件的打印。第二百零八页，共285页。2.注册报到的注意事项（1）负责注册报到的工作人员一定要事先对报到地点进行熟悉，做到基本情况的掌握，而且现场要有一到二位比较资深的组办方人员，最好是与会者认识的或者和大部分与会者都较熟悉，以便于共同交流和现场解答一些问题，且不可仅仅用志愿者来负责应对报到场面。（2）接待人员要经过培训，一定要注重仪表，注意与人沟通的态度、表情、动作、语言、眼神等细节，以期给与会者留下专业、正规的第一印象。（3）会议资料要丰富，要提前把各种资料整理装袋，按照份数准备好。（4）注意报到现场的整洁。（5）与会者有提前注册和现场注册两种情况，要注意身份和款项的确认，同时要分开注册。（6）如果有考察旅游安排，要现场征求与会代表的意见，确认考察旅游的人数。（7）负责报道注册的工作人员数量要充足，分工要明确。第二百零九页，共285页。贵宾要有专门的贵宾室（VIProom）用以休息，贵宾室内有会议主要领导人迎接并要有相应的礼仪服务。贵宾在此的主要活动是签字、题词、佩戴胸花、接见和合影，到来与入场时需要有礼仪人员引位。第二百一十页，共285页。茶歇（CoffeeBreak

）是会议进行一段时间的中间短时休息茶歇对于一个会议来说，不是可有可无，而是要精心设计和准备。茶歇的形式可以分为中式与西式两种：中式茶歇的饮品包括矿泉水、白开水、各种茶叶、花茶、参茶、奶茶、果茶、罐装饮料等，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、香槟等微酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。无论中式还是西式茶歇，都不能提供各种酒类。茶歇的时间，一般控制在15-20分钟，主持人在宣布茶歇时要予以提醒。第二百一十一页，共285页。突发事件包括不可抗力事件和个别性事件。（1）不可抗力突发事件也叫非人为风险，一般指自然灾害导致的具有普遍危害的事件，例如火灾、地震、海啸、暴雨、台风等，如果会议过程遭遇不可抗力风险时，应视情况立刻终止会议并组织代表疏散或临时变更会议日程，并最大可能告知每一位与会人员。遇到这种不可抗力风险既是如何采取补救措施，会议也无法达到预期的效果了。（2）个别性事件也叫可能性风险，是使会议组办方非常被动的一种风险形式，例如主要演讲嘉宾临时突然不能出席，或者多媒体设备突然失灵，无法播放PPT等，为了应对可能出现的此类风险，一是要有后备人选，后备人选要与组办方非常熟悉，或者是东道主方面的专家，因为是后备，所以尽量不要从外请嘉宾中产生，避免让嘉宾觉得不被尊重，产生误解。另外一定要事先向主要的演讲嘉宾索要发言稿件，包括PPT和纸质文稿，如果真的出现主讲嘉宾临时不能出席或多媒体设备故障，可以找人代为宣读发言文稿，虽然这并不能完全弥补嘉宾缺席的遗憾，但起码能够让会议继续下去。第二百一十二页，共285页。会议是包餐的。组办方通过与开会酒店合作，为与会代表提供餐饮服务。餐饮分为招待宴会和工作餐两种情况。招待宴会一般在会议第一天，可以是午宴，也可以是晚宴，形式通常是围桌餐。午宴不提倡准备酒水，即使喝酒也应该是象征性的。晚宴可以相对更轻松一点，对酒水也不做限制。同时可以表演一些当地特色文艺节目为宴会助兴。招待宴会的提供可以是东道主地方政府或相关组织机构，也可以是赞助商，往往会在宴会开始之前发表讲话和祝酒词，赞助商也会利用这个机会进行一下企业的宣传。工作餐是由组办方负责招待，多数情况下采取自助餐的形式，组办方在接待与会者报到时就把就餐券发给与会者，凭票用餐。组办方在预定餐饮的时候，一定要了解与会者中穆斯林代表的数量和素食者数量，征求其意见，提醒酒店准备清真食品和素食。如果是围桌餐，桌子上要有明显标志提醒。在餐饮准备上，为避免造成浪费或不足，组办方要与酒店方确定用餐人数，预定人数修改的最后时间最迟不能晚于举办前的4个小时，人数修正幅度可在5%之内。第二百一十三页，共285页。善后收尾工作

1.会议的收尾技巧2.与会代表告别3.会务善后处理第二百一十四页，共285页。3.2.4会议活动与展览活动的区别和联系1.会议和展览的区别

1.根本目的不同2.形式不同

3.现场控制不同

4.实施空间不同

5.招待环节不同

第二百一十五页，共285页。2.会议和展览的联系

1.短期聚众、交流2.功能互补。伴生3.垫付成本、拉赞4