企业公文写作知识讲座

企业公文写作知识讲座

武汉市委党校陈汉忠1/13/20231

公文概述1/13/20232

公文，即公务文书。企业公文（包括传真、电报、电子文件等）是企业管理和商务活动过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是依法治企和进行商务活动的重要工具。一、企业公文的概念一种管理工具公文旨在“办事”1/13/20233二、公文的特征

公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；公文必须反映与处理公务活动；公文有一套规范的体式和相互关联、衔接有序的处理程序。公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。1/13/20234三、公文的作用一是法规和准绳作用

二是领导和指导作用

三是沟通和合作作用

四是宣传和教育作用

五是记录和凭证作用1/13/20235公务文书（公文）私务文书文书通用公文专用公文可公证文书（契约、遗嘱）非公证文书（书信、自传）经济文书、司法文书、外交文书等日常公文（准公文）正式公文（文件）行政公文党的公文军事公文计划、总结等四、公文的分类根据形成和作用的具体公务活动的领域的不同

1/13/20236企业公文的分类四、公文的分类文件类董事会监事会党委行政工会团委纪委

事务文书计划、总结、简报等1/13/20237《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》，经中共中央批准，中共中央办公厅1996年5月3日印发。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》，2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起正式施行；《国家行政机关公文格式》，

1999年12月27日国家质量技术监督局发布，2000年1月1日起正式实施。公文处理的“法典”1/13/20238公司办公室、各分公司办公室是公文处理的管理机构，主管本级的公文处理工作。公司办公室负责指导各分公司的公文处理工作。公司公文的管理机构1/13/20239公文的行文规则

1/13/202310社会组织

政权机关

团体机关

立法机关体系，行政机关体系，司法机关体系，其它政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。

中国共产党机关体系，中国共产主义青年团机关体系，全国工会机关体系，全国妇女联合会机关体系，其他群众性团体如文联、社会科学联合会等等。实体机关

事业单位机关，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。

一、行文规则概述1/13/202311一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。

二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。

三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。

四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系。

行文关系1/13/202312行文方向上行文，指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示等。下行文，指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。

平行文，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。

泛行文，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。

1/13/202313二、企业公文的行文规则一、确有必要，注重效用二、依法行文，党政分开三、企业部门行文

（一）企业各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级单位的有关业务部门行文。

（二）企业各部门向下一级单位行文只能采用函的形式。

（三）部门对外单位行文，需主办部门草拟文稿，由公司统一行文。

四、联合行文

1.联合行文的前提是同级2.联合行文一定要协商一致的原则。

3.联合行文确有必要。1/13/202314企业公文的行文规则五、抄送规则1.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

2.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

六、请示规则1.一文一事。

2.只写一个主送机关。

3.不得抄送其下级机关。

4.不直接送领导者个人。

5.报告中不得夹带请示事项。

6.一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。

1/13/202315公文的格式及常见的错误1/13/2023161.公文的格式是公文区别于其它书面材料的一个显著标志。

2.是公文具有法定权威性和行政约束力在内容和形式上表现。3.也是保证公文质量和提高办事效率的重要手段。公文的格式1/13/202317公文用纸主要技术指标：

60g—80g胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85%—90%

横向耐折度≥15次不透明度≥85%

pH值为7.5—9.5一、行政公文格式1/13/202318公文用纸幅面及版面尺寸：

A4纸（210mm×297mm）

天头（上白边）37mm±1mm

订口（左白边）28mm±1mm

版心尺寸（不含页码）156mm×225mm排版规格

正文用3号仿宋体字每面排22行每行排28字一、行政公文格式1/13/202319公文中各要素标识

眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人

主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间一、行政公文格式1/13/20232000001××（集团）公司文件××〔2004〕3号××

（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、·············、···················、××公司：

为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×

府[2003]2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1、················意见

2、···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）□主题词：文书档案通知□抄送：××

档案局□××（集团）公司办公室2004年1月印发眉首主体版记机密★一年特急1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等。1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。1、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。1/13/20232100001××（集团）公司文件××〔2004〕3号眉首机密★一年特急发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性。1.发文机关标识。较普遍的问题是上行文不用“上行文版式”，或未标识签发人。二、公文眉首常见错误1/13/202322××（集团）公司文件××〔2004〕3号平行、下行公文，至版心上边缘25mm机密特急眉首1/13/202323机密特急××房地产公司

××房地产公司文件××房地产公司□××房〔2004〕1号上行文至版心上边缘为80mm。

×××□眉首签发人：×××□1/13/202324机密特急××房地产公司

××房地产公司文件××房地产公司□××房〔2004〕1号×××□联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。眉首上报的公文需标识签发人姓名;“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。签发人：×××□1/13/20232500001××（集团）公司文件××〔2004〕3号眉首机密★一年特急目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。2.密级标注和保密期限⑴标注不规范。⑵位置不正确。⑶定级不合理。1/13/20232600001××（集团）公司文件××〔2004〕3号眉首机密★一年特急便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1.机关代字；2.机关代字加文种代字；3.机关代字加承办部门代字。年份用全称，用六角括号〔〕不加“第”不编虚号⒊“发文字号”常见错误⑴搭配虚字⑵年号不全⑶错用括号⑷乱设虚位1/13/202327××

（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、································、××公司：

为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府〔2003〕2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1.················意见

2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）主体应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容（事由）、文种。每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。

1/13/202328

三、公文主体

常见错误⒈文种使用不当⑴错（混）用文种⑵缺少文种⑶生造文种“请示”、“报告”和“意见”“请示”和“函”（一）标题不规范1/13/202329⒉事由表述不清⒊标题滥用符号⒋标题繁琐冗长⒌排列问题⑴不美观。⑵“切词”现象。⑶“背题”1/13/202330××

（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、································、××公司：

为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府〔2003〕2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1.················意见

2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。主体（二）主送机关不明确⒈没有主送机关⒉上行文多头主送

⒊越级行文⒋送给领导个人1/13/202331××

（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、································、××公司：

为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府〔2003〕2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1.················意见

2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）主体（三）正文的常见问题1/13/202332⒈不依法行文。⒉正文主题不明确。⒊结构层次序数使用不规范。

一、（一）1.（1）

⒋引用文号格式不对。应当先引标题，后引发文字号。

正文常见的问题1/13/202333⒌语言运用上的毛病一是内容空洞乏物。二是言辞含糊不清，欠准确简明。三是表述详略不当。四是用语不庄重严肃，随便失礼。正文常见的问题1/13/202334（四）其他部分⒈附件问题2.成文日期⒊印章加盖1/13/202335××

（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、································、××公司：

为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府〔2003〕2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1.················意见

2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。主体文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。数字、年份不能回行。不同文件成文日期不尽相同。成文日期中的零写为“○”需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。1/13/202336附件：1.················意见

2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）□主题词：××××××□抄送：×××，×××，×××。□××房地产公司办公室2004年1月印发不得标识此页无正文下弧无文字时下套下弧有文字时中套落款处不署发文机关名称。································。1/13/202337附件：1.················意见

2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）□主题词：××××××□抄送：×××，×××，×××。□××房地产公司办公室2004年1月印发落款处不署发文机关名称。································。1/13/202338附件：1.················意见

2.···············的通知二〇〇四年一月二日□主题词：××××××□抄送：××××××□××房产公司办公室2004年1月印发××房产××房产××房产××数码通××数码通落款处署发文机关名称，下面标识成文时间。································。1/13/202339××（集团）公司文件××〔2004〕3号××

（集团）公司关于加强文书档案工作的通知□主题词：文书档案通知□抄送：××

档案局□××（集团）公司办公室2004年1月印发版记便于计算机检索和管理公文。应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。以公文付印时间为准。1/13/202340四、公文版记常见错误1.公文主题词标引上存在的标引随意性较大、错标和漏标的现象。2.在公文版记部分，新《办法》已经取消了"份数"，但仍有不少的单位在公文中标识"份数"。四、公文版记

常见错误

1/13/202341主题词的标注《中国人民银行成都市分行关于2002年三季度预算收支情况的报告》标注方法：参照主题词表类别词

＋类属词

＋文种＋归属词范围

＋

内容

＋文种国库国库收支报告人行成都分行1/13/202342企业公文常用文种及其写作规范1/13/202343

公文的种类是指文件各种不同的名称，通常也称为文种。不同的名称的公文能体现出公文制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现公文的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高公文工作的质量与机关工作效率有直接的影响。公文的种类1/13/202344

相同的文种（9个）不同的文种党的公文决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要规定、决议行政公文决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要通告企业公文的

常用文种1/13/202345请示报告意见请示报告意见⒈适用范围向上级单位请求指示、批准事项。

用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。⒉分类求示性请示求助性请示求准性请示工作报告情况报告答复报告指导性意见建议性意见呈送类意见呈转类意见

评估性意见⒊处理方式办文，要求上级机关答复，用“批复”。阅文，不要求回复，领导可以批示（打电话或用通知的形式发给下级机关）。上行意见：办文，要回复，用“批转性通知”；下行意见：不回复，下级机关应当按文中要求遵照执行或参照执行；平行意见：提出的意见仅供参考。1/13/202346请示报告意见请示报告意见⒋内容含量、抄送速度一文一事、急件、事前行文一文多事、视情况而定、事前事后事中上行文：一文一事、急件、事前行文下行文：一文多事、视情况而定⒌写作格式⑴标题发文机关＋事由＋文种

⑵主送机关

一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。一般不得越级请示。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示。可以有多个主送机关。一般不得越级报告。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向机关负责人报送报告。

除一些评估性意见外，绝大多数意见都要写明主送机关。上行意见按请示性的程序和要求办理。

1/13/202347请示报告意见请示报告意见⒌写作格式⑶正文

一般由事由、事项、结语三部分构成。工作报告：工作概况＋成绩经验＋问题不足＋办法打算（总结法、综述法）评估性意见：一般是“现对……，提出如下鉴定（评定）意见其他意见：前言（基本情况）＋意见（目标、任务、实施要求、措施办法或者建议事项、意见等）情况报告：事由＋事情（事故）发生的经过＋发生原因及责任分析＋处理意见及应吸取的教训或改进的措施答复报告：由报告原因和回答询问两部分构成。1/13/202348请示报告意见请示报告意见⒌写作格式⑷结尾用语

“以上请示当否，请批复”、“以上请示是否妥当，请批复”、“是否妥当，请指示”、“妥否，请复示”等。一般用“特此报告”、“专此报告”等。呈送性意见：以上意见仅领导抉择参考、以上意见仅供参考。呈转性意见：以上意见如无不妥，请批转XX执行。指导性意见：“以上意见，请结合实际请贯彻执行”、“以上意见，请遵照执行／请参照执行。⑸其他事项在附注处要注明联系人的姓名和电话。不能“报请”不分不能夹带“请示”事项。上报的公文要有签发人和签发人的姓名。6.写作要求明确具体、考虑可行性实事求是、突出重点、内容新颖全面系统、准确具体、分寸得当1/13/202349函⒈适用范围函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2.主要特点平行文，行文方向上可上行、下行和平行。3.分类函可以分为商洽函、询问函、请求函、答复函，以及知照函、催办函、邀请函等。

4.写作格式⑴标题

一般由发文机关、事由和文种（函或复函）组成。

⑵主送机关受文机关。复函的受文机关与来函的发文机关是一致的

1/13/202350函4.写作格式⑶正文去函去函要写发函的原因，要陈述去函机关或单位的要求，写明需要对方解决的事项和问题，或把有关的情况、信息告知对方。理由要充分，条理清晰，内容较多的应逐项、逐点列出，并加以说明。复函复函则须先引用来函的标题，或发文字号，或发文日期，并说明收到函后进行了研究。复函则应把来函中提出的事项或问题的处理意见和办法讲清楚。态度要明确。如果不能满足来函要求或不能解决来函提出的问题，应作具体的解释。

⑷结尾用语如果是去函告知对方机关有关情况和信息，可用“特此函告”；如果是去函要求对方回复、批准，可用“请复函”、“盼复”、“特此函告，请复”“请予函告”等；如果是复函。可用“特此函复”、“特此函达”、“此复”等。一般的函可用“此致、敬礼”。5.写作要求一要注意区别“请求函”与“请示”的不同。

二要注意区别“复函”与“批复”的不同。三是内容要简洁。

四是措词要得体。

1/13/202351××

（集团）公司××函〔2004〕3号××（集团）公司关于加强文书档案工作的函××公司：

为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府[2003]2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。××集团公司二〇〇四年一月二日距上页边30mm距下页边20mm红色，长均为170mm1/13/202352通知⒈适用范围适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2.主要特点使用频率最高，应用范围最广，不受机关级别层次和社会团体性质的限制。时效性强，具有执行性。

3.分类转发类通知（转发性通知、批转性通知、发布性通知）指示类通知事务类通知1/13/202353批转性通知转发性通知发布性通知⒈特点不同“批”“转”“发”⒉对象不同必须来自下级机关或部门，批转通知的机关是被批转通知机关的上级机关。

可来自上级机关、平级机关，也可来自不相隶属机关。是本机关起草或其他部门代本机关起草的。⒊程序不同下级机关或部门提出请示或因为工作需要领导批示。转发机关因为工作需要或领导批示安排转发的。本机关因为工作需要，向下发布政策、法规和规定等。⒋批语不同必须写经哪个机关同意或原则同意，或经哪次会议通知，提出贯彻执行的要求。转发语一般要写明经转发文机关的上级同意，才予以转发。一般都是本机关的。因此发布语中，不一定写经xx同意性的语句，可直接印发。

5.标题不同一是由“转发”或“批转”二字与省略书名号的原文名称组成；二是原文标题较长，可由“关于转发”或“关于批转”四字与原文编号加“文件”二字组成。“发布”转发类通知1/13/2023