时间管理以及会议管理

通用管理技能系列培训时间管理与会议控制吕革新

副教授高级职业指导师题解时间，是一种无法再生的资源夕阳无限好，只是近黄昏公务人员，开会消耗大量时间1、时间失控为什么时间不够用？不知道每天在忙什么。无法主动地支配时间，被动地消耗时间。时间异化。不是人支配时间，而是时间支配人。属于别人的时间与一般员工相比，管理者在时间控制方面的主动性要强一些。但是，管理者的时间，一般容易“属于别人〞。如1976年到1978年的最高领导人，忙得一点自己的东西都没有。组织层级中，位置越高的人，时间控制的权限越大，越需要掌握时间控制的技术。时间使用情况人们通常抱怨，自己很忙、太忙了。应该注意，忙和碌是有区别的。写出一个星期内，每天的工作内容。填写这个练习现场完成，根本单位是30分钟。目的是测验对于自己时间分配和使用情况的知晓程度。时间的使用，可以分成三个局部。例行工作时间第一个局部，是常规性的、必须要做的工作。这局部时间可以准确量化。职业层级中，级别越低，例行的工作时间在全部工作时间中所占的比重就越大。在职责明确的前提下，这局部时间是个常数。被动和主动被开工作时间，无法控制的时间。未约定的接待，接听，被动地开会。主开工作时间，可以控制的时间。主持会议、打给别人、读书或写东西、思考问题、拜访客户等。同步变化。这局部时间减少，那局部时间就会增加。时间浪费做了根本不需要做的事。习惯成自然。用手工操作处理文件，迟滞的管理制度的积淀。做了能够由别人做、而且应该由别人做的事。事必躬亲，分散了精力。做事比常人消耗时间。找东西用了较多时间。会议消耗开会的费用，可以采用如下方法来计算：参加会议的人数╳人均小时工资╳开会时间〔小时〕╳3=开会的经费消耗时机本钱值得注意。如果不开会的话，可以做其他事情。计算公式的“3〞，就是考虑到开会准备、会场资源、路途消耗、会前等待等因素。会议效率延误，会议不能准时开始，经常出现多米诺骨牌效应，一连串的延误，而且毫无说明。散漫，无议事日程，经常出现插话，发言者无法控制自己的讲话时间。噪音，秩序紊乱，人们随意出入，开小会、读书报、打。会议效果效率低下，严重地影响会议效果。人们通常是讨厌会议的。开了很多无用的会议，发了很多无用的文件，所谓“文山会海〞就是这样的。有人根本就没有打算认真参加会议，将参加会议当成休息、聊天的时机。组织会议者，也是被迫的，甚至自己都不知道为什么开会。会议管理的关键提高会议效率的关键，在于会议的组织者。能够控制开会的时间。没有落后的群众，只有落后的领导。可以决定开会的领导者，一定要减少开会，可开可不开的会议，尽量不开，可以采取其它沟通方式。2、掌握时间将时间握在自己手里。防止出现指间沙子。学习一些常规的管理方法。掌握时间使用情况前苏联的柳比歇夫做法：时间记录法。每天记一种特别的日记，5分钟的时间就可以。一种时间的流水帐。每周小计，每月统计，研究自己在做什么，主要精力投放在什么地方。一项枯燥但极有价值的工作。记录而不是方案，纯时间。鲁迅日记中的流水帐目习惯使用效率手册充分发挥?效率手册?和电子记事本工具的功能，养成随时记录的习惯。不要过分相信自己的记忆力〔好脑袋不如破笔头〕。单凭脑子，人们所能记住的事情总数为7个，最多9个，有人只能记住5个。花时间节约时间用一些时间列时间方案。手头有两个清单：一个清单是近段时间要完成的事情，另一个清单是当天要做的事情。排好工作的次序。要估计花费的时间和限制期限。有些事情必须在规定的时间完成。即使牺牲一些质量，也不要超时间。保持工作的连续性重要的工作要一气呵成，特别是文字性的工作，尽量要一次性完成。当意外干扰中断手头的工作时，要用笔记下工作的进展情况和想法。注重与人谈话的连续性，采用倒梯形的方法。注意谈话的核心问题，提高有效性。整理写字台不要随手放东西。在资料、书籍、备品、设备等迅速膨胀的时代，使自己可以毫不迟疑地找到重要的东西。必须留出时间，整理自己的办公环境、写字台。如同电脑的“文件夹〞。磨刀不误砍柴工。5S的概念：整理、整顿、清洁、清扫、素养。3、工作统筹如何排列“轻重缓急难易〞的顺序？三个圈的重叠。个人的看法。焦头烂额和曲突徙薪。善于必要的舍弃。成语故事留神偏执德国童话的“灰衣人〞。都市的快速、紧张、方便；同时是压力、迷惑和无奈。偏执病人的病症：喜欢忙碌，愈忙愈有平安感，闲着是耻辱。欧洲的慢生活运动。成功的秘诀是四种领域的平衡：绩效、健康、人际关系、生命意义。人生加减法人到中年，等于进入人生的下午。荣格指出，到下午的时候，应该回头检查早上出发时带的东西，有些是否应该丢弃。不能照着早上的方案来过下午。早上美好的事物，下午可能微缺乏道。早上的真理，下午成为谎话。用减法，重新评估、发现、决定你的人生优先顺序。?中外书摘?06年7月号解决重要问题不能被某些工作牵着走。有些人成为的“奴仆〞解决重要问题，注意力要集中。心情要沉着，尽量排除干扰。可以定期“失踪〞。有一段休闲的时间。创造性的工作多数来自心态紧张后的短暂松弛。主线与副线如同长篇小说的复线，人生有多条线索，有主线与副线。在时间安排也要有主线和副线，有主要事件，有辅助事件，可以转化。主张某些时间的一心二用。如，开某些不得不参加的会议〔写东西〕，特别是看电视的时候。能够影响他人充分利用时间自身对时间一丝不苟的人，其行为会潜移默化地影响相关的人。多往外打，接时婉言更换时间。多安排访问他人的日程，而且在时间选择上用心思。约定时间时要讲究，不要模糊。比方：“我预计在12点10分到你那里〞比“我大概12点多一些到〞要有影响力。登山不要扛着船不要期望自己能做很多的事情，成认人生的局限性。有所不为，要能够下狠心。譬如，防止被文件淹没的方法，定期淘汰一批文件资料，包括书籍。学会拒绝，善于舍弃。有些约会、会议，坚决不参加。格力集团

董明珠的做法独处的个人习惯。出差尽量减少同行人的牵制。利用等候的间隙读书、思考。用好零星时间早晨、中午等时间，可以做许多事。5分钟，可以做的事情。出差和等待的时候，最好的读书或制定方案的时间。养成独处习惯。减少同行人之间牵制。在机场、宾馆，阅读和思考。设计出行路线，比较各种交通工具的优劣。4、会议控制什么是会议？明确定义。假设干人聚集在一起，在规定的场合和时间里，商议和决定某些事情。实质是集体的沟通会议的作用研究会议管理，首先要清楚，为什么要开会？会议可以起到的作用是：传播思想、采集意见、开展讨论、集中意志。在现代职业生活中，想解决问题，开会是不可缺少的沟通手段。明确原因首先明确为什么开会。明确召开会议的主要原因，清楚而简单。如果有多个原因，那么要列出先后顺序。为什么要将假设干人聚集在一起？有事情要商议，是什么事情呢？能够用精练的语言，将会议召开的原因表述出来，最好形成文字作为备忘。会议主题会议的主题必须以书面的形式确定。可以通过标语表述出来。一个会议的主题，不宜过多。有主要议题，有辅助议题。主题具有连贯性，上次会议和本次会议的关系，注意核心任务的连贯性。会议主题要在会议之前公布，使与会者做相应准备。确定会议规模大型会议，人数过百人；假设开会的时间长，那么为重大会议。中型会议，数十人，一般是围成方形，可以有讨论。小型会议，参加会议的几个人到十几个人。一般以五到七人为适宜。人数宜少不宜多开大会是很不容易的，人数增加，会议的时间就要减少。确定与会者的名单，尽量排除那些可来不可来的人，特别是那些能讲话，但无用的人。将一个大会，分散成几个小会来开，特别是开一刻钟的快速会议。时间短，碰头会站着开。设计会议的程序无论是大会还是小会，是公开的会议，还是封闭的会议，都要有严格的程序。注意何时引出，谁为主持人、讨论人、核心发言或者报告人。在程序设计中，确定开始的时间、每个阶段发言的时间、预计的结束时间。资料准备重要的会议，要有报告的全文，发言的提要，还要有相应的背景资料。中小型会议，也要有一些文字资料。如工作汇报会，各个汇报单位，要将假设干数字资料统计出来，形成文字。最好制作成电子文档，利用电子设备，节省会议时间。重视会议通知环节通知的内容包括：会议名称、开会时间、目标和议题、场所〔附导向图〕、答复期限、资料准备、主持人和召集人的联系方式。重要的会议，特别是超过30人以上的会议，要有书面通知。注意通知的可靠度，文字与语言相结合。准时保证会议的准时开始。事先做最坏的打算，有预备方案。与会人数明显缺乏，是否可以分段开会。重要人物没有到场，是否可以临时调整会议程序。分段签到、会后签到。大会一定要分片安排座位，留出迟到席位。严肃会风迟到无法杜绝，但是可以控制。对于迟到问题，要严格管理，形成良好会议风气。制裁要有尺度。李立三对于林彪迟到的批评。不知道天高地厚。联想召集会议，迟到者罚站一分钟。对于资深员工也不例外，总裁也要带头执行。特殊情况主持会议的时候，总是有特殊人物、特殊情况，需要主持人的灵活变通。如，上个世纪后半叶的中国，毛泽东的作息时间，改变了全国大会的日程安排。会议的日程可以调整，不能拘泥于事先设计的规那么。但是，主持人一定要提前到会场。控制会议议题及时引出主题，不断强调，控制发言和讨论的时间，采用倒梯形。遇到争议，明确规那么。学习?罗伯特议事规那么?。会议主席规那么、会议秘书规那么、与会者规那么、针对不同意见的提出和表达规那么、辩论的规那么、不同情况下的表决规那么。会议讨论的控制中型会议，围圈而坐，参加会议者地位平等，容易争论。有不同意见，给予限定的发言时间和时机，严格控制时间。确定一位执法人。表达不同意见，只能向主持人说，而不能向对手说。会场控制明确会议纪律，事先约定有些规那么，领导带头执行。控制、限制走动，约定会议的间歇时间。还要限制工作人员的走动，倒水、摄像等。尽量不在会议开始前的一段时间发文字资料。防止迟到越是离会场近的人，越容易迟到。参加会议，一定要提前一些时间。进入会场，选择适当的位置。防止给予他人消极、退缩的印象。对于设立迟到席位的会议，要特别注意。先到场的人，应该考虑到迟到因素，给后来者提供方便。集中注意力控制溜号。