信息管理学（第二版） 李兴国课件 06 控制

第六章控制主要内容1.重点和难点信息管理控制制度；管理信息；管理信息系统在控制系统中的作用2.知识点控制、控制与其他管理职能的关系、控制原则、控制原理控制过程、控制类型控制原则：预算控制方法、非预算控制方法信息管理控制制度的概念、作用、内容管理信息、管理信息系统、管理信息系统在控制系统中的作用1/12/20231企业资源管理研究中心(AMT)1.控制的含义所谓控制(control)就是监督管理的各项活动，以保证它们按计划进行并纠正各种重要偏差的过程。

管理控制的重要目标有两个：第一，限制偏差的积累。第二，适应环境的变化。2.控制的重要性

法约尔曾经指出，控制必须施之于一切的事、人和工作。这是因为即使有完善的计划、有效的组织和领导，都不能保证组织目标的自然实现，而需要进行强有力的控制与监督。控制的重要性可以从以下两个方面来理解：一是控制的普遍性。二是控制的全程性。

6.1控制职能概述

1/12/20232企业资源管理研究中心(AMT)3.控制与其他管理职能的关系

首先，它与计划的关系相当密切，二者相互依存。计划起指导性的作用，而控制是为了保证组织的产出与计划相一致，控制到什么程度、怎么控制都取决于计划的要求；计划预先指出了所期望的行为和结果，而控制是按计划指导实施的行为和结果，有时会导致计划的改变；制定有效的计划需要信息，而这些信息多数是通过控制得到的；一些有效的控制方法，如预算、政策、程序、规则等，同时也是计划方法或计划本身。其次，明确的目标与计划，合理的组织机构与形式，英明的领导及有效的指导，最大程度地发挥出员工的积极性和潜力，这一切是实施控制的基础和保障。

6.1控制职能概述

1/12/20233企业资源管理研究中心(AMT)4.管理控制系统的组成

图6-1管理控制系统的结构控制的目标，即进行控制活动的目的取向，也是进行控制活动的依据。控制的主体，即各级管理者及其所属的各职能部门。控制的对象，控制系统控制的对象应是组织的整个活动。控制的方法和手段，即为达到有效的控制，所采用的各种科学方法和手段。6.1控制职能概述

1/12/20234企业资源管理研究中心(AMT)1.未来导向原则

未来导向的原则，是指控制工作应当着眼未来，而不是只有当出现了偏差才进行控制。2.反映计划要求原则3.组织适应性原则

控制必须反映组织结构的类型和状况。4.关键点原则

关键点原则，是指控制工作要突出重点，不能只从某个局部利益出发，要针对重要的、关键的因素实施重点控制。5.例外原则

所谓例外原则，是指控制工作应着重于计划实施中的例外偏差(超出一般情况的特别好或特别坏的情况)。

6.2控制原则1/12/20235企业资源管理研究中心(AMT)6.及时性原则控制的及时性是指在控制工作中及时发现偏差，并能及时采取措施纠正。7.客观性原则控制的客观性是指在控制工作中,管理者不能凭个人的主观经验或直觉判断,而应采用科学的方法,尊重客观事实。8.准确性原则9.弹性原则10.经济性原则

6.2控制原则1/12/20236企业资源管理研究中心(AMT)1.系统论原理

系统是由事物间相互依赖、相互作用的若干要素和部分，按照一定规律所组成的具有特定功能的整体。系统工程，即以系统作为研究对象，从系统的整体出发，用最合理、经济、有效的组织管理方法和技术，达到系统的目的。系统工程的关键是使系统达到最优化。系统分析，是指从系统的观点出发对事物进行分析或综合，找出各种可行方案，使决策者可以在许多可行方案中选择最优方案。

系统管理，是指运用系统工程的思想、方法和程序，对已建成并投入运行的系统进行管理，一般包括系统研究、系统计划、计划执行和工作检查四个阶段。这四个阶段构成了一个动态的管理过程。

6.3控制原理1/12/20237企业资源管理研究中心(AMT)2.信息论原理

信息方法是实现科学管理的有效手段信息是管理控制的基础和关键图6-2信息方法示意图维纳在其1948年出版的《控制论》中提出的。

6.3控制原理1/12/20238企业资源管理研究中心(AMT)3.控制论原理

控制的概念首先是由维纳于1948年在他的著作《控制论——关于在动物和机器中控制和通讯的科学》一书中正式提出来的。控制论在管理领域应用的主要技术是“功能模拟技术”，又称“黑箱方法”。它根据模型和原型之间的相似关系来模拟对象，并通过模型来研究原型的规律性。

模型系统输入输出参数干扰实体模型UY6.3控制原理1/12/20239企业资源管理研究中心(AMT)4.控制论在信息管理中的应用

从系统论的观点看，各种形式的控制都具有一定的同一性。因为任何事物及其运运过程都可以看作是某种系统，而系统和系统之间又存在着一定的相互联系，无论是偶然联系还是必然联系，都具有某种因果关系，其中带目的性的因果联系就是控制，即产生原因系统对产生结果系统有目的影响和干预。这便是控制的实质。控制论所研究的系统有控制系统、受控系统与施控系统。通过控制相互联系的若干系统构成控制系统(亦称控制论系统)；被控制的对象在控制作用下产生某种目标结果，称为受控系统；施控系统作为实施控制的机构而存在，在它的作用下受控系统将按一定的目标调整状态和输出。受控系统与施控系统之间的联系是实施控制的基本条件，其联系方式与效果决定了控制的性质与效率。6.3控制原理1/12/202310企业资源管理研究中心(AMT)1.控制过程(1)确定标准实物标准成本标准资本标准收益标准计划标准无形标准以指标为标准6.4控制过程及其类型1/12/202311企业资源管理研究中心(AMT)(2)衡量绩效

衡量绩效其实也是控制当中信息反馈的过程。衡量什么?如何衡量?

(3)采取措施

纠正偏差修订标准

图6-9控制过程6.4控制过程及其类型1/12/202312企业资源管理研究中心(AMT)2.控制类型

(1)按控制信息的性质划分反馈控制:反馈控制(feedbackcontrol)是指将系统的输出信息返送到输入端，与输入信息进行比较，并利用二者的偏差进行控制的过程。

同期控制:同期控制(concurrentcontrol)是一种发生在计划执行过程之中的控制。同期控制具有监督和指导两项职能。监督是按照预定的标准检查正在进行的工作；指导是管理者针对工作中出现的偏差，根据制订的工作标准和自己的经验指导下属改进工作。6.4控制过程及其类型1/12/202313企业资源管理研究中心(AMT)前馈控制:所谓前馈控制(feedforwardcontrol)，就是观察那些作用于系统的各种可以测量的输入量和主要扰动量，分析它们对系统输出的影响关系，在这些可测量的输入量和主要扰动量的不利影响产生以前，通常应立即采取纠正措施，来避免它们的不利影响。这是管理者最渴望采取的控制类型，因为它能避免预期出现的问题，防患于未然。图6-10按控制信息的性质划分控制类型6.4控制过程及其类型1/12/202314企业资源管理研究中心(AMT)

(2)

按控制的来源划分

正式组织控制：正式组织控制是通过管理者设计和建立起来的机构或规定来进行控制。

群体控制：群体控制是由非正式组织发展和维持的。自我控制：自我控制是指个人有意识地去按某一规范进行活动。

(3)按控制的手段划分

间接控制：间接控制是基于这样一些事实为依据的：即人们常常会犯错误，或常常没有觉察到那些将要出现的问题，因而未能及时采取适当的纠正或预防措施。

直接控制：直接控制认为，计划实施的结果取决于执行计划的人，管理者及其下属的素质越高，就越不需要间接控制。

6.4控制过程及其类型1/12/202315企业资源管理研究中心(AMT)1.预算控制方法如果要使预算控制很好地发挥作用，那么，管理者必须明确：预算仅仅是管理的手段，而不能代替管理的工作；预算具有局限性，而且必须切合每项工作。另外，预算不仅仅是财务人员和总会计师的管理手段，而且也是所有管理者的管理手段。有效的预算控制必须注意以下几个方面：高层管理部门的支持

管理者的参与确定各种标准

及时掌握信息

6.5控制方法1/12/202316企业资源管理研究中心(AMT)2.非预算控制方法

(1)审计法审计是一种常用的控制方法，财务审计与管理审计是审计控制的主要内容，近来推行以保护环境为目的的清洁生产审计。所谓财务审计是以财务活动为中心内容，以检查并核实账目、凭证、财务、债务以及结算关系等客观事物为手段，以判断财务报表中所列出的综合的会计事项是否正确无误，报表本身是否可以依赖为目的的控制方法。通过这种审计还可以判明财务活动是否符合财经政策和法令。所谓管理审计是检查一个单位或部门管理工作的好坏，评价人力、物力和财力的组织及利用的有效性。6.5控制方法1/12/202317企业资源管理研究中心(AMT)(2)损益平衡分析损益平衡分析是通过对业务量(产量、销售量、销售额)、成本、利润三者相互制约关系的综合分析，以预测利润、控制成本的一种分析方法。它是利用成本特性，即成本总额与产量之间的依存关系，来指明企业获利经营的业务量界限，从而达到控制的作用。

临界产量＝固定成本/(单位产品售价－单位产品变动成本)

常见应用：指导决策、预测实现目标利润的销售量、进行成本控制、判断企业经营的安全率。损益平衡图6.5控制方法1/12/202318企业资源管理研究中心(AMT)(3)财务报表分析

财务报表是用于反映企业经营的期末财务状况和计划期内的经营成果的数字表。财务报表分析，也称经营分析，就是以财务报表为依据来判断企业经营的好坏，并分析企业经营的长处和短处。包括：利润率分析：指分析企业收益状况的好坏；流动性分析：指分析企业负债与支付能力是否相适应，资金的周转状况是否良好等；生产率分析：指分析企业在计划期间内生产出多少新的价值，又是如何进行分配将其变为人工成本、应付利息和净利润的。财务报表分析法主要有实际数字法和比率法两种。实际数字法是用财务报表分析中的实际数字来分析；比率法是求出实际数字的各种比率后再进行分析，更好地体现出了相对性，所以比较常用。6.5控制方法1/12/202319企业资源管理研究中心(AMT)(4)目标管理目标管理是由美国管理学家德鲁克(PeterF.Drucker)在1954年正式提出的。是指把经营的目的和根本任务转化为企业的方针和目标，实现各层次的目标的管理，一方面激发有关人员的责任心和创造性，另一方面把总的目标层层分解，最终化为个人的目标。通过目标的分解使控制的标准清晰、明确，各级管理者容易做出判断；目标管理强调让管理人员和工人参与制定工作目标，员工的态度和行为与组织目标更为贴近；在工作中注重推行自我管理，这使得对人员行为控制变得比较容易。因此有人称目标管理为“管理中的管理”。

6.5控制方法1/12/202320企业资源管理研究中心(AMT)1.信息管理控制制度的概念是指为了确保组织的管理信息的准确可靠，贯彻管理方针，提高经营管理效率，以职责分工为基础所设计实施的对组织内部各种业务活动的信息进行制约和协调的一种管理制度。(1)管理控制的主体。管理控制的主体是管理者。(2)管理控制的客体。管理控制的客体是指其作用对象，即它所要解决的问题。(3)管理控制的目标。信息管理控制的主要目标是：确保组织的管理信息的准确性和可靠性，保证组织内管理部门方针政策和指令的贯彻执行，促进组织经营管理效率的提高。(4)管理控制的本质。信息管理控制制度仍是一种管理制度。6.6信息管理控制制度

1/12/202321企业资源管理研究中心(AMT)

2.信息管理控制制度的作用

(1)保证党和国家方针政策与法令制度的贯彻执行

通过控制制度所形成的相互协调与相互制约机制，就是及时地反映、检查、揭示和纠正组织内各项活动中的违法乱纪行为。

(2)保证组织内各项业务活动高效而有序地进行(3)保证和提高组织的管理信息质量

准确可靠的管理信息是组织的管理部门评价过去，控制现在和把握未来的重要条件。

(4)有利于提高工作效率

健全的控制制度，明确了各职能部门及工作人员的职责和权限，各司其职，各负其责，减少不必要的请示、汇报，避免相互推诿。6.6信息管理控制制度

1/12/202322企业资源管理研究中心(AMT)3.信息管理控制制度的内容

(1)信息收集环节的控制制度责权信息控制制度：根据“组织机构职责权限必须明确界定”和“不相容职务必须分离”的原则，建立具有预防控制功能的组织制度。程序信息控制制度：为保证组织目标的实现，管理当局为组织内部各种业务活动设计的预定运行程序，而形成的动态控制机制。会计信息控制制度：会计是一个管理控制系统。人力资源信息控制制度：指在人员的选择、使用、培养等方面所采取的一系列控制措施。

财产安全信息控制制度：指为了保护财产物资的安全和完整所采用的方法、措施和程序。其控制的方法与财产安全和完整有关，而最重要的是将财产物资的保管职务与对财产物资的核算职务分工，使会计部门和保管部门相对独立。

6.6信息管理控制制度

1/12/202323企业资源管理研究中心(AMT)(2)信息加工整理环节的控制制度信息统计控制制度：组织为了实现对所收集的各类管理信息进行及时地加工整理，必须建立健全信息统计控制制度。这样就能保证各类管理信息按照规定的程序进行统计、分类和加工整理，尽量减少不必要和无关的信息对决策的干扰。管理信息质量控制制度：信息质量控制制度是指为了保证反映的组织业务活动信息的真实、及时、可靠所采用的方法和措施。(3)信息存贮使用环节的控制制度管理信息通过加工整理后，要立即进行贮存，并及时提供给有关单位和个人去使用。为了确保信息的时效性，还必须对贮存的信息进行及时更新。因此，任何组织都需要建立健全相应的信息控制制度来确保组织系统信息的及时贮存和合理使用，实现信息资源的优化配置。

6.6信息管理控制制度

1/12/202324企业资源管理研究中心(AMT)1.管理信息管理信息是指反映事物在管理过程中的活动特征及其发展变化情况的各种消息、情报、资料等(如企业生产经营活动中的原始记录、统计分析、经济技术情报、科技档案等等)的总称，是用于管理的信息。

管理信息的特征:

(1)信息来源的分散性和数量的庞杂性(2)信息加工处理的多样性(3)信息传递的及时性6.7信息控制系统1/12/202325企业资源管理研究中心(AMT)管理信息的分类:

(1)按组织不同层次的要求分类

①计划信息②控制信息③作业信息(2)按信息的稳定性分类

①固定信息。它指具有相对稳定性的信息，在一段时间内，可以供各项管理工作重复使用而不发生质的变化。以企业为例，固定信息主要由三部分组成：定额标准信息，包括产品结构、工艺文件、各类劳动定额、材料消耗定额、工时定额、各种标准报表、各类台账等；计划合同信息，包括计划指标体系和合同文件等；查询信息，包括各种标准规范、产品和原材料价目表、设备档案、人事档案、固定资产档案等。

6.7信息控制系统1/12/202326企业资源管理研究中心(AMT)

②流动信息。又称为作业统计信息。它是反映生产经营活动实际进程和实际状态的信息，是随着生产经营活动的进展不断更新的。因此，这类信息时间性较强，随时间增长变化。但及时收集这类信息，并与计划指标进行比较，是控制和评价企业生产经营活