办公自动化实训教程

办公自动化实训教程第一部分Word>>大连理工大学出版社

第一部分Word2003第一章制作培训通知----基本操作第二章制作成绩统计表----表格应用第三章制作购物流程图----图形绘制第四章制作产品宣传手册----图文混排第五章制作统一的邀请函----邮件合并第六章毕业论文的排版----样式和模板第一章制作培训通知Word2003是Microsoft公司推出的Windows环境下最受欢迎的文字处理软件，它提供了强大的文字处理功能，是MicrosoftOffice2003办公套装软件的一个重要组成部分。使用它可以轻松地制作各种图文并茂的书信、报告、计划、总结和表格等文档，使电子文档的编制更加容易和直观。第一章制作培训通知返回目录案例知识点：熟悉Word2003的基本功能掌握字体格式的设置掌握段落布局的设置掌握添加边框和底纹掌握添加项目符号掌握表格的基本操作了解打印的设置第一章制作培训通知返回目录案例样图：第一章制作培训通知返回知识点案例知识点讲解：熟悉Word2003的基本功能1．建立文档双击桌面Word图标启动从开始菜单启动2．日期的插入单击菜单栏上的【插入】【日期和时间】命令3．拼写和语法检查单击菜单栏上的【工具】【拼写检查】命令4．字数统计

单击菜单栏上的【工具】【字数统计】命令第一章制作培训通知返回知识点案例知识点讲解：掌握字体格式的设置字体、字号、颜色、加粗、倾斜、下划线、文字底纹等的设置单击菜单栏的【格式】【字体】命令利用【格式】工具栏设置首字下沉单击菜单栏中【格式】【首字下沉】命令第一章制作培训通知返回知识点案例知识点讲解：段落布局的设置1．间距和缩进的设置执行菜单栏中的【格式】【段落】命令2．格式刷对于格式相同的段落，可以利用“常用”工具栏上的“格式刷”按钮（）。

第一章制作培训通知返回知识点案例知识点讲解：段落布局的设置3．边框和底纹的设置执行菜单栏上的【格式】【边框和底纹】命令第一章制作培训通知返回知识点案例知识点讲解：段落布局的设置3．项目符号和编号执行菜单栏上的【格式】【项目符号和编号】命令第一章制作培训通知返回知识点案例知识点点讲解：掌握表格的的基本操作作插入表格在“常用””工具栏上上单击“插插入表格””按钮，拖拖动鼠标插插入5×4表格。执行菜单栏栏上的【表表格】【插插入】【表表格】命令令。第一章制作培训通通知返回知识点点案例知识点点讲解：掌握表格的的基本操作作合并单元格格选中要合并并的单元格格，单击菜菜单栏上的的【表格】】【合并单单元格】命命令。选中要合并并的单元格格，单击鼠鼠标右键，，在快捷菜菜单中选择择【合并单单元格】命命令。第一章制作培训通通知返回知识点点案例知识点点讲解：掌握表格的的基本操作作设置单元格格中文字的的对齐方式式在选定的表表格中单击击鼠标右键键，在快捷捷菜单中单单击【单元元格对齐方方式】列表表中的【水水平垂直居居中】按钮钮。调节表格的的行高列宽宽将指针停留留在两列间间的边框上上，向左或或右拖动边边框到合适适的宽度。。第一章制作培训通通知返回知识点点案例知识点点讲解：了解打印的的设置单击“常用用”工具栏栏上的“打打印预览””按钮。单击【文件件】菜单的的【打印】】命令。第一章制作培训通通知返回知识点点第二章制制作成绩统统计表表格给人一一种直观、、简洁、严严谨的感觉觉。一篇文文章只有好好的语言不不一定能够够表达清楚楚，或者即即使表达清清楚但却显显得冗长。。特别是在在组织一些些复杂分栏栏信息或一一组相关的的数据信息息时，比如如公司财务务报表、工工资表、工工作进度表表、学习成成绩单等，，人们很自自然会想到到用表格进进行处理。。第二章制作成绩统计表表返回目录案例知识点点：页面设置熟悉表格的的基本操作作绘制斜线表表头掌握表格的的修饰了解表格公公式、排序序表头的跨页页显示插入统计图图表插入页码第二章制作成绩统计表表返回目录案例样图：：第二章制作成绩统计表表返回知识点点案例知识点点讲解：页面设置执行菜单栏栏上的【文文件】【页页面设置】】命令。双击标尺空空白处。第二章制作成绩统计表表返回知识点点案例知识点点讲解：熟悉表格的的基本操作作单击菜单栏栏上的【表表格】【插插入】【表表格】命令令。单击【自动动套用格式式】按钮。。第二章制作成绩统计表表返回知识点点案例知识点点讲解：绘制斜线表表头将光标置于于表格内的的任何一个个单元格中中，执行【【表格】【【绘制斜线线表头…】命令。返回知识点点第二章制作成绩统计表表案例知识点点讲解：掌握表格的的修饰执行菜单栏栏上的【视视图】【工工具栏】【【表格和边边框】命令令，打开““表格和边边框”工具具栏。右键单击表表格，在快快捷菜单中中打开【边边框和底纹纹】对话框框。返回知识点点第二章制作成绩统计表表案例知识点点讲解：了解表格公公式执行菜单栏栏中的【表表格】【公公式】命令令，打开““公式”对对话框。。提示：公式输入框框中出现的的计算公式式“=SUM(LEFT)”表示对公式式所在单元元格的左侧侧连续单元元格内的数数据求和，，“=SUM(RIGHT)”表示向右求求和，““=SUM(ABOVE)”表示向上求求和，““=SUM(BELOW)”表示向下求求和。返回知识点点第二章制作成绩统计表表案例知识点点讲解：了解表格排排序将插入点置置于要排序序的成绩表表中，执行行菜单栏中中的【表格格】【排序序】命令。。提示示：：将光光标标定定位位于于总总分分列列，，单单击击““表表格格和和边边框框””工工具具栏栏上上的的【【降降序序排排序序】】按按钮钮（（）），，让让表表格格按按总总分分从从大大到到小小降降序序排排列列。。再再将将光光标标置置于于学学号号列列，，单单击击【【升升序序排排序序】】按按钮钮（（）），，还还原原表表格格原原有有的的顺顺序序。。返回回知知识识点点第二二章章制作作成绩绩统统计计表表案例例知知识识点点讲讲解解：：表头头的的跨跨页页显显示示先在在第第一一页页的的表表格格首首行行设设置置好好标标题题内内容容，，再再执执行行菜菜单单栏栏上上的的【【表表格格】】【【标标题题行行重重复复】】命命令令，，让让Word自动动在在每每页页的的首首行行添添加加标标题题。。返回回知知识识点点第二二章章制作作成绩绩统统计计表表案例例知知识识点点讲讲解解：：插入入统统计计图图表表执行行菜菜单单栏栏中中的的【【插插入入】】【【图图片片】】【【图图表表】】命命令令。。对图图表表格格式式化化的的操操作作：：1、双双击击图图表表，，进进入入图图表表编编辑辑状状态态。。2、在在图图表表编编辑辑状状态态下下，，双双击击图图表表中中任任意意对对象象，，可可打打开开相相应应的的对对话话框框设设置置格格式式。。3、在在图图表表编编辑辑状状态态下下，，用用鼠鼠标标右右键键单单击击图图表表中中不不同同的的对对象象，，弹弹出出相相应应的的右右键键快快捷捷菜菜单单。。返回回知知识识点点第二二章章制作作成绩绩统统计计表表案例例知知识识点点讲讲解解：：插入入页页码码执行行菜菜单单栏栏中中的的【【插插入入】】【【页页码码】】命命令令。。返回回知知识识点点第二二章章制作作成绩绩统统计计表表第三三章章绘制制购购物物流流程程图图在日日常常工工作作中中，，为为了了表表达达某某个个业业务务的的过过程程或或流流程程，，常常常常需需要要绘绘制制流流程程图图。。我我们们可可以以使使用用比比较较经经典典的的流流程程图图绘绘制制工工具具，，比比如如Visio；也也可可以以使使用用Word自带带的的流流程程图图绘绘制制工工具具。。使用用图图形形表表示示流流程程是是一一种种极极好好的的方方法法，，因因为为千千言言万万语语不不如如一一张张图图。。第三三章章绘制制购购物物流流程程图图返回回目目录录案例例知知识识点点：：掌握握插插入入图图形形的的方方法法掌握握流流程程图图的的美美化化掌握握艺艺术术字字的的使使用用熟悉悉对对齐齐和和分分布布熟悉悉连连接接符符的的使使用用熟悉悉三三维维效效果果样样式式的的设设置置熟悉悉改改变变自自选选图图形形返回回目目录录第三三章章绘制制购购物物流流程程图图案例例样样图图：：返回回知知识识点点第三三章章绘制制购购物物流流程程图图案例例知知识识点点讲讲解解：：掌握握插插入入图图形形的的方方法法单击击【【绘绘图图】】工工具具栏栏上上的的【【矩矩形形】】按按钮钮。。单击击【【绘绘图图】】工工具具栏栏中中的的【【自自选选图图形形】】【【基基本本形形状状】】【【矩矩形形】】按按钮钮。。单击击菜菜单单栏栏上上【【插插入入】】【【图图片片】】【【自自选选图图形形】】命命令令。。第三三章章绘制制购购物物流流程程图图返回回知知识识点点案例例知知识识点点讲讲解解：：掌握握流流程程图图的的美美化化操操作作方方法法双击击图图形形对对象象，，在在弹弹出出的的【【设设置置自自选选图图形形格格式式】】对对话话框框中中设设置置。。右键键单单击击图图形形对对象象，，在在弹弹出出的的右右键键快快捷捷菜菜单单中中单单击击【【设设置置自自选选图图形形格格式式】】按按钮钮。。通过绘图工具具栏上的工具具按钮设置图图形格式。第三章绘制购物流程程图返回知识点案例知识点讲讲解：掌握艺术字的的使用执行菜单栏【【插入】【图图片】【艺术术字】命令。。单击【绘图】】工具栏上的的【插入艺术术字】按钮（（）。。第三章绘制购物流程程图返回知识点案例知识点讲讲解：熟悉对齐和分分布执行【绘图】】工具栏上的的【绘图】【【对齐或分布布】【水平居居中】命令，，将所有选中中的图形水平平居中对齐。。执行【绘图】】工具栏上的的【绘图】【【对齐或分布布】【垂直居居中】命令，，将所有选中中的图形垂直直居中对齐。。第三章绘制购物流程程图返回知识点案例知识点讲讲解：熟悉连接符的的使用单击【自选图图形】工具栏栏上的【连接接符】【肘形形箭头连接符符】按钮。。第三章绘制购物流程程图返回知识点案例知识点讲讲解：熟悉三维效果果样式的设置置选中图形对象象，单击【绘绘图】工具栏栏上的【三维维效果样式】】按钮。第三章绘制购物流程程图返回知识点案例知识点讲讲解：熟悉改变自选选图形先选定错误的的图形，单击击【绘图】工工具栏上【绘绘图】【改变变自选图形】】命令。第三章绘制购物流程程图返回知识点提示：制作同类型的的其他图形时时，可利用图图形复制快捷捷键【Crtl+D】进行复制，，既快捷又使使图形大小形形状一致。第四章制作作产品宣传手手册宣传样本是商商业贸易活动动中的重要媒媒介，包括各各种册子、产产品目录、企企业刊物、画画册，也包括括传单、折页页、明信片、、贺年片、企企业介绍卡、、推销信等，，它的作用是是提示商品、、介绍活动和和企业宣传等等，并系统地地展现产品，，以扩大企业业和商品的知知名度，加强强购买者对商商品和企业的的了解，同时时树立一个良良好的企业整整体形象。第四章制作产品宣传手册册返回目录案例知识点：：熟悉分隔符号号熟悉设置页面面显示比例掌握插入图片片掌握设置图片片环绕方式掌握插入剪贴贴画掌握分栏设置置熟悉链接文本本框返回目录第四章制作产品宣传手册册案例样图：返回知识点第四章制作产品宣传手册册案例知识点讲讲解：熟悉分隔符号号选择菜单栏上上的【插入】】【分隔符】】命令。第四章制作产品宣传手册册返回知识点提示：插入分隔符后后，可以单击击【常用】工工具栏上的【【显示/隐藏编辑标记记】按钮（）），将将分隔符显示示出来。案例知识点讲讲解：设置页面显示示比例单击【常用】】工具栏中的的【显示比例例】（））下三角按钮钮，在下拉列列表框中选择择或者在文本本框中输入合合适的显示比比例。第四章制作产品宣传手册册返回知识点案例知识点讲讲解：插入图片执行菜单栏中中的【插入】】【图片】【【来自文件】】命令。单击绘图工具具栏上的（））按钮。第四章制作产品宣传手册册返回知识点案例知识点讲讲解：设置图片环绕绕方式双击插入的图图片，打开【【设置图片格格式】对话框框。选中图片对象象，在【图片片】工具栏中中设置。第四章制作产品宣传手册册返回知识点提示：Word中的图形和艺艺术字有两种种基本的版式式，即嵌入式式和浮动式。。在Word中插入的图片片环绕方式默默认为“嵌入入式”。案例知识点讲讲解：插入剪贴画执行菜单栏【【插入】【图图片】【剪贴贴画】命令，，再单击任任务窗格中【【请参阅】选选项区内的【【剪辑管理器器】命令。。第四章制作产品宣传手册册返回知识点案例知识点讲讲解：分栏设置选中要分栏的的段落，执行行【格式】【【分栏】命令令。第四章制作产品宣传手册册返回知识点案例知识点讲讲解：链接文本框在文档中画两两个文本框，，单击选中第第一个文本框框，单击【文文本框】工具具栏上的【创创建文本框链链接】按钮（（）），再单击第第二个文本框框。第四章制作产品宣传手册册返回知识点提示：1、要链接的文文本框中不能能有任何内容容。2、执行菜单栏栏上的【视图图】【工具栏栏】【文本框框】命令，可可打开【文本本框】工具栏栏。第五章制作作统一的信函函在企业办公工工作中，有时时候需要向许许多不同的客客户发送邀请请函等形式的的信函，Word中的邮件合并并功能为制作作批量文档提提供了完美的的解决方案，，它可以将多多种数据源的的数据整合到到Word文档中，用最最省时省力的的方法创建出出目标文档。。第五章制作统一的信函返回目录案例知识点：：理解邮件合并并掌握邮件合并并的三个操作作步骤1、建立主文档档2、创建数据源源3、插入合并域域掌握邮件合并并的操作方法法返回目录第五章制作统一的信函案例样图：返回知识点第五章制作统一的信函理解邮件合并并邮件合并中，，要处理三个个不同的元素素：主文档；为主文档提供供信息的数据据源；合并文档（完完成的文档集集）。邮件合并并不不一定真的是是指信函邮件件的合并，使使用这一功能能可以将主文文档和数据源源合并为一。。第五章制作统一的信函返回知识点理解邮件合并并主文档：Word文档。数据源：可以以是Word表格、Excel工作表、Outlook联系人列表或或Access数据库等。合并文档：主主文档的副本本，是个Word文档，此文档档不必保存。。第五章制作统一的信函返回知识点案例知识点讲讲解：掌握邮件合并并的三个操作作步骤1、建立主文档档：简单Word文档2、建立数据源源：Word表格（或Excel表格、Outlook表格）3、文档合并（（邮件合并））返回知识点第五章制作统一的信函案例知识点讲讲解：掌握邮件合并并的操作方法法通过“邮件合合并”任务窗窗格操作通过“邮件合合并”工具栏栏操作返回知识点第五章制作统一的信函案例知识点讲讲解：邮件合并操作作方法通过“邮件合合并”任务窗窗格操作执行【工具】】【信函与邮邮件】【邮件件合并】菜单单命令。在任务窗格中中选择文件类类型→信函，使用当当前文档。选取收件人→使用现有列表表→浏览→打开数据源→确定/编辑撰写信涵→定位插入点→其它项目→插入合并域预览信函→合并完成→编辑个人信函函/打印→合并到新文档档返回知识点第五章制作统一的信函案例知识点讲讲解：通过“邮件合合并”任务窗窗格操作返回知识点第五章制作统一的信函案例知识点讲讲解：邮件合并操作作方法邮件合并工具具的使用执行【工具】】【信涵与邮邮件】【显示示邮件合并工工具栏】菜单单命令，依次次选择下列按按钮：设置文件类型型→信函打开数据源→选择数据源文文件插入域→先定位插入点点，在指定位位置插入合并并域查看合并数据据→浏览合并数据据是否正确合并到新文档档→合并全部或部部分记录返回知识点第五章制作统一的信函案例知识点讲讲解：邮件合并工具具的使用返回知识点第五章制作统一的信函邮件合并的操操作总结：邮件合并三步步曲：1、建立主文档档（即信函中中不变的部分分）；2、建立数据源源（可事先建建立，在此处处打开。如：：通讯录.xls）；3、插入合并域域（将数据源源中的相应内内容，以域的的方式插入到到主文档中））。通过邮件合并并，可轻松地地批量制作信信函、信封、、标签、工资资条、学生成成绩通知单、、商品报价单单等。返回知识点第五章制作统一的信函第六章毕业业论文的排版版在日常使用Word办公的过程中中，除了需要要制作短篇幅幅的文档，还还要制作宣传传手册、活动动计划、公司司章程、营销销报告、毕业业论文等类型型的长文档。。由于长文档档的纲目结构构比较复杂，，内容也比较较多，应用样样式可以使长长文档的管理理和组织变得得更加科学有有效。第六章毕业论文的排排版返回目录案例知识点：：掌握样式的设设置方法熟悉长文档的的阅读方式掌握分节符熟悉插入目录录的方法添加不同的页页眉和页脚熟悉模板的设设置和使用返回目录第六章毕业论文的排排版案例样图：返回知识点第六章毕业论文的排排版案例知识点讲讲解：掌握样式的设设置方法新建样式执行菜单栏上上的【格式】】【样式和格格式】命令使用其他方法法创建新样式式（参考教教材76页）第六章毕业论文的排排版返回知识点提示：Word使用层次结构构来组织文档档，Word目录的自动生生成是基于大大纲级别和段段落样式的。。案例知识点讲讲解：掌握样式的设设置方法修改样式第六章毕业论文的排排版返回知识点案例知识点讲讲解：熟悉长文档的的阅读方式执行菜单栏上上的【视图】】【大纲】命命令。执行菜单上的的【视图】【【阅读版式】】命令。第六章毕业论文的排排版返回知识点案例知识点讲讲解：掌握分节符执行菜单栏上上的【插入】】【分隔符】】命令，在在【分节符】】选项区单击击【下一页】】单选按钮。。第六章毕业论文的排排版返回知识点提示：分节符在文档档中显示为包包含“分节符符”字样的双双虚线。分节节符保存了节节的格式设置置信息，可以以为不同的节节设置不同的的格式。案例知识点讲讲解：