文书档案管理课件

文书档案管理要求及操作技能我今天想和大家谈“文书档案管理要求及操作技能”的内容主要有九个方面：一是归档文件整理程序，二是文件材料的收集工作，三是如何区分文件材料的归档范围，四是确定归档文件的整理单位及其修整和装订，五是划分归档文件材料的保管期限，六是归档文件材料的分类与排列，七是归档文件材料的编号，八是归档文件材料的编目，九是归档文件材料的装盒。下面根据我自己对国家、中石化对文书档案管理要求及操作技能方面的认识与大家进行交流、商讨，不足之处，希望大家指正。

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接口系统

563948765归档文件的装盒文件的收集

划分保管期限区分归档范围

确定归档文件的整理单位及其修整和装订归档文件材料的分类与排列

归档文件材料的编号

归档文件的编目归档文件整理程序归档文件整理程序一、归档文件整理程序首先，讲一下归档文件材料的整理程序，有助于对文件材料的整理有一个整体上的认识。文件材料整理程序，就是指归档文件整理的步骤。大致需要八道程序，即收集文件、区分归档范围、确定归档文件的整理单位“件”及其修整和装订、划分保管期限、按年度分类与排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒等。归档文件整理程序归档文件整理流程图：

文件的收集二、文件的收集首先了解一下机关文件材料的定义：是指企业、单位在其工作活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等各种形式和载体的历史记录(简称文件材料)。机关文件材料收集归档时间要求：管理性文件材料暨文书档案应在办理完毕后于第二年上半年集中归档，由文书部门和业务部门负责收集整理，归档文件材料一般一式一份，重要的文件材料视情况增加归档份数。对应电子文件随纸质文件一并归档。区分归档范围三、区分归档范围归档范围，就是归档文件收集整理的范围，确定文件材料归档的范围，是收集整理工作首先要解决的实际问题。在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。在确定本单位文件材料的归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全、完整归档，防止“有档不归”出现遗漏，又要注意不该档的文件材料归档，防止“有文必档”的庞杂臃肿现象，便于档案的管理和利用。区分归档范围中国石化驻外机构文件材料归档范围，其中，文书档案主要包括：1.本单位筹建、设立的方案、报告、申请、批复;2.本单位公司章程、生产营业合法证明材料，房地产证书，涉及机构更名、变更、注销等的法律文件;3.上报股份公司、主管单位（部门）及国内外其它管理部门的报告、请示，上级的批复性文件;4.本单位的各项规章制度，人事、财务管理文件;5.各类会议记录、纪要、决议;6.本单位工作计划、工作总结材料。区分归档范围l、本单位的文件材料本单位应归档的文件材料：凡是反映本单位职能活动具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。(1)本单位召开的各类会议记录、纪要、决议等文件材料；

(2)本单位颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；

(3)本单位的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本单位的批复文件；

(4)本单位及其内部职能部门活动形成的计划、总结、报告；

区分归档范围(5)反映单位业务活动的专业文件材料；

(6)本单位检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；

(7)单位领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与本单位有关的未经文书处理登记的文件材料；

(8)本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及组织简则、人员编制等文件材料；

(9)本单位制订的工作条例、章程、制度等文件材料；

区分归档范围

(10)本单位(包括上报和下批)干部任免、调配、培训、专业职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、复名、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；

(11)本单位办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

(12)本单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

区分归档范围(13)本单位编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；(14)本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；(15)本单位与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文(正文、副本)和单位外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、纪录、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；区分归档范围2、上级机关的文件材料

(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；

(2)上级机关颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

(3)代上级机关草拟并被采用的文件的最后定稿和印本；

(4)上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)。区分归档范围3、同级机关和非隶属机关的文件材料：

(1)同级机关和非隶属机关颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件；

(2)有关业务机关对工作检查形成的重要文件；

(3)同级机关和非隶属机关联系、协商工作重要来往文件。4、下级机关的文件材料：下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。区分归档范围5、机关文件材料不归档范围是：

(1)上级机关的文件材料中，普发性不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等，上级机关征求意见的未定稿的文件；

(2)本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；区分归档范围(3)同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；

(4)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。以上是从普遍意义上对各单位文件材料的归档与不归档范围的规定。具体到每一个单位，还应根据《河南油田机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，结合实际情况，制定本单位文件材料归档与不归档的具体范围。确定归档文件的整理单位及其修整和装订四、确定归档文件的整理单位及其修整和装订归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

确定归档文件的整理单位及其修整和装订

1、确立归档文件整理单位归档文件以“件”为单位进行整理。“件”是归档文件整理时的基本单位。一般每份文件为一件。下列文件或文本或实体装订时，可作为一件。（1）正本与定稿作为一件；（2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要、件数较多，又是单件装订，如附件1、附件2、附件3、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）；确定归档文件的整理单位及其修整和装订（3）收文处理单应与来文作为一件；（4）原件与复印件或手抄件作为一件；（5）转发文件与被转发文件作为一件；（6）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式、一册（本）作为一件；（7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作为一件；（8）归档文件的中文与外文为一件。

确定归档文件的整理单位及其修整和装订2、修整归档文件材料为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的均要进行修整。如破损修裱、易褪变字迹材料复制，去金属物、超大纸张折叠等。

(1)修裱破损文件破损文件，包括残缺、孔洞、折叠处磨损等，要选用宣纸或质地优良的纸张和粘合剂进行修补或托裱，以恢复文件原有的面貌，延长文件寿命。如破损文件材料特别珍贵、重要(如历史档案、中央、省级领导、名人题词等)，可委托档案馆专业技术人员进行托裱。确定归档文件的整理单位及其修整和装订(2)字迹模糊文件的处理字迹模糊的文件，应根据文件的特征考证清楚，然后按原件内容重新抄写或打印，同时使用字迹固定剂涂抹于原件上，防止其继续扩散。但抄件必须和原件放在一起，并在抄件上加盖“复制件”印戳。

(3)易褪变字迹材料复制已归档并列入永久保管的文件材料中，凡是使用铅笔、圆珠笔、彩笔、复写纸和彩色墨水、纯蓝墨水等拟写、打印的文件材料，均属于易褪变的，即不耐久的字迹材料，必须进行复制，为减少复印件粘连的机率，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，最好采用单面复印。确定归档文件的整理单位及其修整和装订(4)装订文件使用的曲别针、大头针、订书钉等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物化和腐蚀，使文件纸张受到损害，因此，在整理归档文件材料时，必须将其中的金属物全部去掉，以防止日久生锈腐蚀文件。

(5)超大纸张折叠由于档案盒尺寸是以A4纸张大小为准制作的，所以为方便文件装盒，对超大纸张需要加以折叠。注意：一是要尽量减少折叠次数；二是折痕处位于文字、图表字迹之外；三是单张折叠。

确定归档文件的整理单位及其修整和装订3、归档文件材料的装订归档文件装订时，文件较薄（2-20页）的采用不锈钢钉装订；文件较厚的（40页以上）采用三孔一线左侧装订。装订时应将左、下侧对齐，装订要牢固，订线距文件材料左边约1厘米，达到文件不损页，不倒页，不压字。归档文件采用线绳装订。

确定归档文件的整理单位及其修整和装订归档文件材料装订时一般要符合以下条件：（1）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。不准使用易褪色、变质的书写材料，不准使用劣质纸张，不准使用易生锈或有腐蚀性的装订材料。（2）归档文件材料应为A4（210mm×297mm）纸型。归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。

确定归档文件的整理单位及其修整和装订（3）归档文件应按件装订，装订时：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；③转发文在前，被转发文在后；④回复性文件在前，请示性文件在后；

⑤结论性材料在前，依据性材料在后；⑥不同文字的稿本，一般中文本在前，外文本在后，汉文本在前，少数民族文本在后；⑦收文处理单在前，来文在后；⑧发文签发单在定稿之前。确定归档文件的整理单位及其修整和装订（4）归档时已经装订成册的汇编文件材料一般不再重新拆装，只需换掉不符合要求的装订材料即可。①不同年度文件材料装订在一册的要拆开，按年度整装；②各类计划、报表、总结的装订：③月度的按月装订，季度的按季装订，年度的按年装订，跨年度的按结束年装订；确定归档文件的整理单位及其修整和装订④各类合同的装订：重要的（一份合同文件材料较多的）按单份合同为件装订，一般合同（一份合同只有一至三页的）可视合同多少分类或分时间段合并装订，题名可写某单位某月至某月（或某年）某类合同；⑤

各类内部刊物（简报）、会议纪要按期装订；⑥各类介绍信存根（包括准生证、准孕证或其它证件、费用发放存根）,确定归档文件的整理单位及其修整和装订整册归档的可不重新拆装，只需换掉不符合要求的装订材料和去掉空白页即可，介绍信存根的题名应包括单位、时间、介绍信种类等；⑦各类单张表格可分年度、类别装订；

⑧其它工作（活动、事件）中形成的文件材料应视文件材料多少，一个事件装订一件或几件。划分保管期限五、划分保管期限驻外机构档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。对归档文件材料进行正确划分档案保管期限主要从以下几个方面考虑：（一）以文件自身的实际情况作为判定保管期限的客观依据：

(1)从时效上看，是需要长期执行的方针政策法规，还是需要短期查考的一般性、单一性、临时性、工作意见或例行公事。

(2)从内容所记述的实际事务活动范围看，是记述和反映本单位主要职能活动的，还是记述和反映非主要职能活动的。

(3)从作用形式上看，是指导实际工作的，还是仅供参考的。

(4)从社会影响上看，是反映重要问题、重大事件、首创性、代表性、典型性事项，还是反映一般情况的琐碎事务的。

(5)从文件办理的环节上看，是主办单位，还是会签，联办或参与办理的单位。

(6)从发文范围上看，是针对专指性的发文，还是普发文件，是主送单位，还是抄送单位。以上六项内容中，一般情况下，凡属于前者，保管期限则长；凡属于后者，保管期限则短。划分保管期限划分保管期限（二）、以文件的特征作为判定保管期限的依据

(1)从文件的内容上看：①记述和反映本单位主要职能活动的比记述和反映本单位非职能活动的保管期限长；②方针政策法规性文件比一般业务性、行政事务性文件的保管期限长；③领导指导性文件比一般事务性的保管期限长；④全面性、综合性比局部性、单一性、专题性文件保管期限长；⑤依据性、针对性文件比普发性、参考性文件保管期限长；⑥典型性、首创性、代表性重大事件比一般性工作事项保管期限长；⑦中心工作比日常具体事务保管期限长。划分保管期限(2)从文件的来源上看：主要指文件的制发机关，本单位发文比外机关来文保管期限长；上级机关比同级机关、下级机关文件保管期限长；直属上级机关比非隶属上级机关保管期限长。具体如何划分上级机关的保管期限，可参照下列方法：

A、上级机关直接针对、专指本单位工作的文件，如干部任免、表先、考核文件等，为永久保管。

B、上级机关颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的方针、政策、法规性文件或重大问题的普发文件。如命令、指示、决定、办法、规定性通知等，这类文件系针对本单位主管业务的发文，在本地区收文单位仅限于本单位，是孤本，故应为永久保管。划分保管期限C、上级机关颁发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的一般性业务或行政事务等类的文件，为10年保管。

D、上级党政领导机关对本单位人事、财务、劳资及机关事务等进行监督管理的文件；①直接针对本单位工作的文件，如机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、调资、纪检、审计文件等为永久保管。②不属于本单位主管业务，但需要贯彻执行的方针政策法规性或重大事项的意见、办法等，如干部管理、生活待遇等规定，应为10年保管。划分保管期限E、转发、批转文件与被转发、批转原件，不管是上级机关转发、批转本机关的文件，还是本机关转发上级机关的文件，或者是本机关转发、批转下级机关的文件，凡是文件内容属于本机关主管业务或重大事情的，均为永久保管，凡是属于阶段性、临时性工作的，则为10年保管。

F、联合发文，属于本单位主办的，又属于本单位主要职能的文件，为永久保管；属于本单位会签、联办或协助办理的，且不属于本单位主要职能的文件，为10年保管。划分保管期限G、本单位编辑出版的刊物(含公开出版和内部发行)，样本(印件)列为永久保存，刊物的定稿(原稿)，重要的如社论、评论、机关领导人和知名人物撰写的重要稿件、题词等作为永久保存；经验、消息等一般性稿件作为10年保存。H、没有批复的请示，等于所请示的问题未得到解决，这类文件一般应划分为10年保管，待批复之后，再根据其重要程度确定保管期限，抽出和批复放在一起，归人批复年度内。如请示虽未批复，但问题已经解决，应由承办人在原请示上注明是如何解决的，并根据其重要程度确定保管期限。划分保管期限(3)从文件的时间上看，文件内容涉及的时间跨度大(年度以上的)或有效时限长比时间跨度小、有效时限短的保管期限长。

(4)从文件的名称上看，条例、规定、办法、命令、决定、方案以及指示性、规定性、决定性通知比一般性工作意见、通知的保管期限长。

(5)从文件的可靠程度上看，文件正本(指原稿、手稿、定稿和打印件)、抄本(副本、复制件)、草稿、草案等标志着文件的可靠程度和保存价值。一般来讲，正本比抄本价值大，但在没有正本的情况下，抄本的保管价值也相应提高。重要文件、著作，其草稿、草案也有价值，可看出其制定、创作的过程。划分保管期限(6)从文件的完整程度上看，全宗内文件材料是否齐全完整，也是判定文件材料保管期限的重要依据。如文件残缺不全，综合性、典型性的文件不完整时，局部性、单一性甚至零星的文件材料，即使是反映点滴工作情况的文件也具有重要价值，如：本单位年度以上的总结，应为永久，而半年、季度、月份的总结应为短期，但如果年度以上甚至半年、季度的工作总结均已散失，那么月份的工作总结则应永久保管。

划分保管期限

总之，划分文件材料保管期限的工作，是决定文件材料命运的工作，也是对文书档案的初步鉴定，必须慎之又慎。在实际工作中，要根据《河南油田机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中“文书档案保管期限表”的有关规定加以灵活运用，，综合考虑文件材料的各种因素，正确地处理判定文件的保管价值同保持文件之间的有机联系，适当照顾文件的数量三者之间的矛盾，来比较准确地划分文件材料的保管期限。归档文件材料的分类与排列

六、归档文件材料的分类与排列1、归档文件材料的分类分类，是指全宗内归档文件分类，即根据本单位归档文件的来源、时间内容和形成等方面的异同，按照一定的方法，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。对归档文件进行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来组织档案室藏和上架排列管理都有着重要意义。归档文件材料的分类与排列分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”、“分类原则”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。全宗内档案分类的方法很多，诸如：年度分类法、机构(问题)分类法、保管期限分类法，还有将几种分类方法结合使用的复式分类方法等等根据企业档案工作实际情况，针对其产生的文书档案数量较少，且多数为兼职档案人员进行整理，宜采用简单、实用的整理方法，便于操作。归档文件材料的分类与排列

采用：归档文件按全宗(单位)——按年度——按保管期限——按时间先后的顺序进行整理和排列。年度为文件材料形成年度。跨年度召开的会议或跨年度办结的案件形成的汇编本放在会议结束年或案件办结年。归档文件材料的分类与排列

文书档案档号：由“全宗号＋分类号＋年度＋保管期限+件号”组成，全宗号和分类号之间不加分隔符，分类号、年度、保管期限、件号之间加中间点“·”符号隔开。档号组成如下：全宗号：用两位阿拉伯数字表示，按局档案馆规定填写。分类号：用大写英文字母“D”表示。

归档文件材料的分类与排列

年度：用四位阿拉伯数字表示。保管期限：分别用“永”、“30”、“10”代字表示永久、30年、10年不同的保管期限。件号：用四位阿拉伯数字表示，一个年度内分别按永久、30年、10年编制三个流水号，从0001开始流水编号。归档文件材料的分类与排列例如：

01D·2010·永·0001件号

保管期限年度一级类目号（文书档案）全宗号（局机关）归档文件材料的分类与排列例如：

01D·2010·30·0001件号

保管期限年度一级类目号（文书档案）全宗号（局机关）归档文件材料的分类与排列例如：

01D·2010·10·0001件号

保管期限年度一级类目号（文书档案）全宗号（局机关）归档文件材料的分类与排列2、归档文件材料的排列（1）归档文件材料在同一年度内按永久、定期30年、定期10年排列；

（２）在同一保管期限内按文件材料形成时间的先后排列；

（３）会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列；（４）普发性上级来文集中排列在本单位归档文件之后；归档文件材料的分类与排列

（５）同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列；（６）不同事由的归档文件排列，可按不同事由形成时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列；

归档文件材料的分类与排列（７）对具有保存价值、但未及时归档的零散文件，应排列在当年归档文件的最后，在归档文件目录备注栏中注明“此件与前X件为同一事由”；或与内容相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中注明“此件为两件”。并在插入文件的右上角盖“插入件”。

归档文件材料的编号七、归档文件材料的编号1、归档文件编号，是指归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。其内容有：编件号、盖归档章及填写归档章内项目。2、件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号（进馆时按进馆要求编写，档案室暂不填写）两种。室编件号的编制办法为：每个全宗(单位)的归档文件材料在同一年度内按保管期限排列顺序逐件编号。

归档文件材料的编号3、归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号、馆编件号等项目。全宗号是指档案馆给立档单位的代号，用二位阿拉伯数字表示如：01、02、03……；室编件号用4位数表示如：0001、0002、0003……。4、归档章的格式为长45mm,宽16mm，分为均匀的6格(见归档章样式)。填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，也可按归档项目内容刻成印章直接盖在栏内。归档章一般盖在每份文件首页上端右上角的空白位置。归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。归档文件材料的编号归档章格式全宗号年度室编号馆编号机构保管期限3×3×15mm16mm单位：mm归档文件的编目八、归档文件的编目1、归档文件的编目编目，是指编制归档文件目录。包括件号、责任者、文号、题名、日期、页号和备注七项。其释义和具体填写要求如下：（1）件号，是指室编件号。（2）责任者，是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，不能使用“本部”、“本局”、“本单位”等含义不明，难于判断的简称；联合发文责任者应填写标注发文字号的机关。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。。归档文件的编目

（3）文号，是指文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成，填写文号要照实抄录，不能省略。（4）题名，即文件材料的标题。一般文件只有一个题名，可照实抄录，若有副题名或并列题名，在正题名能反映文件内容时，可只录正题名，否则需全部抄录。需抄录副题名或并列题名时，在副题名或并列题名前加“－”符号。文件没有题名或题名含义不清，不能全面提示文件内容的，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“［］”号。重要的会议记录重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。归档文件的编目

（5）日期，即文件材料的形成时间。一般文件的形成时间即发文时间（文件落款时间）。文件日期用８位阿拉伯数字标注，如2001年1月3日，标为20010103，填写时可设计成两行，上行4位数为年度，下行4位数为月日。没有日期的文件尽量考证出日期，并外加“[]”号填写在目录中。多份文件（如各种存根、合订的合同等）作为一件的可填写最后一份文件材料形成时间。归档文件的编目（6）页数，填写一份文件的总页数。发文包括正文、发