大学计算机基础第4章

大学计算机基础徐久成王岁花主编科学出版社普通高等教育“十二五”国家级规划教材第4章Excel2010电子表格4.1Excel2010概述4.2Excel2010的基本操作4.3工作表的编辑和格式化4.4公式和函数4.5数据管理4.6图表操作4.7页面设置和打印4.1Excel2010概述4.1.1Excel2010的工作窗口4.1.2Excel2010的基本概念4.1.1Excel2003的工作窗口

Excel2010的工作窗口主要由文件按钮、快速访问工具栏、标题栏、功能区、编辑栏、工作表、视图切换区、滚动条等组成。4.1.2Excel2010的基本概念1．工作簿：在Excel中，用于保存数据信息的文件称为工作簿，一个工作簿是一个Excel文档，其扩展名为.xlsx。Excel工作簿是计算和储存数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在单个文件中管理各种类型的相关信息。2．工作表：工作簿就好像是一个活页夹，工作表好像是其中一张张的活页纸。工作表是一个由行和列组成的二维表格，不同的行用数字（1~1048576）标识，不同的列以字母（A、B、C、…、XFD）标识。3．单元格：单元格是Excel工作簿的最小组成单位。一个工作表由若干行、列排列的单元格组成，一个工作表最多可包含16384列，1048576行。每一个单元格地址由交叉的列号、行号标识。如A2表示第一列第二行的单元格。4．区域：区域是指工作表中若干个相邻的单元格所组成的矩形区域。区域的标识为：“左上角单元格地址:右下角单元格地址”，如“A2:D5”表示由A2、D5为对角顶点的矩形区域。4.1.2Excel2010的基本概念4.2文档的基本操作

4.2.1新建工作簿4.2.2单元格、区域、行、列的选定4.2.3数据的输入4.2.4数据的编辑用户首次启动Excel2010时，系统将自动创建一个空白工作簿

book1.xlsx。必要时，用户可以选择“文件按钮”︱“新建”选项，打开“新建工作簿”对话框，根据需要可选择“空工作簿”或“模板”选项新建工作簿。4.2.1新建工作簿4.2.2单元格、区域、行、列的选定

Excel2010的基本操作主要是对工作表单元格的操作，在进行单元格操作前必须先选定要操作的若干个单元格。除了选定单个单元格之外，用户还可以选择单元格区域、若干行或列等。4.2.3数据的输入

在单元格中输入的数据按类型可分为文本型、数值型和日期型。1．直接输入数据1）文本型数据的输入文本型数据是不参与算术运算的字符数据，文本型数据可以由字母、数字、汉字或其它字符组成。一个单元格内最多可以输入32000个字符，其默认对齐方式为左对齐。当输入的文本长度超出单元格宽度时，若右侧相邻单元格无数据，则扩展到右侧单元格，否则输入的文本则部分显示。当输入全部由数字组成的文本型数据时，应该在数据前面加一个半角单引号，将文本与数值区别。例如邮政编码411201，输入时应键入’411201。4.2.3数据的输入

1．直接输入数据2）数值型数据的输入（1）负数的输入：在输入负数时可以直接用负号“-”，也可以用小括号括起来。（2）分数的输入：输入分数时在整数和分数之间应有一个空格。（3）科学记数法：Excel中输入的数值与数值显示的方式未必相同，如输入数据的长度超出单元格的宽度或超过12位时，Excel自动以科学计数法表示。（4）自动四舍五入：单元格数值型数据在单元格中默认显示两位小数，若输入两位以上小数，则末位以四舍五入方式显示两位小数。（5）数据的精度：Excel计算时将以输入的数值，而不是以显示的数值为准。（6）字符“￥”和“$”放在数字前将被解释为货币单位，如￥976。4.2.3数据的输入

1．直接输入数据3）日期型数据的输入Excel内置了一些日期和时间的格式，当输入数据与这些格式相匹配时，Excel将把它们识别为日期型数据。例如“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh:mm(AM／PM)”，其中表示时间时在AM／PM与分钟之间应有空格，比如9:30PM，缺少空格将被当作字符数据处理。不使用AM／PM时使用24小时制。另外按“Ctrl+；”组合键可以输入当天的日期，按“Ctrl+Shift+；”组合键可以输入当前的时间。4.2.3数据的输入

2．自动输入数据使用自动输入数据功能可以输入有一定规律的数据，如相同、等差、等比、系统预定义的数据填充序列以及用户自定义的新序列。这种输入数据的方式在Excel中被称为填充，填充可分为自动填充和序列填充两种方式。1）自动填充2）序列填充3）自定义序列3．从外部输入数据:选择“数据”选项卡︱“获取外部数据”打开“选取数据源”对话框，可将其它数据库（如Access、FoxPro、Lotus1-2-3等软件产生的数据库文件）的数据导入，还可以导入文本文件中的数据等。4．数据有效性设置:Excel提供了数据有效性审核功能，它允许用户对单元格区域内的数据设置有效性限定条件和提示信息，提高用户输入数据的准确性，设置数据有效性的具体操作步骤如下。选取要定义有效数据的单元格区域。选择“数据”选项卡︱“数据工具”组︱“数据有效性”按钮

，打开“数据有效性”对话框，单击“设置”标签后，根据需要进行设置即可。4.2.3数据的输入工作表中的数据经常需要进行编辑操作，以更正其中发现的错误或更新变化的数据。编辑操作主要包括数据修改、删除、复制、移动、插入以及单元格、行、列的设置等。1．数据的修改在Excel2010工作表编辑状态下，双击要修改数据的单元格，则进入单元格的数据编辑修改状态，也可以在编辑栏中进行单元格数据的修改操作，首先选中要修改的单元格，然后就可以在编辑栏中修改单元格中的数据。4.2.4数据的编辑2．单元格数据清除单元格数据清除主要用来清除选定单元格区域中的数据，单元格本身并不会被删除。首先选中要清除数据的单元格或单元格区域，然后选择“开始”选项卡︱“编辑”︱“清除”

按钮，在弹出的级联菜单下的“格式”、“内容”或“批注”命令可分别清除所选单元格的格式、内容或批注。若选择该级联菜单下的“全部清除”命令，可将单元格的格式、内容和批注全部清除。4.2.4数据的编辑3．删除单元格首先选中要操作的单元格或单元格区域，然后选择“开始”选项卡︱“单元格”︱“删除”按钮

︱“删除单元格”选项，打开“删除”对话框，根据需要选择合适的选项即可。

4．数据的复制和移动（1）复制数据：首先选中要进行数据复制的单元格（单元格区域），然后用鼠标指单元格（单元格区域）的边界，当鼠标指针变为十字四向箭头时，按下Ctrl键拖动鼠标到目标区域即可。（2）移动数据：首先选中要进行数据移动的单元格（单元格区域），然后用鼠标指单元格（单元格区域）的边界，当鼠标指针变为十字四向箭头时，拖动鼠标到目标区域即可。4.2.4数据的编辑

5．数据的选择性粘贴

先将数据复制到剪贴板，将光标定位到待粘贴目标区域中的开始位置，然后选择“开始”选项卡︱“剪贴板”选项︱“粘贴”的下拉按钮︱“选择性粘贴”选项，打开“选择性粘贴”对话框进行相关设置即可。

6．单元格、行和列的插入与删除1）单元格的插入2）行、列的插入3）行、列的删除4.2.4数据的编辑

4.3.1工作表的编辑

4.3.2工作表的格式化4.3工作表的编辑和格式化4.3.1工作表的编辑

1．选取工作表选取单个工作表：鼠标单击要操作的工作表标签。选取多个工作表：选取多个连续工作表，可先单击第一个工作表，然后按Shift键单击最后一个工作表。选取多个非连续工作表则通过按Ctrl键单击选取。2．插入工作表

选中要插入工作表的位置，选择“开始”选项卡︱“单元格”组︱“插入”按钮

的下拉按钮，选择“插入工作表”选项，可在当前选中的工作表标签之前插入一个空白工作表，新插入的工作表为活动工作表。4.3.1工作表的编辑

3．删除工作表若要删除工作表，首先选中该工作表，然后选择“开始”选项卡︱“单元格”选项︱“删除”按钮

的下拉按钮︱“删除工作表”选项即可。4．重命名工作表首先双击要命名的工作表标签，工作表名将突出显示，然后输入新的工作表名以回车键结束。5．工作表的复制或移动实际应用中，为了更好地共享和组织数据，常常需要复制或移动工作表。复制和移动工作表可在工作簿之间或工作簿内部进行。1）使用菜单命令复制或移动工作表：打开相关工作簿，右键单击所要复制或移动的工作表标签，在弹出的菜单

中选择“移动或复制工作表”菜单命令，打开“移动或复制工作表”对话框进行操作即可。2）使用鼠标复制或移动工作表：若要在同一个工作簿内复制工作表，可以按下Ctrl键，用鼠标拖曳要复制的工作表标签到“工作表标签”栏的指定位置即可。如果移动工作表，则直接拖动工作表标签到新位置即可。4.3.1工作表的编辑4.3.2工作表的格式化1．单元格格式设置工作表的格式化，可以选择“开始”选项卡︱“单元格”组︱“格式”

按钮的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”选项，打开

“设置单元格格式”对话框格格式”对话框，可设计出格式丰富的表格。

2．设置列宽和行高将鼠标光标移动到行号或列号的分界线上，当鼠标光标变为双向箭头形状时拖动分隔线至适当的位置即可。要精确调整列宽、行高，可以选择“开始”选项卡︱“单元格”组︱“格式”

按钮的下拉按钮，利用级联菜单命令进行设置。3．条件格式首先选定要设置条件格式的区域，选择“开始”︱“样式”︱“条件格式”命令，打开“条件格式”菜单。在“突出显示单元格规则”选项中，根据需要设定条件格式一个或多个条件即可。4．自动套用格式首先选中要操作的单元格区域，然后选择“开始”选项卡︱“样式”组︱“套用表格格式”按钮标签，打开“自动套用格式”对话框。在“套用表格格式”列表框中选择一种合适的格式。在弹出的对话框中，单击“表数据的来源”按钮，则可以有选择地部分应用当前选中的格式。选择完毕，单击“确定”按钮关闭对话框即可。4.3.2工作表的格式化4.4公式和函数4.4.1公式4.4.2函数4.4.1公式Excel2010中的公式是指用运算符将各种数据、函数、区域、地址连接起来的，可以进行数据运算、文本连接和比较运算的表达式，输入公式时以“=”开始。1．运算符Excel公式中可使用的运算符包括算术运算符、比较运算符、文本运算符等三种。1）算术运算符：加（+）、减（-）、乘（*）、除（/）、百分号（％）和乘方（^）等。2）比较运算符：=、>、<、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于），比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值TRUE或FALSE。3）文本运算符：“&”将一个或多个文本连接为一个文本。2．公式输入公式输入一般可以直接输入，比如要在A3中存放A1和A2的和，首先单击选中单元格A3，输入“=”号（表示输入的是公式），然后输入“A1+A2”，最后按回车键或鼠标单击编辑栏中的“√”按钮，则A3单元格中将显示A1和A2单元格数值的和，同时编辑栏中以公式形式显示该单元格的内容，如图4-19所示。4.4.1公式3．单元格引用与公式的复制单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。引用可以在同一张工作表上进行，也可以在同一个工作簿中不同的工作表之间进行。1）相对引用：相对引用是当公式在复制时会根据公式移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址。2）绝对引用

在行号和列号前均加上“$”符号，则代表绝对引用。公式复制时，绝对引用单元格不会随着公式复制到的位置变化而改变。3）混合引用：混合引用是指在单元格地址的行号或列号前加上“$”符号，公式复制时，公式的相对地址部分将随位置变化，而绝对地址部分仍保持不变。4.4.1公式4.4.2函数1．函数的语法格式函数名（参数1，参数2，…，参数n）其中参数可以是：常量、单元格、单元格区域、区域名或其它函数。2．常用函数Excel提供了九类函数，包括财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、数据库、文本、查找与引用、信息和逻辑等。3．应用函数函数可直接在编辑栏输入，也可以选择粘贴函数输入。4.4.2函数

4．自动计算选择“开始”选项卡︱“编辑”组，单击“自动求和”按钮(∑)按钮可以对所选项自动求和。也可单击该按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择不同的计算方式。

5.单元格区域命名有直接输入和菜单定义两种方法。4.5数据管理4.5.1数据清单4.5.2数据排序4.5.3数据筛选4.5.4分类汇总4.5.5数据透视表4.5.1数据清单

数据清单，又称数据列表，是由工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表，它与前面介绍的工作表中数据有所不同，有以下几个特点。1）与数据库相对应，二维表中的每列为一个字段，每行为一条记录，第一行为表头，由若干个字段名组成。2）表中不允许有空行或空列（会影响Excel检测和选定数据列表）；每一列必须是性质相同、类型相同的数据，不能有完全相同的两行内容。3）在一个工作表上避免建立多个数据清单。因为数据清单的某些处理功能，每次只能在一个数据清单中使用。4）数据清单与无关的数据之间至少留出一个空白行和一个空白列。4.5.2数据排序Excel电子表格可以按指定的若干数据列对数据清单进行排序。对英文字母，按字母次序（默认不区分大小写）排序，汉字可按拼音或笔画排序。1．简单排序:指按单一字段（列）进行升序或降序排列，可以选择“数据”选项卡︱“排序和筛选”组︱“排序”按钮

进行简单排序。2．复杂数据排序:当排序的字段（主要关键字）有多个相同的值时，可根据另外一个字段（次要关键字）的内容再排序，依此类推，最多可使用三个字段进行复杂排序。可以选择“数据”选项卡︱“排序”菜单命令进行复杂数据排序。4.5.3数据筛选通过数据筛选功能可以显示数据清单中满足条件的数据行，不满足条件的数据行被暂时隐藏起来。当筛选条件被删除时，隐藏的数据将恢复显示。1．自动筛选单击选中要进行自动筛选的数据清单中的任意单元格，然后选择“数据”选项卡︱“排序和筛选”组︱“筛选”按钮，则所有列标题（字段名）旁都出现一个下拉按钮，在下拉列表框中选择所要筛选的条件即可。

4.5.3数据筛选2．高级筛选利用自动筛选对各字段进行筛选是逻辑与（并且）的关系，即同时满足各个字段设置的筛选条件。但若要实现逻辑或关系的筛选，则必须借助于高级筛选。使用高级筛选可以在数据清单以外的位置建立条件区域，条件区域至少是两行，首行为数据清单相应字段精确匹配的字段名。同一行上的条件关系为逻辑与的关系，不同行之间为逻辑或（或者）的关系。筛选的结果可以在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示。4.5.4分类汇总

分类汇总是对数据清单按某字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。在分类汇总前，必须进行排序使分类的字段有序。1．简单汇总对数据清单的一个字段仅做一种方式的汇总，称为简单汇总。首先对系别字段进行排序，然后选择“数据”选项卡︱“分级显示”组︱“分类汇总”按钮，在“分类汇总”对话框中进行相应的选择，即可完成相关的分类汇总操作。

2．嵌套汇总按同一字段进行多种方式的汇总操作，则称为嵌套汇总。若要取消已经创建的分类汇总，可打开“分类汇总”对话框，然后单击“全部删除”按钮即可。4.5.5数据透视表

分类汇总只能够按一个字段进行分类统计，如果用户想要按多个字段进行分类并汇总，则用分类汇总操作就不好实现了，此时可利用数据透视表来解决此类问题。

首先，在有数据的区域内单击任一单元格，以确定要用哪些数据来创建数据透视表。然后选择“插入”选项卡︱“数据透视表”按钮︱“数据透视表”选项，打开“创建数据透视表”对话框，进行相关设置即可。4.6图表操作4.6.1图表的创建4.6.2图表的编辑及格式化4.6.1图表的创建在Excel2010中创建图表比较便捷，方式灵活。选择“插入”选项卡︱“图表”组，在“图表”组中有很多选项可以选择。如果Excel创建的图表布局不是我们所需要的，我们还可以在“设计”选项卡中的“图表布局”组中，重新选择一种布局即可。每种布局都包含了图表的元素。如果所选择的布局包含了图表标题，单击标题框就可以输入图表的标题。4.6.2图表的编辑及格式化