代理商年会会务方案培训课件

大宇重工代理商年会会务方案

目录接待部分会议部分晚宴部分离店部分附录部分接待部分一、前期筹备工作：1、邀请函准备与发放:邀请函样式见附件1(大宇落实)2、与会代表名单落实

(大宇落实)3、来宾定员编号（根据编号提前定房、定车、定座）A—001..B—076..C—151..D—2264、接待车辆（接机）会议期间的接待车辆需提前安排行程，并确定每辆车责任到人，确保会议期间所有司机开通24小时联络方式，随叫随到；接待车辆需落实内容：型号/数量/座位/有无空调/司机安排等。5、接站路径确定机场——福山区——大宇重工业基地（路过）——新时代大酒店接待部分二、机场接待（烟台飞机场）1、接机时间：全天2、接站牌：样式：立式2个内容：大宇重工代理商年会接站处位置：出站口最显眼处摆放接站示意牌3、车辆管理：接站车辆数：豪华大巴5辆，车辆编号停放位置：出站必经路段停放接待车辆；车辆调度：专门人员负责调度车辆并与签到处保持联系；4、接机流程：接站——核对名单——接站车———去酒店———签到处|_____联络_____接站车____联络_____签到处接待部分5、接机工作人员说明：接待人员：4人跟车人员：5人（女性）1〉接机人员识别：服装统一并佩带有大宇重工字样的绶带和工作证；2〉联络：随身配备联络工具，随时与签到处和车辆司机保持联络3〉接机与来宾身份核对：负责站台接站、来宾身份查询核对、来宾身份识别标签4〉车辆处方接机牌，跟车人员迎接引导，车上讲解答疑5〉上岗：第一架航班到站前半个小时离岗：最后一架航班到站后一小时6〉就餐：提前预订便当，就近解决，时刻保证至少2个以上人员在岗接待部分6、机场接待总调度负责人：（1人）工作内容：会议期间用车的调度安排接机调度：1〉随接机人员在机场接机并与酒店签到处保持联系2〉了解接机人员、签到处人员、车辆司机的动向3〉机场车辆出发通知签到处，签到处车辆到达信息反馈4〉接机车辆随时与调度负责人保持联系5〉了解9日各班机到达时间，现场随时关注航班动态讯息6〉相关人员全天工作和三餐安排7〉往返路线时间的控制，及时联系7、VIP接机事项由大宇重工烟台本部安排接待部分

三、酒店签到（新时代大酒店）1、签到时间：1月9日全天2、酒店外迎宾说明酒店外迎宾：迎宾人员：礼仪小姐4人（韩服），门口迎宾示礼，引导客人至签到处说明：迎宾人员要仪态大方，面带微笑，话语亲切服务人员：2人，协助客人搬运行李，在签到处帮客人领取会议相关物品说明：服务人员主要为酒店男性服务生，与礼仪小姐一起划归签到处，由负责人统一调用。接待部分酒店外布置：(见效果图）1〉充气拱门（2个）：“热烈欢迎大宇重工代理商年会参会代表！（25米）”“预祝大宇重工代理商年会圆满召开！（25米）”2〉高空气球（6个）：直径2.5m

“热烈祝贺大宇重工第五代挖掘机隆重面世”“热烈欢迎大宇重工各地代理商参会”“热烈欢迎大宇重工各支社代表参会”“祝大宇重工代理商年会圆满召开”“祝贺大宇重工年度销量突破××大关”“技术大宇，服务中国，十年大宇，再创辉煌”接待部分3〉灯笼柱（4个）：高3m4〉注水旗、座（40套）：旗高：2m旗面：50㎝×150㎝5〉插地旗（200个）:红/黄/绿/蓝，彩绸布竹竿插彩旗。大宇重工LOGO组合，会徽及会议主题，企业宗旨，“2004代理商年会”、“技术大宇”、“服务中国”等6〉入门横幅（1个）：热烈欢迎大宇重工各位贵宾下榻新时代大酒店！7〉花篮（6个）：第一道门与第二道门之间摆放8〉盆装花卉（1200盆）：在喷泉前造型摆放，酒店门口摆放9〉会议会徽标牌+花卉架（1套）：木制花架、标志牌，分四层摆放标牌直径2m花卉架长8m，高1m,层宽0.3m接待部分3、签到处说明设立会务总服务台，负责动态管理，签到处隶属专人负责签到处位置：新时代大酒店大堂左侧签到处布置：见效果图1〉形象板（1个）：“大宇重工代理商年会签到处”2〉迎宾牌（1个）：会议日程安排表，会场、餐厅平面图3〉签到桌椅：桌一张，椅子6把：工作人员2把，桌前4把4〉签到物品：签到表、笔、客房钥匙、资料袋、编号胸牌5〉工作人员：8人，2人负责签到，6人负责接待（酒店服务人员配合）6〉花篮：（2个)热烈欢迎年会代理商，热烈欢迎年会各社代表7〉X展架：（4个）：位置：大堂前台两侧内容主题：大宇重工值得信赖，技术大宇服务中国大宇重工欢迎您，祝贺第五代挖掘机问世接待部分4、签到处职职责说明：：工作人员职职责签到核对到会代代表名单、、确认来宾宾身份记录参会代代表客房号号与联系方方式保持与调度度负责人联联系发放会议期期间物品：：会务资料：：会议日程程安排表，，会场座位平平面图、参参会人员身身份识别说说明，会务务组咨询服服务通讯录录，会议提提供服务及及设施说明明；会务期期间自助用用餐券；(注:所有有文本资料料组成资料料袋)工作人员和和服务人员员轮流就餐餐（自助）），时间控控制：15分钟/人人与调度处联联系，随航航班间隔时时段，选定定较长时间间提前或稍稍后就餐，，就餐时，，每个岗位位保证1/2人员在在岗接待部分签到处服务务人员职责责1〉引领客客人到指定定客房2〉签到处处领发资料料袋、衣服服3〉有必要要时协助迎迎宾人员运运搬行李4〉解答客客人疑问5〉日常接接待服务由由酒店负责责完成6〉特殊接接待事务由由大会服务务人员负责责完成5、签到流流程：签到———核对名单———电脑录入来来宾资料———客房接待部分6、酒店内通通道布置指示牌（3个）位置：大堂堂、自助餐餐通道处内容：到到客房（到到会议厅））、到自助助餐厅电梯间形象象板（1个）：2.9m××2.9m,写真画面位置：通道道头，电梯梯附近墙壁壁内容：大宇宇重工LOGO和企业主旨旨欢迎彩绸条条幅（1条）：8m×0.9m五米缎热转转印“热烈欢迎迎大宇重工工贵宾下榻榻”电梯间导示示牌：（2个）接待部分7、自助餐餐安排（专专人负责带带绶带）1月9日安安排：（一个自助助餐厅）时间：11:40———13：：40大会会服务人员员负责引导导客人到餐餐厅12:00——14:00自自助午餐时时间17:00——21:00自自助晚餐说明：1、、服务人员员在场内及及接待处等等候（导入入、导出））2、客人凭凭编号胸牌牌进出自助助餐厅1月10日日安排：（两个自助助餐厅）时间：7：：00———7：40自助助早餐12：00——13：00自自助午午餐说明：1、、自助早餐餐客人随意意选择自助助餐厅2、在上午午会议结束束后，按客客人胸牌编编号分两批批在两个餐餐厅自助餐餐3、VIP早、午餐餐，专门在在酒店订餐餐，分别送送至VIP客房接待部分8、羽绒服服的发放服装准备：：300件件（品牌待待定），绣绣制大宇重重工LOGO组合发放方案：：签到处，，来宾签到到完毕，领领取档案袋袋时同时领领取羽绒服服。服装存放：：在1月9日上午7：00运运至签到处处背景板后后存放说明：通知知来宾在第第二天会议议期间统一一服装（羽羽绒服)会议部分一、前期筹筹备工作1、会议准准备工作和和相关物品品与酒店详详细沟通确确定（主分分会议厅，，自助餐厅厅，客房，，物品存放放，通道，，酒店可利利用资源等等）2、摄影师师联系、摄摄影地点选选择摄影师：天天马广告徐徐总联系烟烟台摄影协协会最好的的摄影师摄影地点：：新时代大大酒店喷泉泉前面站位排序：：VIP前前排居中，，大宇重工工分社、本本部管理层层前排代理商按照照个头高低低排列站位位现场：总共共6排，平平均每排50人，前前排放置椅椅子，第二二排站立（（矮），第三排站立立（高），，第四、五五、六排站站立在铁架架上会议部分3、确定各各项活动流流程会议签到——会议——合影——自助午餐——会议讨论论——参观工厂厂4、明确确要求酒酒店提供供morningcall服务（（两次）），时间间：7：：00，，7：205、参观观车辆安安排：车车辆调度度负责人人安排车车辆务必必在15：30于酒店店停车场场等候车辆数：：10辆辆豪华大大巴（牌牌号：大大宇重工工LOGO组合合+1……10）路线：新新时代大大酒店——大宇重工工业基地地会议部分分会议时间间安排：：07：45—08：00会会议议入场08：00—8：30VIP讲话话08：30—09：00颁颁发发奖章与与代理商商授权书书09：00—09：30合合影影09：30—10：002003年年现况况及2004年年展望10：00—10：30技技术交交流会资资料说明明10：30—11：00营营业业政策说说明11：00—11：30整整备备部政策策说明11：30—12：00经经验验说明12：00—13：00自自助助午餐13：30—15：30小小组组讨论15：30—16：30参参观观工厂会议部分分二、会会务安排排1、活动动名称：：大宇重重工代理理商年会会（DAEWOODealersMeeting））时间：8：00—16：30地点：新时代大大酒店会会议大厅厅2、入场场方案到场：时间控制制15分分钟入场：时间控制制20分分钟会场通道道：电梯三部部（会议议通道指指示牌2个），，楼梯一一个（会会议通道道指示牌牌2个））相关事项项说明：：所有贵宾宾务必在在会议开开始准时时到达会会议大厅厅，签到到并在礼礼仪小姐姐的引导导下找到到各自的的座席，，早到的的贵宾可可以在会会议厅内内参观““辉煌十十年大宇宇图片展展”。会议部分分3、会议议议程安安排：（具体方方案由蓝蓝歌提供供）4、合影影安排地点：新时代大大酒店外外喷水池池前说明：1〉、合合影时间间内礼仪仪小姐过过程引导导2〉、照照相处椅椅子摆放放，贵宾宾位置安安排3〉、服服务人员员（6人人）协助助摄影师师安排摄摄影排位位（每人人负责一一排）会议部分分三、会议议现场布布置1、会议议期间酒酒店外气气氛（1月9日酒店店外布置置保证））1月10日上午午会议期期间摆放放摄影相相关道具具，8：：30前前摆放完完毕（摄摄影师协协助）2、会议大大厅气氛氛营造会议大厅厅入口台台阶铺设设红地毯毯会议大厅厅外形象象墙及柱柱体的包包装会议各个个通道处处摆放指指示牌（（4个）：：楼梯、、电梯口口、会场场入口处处会议背景景墙（1个）：：主题、、会徽、、主办单单位会议部分分X展架（（6幅）：技技术大宇宇服服务中中国大宇重工工辉煌煌十年信誉保证证值值得信赖赖大宇与您您同行祝贺第五五代挖掘掘机问世世桌牌（个个）：VIP桌桌牌各各大区区桌牌请赐名片片卡、盒盒会议桌椅椅摆放，，铺红维维纱桌布布（酒店店提供））、摆放放矿泉水水门头条幅幅，大门门彩色小小气球现场鲜花花、绿化化植物若若干（酒酒店配备备）其他事项项根据会会议现场场具体情情况进行行安排会议部分分3、大型型图片展展：主题“大大宇重工工十年辉辉煌图片片展”a\布展内容容：大宇重工工的建厂厂历史背背景：文文字叙述述、企业业相关历历史图片片大宇主要要领导人人的介绍绍：董事事长、总总裁的人人物图片片，文字字介绍大宇十年年辉煌历历程介绍绍（公司司大记事事内容及及图片））：大宇重工工的市场场描述：：公司组组织与管管理、公公司理念念、公司司的销售售网络及及市场开开拓大宇重工工的远景景计划：：（由大大宇提供供相应资资料）b\布展形式式：文字描述述，图片片展板，，x展架架20个个c\布展地点点：会议大厅厅内两侧侧会议部分分4、会议期期间服务务颁奖：奖奖品存放放于主席席台一侧侧，礼仪仪小姐持持礼盘待待侯，宣宣布颁奖奖时，将将奖品托托送台上上，颁奖奖完毕，，退出大大厅。奖奖品分管管1人，礼礼仪小姐姐8人与会人员员特殊需需要服务务与引导导5、会议议座席安安排（见座席席平面摆摆放图））6、应急急措施保保障会议期间间专设应应急值班班处，主主要负责责以下工工作：身体应急急：常备备药准备备，夜间间值班车车，110、112、、119等联系系备侯消防措施施：安全全通道指指示，消消防器材材准备烟会议部分分四、工厂厂参观时间：15：30—16：30参观内容容：DWYC工厂及及小型工工厂等交通工具具：大宇豪华华巴士10辆（（30人人/车固固定））工厂布置置：根据要求求，厂区区不做主主要布置置。1〉充气气拱门（（20米米）：厂区主门门口。““热烈欢欢迎各位位贵宾参参观指导导”2〉插地地旗（100个个）：厂区门口口。大宇宇重工LOGO，技术术大宇服服务中中国3〉红绸绸（20条）：：厂区内整整齐摆放放的挖掘掘机挂红红绸花说明：1、为为了不影影响厂内内员工的的工作，，可以不不安排员员工组成成欢迎队队伍，中中层管理理人员在在大门口口示礼欢欢迎。2、16：30—17：30，去往往金海湾湾。21点返回回新时代代3、在贵贵宾们上上车时，，分发宴宴会大厅厅席位布布置图+贵宾所所在席位位安排表表晚宴部分分晚宴进场场方案一、晚宴宴入场时时间：17：30—18:00二、入场场前准备备1、金海湾湾大酒店店门口条条幅布置置：“热烈欢迎迎大宇重重工代理商年年会各位位贵宾”2、礼仪仪小姐（（30名名）穿韩韩国传统统服饰，，在走廊廊两侧站站立做迎迎宾准备备3、宴会会厅导示示牌(3个)，，宴会厅厅门口形形象墙4、签到到处（四四处）:按编号号迁到：：A、B、C、、D5、酒店店负责从从大堂到到宴会厅厅门口铺铺红地毯毯6、礼仪仪小姐（（10名名）做好好入座引引导准备备，设三三个入座座通道晚宴部分分另附：1、桌椅椅摆放时时间：15：30——16：302、桌椅摆放放完毕后后进行会会场布置置检查3、签到到处与车车辆调度度处在厂厂区参观观完毕后后开始保保持联系系，直至至所有车车辆全部部到达晚晚宴场地地（金海海湾大酒酒店）4、贵宾宾座席安安排规则则：1>VIP专席席：VIP和大大宇重工工业各支支社社长长及代表表2>陪席席位：大大宇重工工本部各各部门管管理人员员和市场场部人员员3〉其他他席位：：按优秀秀代理商商——老代理商商——新代理商商排座4〉VIP席位位设在最最靠近舞舞台的地地方晚宴部分分三、入场场说明来宾在所所属区签签到，VIP最最后进入入晚宴会会场，不不签到来宾经过过走廊，，两侧礼礼仪小姐姐同时入入场鞠躬躬示礼，，汉语、、韩语：：您好，，辛苦了了。宴会厅门门口，礼礼仪小姐姐示意贵贵宾进入入导座小姐姐询问来来宾座席席号，并并将来宾宾引导至至入座通通道口落后的来来宾由礼礼仪小姐姐专门引引导至其其所在席席位入场结束束，进入入晚宴开开幕式晚宴部分分晚宴会务务安排一、晚宴宴开幕时时间：18：00二、晚宴宴会场：：金海湾大大酒店华华苑厅三、晚宴宴主题：：大宇重工工代理商商答谢晚晚宴四、晚宴宴开幕气气氛火树银花花开门红红五、晚宴宴主要内内容(晚宴详详细程序序由蓝歌歌拟案执执行)晚宴部分分六、会场场布置（见晚宴宴会场平平面布置置图）舞台背景景（喷绘绘）附效效果图会场灯光光、音响响、舞台台搭建效效果见蓝蓝歌提供供方案。。POP挂挂旗：总总长80m，，规格0.5×0.3m，高精精度写真真画面酒店负责责大堂到到宴会厅厅门口铺铺红地毯毯宴桌上放放置宴桌桌号(30桌，，10人人/桌)注：10日晚新新时代大大堂放置置航班送送车表（（牌）晚宴部分分七、晚宴宴会务安安排晚宴程式式统筹（（入场、、开幕、、晚宴））（会务组组宏观调调控安排排，宴会会由主持持人按照照统一制制定的程程式式执行，，主持人人可在允允许范围围内灵活活把握））车辆管理理（车辆辆调度处处+酒店保保安）入场统筹筹（签到到处负责责人负责责：入场场时间、、入座安安排、到到场客人人核对））晚宴正式式开始时时间确定定：18：30晚宴上菜菜间隔（（会务组组与酒店店餐饮经经理保持持联系，，酒店负负责人执执行）每桌配一一服务生生，负责责上菜报报菜，为为客人提提供其他他服务洗手间导导示2个个来宾衣物物放在各各自椅背背上，酒酒店服务务员负责责套衣套套晚宴结束束，来宾宾回新时时代大酒酒店车辆辆由车辆辆调度处处安排21：00点返返回新时时代酒店店，过时时不侯烟离店部分一、离店时间间：1月11日二、送机车辆辆：型号/数量/司机联系方式式/送机人员三、签离处1、人数：4人（酒店店服务人员配配合）2、工作人员员职责：胸牌、客房钥钥匙签收、签签离、核对身份、保保持与送站人人员联系、行行李搬运按送车表，定定时定班机场场送机四、酒店外布布置（酒店外9日日气氛保证））充气拱门：热烈欢送大宇宇重工代理商商年会参会代代表五、送机流程程：签离处————核对名单————送站车车————送送站六、调度的问问题1、时刻与签签离处和送机机车辆保持联联系2、调度人员员在机场送行行+调度烟附录部分附件1：邀请请函（参考））尊敬的__________先生（女士））：您好！时光飞逝，岁岁月如梭，大大宇重工已经经走过十年的的创业历程。。在过去的一一年里，大宇宇重工在您和和其他众多销销售、服务伙伙伴的同心努努力下，取得得了辉煌的成成绩。大宇重重工在此谨向向您表达由衷衷的感谢和深深深的敬意！！为了更好的加加深您与大宇宇重工的联系系，我们决定定于1月10日，在山东省省烟台市举行行大宇重工代代理商年会，，共同描绘大大宇重工未来来的宏伟蓝图图。在本次会会议上，我们们将就企业销销售计划及政政策、信息交交流与互通等等进行沟通，，并对优秀合合作伙伴进行行奖励，特邀邀请您的参加加。附录部部分会议地地址：：山东省省烟台台市开开发区区新时时代大大酒店店。请务必必于1月9日抵达达，届届时将将有专专人专专车在在机场场、火火车站站、码码头恭恭迎您您的光光临。。大宇重重工业业烟台台有限限公司司会议回回执参会人人员姓姓名：：区区域域：联联系系方式式：是否需需要接接机?是是_____否否______请将上上表填填写后后于收收到函函件48小小时内内传回回大宇宇重工工业烟烟台有有限公公司年年会接接待组组：某某某，，传真真餐、、住宿宿等若若有特特殊要要求请请注明明：__________________________________________________附:年年会日日程安安排1月9日全全天天签到到1月10日日会会议议、答答谢晚晚宴1月11日日离离店店附录部部分附件2：感谢卡卡尊敬的的__________先生（（女士士）：：您好！！欢迎您您参加加大宇宇重工工代理理商年年会。。非常常感谢谢您为为大宇宇重工工做出出的努努力和和贡献献，在在此向向您致致以崇崇高的的敬意意，并并预祝祝您在在新的的一年年里宏宏图大大展，，再创创佳绩绩。在资料料袋里里有此此次年年会的的详细细日程程安排排，请请参阅阅。大宇重重工业业烟台台有限限公司司1月9日附录部部分附三、、职责责分工工安排排鉴于此此次年年会的的重要要性，，且会会务工工作相相对较较为复复杂，，将组组成专专门小小组，，各司司其职职，分分工明明确，，落实实到人人：1、统统筹分分组2、协协调分分组：：负责年年会各各小组组之间间、所所有工工作的的统筹筹安排排与协协调事事宜，，负责责处理理会议议期间间的紧紧急事事件协协调与与处理理；3、接接待分分组：：负责所所有与与会人人员的的迎、、送、、食、、宿安安排与与落实实；4、会会务分分组：：负责整整个年年会期期间所所有事事务的的安排排、统统筹、、组织织与落落实；；附录部部分会场分分组：：负责会会议、、晚宴宴会场场布置置与服服务宣传分分组：：负责所所有涉涉及年年会的的物品品的设设计、、制作作、安安装与与发布布；摄像分分组：：企业内内部配配备专专人负负责摄摄影、、摄像像，对对会议议信息息进行行全程程跟踪踪与采采集，，以备备留存存。注：明明确人人选，，并建建立24小小时通通讯录录，确确保会会务期期间的的随时时沟通通。谢谢谢12月月-2202:00:2402:0002:0012月月-2212月月-2202:0002:0002:00:2412月-2212月-2202:00:242022/12/312:00:249、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December31,202210、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。02:00:2502:00:2502:0012/31/20222:00:25AM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。12月月-2202:00:2502:00Dec-2231-Dec-2212、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。02:00:2502:00:2502:00Saturday,December31,202213、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。12月-2212月-2202:00:2502:00:25December31,202214、他乡生白白发，旧国国见青山。。。31十二二月20222:00:25上上午02:00:2512月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月222:00上上午午12月月-2202:00December31,202216、行行动动出出成成果果，，工工作作出出财财富富。。。。2022/12/312:00:2502:00:2531December202217、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。2:00:25上午2:00上上午02:00:2512月-229、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Saturday,December31,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有结结果果，，但但是是不不努努力力却却什什么么改改变变也也没没有有。。。。02:00:2502:00:2502:0012/31/20222:00:25AM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。12月-2202:00:2502:00Dec-2231-Dec-2212、世间成事，，不求其绝对对圆满，留一一份不足，可可得无限完美美。。02:00:2502:00:2502:00Saturday,December31,202213、不知香积积寺，数里里入云峰。。。12月-2212月-2202:00:2502: