Access 2010数据库案例教程第3章 表的创建与使用

Access2010

数据库案例教程第3章

表的创建与使用学习要点建立表利用表设计器创建表字段属性数据的有效性规则建立表关系表关系的高级设置修改数据表结构和记录筛选与排序

通过本章的学习，读者应该能够了解数据库和表之间的关系，掌握建立表的各种方法，理解表作为数据库对象的重要性，以及如何利用多种方法创建表。表关系是关系型数据库中至关重要的一部分内容，读者务必深刻理解建立表关系的原理、实质及建立方法等。在进行数据记录操作时，各种筛选和排序命令能够大大提高工作效率，读者对这一部分内容也要重视。学习目标3.1数据库应用系统的设计（本节参考）使用Access进行数据库设计的一般步骤需求分析1确定数据表3获得概念模型2确定表中字段4优化字段6确定表间关系5确定其他对象7需求分析信息需求，即用户需要使用此数据库存储哪些信息。处理需求，即用户需要对数据实现哪些处理功能。安全性和完整性需求，即用户对数据库中信息的安全保密要求和完整性约束要求。3.1数据库应用系统的设计概念模型设计将需求分析得到的数据库的数据组成及功能要求抽象成概念模型常用E-R图表示，以“图书管理系统”为例3.1数据库应用系统的设计MN1NN1N1图书图书馆藏读者类别借阅馆藏分类出版出版社数据模型设计确定数据表确定表中字段和主键

确定表间关系确定其他对象3.1数据库应用系统的设计确定数据表即用若干个二维表（即关系）描述各个实体型及其联系。遵守一事一地原则：一个实体型转换成一个关系模式；一个1：1联系可以转换为一个独立的关系模式，也可以与任意一端对应的关系模式合并；一个1：n联系可以转换为一个独立的关系模式，也可以与n端对应的关系模式合并；一个m：n联系转换为一个关系模式。确定表中字段和主键确定字段原则：确保每个字段能够直接描述该表对应的实体型；确保同一个表中的字段不重复；确保每个字段是最小逻辑存储单元，不能是多项数据的组合。确定主键原则：不能出现重复值不能为空值例子：图书管理系统的关系模式图书信息表（索书号，类别码，书名，作者，售价，出版社编号，出版日期，ISBN号，馆藏数量）图书类别表（类别码，分类名称）出版社信息表（出版社编码，出版社名称，所在城市，邮政编码，通讯地址，联系电话）图书馆藏表（图书条码，索书号，馆藏地，架位号，流通状态）读者信息表（读者编号，姓名，性别，出生日期，办证日期，VIP，联系电话，照片）图书借阅表（借阅编号，图书条码，读者编号，借出时间，归还时间，经手人，说明）图书管理系统的表间关系主表相关表主键（主表中）外键（相关表中）关系1类别表图书信息表类别码类别码关系2出版社表图书信息表出版社编码出本社编码关系3图书信息表图书馆藏表索书号索书号关系4图书馆藏表图书借阅表图书条码图书条码关系5读者信息表图书借阅表读者编号读者编号确定其他对象查询窗体报表数据访问页宏模块

3.2建立新表表是整个数据库的基本单位，同时它也是所有查询、窗体和报表的基础，那么什么是表呢？简单来说，表就是特定主题的数据集合，它将具有相同性质或相关联的数据存储在一起，以行和列的形式来记录数据。作为数据库中其他对象的数据源，表结构设计得好坏直接影响到数据库的性能，也直接影响整个系统设计的复杂程度。因此设计一个结构、关系良好的数据表在系统开发中是相当重要的。3.2建立新表将信息划分到基于主题的表中，以减少冗余数据。向Access提供根据需要连接表中信息时所需要的信息。可帮助支持和确保信息的准确性和完整性。可满足数据处理和报表需求。良好的数据库表设计应该具备以下几点：3.2建立新表选择【创建】选项卡，可以看到【表】组中列出了用户可以用来创建数据表的方法，如图3-1所示。图3-1数据库表3.2建立新表建立数据表的方式有6种：和Excel表一样，直接在数据表中输入数据。Access2010会自动识别存储在该数据表中的数据类型，并据此设置表的字段属性。通过【表】模板，运用Access内置的表模板来建立。通过【SharePoint列表】，在SharePoint网站建立一个列表，再在本地建立一个新表，并将其连接到SharePoint列表中。通过【表设计】建立，在表的【设计视图】中设计表，用户需要设置每个字段的各种属性。通过【字段】模板建立设计表。通过从外部数据导入建立表。将在后面的章节中详细介绍如何导入数据。3.2建立新表提示：数据表是Access各个版本数据库中存储数据的唯一对象，这里分类存储着各种数据信息。它存储的数据一般要经过各种数据库对象的处理后，才能成为对人们有用的信息。3.2.1使用表模板创建数据表对于一些常用的应用，如联系人、资产等信息，运用表模板会比手动方式更加方便和快捷。下面以运用表模板创建一个“联系人”表为例，来说明其具体操作。建一个“联系人”表为例，来说明其具体操作：图3-2数据库表模板中联系人3.2.2使用字段模板创建数据表Access2010提供了一种新的创建数据表的方法，即通过Access自带的字段模板创建数据表。模板中已经设计好了各种字段属性，可以直接使用该字段模板中的字段。下面以在新建的空数据库中，运用字段模板，建立一个“学生信息表”为例进行介绍。图3-4数据表视图3.2.3使用表设计创建数据表使用表的【设计视图】来创建表主要是设置表的各种字段的属性。而它创建的仅仅是表的结构，各种数据记录还需要在【数据表视图】中输入。通常都是使用【设计视图】来创建表。下面将以创建一个“学生信息表”为例，说明使用表的【设计视图】创建数据表的操作步骤。图3-7数据表设计视图3.2.4在新数据库中创建新表

刚开始着手设计数据库时，需要在新的数据库中建立新表，下面就介绍如何在新数据库中创建新表，具体操作步骤如下。操作步骤：（1）启动Access2010，单击【空数据库】，在右下角【文件名】文本框中为新数据库输入文件名，如图3-12所示。

3-12空数据库3.2数据类型

3.2.1基本类型

Access2010中的基本数据类型有以下几种：

“文本”：用于文字或文字和数字的组合，如住址；或是不需要计算的数字，如电话号码。该类型最多可以存储255个字符。“备注”：用于较长的文本或数字，如文章正文等。最多可存储65

535个字符。“数字”：用于需要进行算术计算的数值数据，用户可以使用“字段大小”属性来设置包含的值的大小。可以将字段大小设置为1、2、4、8或16个字节。“货币”：用于货币值并在计算时禁止四舍五入。“是/否”：即布尔类型，用于字段只包含两个可能值中的一个，在Access中，使用“-1”表示所有“是”值，使用“0”表示所有“否”值。“OLE对象”：用于存储来自于Office或各种应用程序的图像、文档、图形和其他对象。“日期/时间”：用于日期和时间格式的字段。“计算字段”：计算的结果。计算时必须引用同一张表中的其他字段。可以使用表达式生成器创建计算。“超链接”：用于超链接，可以是UNC路径或URL网址。“附件”：任何受支持的文件类型，Access2010创建的ACCDB格式的文件是一种新的类型，它可以将图像、电子表格文件、文档、图表等各种文件附加到数据库记录中。“查阅”：显示从表或查询中检索到的一组值，或显示创建字段时指定的一组值。查阅向导将会启动，您可以创建查阅字段。查阅字段的数据类型是“文本”或“数字”，具体取决于在该向导中所作出的选择。3.2数据类型

3.2.1基本类型提示：创建表有多种不同的方法。用户可以根据自己的习惯和工作的难易程度选择合适的创建方法。通过直接输入、【表模板】和表的【设计视图】是最常用的创建表的方法。对于字段该选择哪一种数据类型，可由下面几点来确定：存储在表格中的数据内容。比如设置为“数字”类型，则无法输入文本。存储内容的大小。如果要存储的是一篇文章的正文，那么设置成“文本”类型显然是不合适的，因为它只能存储255个字符，约120个汉字。存储内容的用途。如果存储的数据要进行统计计算，则必然要设置为“数字”或“货币”。其他。比如要存储图像、图表等，则要用到“OLE对象”或“附件”。3.2数据类型

3.2.2数字类型

Access2010中数据的数字类型有以下几种：“常规”：存储时没有明确进行其他格式设置的数字。“货币”：用于应用Windows区域设置中指定的货币符号和格式。“欧元”：用于对数值数据应用欧元符号(€)，但对其他数据使用Windows区域设置中指定的货币格式。“固定”：用于显示数字，使用两个小数位，但不使用千位数分隔符。如果字段中的值包含两个以上的小数位，则Access会对该数字进行四舍五入。“标准”：用于显示数字，使用千位数分隔符和两个小数位。如果字段中的值包含两个以上的小数位，则Access会将该数字四舍五入为两个小数位。“百分比”：用于以百分比的形式显示数字，使用两个小数位和一个尾随百分号。如果基础值包含四个以上的小数位，则Access会对该值进行四舍五入。“科学计数”：用于使用科学(指数)记数法来显示数字。3.2数据类型

3.2.3日期和时间类型

Access2010中提供了以下几种日期和时间类型的数据。“短日期”：显示短格式的日期。具体取决于读者所在区域的日期和时间设置，如美国的短日期格式为3/14/2012。“中日期”：显示中等格式的日期，如美国的中日期格式为14-Mar-01。“长日期”：显示长格式的日期。具体取决于读者所在区域的日期和时间设置，如美国的长日期格式为Wednesday,March14,2012。“时间(上午/下午)”：仅使用12小时制显示时间，该格式会随着所在区域的日期和时间设置的变化而变化。“中时间”：显示的时间带“上午”或“下午”字样。“时间(24小时)”：仅使用24小时制显示时间，该格式会随着所在区域的日期和时间设置的变化而变化。3.2数据类型

3.2.4是/否类型

Access2010中提供了以下几种是/否类型的数据。“复选框”：显示一个复选框。“是/否”：(默认格式)用于将0显示为“否”，并将任何非零值显示为“是”。“真/假”：用于将0显示为“假”，并将任何非零值显示为“真”。“开/关”：(默认格式)用于将0显示为“关”，并将任何非零值显示为“开”。3.2数据类型

3.2.5快速入门类型

Access2010中提供了以下几种快速入门类型的数据。“地址”：包含完整邮政地址的字段。“电话”：包含住宅电话、手机号码和办公电话的字段。“优先级”：包含“低”、“中”、“高”优先级选项的下拉列表框。“状态”：包含“未开始”、“正在进行”、“已完成”和“已取消”选项的下拉列表框。“OLE对象”：用于存储来自Office或各种应用程序的图像、文档、图形和其他对象。3.3字段属性在Access2010中表的各个字段提供了“类型属性”、“常规属性”和“查询属性”3种属性设置。打开一张设计好的表，可以看到窗口的上半部分是设置【字段名称】、【数据类型】等分类，下半部分是设置字段的各种特性的“字段属性”列表，如图3-15所示。3-15字段属性3.3字段属性

3.3.1类型属性字段的数据类型决定了可以设置哪些其他字段属性，如只能为具有“超链接”数据类型或“备注”数据类型的字段设置“仅追加”属性。3-15类型属性比较3.3字段属性3.3.3查询属性3-18查询属性3.4修改数据表与数据表结构设计表，实际上就是设计表的各个字段，包括字段的数据类型、字段属性等。如果用户直接输入数据记录，则系统自动识别数据的属性，从而可以自动设置字段的数据类型等。如果字段中需要存储的字符很多(比如文章的正文、产品的介绍等)，用户可以将该字段的数据类型设置为“备注”，然后设置该字段可以占用的空间。

3.4修改数据表与数据表结构设计表，实际上就是设计表的各个字段，包括字段的数据类型、字段属性等。如果用户直接输入数据记录，则系统自动识别数据的属性，从而可以自动设置字段的数据类型等。如果字段中需要存储的字符很多(比如文章的正文、产品的介绍等)，用户可以将该字段的数据类型设置为“备注”，然后设置该字段可以占用的空间。

3.4修改数据表与数据表结构3.4.1利用设计视图更改表的结构运用【设计视图】对自动创建的数据表进行修改，这几乎是必需的操作。如在前面自动创建的“联系人”表，很多的字段可能是没用的，而倒有可能自己需要的字段却没有创建，这都可以在表的【设计视图】中进行修改。运用【设计视图】更改表的结构和用【设计视图】创建表的原理是一样的，两者的不同之处在于在运用【设计视图】更改表的结构之前，系统已经创建了字段，仅需要对字段进行添加或删除操作。在【开始】选项卡下单击【视图】按钮，进入表的【设计视图】，可以在此实现对字段的添加、删除和修改等操作，也可以对【字段属性】进行设置。操作界面如图3-19所示。3.4修改数据表与数据表结构3.4.1利用设计视图更改表的结构3-19字段属性3.4修改数据表与数据表结构3.4.2利用数据表视图更改表的结构在Access的【数据表视图】中，用户也可以修改数据表的结构。下面就对表的【数据表视图】中的各个操作项进行介绍。双击屏幕左边导航窗格中需要进行修改的表，此时在主页面上出现有黄色提示的【表格工具】选项卡，进入该选项卡下的【字段】选项，可以看到各种修改工具按钮。表的【表】选项卡下面的工具栏可以分为5个组，分别如下。【视图】组：单击该视图下部的小三角按钮，可以弹出数据表的各种视图选择菜单，用户可以选择“数据表视图”、“数据透视表视图”、“数据透视图视图”和“设计视图”等，如图3-20所示。3.4修改数据表与数据表结构3.4.2利用数据表视图更改表的结构3-20视图菜单3.4修改数据表与数据表结构3.4.3数据的有效性1.设置数据的有效性规则系统数据的【有效性规则】对输入的数据进行检查，如果录入了无效的数据，系统将立即给予提示，提醒用户更正，以减少系统的错误。例如，在【有效性规则】属性中输入“>100And<1000”会强制用户输入100～1000之间的值。【有效性规则】往往与【有效性文本】配合使用，当输入的数据违反了【有效性规则】时，则给出【有效性文本】规定的提示文字。如上面曾经用过的【学号】字段的有效性设置，如图3-24所示。3.4修改数据表与数据表结构3.4.3数据的有效性3-24有效性文本3.4修改数据表与数据表结构3.4.4主键的设置、更改与删除

主键是表中的一个字段或字段集，它为Access2010中的每一条记录提供了一个唯一的标识符。它是为提高Access在查询、窗体和报表中的快速查找能力而设计的。设定主键的目的，就在于能够保证表中的记录能够被唯一地被识别。建立表间关系，能将不同表中的相关数据联系起来，为建立查询、创建窗体或报表打下良好基础。表关系是数据库中非常重要的一部分，甚至可以说，表关系就是Access作为关系型数据库的根本。表间的3种联系：一对一、一对多、多对多表间的关系一般都定义成一对多的关系主表：一端表相关表：多端表关系是通过两个表间的公共字段建立的，一般，主表的主关键字是另一个表的字段，从而形成一对多的关系3.5建立表之间关系建立表间联系步骤注意：建立联系之前，把要定义关系的所有表关闭步骤：在“数据库窗口”中，选择“工具”菜单的“关系”命令，或者单击工具栏上的“关系”按钮，进入“显示表”对话框选定要创建关系的表，点击“添加”按钮关闭“显示表”对话框在关系窗口中，选定主表的起关联作用的字段，按住左键拖动到相关表对应字段的上方，松开鼠标