会计信息系统（第二版） 6.3应收应付款管理系统

一.应收款管理系统数据流程（一）与其他子系统的数据关系以应收款管理系统为例说明数据关系说明1.物流：在订单管理模式下，用户在销售管理系统录入销售订单后，系统自动参照销售订单生成发货单；发货单以销售出库单的形式传递至库存管理系统；存货核算系统中对销售出库单记账，确定出库成本，登记存货明细账，再机制记账凭证传递到总账系统中登记总分类账。2.资金流：在销售管理系统中，参照发货单录入销售发票（或参照订单生成销售发票）并审核，在应收款管理系统中审核应收单据并机制记账凭证，然后将机制凭证最终传递到总账系统。如果没有启用“销售管理”系统（或没有订单，）就必须要在“应收款管理”系统中直接录入应收单据。（二）内部数据流程图主要库文件说明1.应收单据库文件：用于存储单位与客户发生往来业务时产生的各种应收单据，其中的数据将会随着账款的收款、转账和坏账的核销处理而变动更新。2.收款单据库文件：用于记录单位收到的客户款项，主要包括应收款、预收款和其他应收款等。3.票据管理库文件：主要用于记录单位与客户采用商业汇票结算方式下产生的票据的基础信息、到期结算信息和提前贴现信息等。主要有三个数据库文件二、应收款管理系统的基本功能(一)基本功能结构（二）基本功能说明1.系统初始化：提供系统参数的定义，用户结合企业管理要求进行的参数设置，是整个系统运行的基础；提供单据类型设置、账龄区间的设置和坏账初始设置，为各种应收款业务的日常处理及统计分析做准备；提供期初余额的录入，保证数据的完整性与连续性。2.日常处理：提供应收单据、收款单据的录入、处理、核销、转账、汇兑损益、制单和取消操作等处理。3.信息查询：提供查询各类单据和账表的功能，如各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询；提供总账、余额表、明细账等多种账表查询功能。4.信息分析：提供应收账款分析、收款账龄分析、欠款分析等丰富的统计分析功能。5.期末处理：主要提供汇兑损益结算和期末结账处理。

三、应收款管理系统的操作流程四、应收款管理系统的操作说明（一）系统初始化主要包括选项设置、初始设置和期初余额三部分。1.选项设置：首次使用应收款管理系统，应在“选项”中设置运行所需要的账套参数。设置账套参数时包括三个页签：常规、凭证、权限与预警。2.初始设置：用于设置业务处理的核算规则和管理要求。包括科目设置、坏账准备设置、账龄区间设置、报警级别设置、单据类型设置、单据设计和单据编号设置。3.期初余额录入：初次使用应收款管理系统时，要将启用系统前未处理完的所有客户的应收账款、预收账款、应收票据等数据录入到本系统，以便于以后的核销处理，并且作为期初建账的数据，系统即可对其进行管理。（二）日常业务处理主要包括应收款入账、收款业务录入、收款业务核销、应收并账、汇兑损益以及坏账的处理等。1.应收单据处理：应收单据录入和应收单据审核。2.收款单据处理：收款单据录入和收款单据审核。3.核销处理：自动核销与手工核销。4.票据处理：涉及票据的收到、结算、贴现、背书、转出、计息等处理都应该在票据管理中进行。5.转账处理：是指客户之间发生的应收冲应收、预收冲应收、应收冲应付和红票对冲等业务处理。6.坏账处理：指系统提供的计提应收坏账准备处理、坏账发生后的处理、坏账收回后的处理等功能。7.制单处理：即自动生成凭证，并将凭证传递至总账记账。8.单据查询：应收款管理系统提供对发票、应收单、结算单、凭证等的查询。

9.账表管理：主要包括业务账表查询和账龄分析等。10.取消操作：在应收款管理的各个业务处理环节，都可能由于各种各样的原因造成操作失误，为方便修改，系统提供取消操作功能。11.远程应用:主要是完成付款单与网上银行的导出处理。（三）期末处理期末处理主要是完成汇兑损益的计算和月末结账两项工作。1.汇兑损益：如果客户往来涉及到外币核算，当外币汇率变动时，就会产生的汇兑损益。在应收款管理系统中，汇兑损益的核算方法在“选项”功能中有两种选择，一种是在月末处理，这是常用选择，另一种是平时不处理，到单据结清时再计算。2.期末结账：当月所有业务全部处理完毕后，就要进行月末结账。只有当月结账后，才可以开始下月工作。月末处理应注意问题：（1）进行月末处理时，一次只能选择一个月进行结账；（2）前一个月没有结账，则本月不能结账；（3）结算单还有未审核的，不能结账；（4）在执行了月末结账功能后，该月将不能再进行任何处