《计算机应用基础》 第章 办公自动化基础

第3章办公自动化基础文字处理基础电子表格处理基础演示文稿制作基础国产优秀办公软件WPS简介3.1文字处理基础3.1.1文字处理概述3.1.2文档的管理3.1.3文档的编辑3.1.4文档的排版3.1.5图形处理3.1.6表格制作3.1.7文档的打印3.1.1文字处理概述

文档管理文档编辑文档排版图形处理表格制作文档打印3.1.2文档的管理Word2000的启动双击Word快捷方式；从“开始”菜单或从已有Word文档文件打开；直接运行Winword.exe文件Word2000的退出单击Word窗口右上角的关闭按钮;选择“文件/退出”命令

3.1.2文档的管理

Word2000的工作窗口 进入Word工作窗口之后，首先要做的事情是文档的管理，它包括:

创建文档、输入正文、保存文档、打开文档这些操作可以通过“文件”菜单中的相应命令或者“常用”工具栏中对应的“新建”按钮、“保存”按钮、“打开”按钮实现。

Word2000的窗口3.1.2文档的管理启动Word2000,系统能自动创建一个名为“文档1”的空文档，可以直接输入内容;选择“文件/新建”命令，单击“常用”工具栏上的“新建”按钮用快捷键Ctrl+N。2、创建文档

输入的途径有多种，常用的是：键盘输入、语言输入、联机手写体输入、扫描仪输入。输入文字的状态有两种：插入和改写。在插入状态下（状态栏中“改写”两字呈淡灰色），输入的字符插在光标后的字符前；在改写状态下（“改写”两字呈黑色），输入的字符将代替光标后的字符。双击“改写”两字或按Insert键，可切换插入/改写状态3、输入正文光标定位选择输入法插入日期和时间输入特殊符号插入文件

3、输入正文输入文字一般在插入状态下进行：“符号”对话框④插入特殊符号:输入特殊符号可借助下图所示对话框输入：方法：选择“文件件/保存””命令、单单击“常用用”工具栏栏中的保存存图标或用用快捷键Ctrl+S,也可可以选择““文件/另另存为”命命令“另存为””对话框4、保存文文档5、打开文文档单击“常用用”工具栏栏中的“打打开”按钮钮；；选择“文件件/打开””命令；用快捷键Ctrl+O或或Ctrl+F123.1.3文档的的编辑1、选定文文本：选定文本的的常用技巧巧2、编辑文文档插入删除：用BackSpace键或Delete键可逐逐个删除字字符移动或复制制：选定文本块块，单击““常用”工工具栏中的的“剪切””按钮或或选择““编辑/剪剪切”命令令，然后将将光标定位位至要插入入文本的位位置，单击击“粘贴””按钮或或选择择“编辑/粘贴”命命令撤销、恢复复与重复查找和替换换检查拼写与与语法3.1.4文档的的排版一、字符排排版字符：是指文档中中输入的汉汉字、字母母、数字、、标点符号号和各种符符号。字符排版包包括：字符的字体体和字号，，字形（加加粗和倾斜斜），字符符颜色，下下划线，着着重号，静静态效果（（如：阴影影和上下标标等），字字符的间距距，字符和和基准线的的上下位置置，以及文文字动态效效果等。对对中文字符符，还有中中文版式。。①字符格格式化：对字符进行行格式化同同样需要选选定文本，，否则只对对光标处新新输入的字字符有效。。选择“格式式/字体””命令，打打开“字体体”对话框框：“字体”选选项卡：用于设置字字体、字号、字形、字字符颜色、、下划线、、着重号和和静态效果果等；“字符间距距”选项卡卡：用于设置字字符的横向向缩放比例例、字符间距、字符的位位置等内容容；“文字效果果”选项卡卡：用于设置字字符的六种种动态效果果“字体”对对话框下图为字符符格式化示示例上标着重号斜体下划线位置提升5磅位置降低5磅②格式-中文版式式对于中文字字符，Word2000还还提供了具具有中国特特色的特殊殊版式，如如简体与繁体体的转换、、加拼音、、加圈、纵纵横混排、、合并字符符、双行合合一等，其其效果如：：中文版式效效果2、段落排版段落对齐方方式段落缩进段落间距和和行距项目符号和和编号边框和底纹纹制表位格式刷下图为“段段落”对话话框排版、、边框、页页边距和底底纹效果示示例：页面边框边框、15%底纹、、右对齐分散对齐两端对齐、、悬挂缩进进2个字符符、1.5倍行距左对齐、首首行缩进2个字符、、左缩进2个字符、、右缩进7个字符、、单倍行距距居中对齐段前6磅段后6磅制表位位：默认状态下下，水平标标尺上每隔隔2个就有有一个隐藏藏的左对齐齐制表位。。输入内容容时，每按按一次Tab键，光光标会跳到到下一个制制表位，每每行结束按按回车键。。设置制表位位的方法有：1、标尺设设置2、对话框框设置标尺设置制制表位单击水平标标尺最左端端的“制表表位”按钮钮，选定文文本在制表表位处的对对齐方式。。对齐方式式包括：左左对齐、居居中、右对对齐、小数数点对齐和和竖线对齐齐。选定对对齐方式之之后单击标标尺，在相相应位置就就出现了制制表位标记记，用鼠标标水平拖动动它即可以以移动制表表位，若垂垂直拖动它它，可删除除制表位。。竖线对齐左对齐居中小数点对齐齐右对齐“制表位””对话框格式刷刷需要对多个个段落使用用同一格式式，利用““常用”工工具栏中的的“格式刷刷”按钮可可以快速速的复制格格式。方法：选定段落标标记，单击击“格式刷刷”按钮，，用鼠标拖拖曳经过要要拍板段落落的段落标标记。多次复制格格式要双击击“格式刷刷”按钮。。3、页面排版版页面设置页眉和页脚脚脚注和尾注注特殊格式设设置（分栏栏、首字下下沉、文档档竖排）(1)页面设置：：设置纸张大大小、页边边距、页眉眉和页脚的的位置、每每页容纳的的行数和每每行容纳的的字数等。。“页面设置置”对话框框(2)页眉和页脚脚：定义：在文文档排版打打印时，通通常在每页页的顶部和和底部加入入一些说明明性信息。。(下图为为“页眉和和页脚”的的操作）(3)脚注和尾注注：二者都是一一种注释方方式，用于于对文档解解释、说明明或提供参参考资料脚注注释文文本尾注注释文文本尾注引用标标记脚注引用标标记“脚注和尾尾注”示例例(4)特殊格式设设置：①分栏：分栏排版在在编辑报纸纸、杂志时时经常用到到，它是将将一页纸的的版面分为为几栏，使使得页面更更生动和更更具可读性性。（下图图为“分栏栏”对话框框）②首字下沉：：将选定段落落的第一个个字放大数数倍，以引引导阅读。。（下图为为“首字下下沉”对话话框）分栏和首字字下沉效果果下沉2行距距正文0.3厘米三栏无分隔隔线③文档竖排：：通常情况下下，文档都都是从左至至右水平横横排的，但但是有时需需要特殊效效果，如古古诗文、古古诗的排版版需要文档档竖排。(格式/文文字方向)“文字方向向”对话框框文档竖排效效果4、高级排排版宏：是将一系列列的操作命命令和指令令组合在一一起形成一一个总的命命令，用来来达到任务务自动执行行的效果，，以提高工工作效率。。分类：录制宏编写宏样式：是一组排版版格式指令令。Word2000不仅仅预定义了了标准样式式，还允许许用户根据据自己的需需要修改标标准样式或或自己新建建样式单击列表框框中的某一一样式，可可将该样式式应用于当当前光标所所在的段落落或选定的的段落。如果要将该该样式应用用于多个段段落，可将将这些段落落全选定，，再在“样样式”下拉拉式列表框框中单击所所需的样式式名。“样式”对对话框“新建样式式”对话框框自动创建目目录首先在文档档中正确的的应用标题题、正文样样式，将各各级标题用用样式中的的“标题””统一格式式化创建目录：：将光标定定位到要插插入书籍目目录的位置置处，选择择“插入/索引和目目录”命令令，打开““索引和目目录”对话话框，选择择目录选项项卡自动创建目目录效果3.1.5图形形处理对于图片，，可以利用用“图片””工具栏进进行图片操操作，包括括裁剪与缩缩放图片、、改变图片片对比度和和亮度、设设置图片格格式、设置置图片与文文字的环绕绕方式、设设置水印效效果对于利用图图片形象，，可以使用用“绘图””工具栏、、“艺术字字”工具栏栏和“公式式”工具栏栏中相应按按钮进行图图形操作。。1、图片插插入、编辑辑和格式化化（1）插入入剪贴画和和其他图形形文件：(2)插插入截取的的屏幕图像像或界面图图像屏幕图像界面图标图片编辑和和格式化(3)、图图片的格式式化2、图形对对象的插入入、编辑和和格式化绘制的图形形绘制简单图图形绘制复杂图图形编辑和格式式化文本框艺术字公式通过选择““插入/对对象”命令令，在其打打开的对话话框的“新新建”选项项卡中选择择“Microsoft公公式3.0”（下图图为“公式式”工具栏栏和公式输输入栏）3.1.6表格格制作1、表格的的建立：规则表格的的建立：选择“表格格/插入/表格”命命令或单击击“常用””工具栏中中的按按钮不规则表格格的建立：：通过“表格格和边框””工具栏中中的按按钮钮直接绘制制文字转换表表格：选择“表格格/转换/文字转换换成表格””命令2、表格格的的编编辑辑选定定表表格格表格格的的编编辑辑包包括括：：缩放放表表格格调整整行行高高和和列列宽宽增加加或或删删除除行行、、列列和和单单元元格格拆分分和和合合并并表表格格、、单单元元格格表格格的的计计算算和和排排序序表格格的的复复制制和和删删除除表格格跨跨页页操操作作表格格属属性性表格格计计算算示示例例“排排序序””表格格跨跨页页操操作作设设置置右图图为为表表格格跨跨页页操操作作设设置置对对话话框框表格格格格式式化化自动动套套用用表表格格格格式式边框框和和底底纹纹加大大表表格格单单元元格格间间距距设置置表表格格与与文文字字的的环环绕绕加大大表表格格单单元元格格间间距距设设置置加大大表表格格单单元元格格间间距距效效果果文文档档的的打打印印打印印预预览览打印印————设置置打打印印份份数数设置置页页面面范范围围3.2电电子子表表格格的的处处理理基基础础电子子表表格格概概述述工作作表表的的建建立立、、编编辑辑和和格格式式化化图表表制制作作数据据管管理理和和分分析析电电子子表表格格处处理理概概述述电子子表表格格软软件件是是一一种种专专门门用用于于数数据据计计算算、、统统计计分分析析和和报报表表处处理理的的软软件件电子子表表格格处处理理的的主主要要内内容容有有：工作作表表的的建建立立、、编编辑辑、、格格式式化化图表表制制作作：：包包括括图图表表的的建建立立、、编编辑辑、、格格式式化化数据据的的管管理理和和分分析析工工作作表表的的建建立立、、编编辑辑和和格格式式化化Excel2000的的工工作作窗窗口口包包括括：：菜单单栏栏工具具栏栏编辑辑栏栏工作作区区（（工工作作薄薄、、工工作作表表和和单单元元格格））状态态栏栏工作作表表的的建建立立⑴输入入数数据据直接接输输入入快速速输输入入数数据据“记记忆忆式式输输入入””“选选择择列列表表输输入入””自动动填填充充数数据据从外外部部导导入入数数据据⑵计算算数数据据直接接输输入入数数据据包包括括：文字字。。如果果要要将将一一个个数数字字作作为为文文字字输输入入，，数数字字前前要要加加单单引引号号““‘‘””数值值。。可采采用用十十进进制制形形式式或或科科学学计计数数形形式式；；如如果果数数字字以以““+””或或数数字字““0””开开头头，，““+””和和““0””会会自自动动省省略略；；分分数数的的输输入入应应先先输输入入““0””和和空空格格日期期和和时时间间。。日期期输输入入可可用用““/””或或““-””分分隔隔符符，，如如：：2004/12/08，，2004-12-08；；时时间间输输入入用用冒冒号号““：：””分分隔隔，，如如：：21：：56：：15自动动填填充充数数据据分分三三种种情情况况：：复制制数数据据。选中中一一个个单单元元格格，，直直接接拖拖曳曳，，便便会会产产生生相相同同数数据据，，如如果果不不是是相相同同数数据据，，则则需需要要在在拖拖曳曳的的同同时时按按Ctrl键键填充充序序列列数数据据。可通通过过““编编辑辑/填填充充/序序列列””命命令令，，在在““序序列列””对对话话框框中中进进行行序序列列有有关关内内容容的的选选择择填充充用用户户自自定定义义序序列列数数据据计算算数数据据A公公式式。。公式式是是对对工工作作表表中中的的数数据据进进行行分分析析与与计计算算的的等等式式。。它它以以““=””开开始始，，由由常常量量、、单单元元格格地地址址、、运运算算符符和和函函数数组组成成运算算符符和和运运算算规规则则：：算术术运运算算符符，，包包括括：：+（（加加））、、-（（减减））、、*(乘乘））、、/（（除除））、、%(百百分分比比））、、^(乘乘方方）），，其其优优先先级级从从高高到到低低为为：：百百分分比比和和乘乘方方、、乘乘和和除除、、加加和和减减关系运算符，，有：=、>、<、>=、<=、<>、其优先先级相同文本运算符，，（&)引用运算符，，其优先级相相同四类运算符的的优先级从高到到低依次为：“引引用运算符””、“算术运运算符”、““文字运算符符”、“关系系运算符”，，当优先级相相同时，自左左向右进行计计算。下表为为引用运算符：引用运算符含义示例：区域运算符：包括两个引用在内的所有单元格的引用SUM(A1:A2)，联合操作符：对多个引用合并为一个引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用SUM（C2：E10B4：D6）B函数是预先定义好好的公式，它它由函数名、、括号及括号号内的参数组组成。其中参参数可以是常常量、单元格格、单元格区区域、公式及及其他函数。。多个参数之之间用“，””分隔。下图为用函数数计算示例C公式中单元格格的引用相对引用。当公式在复制制或填入到新新位置时，公公式不变，单单元格地址随随着位置的不不同而变化，，它是Excel默认认的引用方式式，如：B1，A2：C4绝对引用。指公式复制或或填入到新位位置时，单元元格地址保持持不变。设置置时只需在行行号和列号前前加“$”符符号，如$B$1混合引用。指在一个单元元格地址中，，既有相对引引用又有绝对对引用，如$B1或B$1。$B1是列不变，，行变化；B$1是列变变化，行不变变。工作表的编辑辑A、单元格、行、、列的插入和和删除B、单元格数据的的编辑C、工作表的编辑辑工作表的常见见操作有如下下表：选取范围操作单元格鼠标单击或按方向键多个连续单元格从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上角单元格，按住Shift键，单击选择区域右下角单元格多个不连续单元格按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择整行或整列单击工作表相应的行号和列号相邻行或列鼠标拖曳行号或列号整个表格单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择“编辑/全选”命令；按快捷键Ctrl+A单个工作表单击工作表标签连续多个工作表单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签不连续多个工作表按住Ctrl键，分别单击所需选择的工作表标签工作表的格式式化设置单元格格格式设置工作表格格式①设置列宽和行行高②自动套用用格式③使用条件件格式图图表制作作创建图表（可通过“插插入/图表””命令或单击击“常用”工工具栏中的按按钮，利用图图表向导来创创建图表）编辑图表调整图表的位位置和大小更改图表的类类型添加和删除数数据修改图表项添加趋势线设置三维视图图格式下图为图表示示例柱形图的“图图表选项”对对话框数数据管理和和分析建立数据清单单数据清单是Excel工作表中单单元格构成的的矩形区域，，即一张二维维表，又称为为数据列表。。它与工作表表的不同之处处在于：与数据库相对对应，数据清清单中的每一一行称为记录录，每一列称称为字段，第第一行为表头头数据清单中不不允许有空行行或空列；字字段名必须唯唯一，每一字字段的数据类类型必须相同同；不能有数数据完全相同同的两行记录录数据清单可像像普通的Excel工作作表一样直接接建立和进行行编辑，也可可以通过在输输入字段名后后使用“数据据/记录单””命令输入数数据，下图即即为通过记录单建立数数据清单数据排序简单排序复杂排序下图为“排序序”对话框数据筛选自动筛选（如如下图）高级筛选高级筛选示例例（如下图））下图为高级筛筛选结果分类汇总是对数据清单单按某个字段段进行分类，，将字段值相相同的连续记记录作为一类类，进行求和和、平均、计计数等汇总运运算。分为：：简单汇总（指对数据清清单的某个字字段仅统一做做一种方式的的汇总）嵌套汇总（指对同一个个字段进行多多种方式的汇汇总）按部