印章管理制度

印章管理制度总则印章是xx有限公司（以下简称“公司”）经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。为保证公司印章的安全使用和规范管理，维护印章的法定性、权威性，规范用印程序，服务经营管理活动，维护公司利益，特制定本制度。本制度所称的印章，包括“xx有限公司公章”（以下简称“公司公章”）、公司法定代表人章（含名章及手签章，以下简称“法人章”）、财务专用章、财务负责人章、发票专用章以及公司各部门的部门章（以下简称“部门章”）。管理机构及职责公司公章、法人章、财务负责人章、财务专用章和发票专用章由综合管理部指定专人保管并负责；部门章由各职能部门指定专人领取和妥善保管并负责。印章要存放在保险柜等安全处所，不能随意放置。印章管理人必须严格按照以下原则履职：按用印审批规定和业务操作程序用印，坚持原则，不徇私情；未经批准不得私自用印，不得无手续或手续不全用印；用印进行统一编号管理；严禁在空白的介绍信、保函、合同、公文用纸上等加盖印章；凡不符合用印规定或违反业务操作程序的，印章管理人有权不予用印。不得交由他人用印；不得将印章转借他人；印章原则上不允许携带出公司使用，不允许外借。印章管理人员休假或因事离岗时，由印章管理部门负责人或其B角代为履行印章管理职责。印章的制发和管理本制度第二条所列名的印章，统一由综合管理部刻制、发放、回收、销毁，由印章管理部门领取和保管。发放、回收、销毁印章应予以登记。印章刻制、更换需填写《xx有限公司印章刻制申请表》（附件1），经申请部门负责人、分管领导、总经理批准同意。公司公章、法人章的刻制、更换还须经公司法定代表人批准同意。刻制公章按规定向公安部门办理申请登记和审批手续，在指定的印章厂或刻字社刻制。除法人章外，其他印章启用、变动、作废均以公司名义正式发文，印章的启用和作废时间以文件生效日期为准。印章因机构变动或磨损严重停止使用时，要及时将原印章缴回综合管理部封存或销毁。印章废止或缴销由保管人员填写《xx有限公司印章废止申请表》（附件2），经申请部门负责人、分管领导、总经理审批后，由综合管理部统一废止或缴销。公司公章、法人章的废止或缴销，还须公司法定代表人批准同意。废止的印章一般作为实物档案保管。遗失印章在发现的第一时间（当天）由印章保管人报告综合管理部、分管领导、总经理，遗失公司公章和法人章的，还须第一时间（当天）报告公司法定代表人。同时填写《xx有限公司印章废止申请表》（附件2），按流程审批核准，交综合管理部按批示处理，如遗失的是公安机关备案的印章，必须立即登报声明作废，并于2日内报告集团。各印章保管部门负责建立印章管理台账，实时动态管理各类印章状态、是否使用、使用范围、使用时间等。公司至少每年展开一次或不定期开展印章盘点和用印检查，确保用印安全，印章使用风险可控。印章盘点和用印检查由公司综合管理部组织，各部门参与。印章盘点重点关注印章保管是否安全、印章是否唯一且与留样备案的是否一致；用印检查重点检查用印台账登记、用印审批流程是否完整、用印是否按顺序编号且齐全、是否存在无审批用印的情况等。公司的电子印章仅为电子公章，电子公章的管理与实物公章的管理一致。印章的使用范围公司公章、法人章使用一般限于以下内容：（一）以公司名义发送的正式文件；（二）公司法人授权委托书；（三）签订的各种经济合同、资金拆借协议、资金证明以及各种承担经济责任、具有法律效力的文本；（四）报送或下达的各种计划、业务报表等；（五）颁发荣誉证书、专业技术职务聘任证书、岗位合格证书等；（六）需要以公司名义开具的介绍信；（七）其他需要加盖公司印章的文本、材料等。公司各部门章仅在公司内部使用，不得对外（除办理员工档案转接等特殊业务使用的党群人资部印章外）。不得超越工作职权和业务范围使用部门印章。财务专用章、发票专用章只准在限定的业务范围内使用，只对所涉及的业务承担责任，不得与公司公章、部门章随意混用和相互代用。电子印章不得在合同、协议、委托书、工作介绍信等信函或资料中使用，除此之外电子印章与实务公章具有同等的法律效力。印章使用的审批印章使用要严格实行审批制度：公司公章由公司总经理审批后用印，其中公司对外发文、对外签订合同、协议的，还须董事长审批后方可用印；法人章由法定代表人审批后用印；财务负责人章由财务负责人审批后用印；财务专用章、发票专用章经公司财务负责人、总经理审批后用印。部门章由部门分管领导审批后用印。涉及法律等重要事项需使用印章的，用印材料须进行法律审核。申请用印须填写《xx有限公司用印申请表》（附件3）并进行相关层级的用印审批。经审核批准用印的，由申请人持审批单和用印文件到印章保管人员处用印。印章管理人员用印前对用印内容和用印审批单上载明的签署情况予以核对，经核对无误后，由印章管理人员对文件盖印。并按照使用日8位年月日数字加3位流水号对用印审批单进行编号管理。用印人员用印后，在《xx有限公司用印登记表》（附件4）上登记。用印审批单作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后归档管理。个人因私事项（入学、出国、思想鉴定、保险、公积金等）需公司用印的，由公司党群人资部对用印内容把关签字后，统一申请办理用印。未经审核批准的，一律不得用印。印章管理的监督公司质量控制部定期或不定期开展印章管理的监督检查，对存在的问题提出书面整改意见建议。附则本制度由综合管理部负责解释。本制度由公司董事会审议批准，自发布之日起生效实施。附件：1.印章刻制申请表2.印章废止申请表3.用印申请表4.用印登记表附件1：xx有限公司印章刻制申请表印章名称申请人申请部门申请日期年月日申请理由（可另附页）：（请填写序号）（1）新成立（机构成立后首次刻章）（2）更名（3）印章遗失（4）其他：：印章质地：（1）铜（2）光敏（3）红胶（4）其他：申请部门负责人意见：分管领导意见：总经理审核/审批：办理情况：附件2：xx有限公司印章废止申请表申请部门申请人