电机工厂ISO体系文件编写教材

ISO体系文件编写

培训教材制作：丁延平2013.12.13目录一、体系文件的重要性二、体系文件的架构三、文件的结构四、流程图绘制五、编写文件五忌六、文件的审查、批准七、三洋公司文件编写导则八、电机工厂文件编写导则九、举例说明十、课后作业体系文件的重要性体系文件的重要性体系文件在ISO9000、ISO14000及TS16949体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：符合标准要求在ISO9001和TS16949及ISO14001的条文中,均要求组织“建立并保持书面的体系,以全面满足此标准的要求”.工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚.体系文件的重要性(续一)提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失,从而造成运作上的困难.体系文件的重要性(续二)改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机会.增加员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感.体系文件的架构目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构分为四个层次,即:一阶文件:手册二阶文件:程序三阶文件:工序卡（工作指导书）四阶文件:表单和表格体系文件的架构(续一)但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件,许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构分为3个层次,即:一阶文件:手册二阶文件:程序/工作指导书三阶文件:表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等.体系文件的架构(续二)文件架构的说明手册对于一个国家来说,宪法是他的根本大法,任何法律的制订都必要依宪法的要求来拟制,而对于一间公司业说,手册即是公司在管理制度上的根本大法,它会叙述公司在体系运行上的大纲要求,简言之,手册即是要求我们应该要做哪些工作.程序书程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做.文件化的程序通常包括活动的目的和范围;做什么事情和由谁来做;何时何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。体系文件的架构(续三)体系文件的架构(续四)工作指导书工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准。表单格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目和内容。体系系文文件件的的架架构构(续五五)一般来来说，，一项项工作作涉及及到多多个部部门则则我们们写文文件时时编制制成程程序，，例采采购程程序、、纠正正和预预防措措施程程序等等，而而工作作只和和自己己部门门有关关的作作业在在编制制文件件时做做成指指导书书的格格式，，例设设备使使用指指导书书、指指导书书产品品检验验指导导书等等。一般对对于图图纸、、设备备说明明书、、国内内、国国际的的标准准亦归归纳为为工作作指导导书类类文件件。文件的的结构构一份文文件的的结构构往往往视乎乎文件件内容容的需需要，，一份份文件件一般般完整整的结结构有有：1.目的2.适用范范围3.术语和和定义义4.职责5.作业程程序6.相关文文件7.使用表表单8.附件（（流程程）文件的的结构构(续一)现将文文件结结构应应叙述述的内内容做做一详详细叙叙述:1.目的应叙述述编制制此文文件的的作用用和目目的,即“做这件事是是为了什么么”2.范围规定此文件件应用的场场合和时机机,范围的界定定直接决定定文件的功功能范围,所以编写时时应注意它它的涵盖性性.例有的公公司是有有手动和和自动的的绕线机机,而如果文文件的内内容只针针对手动动的绕线线机却将将文件的的范围写写成“适用于公公司所有有的绕线线机的使使用”即是明显显的错误误.文件的结结构(续二)3.术语和定定义亦即名词词解释,针对文件件中用到到的专业业术语,英文缩写写的做明明确说明明,会令文件件内容更更清楚明明白.4.职责即在文件件运行中中相关单单位及人人员所担担负的权权责,一般在文文件叙述述时常会会就相关关人员担担负的权权责略叙叙述,但是亦有有公司只只叙述和和此文件件有关的的主导部部门和相相关部门门的.文件的结结构(续三)5.作业程序序即工作执执行的方方法、过过程和要要求,一般将作作业内容容的编写写分为两两部分.(1)流程图:以流程图图的形式式描述工工作进行行的程序序,会更容易易了解文文件内容容,但是并非非每份文文件都需需流程图图,完全视乎乎文件的的类型.(2)文件内容容:在编写文文件内容容时,一定需注注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)结合,即由谁(WHO)在何时(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)为什么做做(WHY),怎样(HOW),缺少任何何一个W或H,都有可能能使文件件的内容容不易理理解.6.相关文件件(参考文件件资料)用以索引引文件中中所提到到或引用用的文件件资料,在索引文文件时,最好将文文件的编编号同时时附在文文件名之之后会易易查找,但是不可可将文件件版本附附上.7.使用表单单一般用以以对应文文件内容容中所提提及的记记录所使使用的表表单,公司所有有的表单单都应从从此而来来,最好将表表单的编编号附在在名称后后,但是也不可以以附版本.8.附件（流程图图）对此份文件所所操作的流程程示意图，要要求要简明扼扼要，流程图图与实际要一一致以上是一份文文件的完整结结构,但是并非所有有的文件都应应依循此固定定的结构,鉴于文件的内内容的需要可可适当的去除除一些不适用用的项目,但是为了整齐齐亦可统一文文件结构.文件的的结构构(续四)流程图图绘制制在编制制文件件的过过程中中，适适当地地制作作一些些流程程图，，会更更容易易理解解文件件内容容和加加深印印象，，流程程图的的制做做不限限形式式，最最主要要的是是能做做到清清楚明明了即即可。。流程图图经常常将用用的符符号流程图图绘制制（续续一））例一：：收货货流程程供应商商本公司司仓库库核对送送货单与实实物收货送货货流程图图绘制制（续续二））此范例例将单单位以以表表示而而将执执行的的工作作以来来区区分，，这是是一个个最简简单的的流程程图，，您可可以任任意发发挥。。例二：：生产产流程程执行项目负责人记录备料备料员材料日用表加温烘干烤箱操作员材料温度控制表投料备料员无设定技术参数技术员成型参数记录表正常生产技术员产品生产日报流程图图绘制制（续续三））例二流流程图图将执执行项项目，，负责责人及及使用用的记记录分分开注注明，，易看看易懂懂，也也是制制做流流程图图的常常见方方法之之一。。总之，，使用用流程程图的的目的的就是是清晰晰明白白，一一目了了然，，如果果有些些工作作太过过繁杂杂和繁繁琐，，当制制成流流程图图时或或许不不容易易看明明白，，所以以应注注意流流程图图使用用的时时机。。编写文文件的的五忌忌忌简单单草率率，未未将所所有的的工作作要求求都纳纳入体体系。。忌过于于弹性性化，，失去去可操操作性性。忌理想想主义义化，，导致致无法法实施施。忌部门门主义义化，，导致致其他他部门门无法法配合合。忌咬文文嚼字字，理理解困困难。。文件的的审查查、批批准一般规规模较较小的的公司司，文文件制制做完完成后后交回回其部部门主主管或或总经经理审审核后后即可可颁布布使用用，但但是对对于规规模较较大的的公司司，这这种做做法欠欠妥当当，因因为部部门专专业化化的一一些文文件由由本部部门自自行审审批使使用可可能没没有问问题，，但是是非部部门专专业化化涉及及诸多多部门门工作作内容容的由由制做做部门门核准准使用用，掩掩盖了了其他他部门门的要要求和和意见见，在在使用用中难难免会会对其其它部部门造造成困困挠，，甚至至引起起磨擦擦，所所以对对于文文件的的审查查和核核准，，许多多公司司规定定了不不同审审查和和核准准方式式，例例：文件的的审查查、批批准（（续一一）合肥三三洋企企业有有限公公司文文件、、核准准权限限文件类别审查会签核准手册各部门主管董事长程序相关部门主管总经理工作指导书单位主管厂长图纸工程技术部主管一般来来说结结合相相关部部门主主管审审查文文件最最主要要的作作用是是提出出适合合于其其部门门的意意见，，并加加以修修订补补充，，以使使文件件的内内容更更完善善和具具操作作性。。质量手手册范范例现以ISO/TS16949:2009标准要要求为为例,例举质质量手手册的的结构构和部部分内内容要要求.质量手手册目目录第一章章概概述1.1质量手手册的的目的的和作作用1.2公司简简介1.3管理者者承诺诺1.4质量方方针、、质量量目标标1.5管理者者代表表任命命1.6客户代代表任任命1.7公司组组织结结构1.8职责与与权限限第二章章范范围及及管理理2.1范围2.2手册的的管理理质量手