高效会议组织与实施培训课程课件

高效会议的组织与实施视野培训高级讲师祁建华2006年7月23日1高效会议的组织与实施视野培训高级讲师1祁建华简介东方视野教育培训公司资深讲师04年中国优秀培训师10强清华大学特聘讲师,美国最大培训公司阿拉莫公司授权讲师（领导者之剑）美国科维培训公司授权讲师(高效人士的七个习惯）

美国领导力研究中心授权讲师（情景领导）

经历：在国际500强企业从事管理15年（惠普/朗讯科技）在股份制企业，民企工作经验从业行业：IT业，通讯业，证券业，机械制造业职业经验：人力资源，行政管理，生产制造，培训管理历任：副总裁，人力资源部长，生产总监，培训中心主任

历任社会职务：中国企业培训与管理协会理事，北京外企人力资源协会会员，美国行政管理协会会员，中国人才研究会金融人才专业委员会会员单位代表2祁建华简介24,会议中的应对处理常见的各类会议陷阱避开会议陷阱技巧与会者类型分析如何应对各类人5，会议的跟踪系统会议备忘录使用建立会议追踪体系追踪体系要点6，全公司级会议企业月度员工会如何组织月度员工会7，召集小型会议召集小型会的技巧开小型会的要点8,大型会议管理实务大型会议的操办大型会议的管理范围筹划时的关注要点实施中的控制与管理案例演练高效会议组织与实施大纲1,会议的类别与角色正确树立会议目的正式与非正式会议会议的类别会议主持人的角色会议的陷阱2,会议策划建立效率模式选择出席人如何策划会议会议计划表的规范会议室的安排会议工具的准备3,会议沟通技巧让参会者有准备而来科学地安排时间主持会议人的职责会议中的管理手段发言与倾听总结会议的能力34,会议中的应对处理高效会议组织与实施大纲1,会议的类别与高效会议组织与实施目的了解如何减少会议次数学会如何减少会议时间掌握怎样推动/执行会议决议确定合适人员参加会议有效地解决问题有效的会议追踪学会安排各种类型会议防范各种会议中的障碍与疏漏4高效会议组织与实施目的了解如何减少会议次数4企业会议的通病各类会议多，一个接一个经理人埋头于文山会海里没有统筹安排各类会议没有在年初统一规划各类会议会议成效差会议通知草率会议通知只提开会，不告知内容参会人来不及/无法准备随意选择与会人会议不能准时结束会议没有追踪系统检讨你们企业有哪些通病？5企业会议的通病各类会议多，一个接一个检讨你们企业有哪些通病？会议的一般类别正式会议非正式会议研讨会工作会计划/总结会演讲会碰头会电话会工作餐会员工会即兴会1,会议的类别6会议的一般类别正式会议非正式会议研讨会工作会计划/演讲会碰头生产型企业会议类别1,会议的类别研发会运营会采购会供应会生产会计划会质量会IT会财务会人事会7生产型企业会议类别1,会议的类别研发会运营会采购会供应会生产

新产品上市发布会挑战全国前三强誓师大会2002年营销战略研讨会解决近期品质问题小组会议集团运动会筹备小组会议会议的类别细分1,会议的类别8新产品上市发布会会议的类别细分1,会议的类别8会议的类别细分股东会高层决策会业绩回顾会年初动员会董事会客户调查会计划工作会质量工作会新闻发布会客户联谊会员工联欢会深入基层会午餐会专题报告会进度会落实任务会产品发布会提案会1,会议的类别9会议的类别细分股东会高层决策会业绩回顾会年初动员会董事会客户适合的参会人数1,会议的类别类别规模形式目的周期Forum论坛〉100人多人演讲可以不同观点、议题年度Council研论会<50人听讲并可以评论讨论并决策季度Committee委员会<12人发言机会平等讨论并决策短，频度大10适合的参会人数1,会议的类别类别规模形式目的周期Forum〉举办会议的自问为什么要开会？真的有必要开会吗？确立会议的目的会有那些阻力？--人员，--场地，--资金，--资料，--反对派，--时机，--设备，--其他冲突如何寻求支持？--会议成功要素2,会议的策划11举办会议的自问为什么要开会？--会议成功要素2,会议的11举办会议的成功要素会议前的准备会议中的控制与会人的培训会议服务会议后的追踪2,会议的策划12举办会议的成功要素会议前的会议中的与会人的会议服务会议后的2举办会议的自问举办会议目的问题目标成本--会议成功要素2,会议的策划13举办会议的自问举办会议目的问题目标成本--会议成功要素2,80:20定律投入产生产出消耗80%的时间（占多数次要的问题）80%的效果花费20%的时间（占少数重要的问题）产生20%的效果原则：会议中先解决少数重要的问题，再解决多数不重要的问题2,会议的策划1480:20定律投入产生产出消耗80%的时间80%的效果花费80:20原则的应用报纸工作任务工作汇报会议内容电话客户贡献销售产品功能家务活超市货物废品生产成本2,会议的策划1580:20原则的应用报纸工作任务工作汇报会议内容电话客户贡献策划企业全年会议列出全体部门部门会议类别生产淡季/旺季列出跨部门会议规划草案与各部门沟通调整计划公司会议达成共识向全体经理公布按计划执行2,会议的策划16策划企业全年会议列出全体部门2,会议的16主要方面注意要点检查开会目的本次会议是否真正需要，是否只是流于形式的会议？有无其他替代办法？如有，什么可取代？开会的目的是否明确？设定要项方面开会的时机，时间是否妥当？旺季/淡季开会的场所是否合适？会被占用否邀请的与会人员是否恰当？开会通知方面所有与会人员是否全部通知到了？会议的主旨，议题是否告知所有与会人了？是否事先通知与会人员就会议议题做准备？三日为请是否通知与会人员事先准备有关资料？会议准备方面是否就议题的顺序和时间安排妥当？会前是否应该分发参考资料？重要，避免引起惊讶是否要做应变准备？是否要安排好会议记录？是否安排好各种设备？会议准备检查表2,会议的策划机见表层。3。417主要方面注意要点检查开会本次会议是否真正需要，是否只是流于如会议领导人的角色主持人参与者听众指导者观察员2,会议的策划18会议领导人的角色主持人参与者听众指导者观察员2,会议的18会议的三项功能信息收集书面简报数据图表流程图图象做出结论分析判断推理预测方案评估供决策/做决策沟通与分析问题主导控制问题的要因确认要因，幅度大小，区域所在，趋势问题的风险3,会议的沟通技巧19会议的三项功能信息收集做出结论沟通与分析问题3,会议的19会议的组织模式场地佈置会议规划会议协调总体计划设备佈置时间管理规则书面文件形式记录形式主持人风格服务人员3,会议的沟通技巧20会议的组织模式场地佈置会议规划会议协调总体计划设备佈置时间管主持工作例会技巧控制会议效率会议结论提升效能制定规范，率先垂范点人发言技巧提案下结论技巧会后个别咨询代替表决重复纲要式分阶段开会式主持人暗示方式文件补充沟通上级参与界定问题重点处理问题方向目标标准下手点行动原则可能的效应完成任务实效分离主题为子题，先议子题举例说明式意见人的参与式下属参与式技术简报式播放VCD/录像式气氛感染式3,会议的沟通技巧21主持工作例会技巧控制会议会议结论提升效能制定规范，率先垂主持会议技巧纲要准备文字布达委托下属沟通，得出共识，作出决策同向解决整体，个体冲突化解决分段开会法决策性分工休息式沟通移交下属沟通法会后企划法对于会中的不同意见，讨论的方向及逻辑必须要同向与解决问题，而不是逆向讨论或分叉讨论3,会议的沟通技巧22主持会议技巧纲要准备文字布达委托下属沟通，得出共识，同向让参会者有准备3,会议的沟通技巧计划安排提前预告时间表与会人23让参会者有准备3,会议的计划安排23会议与行医的类比3,会议的沟通技巧会议行医有什么问题建立病例分析研究问题研究病症检查，分析数据望，闻，问，检查讨论解决方案开处方，选方案有哪些方案可行方案订立方案做手术24会议与行医的类比3,会议的会议行医有什么问题建立病例分析研究会议通知案例各位经理：兹定于下星期三（4月26日）召开生产运营会。时间从下午14点至17点。请各位经理于下星期一务必告知你部门的会议议题，发言时间，各类需要在会议上分享的信息，以便能够帮你提前安排。请采购部，计划部，质量部，工程部，仓储部生产部，设施部各位经理准时参加。顺致敬礼！

祁建华2002年4月22日3,会议的沟通技巧25会议通知案例各位经理：3,会议的25会议时间安排原则3,会议的沟通技巧职业健康保护注意力曲线安排一目了然26会议时间安排原则3,会议的职业健康保护26注意力效率曲线51015202530354045505560100%80%60%40%20%0会议前要注意安排议程及休息医学科学家建议：连续工作1小时要休息，时间以10分钟为宜3,会议的沟通技巧27注意力效率曲线51015202年第4次运营会议

时间主题负责人14:00-14:10ActionItemReviewQiJianhua14:10-14:20RibbonFiberAnalysisZhaoShengbo14:20-14:25OperatorTShirtQiJianhuaLaborprotectionshoes14:25-14:40EngineeringY2KIssueDanielRaoRibbon#4033rdLineupdate14:40-14:55PCD/WarehouseFiberRockyChenFiberUtilizationFiberStock14:55-15:10TemperatureChamberChemecalStorageHaoGangForkLiftmaintanance15:10-15:25RawmaterialtestingRibbonCindylinecapacityanalysis15:25-15:402ndhalfrawmat.planXiaolei15:40RoundTableAll15:40—16:00Wrapup3,会议的沟通技巧规划一次会议议程2802年第4次运营会议时间有效控制会议申明时间表按时间表进行发言点名时间控制黄牌提示红牌罚下圆桌发言3,会议的沟通技巧29有效控制会议申明时间表3,会议的29需要定义团队需要修订和增加团队功能团队功能：知识，经验，传统，对事务的判断，对事务的理解团队内对决策持反对态度者只有10％，90％则是事前没有沟通造成团队内分享知识和经验的能力叫做组织智商有效控制会议3,会议的沟通技巧30需要定义团队有效控制会议3,会议的30重要事宜为先团结性事宜为先会有争论的议题严格设定时间1.5小時以內为宜可以精简的事宜可在会前10-15分钟内小议不要念数据，要汇报问题与偏差不要只谈问题，没有建议方案不要只提方案，没有执行措施有效控制会议3,会议的沟通技巧31重要事宜为先有效控制会议3,会议的31可以终止会议3,会议的沟通技巧需要有更多的事实，数据参考需要了解那些没有提出过的观点参会人需要和其他人讨论决定时间不够该事宜可由少数人会议决定即可询问：我们花费这麽多时间争论，价值在哪？32可以终止会议3,会议的需要有更多的事实，数据参考32会议中的常见陷阱开小会时间失控领导离开设备坏掉当事人未出席权威不够信息不全相互攻击议题失控中途溜号资料不足4,会议中的应对处理不积极参与唱反调33会议中的常见陷阱开小会时间失控领导离开设备坏掉当事人权威不够如何防范会议陷阱设备坏掉领导离开议题失控会期测试后备元件支援人员强调准时告知众盼告知成本休会等待会前沟通议程表提醒闹钟打断终止4,会议中的应对处理34如何防范会议陷阱设备坏掉领导离开议题失控会期测试强调准时会前如何防范会议陷阱资料不足当事人未出席中途溜号资料备份提前发放专人检查会前提醒代理出席会后告知罚款制度会前协议会中监督会后通报罚款制度开小会申明规则沉默等候嘘声提示会后单议4,会议中的应对处理35如何防范会议陷阱资料不足当事人中途溜号资料备份会前提醒会前协如何防范会议陷阱时间失控权威不够信息不全相互攻击闹钟提醒红黄牌制肢体语言强行终止提议对事相互赞扬真诚帮助分析问题借助老板请人主持申明纪律吁请帮助征求信息会前反馈专题小组呼吁提供4,会议中的应对处理36如何防范会议陷阱时间失控权威不够信息不全相互攻击闹钟提醒提议与会者类型分析争吵者盘问者大人物不感兴趣拒绝者怯场者发言癖万事通积极者4,会议中的应对处理37与会者类型分析争盘大不感拒怯发万积4,会议中的37不同类型人的对策争吵者盘问者大人物不感兴趣拒绝者怯场者发言癖万事通积极者保持冷静，客观，促使团队否决他的发言让他总结会议成果，有意识把他引入讨论要求团队对他的发言表态有策略地打断其发言，规定发言时间提出容易，直接的问题，加强他的自信心把他的提问交给团队认可他的知识，能力和经验通过“是的，可是”等回答的技巧进行不直接批评对他的工作领域提问，给出符合他兴趣范围的例子4,会议中的应对处理38不同类型人的对策争盘大不感拒怯发万积保持冷静，让他总结要求团提高会议成效的要领1.要严格遵守会议的开始时间。2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3.要把会议事项顺序与时间的分配预先告知与会者。4.在会议进行中要注意如下事项：(1)发言内容是否偏离了议题?(2)发言内容是否出于个人的利害?(3)是否全体人员都专心聆听发言?(4)是否发言者过于集中于某些人?(5)是否有从头到尾都没有发言过的人?(6)是否某个人的发言过于冗长?(7)发言的内容是否朝着结论推进?5.应当引导在预定时间内做出结论。6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。会议主持技能4,主持定期会议的要点39提高会议成效的要领会议主持技能4,主持定期39引导参与技巧

制定规范，率先执行

点人发言技巧，点弱不点强

提案结论技巧

会后单独询问代替表决

重复纲要式

分阶段开会式

主持人暗示方式

文件补充沟通4,主持定期会议的要点40引导参与技巧制定规范，率先执行4,主持定期401.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(以15分钟为限)2.不可从头到尾沉默到底。3.不可取用不正确的资料。4.不要尽谈些期待性的预测。5.不可做人身攻击。6.不应打断他人的发言。7.不要谈到抽象论或观念论。8.不可对发言者吹毛求疵。9.不要中途离席。会议禁忌4,主持定期会议的要点411.发言时不可长篇大论，滔滔不绝会议禁忌4,主持定期41会议中的沟通技巧4,主持定期会议的要点避免公事公办私下沟通出示方案寻求支持达成一致想到不同意见提出共同方案提请决策42会议中的沟通技巧4,主持定期避免公事公办42沟通的策略沟通前：想好目的规划策略沟通的热身沟通中：不要单刀直入坚持目的让对方了解，取得对方理解了解对方的观点取得对方支持沟通后：感谢对方的时间与对方保持联系回报对方4,主持定期会议的要点43沟通的策略沟通前：4,主持定期43主持人结论界定问题重点处理问题方向目标标准着手范围行动原则期望的效果截止期限5,会议的跟踪系统44主持人结论界定问题重点处理问题方向目标标准着手范围行动原则期会议后的检查询问与会者对会议的动机和目的是否明确？确保每人是否即使得到议程和资料？会议是否准时开始？是否遵守议程安排？是否达到会议目的？任务是否分配妥当？任务是否都规定了完成期限？会议中有多大比例的时间是缺乏效率的？5,会议的跟踪系统45会议后的检查询问与会者对会议的动机和目的是否明确？5,会议的会议落实步骤目标消化工作时序人力调配督导兼施人性管理肯定鼓励管理稽核综合技巧体会，了解工作目标每一阶段制定工作时间量，确认完成点评估可动用人力，配合完成工作的时间分点，以期最优化调配自上而下的压力式监督方式，兼有辅导方式将执行方案用产品/服务的行销方式推介给“用户”，使下属接受并努力完成以各种激励方式使员工建立自信，以积极态度实施工作进行过程中以各种行政手段强化管理月，周，日计划法，项目管理法，稽核分析法5,会议的跟踪系统46会议落实步骤工作时序管理稽核综合技巧体会，了解工作目标每一阶会议的跟踪系统5,会议的跟踪系统跟踪是企业文化的延伸跟踪是承诺文化跟踪是执行力的最佳体现跟踪体现经理人的工作能力跟踪能考问人们的责任心47会议的跟踪系统5,会议的跟踪是企业文化的延伸47会议的跟踪系统5,会议的跟踪系统决策一定要有人承诺行动要承诺完成的时间要承诺完成的标准使用标准表格工具如有困难当即寻求支援下次会议一定汇报进程追踪没有结果时不进行会议48会议的跟踪系统5,会议的决策一定要有人承诺行动48会议措施行动案例NoAction行动措施Owner负责人ActionStart开始日期ActionDue到期日1Alldatareportdelivered1daybefore全部数据报告一天前送交QiJianhuaJun.8Ongoing进行中2Firealarmsystemcontract火警系统合同签定HaoGang26-May28-May3Heatingcabinetmotorrepairreport加热柜引擎维修报告ZhaoShengbo5/26/1999Ongoing进行中4<=48Fiberreelstandard48芯光缆盘标准DaneilRao28-May8-Jun5Cablereelreceivingprocesscontrol收缆流程控制CindyLin27-May8-Jun671%fiberrewindinganalysis71%复绕率分析CindyLin26-May8-Jun7Ribbon/printinginquirywithAKXiaolei27-MayOngoing8LaborprotectionshoesHaoGang28-May8-Jun9TruckliftmainContractevaluationHaoGang26-May4-Jun10OTDR(coloring/printing)analysisXuRendong27-May3-Jun11Coloring/fiberprintingp.clinkMRPIIrequirementQiJianhua27-May28-May5,会议的跟踪系统49会议措施行动案例NoAction行动措施Own公司月度员工大会6,公司月度员工大会企业的沟通体系让员工了解企业的桥梁企业全员参与各部门负责人亲临全面介绍企业各领域活动对特殊员工的表彰员工参与企业的管理活动员工的生日庆贺回答员工的问题50公司月度员工大会6,公司月度企业的沟通体系50员工月度交流会WHEN10:00--10:0510:05--10:2010:20--10:3010:30--10:4510:45—11:0011:00—11:1011:10-–11:2511:25–11:4011:40—11:4511:45—12:00WHATWHO会议议程介绍公司状况通报销售进度/业绩财务状况近期主要公关活动美国总部新闻本月特殊员工好建议活动员工生日答疑解惑LarryThomasJennyDavisBernardPetersonAlbertNancyJimmyThomas6,公司月度员工大会51员工月度交流会WHEN10:00--10:05WHATWH小型派工/碰头会老板交办任务会前沟通找出障碍消化/目标/计划研判/聆听/原则分析/方法/规格例行会议方向/职责/顺序会后建立共识支援/激励/追踪7,小型派工会52小型派工/碰头会老板交办任务会前沟通找出障碍消化/目标小型派工/碰头会时间简短--半个小时主题单一简洁传达明确困难障碍清晰各方会前沟通确保采取措施可以站着开会7,小型派工会53小型派工/碰头会时间简短--半个小时7,小型53中大型会议管理会议费用会议场地人员范围会议公告嘉宾邀请会议接待对外协调专题小组住宿事宜餐饮安排会场控制价格谈判--操办大型会议文件制作8,主持大型会议要点54中大型会议管理会议费用会议场地人员范围会议公告嘉宾邀请会议接中大型会议管理1会议费用人员范围文件制作场地费餐饮费茶点费*2住宿费租车费司机费红包横幅费临时房警察费记者费礼品费规划内容特约写稿稿件组织文本审查文本汇编文本制作文本发放总结制发市场部公关部销售部行政部人力部售后服务IT人员秘书处外包人员--操办大型会议专题小组参加部门经验人员总指挥部礼仪制定8,主持大型会议要点55中大型会议管理1会议费用人员范围文件制作场地费规划内容市场中大型会议管理2会议场地会议公告嘉宾邀请档次确定场地选择价格谈判停车场地指示牌位桌椅摆放名签准备横幅制作音响系统音响师电脑系统屏幕系统公告起草部门确认时间地点会议要求与会人员会议日程会议事项嘉宾确认发邀请人请柬制作发言确认发言稿件机场接站住宿安排餐饮陪同返程机票讲课费用随从人员礼品颁发--操办大型会议8,主持大型会议要点56中大型会议管理2会议场地会议公告嘉宾邀请档次确定公告起草嘉中大型会议管理3餐饮安排价格谈判对外协调通知记者广告公司摄影摄像数字传送礼品制作礼品发放公安部门相关部门招待晚宴桌签制作桌位安排陪同人员酒水标准饮料标准司机招待媒体招待场地价格餐饮价格茶点价格住宿价格服务费用剪彩价格娱乐价格同声传译--操办大型会议8,主持大型会议要点57中大型会议管理3餐饮安排价格谈判对外协调通知记者招待晚宴场中大型会议管理4会场控制会议接待住宿事宜确认航班接站牌名司机指定班车协调专人接站入关事宜预定房间标准确认电话开通酒吧控制娱乐消费娱乐票证会后留住人走销房发日程表定主持人入场准备提醒闹钟场下示意音响监督电脑操纵服务人员紧急服务休息时间平行会场注册参加讲台尺寸--操办大型会议8,主持大型会议要点58中大型会议管理4会场控制会议接待住宿事宜确认航班预定房间发举办大型会议管理练习设想你奉命负责筹办一次全体经销商的年度定货大会，请举列要考虑的事项及日程安排请先画一张流程图，然后再考虑事项安排地点：桂林日期：10月15日时间：3天与会人员：300人左右主要内容：经济学家预测明年经济形势知名企业家现场演讲政府某部的科技司司长讲话桂林市分管工业副市长讲话公司总裁讲话销售总经理讲话研发总监讲话全国各大区经销商代表发言（9人）每晚需安排晚宴会后安排二天阳朔旅游8,主持大型会议要点59举办大型会议管理练习设想你奉命负责筹办一次全体经销商的年度地新办公楼开业典礼15:00pm贵宾到达登记15:30pm新办公楼开业欢迎致辞--BernardChoo15:35pm致辞讲话--Dr.WilliamR.Spivey博士–LTNPG事业部副总裁15:40pm贺礼致辞--北京市副市长刘海燕15:45pm董事长叶培大教授讲话15:50pm朗讯科技公司中国区总裁Mr.MichaelC.Chan讲话15:55pm剪裁仪式--byDr.Spivey,Mr.LiuHaiYanandProf.YePeidaandMr.MChanWilliamR.Spivey16:00pm奠基石的揭幕式--byDr.WilliamR.Spivey&ViceMayorMr.LiuHaiYanWilliamR.Spivey16:05pm气球升空，舞狮表演开始16:20pm来宾到接待区休息16:30pm—17:30pm贵宾分组/分批参观厂区17:30pm休会，赴国际俱乐部至尊厅鸡尾酒会，晚宴18:30pm—20:00pm鸡尾酒会/晚宴

8,主持大型会议要点60新办公楼开业典礼15:00pm贵宾到达登记8,主持大典礼仪式运营计划

ItemTime议事活动负责人可供资源备注110:00音响系统ZhuJingChenWeibin210:00停车安排LiuHongjunLaoMa312:00记者陪同与接待WuXiao413:00遮阳伞到位准备PengYandan5位小姐513:00遮阳伞安置妥当ChenWeibin614:00安全保卫HeHui714:00酒水饮料安排LiJingbin814:00舞师表演休息处ChenJinran夹层区房间饮料服务914:00医疗急救措施HeHui医生到位1014:30车辆安排HeHui1115:00组织员工参与LaoRen内部广播系统1215:00酒水/饮料服务LiJingbin京瑞酒店外派人员M/FRoom1315:00参观者的防护眼睛LaoRenLiJingbin装眼睛的箱子1415:00厂区参观ChenJinranDaniel/Cindy话筒1515:30员工晚宴招待LaoRenChenJ.R/H.G1615:30来宾离去LiuHongjunLaoMa1715:45剪裁/鲜花准备工作ZhuJingDiCheng1816:00剪裁活动ZhuJingJingRui1916:00饮料服务LiJingbinJingRuiSun-shineroom2016:00礼品赠送活动JinOuL.N/P.Y.D在酒店赠送2116:00奠基石就位HaoGangFacilitystaff2216:00司机误餐补助今LiuHongjunLaoMa2316:00司机饮料招待LiuHongjunLaoMa2416:30紧急事物处理LiJingbinTeam2518:00来宾陪同Dept.Mgr.Team2620:00员工离开LaoRenChenJ.R/H.GShuttleBus8,主持大型会议要点61典礼仪式运营计划ItemTime议事活动负责人可供资源演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！62高效会议的组织与实施视野培训高级讲师祁建华2006年7月23日63高效会议的组织与实施视野培训高级讲师1祁建华简介东方视野教育培训公司资深讲师04年中国优秀培训师10强清华大学特聘讲师,美国最大培训公司阿拉莫公司授权讲师（领导者之剑）美国科维培训公司授权讲师(高效人士的七个习惯）

美国领导力研究中心授权讲师（情景领导）

经历：在国际500强企业从事管理15年（惠普/朗讯科技）在股份制企业，民企工作经验从业行业：IT业，通讯业，证券业，机械制造业职业经验：人力资源，行政管理，生产制造，培训管理历任：副总裁，人力资源部长，生产总监，培训中心主任

历任社会职务：中国企业培训与管理协会理事，北京外企人力资源协会会员，美国行政管理协会会员，中国人才研究会金融人才专业委员会会员单位代表64祁建华简介24,会议中的应对处理常见的各类会议陷阱避开会议陷阱技巧与会者类型分析如何应对各类人5，会议的跟踪系统会议备忘录使用建立会议追踪体系追踪体系要点6，全公司级会议企业月度员工会如何组织月度员工会7，召集小型会议召集小型会的技巧开小型会的要点8,大型会议管理实务大型会议的操办大型会议的管理范围筹划时的关注要点实施中的控制与管理案例演练高效会议组织与实施大纲1,会议的类别与角色正确树立会议目的正式与非正式会议会议的类别会议主持人的角色会议的陷阱2,会议策划建立效率模式选择出席人如何策划会议会议计划表的规范会议室的安排会议工具的准备3,会议沟通技巧让参会者有准备而来科学地安排时间主持会议人的职责会议中的管理手段发言与倾听总结会议的能力654,会议中的应对处理高效会议组织与实施大纲1,会议的类别与高效会议组织与实施目的了解如何减少会议次数学会如何减少会议时间掌握怎样推动/执行会议决议确定合适人员参加会议有效地解决问题有效的会议追踪学会安排各种类型会议防范各种会议中的障碍与疏漏66高效会议组织与实施目的了解如何减少会议次数4企业会议的通病各类会议多，一个接一个经理人埋头于文山会海里没有统筹安排各类会议没有在年初统一规划各类会议会议成效差会议通知草率会议通知只提开会，不告知内容参会人来不及/无法准备随意选择与会人会议不能准时结束会议没有追踪系统检讨你们企业有哪些通病？67企业会议的通病各类会议多，一个接一个检讨你们企业有哪些通病？会议的一般类别正式会议非正式会议研讨会工作会计划/总结会演讲会碰头会电话会工作餐会员工会即兴会1,会议的类别68会议的一般类别正式会议非正式会议研讨会工作会计划/演讲会碰头生产型企业会议类别1,会议的类别研发会运营会采购会供应会生产会计划会质量会IT会财务会人事会69生产型企业会议类别1,会议的类别研发会运营会采购会供应会生产

新产品上市发布会挑战全国前三强誓师大会2002年营销战略研讨会解决近期品质问题小组会议集团运动会筹备小组会议会议的类别细分1,会议的类别70新产品上市发布会会议的类别细分1,会议的类别8会议的类别细分股东会高层决策会业绩回顾会年初动员会董事会客户调查会计划工作会质量工作会新闻发布会客户联谊会员工联欢会深入基层会午餐会专题报告会进度会落实任务会产品发布会提案会1,会议的类别71会议的类别细分股东会高层决策会业绩回顾会年初动员会董事会客户适合的参会人数1,会议的类别类别规模形式目的周期Forum论坛〉100人多人演讲可以不同观点、议题年度Council研论会<50人听讲并可以评论讨论并决策季度Committee委员会<12人发言机会平等讨论并决策短，频度大72适合的参会人数1,会议的类别类别规模形式目的周期Forum〉举办会议的自问为什么要开会？真的有必要开会吗？确立会议的目的会有那些阻力？--人员，--场地，--资金，--资料，--反对派，--时机，--设备，--其他冲突如何寻求支持？--会议成功要素2,会议的策划73举办会议的自问为什么要开会？--会议成功要素2,会议的11举办会议的成功要素会议前的准备会议中的控制与会人的培训会议服务会议后的追踪2,会议的策划74举办会议的成功要素会议前的会议中的与会人的会议服务会议后的2举办会议的自问举办会议目的问题目标成本--会议成功要素2,会议的策划75举办会议的自问举办会议目的问题目标成本--会议成功要素2,80:20定律投入产生产出消耗80%的时间（占多数次要的问题）80%的效果花费20%的时间（占少数重要的问题）产生20%的效果原则：会议中先解决少数重要的问题，再解决多数不重要的问题2,会议的策划7680:20定律投入产生产出消耗80%的时间80%的效果花费80:20原则的应用报纸工作任务工作汇报会议内容电话客户贡献销售产品功能家务活超市货物废品生产成本2,会议的策划7780:20原则的应用报纸工作任务工作汇报会议内容电话客户贡献策划企业全年会议列出全体部门部门会议类别生产淡季/旺季列出跨部门会议规划草案与各部门沟通调整计划公司会议达成共识向全体经理公布按计划执行2,会议的策划78策划企业全年会议列出全体部门2,会议的16主要方面注意要点检查开会目的本次会议是否真正需要，是否只是流于形式的会议？有无其他替代办法？如有，什么可取代？开会的目的是否明确？设定要项方面开会的时机，时间是否妥当？旺季/淡季开会的场所是否合适？会被占用否邀请的与会人员是否恰当？开会通知方面所有与会人员是否全部通知到了？会议的主旨，议题是否告知所有与会人了？是否事先通知与会人员就会议议题做准备？三日为请是否通知与会人员事先准备有关资料？会议准备方面是否就议题的顺序和时间安排妥当？会前是否应该分发参考资料？重要，避免引起惊讶是否要做应变准备？是否要安排好会议记录？是否安排好各种设备？会议准备检查表2,会议的策划机见表层。3。479主要方面注意要点检查开会本次会议是否真正需要，是否只是流于如会议领导人的角色主持人参与者听众指导者观察员2,会议的策划80会议领导人的角色主持人参与者听众指导者观察员2,会议的18会议的三项功能信息收集书面简报数据图表流程图图象做出结论分析判断推理预测方案评估供决策/做决策沟通与分析问题主导控制问题的要因确认要因，幅度大小，区域所在，趋势问题的风险3,会议的沟通技巧81会议的三项功能信息收集做出结论沟通与分析问题3,会议的19会议的组织模式场地佈置会议规划会议协调总体计划设备佈置时间管理规则书面文件形式记录形式主持人风格服务人员3,会议的沟通技巧82会议的组织模式场地佈置会议规划会议协调总体计划设备佈置时间管主持工作例会技巧控制会议效率会议结论提升效能制定规范，率先垂范点人发言技巧提案下结论技巧会后个别咨询代替表决重复纲要式分阶段开会式主持人暗示方式文件补充沟通上级参与界定问题重点处理问题方向目标标准下手点行动原则可能的效应完成任务实效分离主题为子题，先议子题举例说明式意见人的参与式下属参与式技术简报式播放VCD/录像式气氛感染式3,会议的沟通技巧83主持工作例会技巧控制会议会议结论提升效能制定规范，率先垂主持会议技巧纲要准备文字布达委托下属沟通，得出共识，作出决策同向解决整体，个体冲突化解决分段开会法决策性分工休息式沟通移交下属沟通法会后企划法对于会中的不同意见，讨论的方向及逻辑必须要同向与解决问题，而不是逆向讨论或分叉讨论3,会议的沟通技巧84主持会议技巧纲要准备文字布达委托下属沟通，得出共识，同向让参会者有准备3,会议的沟通技巧计划安排提前预告时间表与会人85让参会者有准备3,会议的计划安排23会议与行医的类比3,会议的沟通技巧会议行医有什么问题建立病例分析研究问题研究病症检查，分析数据望，闻，问，检查讨论解决方案开处方，选方案有哪些方案可行方案订立方案做手术86会议与行医的类比3,会议的会议行医有什么问题建立病例分析研究会议通知案例各位经理：兹定于下星期三（4月26日）召开生产运营会。时间从下午14点至17点。请各位经理于下星期一务必告知你部门的会议议题，发言时间，各类需要在会议上分享的信息，以便能够帮你提前安排。请采购部，计划部，质量部，工程部，仓储部生产部，设施部各位经理准时参加。顺致敬礼！

祁建华2002年4月22日3,会议的沟通技巧87会议通知案例各位经理：3,会议的25会议时间安排原则3,会议的沟通技巧职业健康保护注意力曲线安排一目了然88会议时间安排原则3,会议的职业健康保护26注意力效率曲线51015202530354045505560100%80%60%40%20%0会议前要注意安排议程及休息医学科学家建议：连续工作1小时要休息，时间以10分钟为宜3,会议的沟通技巧89注意力效率曲线51015202年第4次运营会议

时间主题负责人14:00-14:10ActionItemReviewQiJianhua14:10-14:20RibbonFiberAnalysisZhaoShengbo14:20-14:25OperatorTShirtQiJianhuaLaborprotectionshoes14:25-14:40EngineeringY2KIssueDanielRaoRibbon#4033rdLineupdate14:40-14:55PCD/WarehouseFiberRockyChenFiberUtilizationFiberStock14:55-15:10TemperatureChamberChemecalStorageHaoGangForkLiftmaintanance15:10-15:25RawmaterialtestingRibbonCindylinecapacityanalysis15:25-15:402ndhalfrawmat.planXiaolei15:40RoundTableAll15:40—16:00Wrapup3,会议的沟通技巧规划一次会议议程9002年第4次运营会议时间有效控制会议申明时间表按时间表进行发言点名时间控制黄牌提示红牌罚下圆桌发言3,会议的沟通技巧91有效控制会议申明时间表3,会议的29需要定义团队需要修订和增加团队功能团队功能：知识，经验，传统，对事务的判断，对事务的理解团队内对决策持反对态度者只有10％，90％则是事前没有沟通造成团队内分享知识和经验的能力叫做组织智商有效控制会议3,会议的沟通技巧92需要定义团队有效控制会议3,会议的30重要事宜为先团结性事宜为先会有争论的议题严格设定时间1.5小時以內为宜可以精简的事宜可在会前10-15分钟内小议不要念数据，要汇报问题与偏差不要只谈问题，没有建议方案不要只提方案，没有执行措施有效控制会议3,会议的沟通技巧93重要事宜为先有效控制会议3,会议的31可以终止会议3,会议的沟通技巧需要有更多的事实，数据参考需要了解那些没有提出过的观点参会人需要和其他人讨论决定时间不够该事宜可由少数人会议决定即可询问：我们花费这麽多时间争论，价值在哪？94可以终止会议3,会议的需要有更多的事实，数据参考32会议中的常见陷阱开小会时间失控领导离开设备坏掉当事人未出席权威不够信息不全相互攻击议题失控中途溜号资料不足4,会议中的应对处理不积极参与唱反调95会议中的常见陷阱开小会时间失控领导离开设备坏掉当事人权威不够如何防范会议陷阱设备坏掉领导离开议题失控会期测试后备元件支援人员强调准时告知众盼告知成本休会等待会前沟通议程表提醒闹钟打断终止4,会议中的应对处理96如何防范会议陷阱设备坏掉领导离开议题失控会期测试强调准时会前如何防范会议陷阱资料不足当事人未出席中途溜号资料备份提前发放专人检查会前提醒代理出席会后告知罚款制度会前协议会中监督会后通报罚款制度开小会申明规则沉默等候嘘声提示会后单议4,会议中的应对处理97如何防范会议陷阱资料不足当事人中途溜号资料备份会前提醒会前协如何防范会议陷阱时间失控权威不够信息不全相互攻击闹钟提醒红黄牌制肢体语言强行终止提议对事相互赞扬真诚帮助分析问题借助老板请人主持申明纪律吁请帮助征求信息会前反馈专题小组呼吁提供4,会议中的应对处理98如何防范会议陷阱时间失控权威不够信息不全相互攻击闹钟提醒提议与会者类型分析争吵者盘问者大人物不感兴趣拒绝者怯场者发言癖万事通积极者4,会议中的应对处理99与会者类型分析争盘大不感拒怯发万积4,会议中的37不同类型人的对策争吵者盘问者大人物不感兴趣拒绝者怯场者发言癖万事通积极者保持冷静，客观，促使团队否决他的发言让他总结会议成果，有意识把他引入讨论要求团队对他的发言表态有策略地打断其发言，规定发言时间提出容易，直接的问题，加强他的自信心把他的提问交给团队认可他的知识，能力和经验通过“是的，可是”等回答的技巧进行不直接批评对他的工作领域提问，给出符合他兴趣范围的例子4,会议中的应对处理100不同类型人的对策争盘大不感拒怯发万积保持冷静，让他总结要求团提高会议成效的要领1.要严格遵守会议的开始时间。2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3.要把会议事项顺序与时间的分配预先告知与会者。4.在会议进行中要注意如下事项：(1)发言内容是否偏离了议题?(2)发言内容是否出于个人的利害?(3)是否全体人员都专心聆听发言?(4)是否发言者过于集中于某些人?(5)是否有从头到尾都没有发言过的人?(6)是否某个人的发言过于冗长?(7)发言的内容是否朝着结论推进?5.应当引导在预定时间内做出结论。6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。会议主持技能4,主持定期会议的要点101提高会议成效的要领会议主持技能4,主持定期39引导参与技巧

制定规范，率先执行

点人发言技巧，点弱不点强

提案结论技巧

会后单独询问代替表决

重复纲要式

分阶段开会式

主持人暗示方式

文件补充沟通4,主持定期会议的要点102引导参与技巧制定规范，率先执行4,主持定期401.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(以15分钟为限)2.不可从头到尾沉默到底。3.不可取用不正确的资料。4.不要尽谈些期待性的预测。5.不可做人身攻击。6.不应打断他人的发言。7.不要谈到抽象论或观念论。8.不可对发言者吹毛求疵。9.不要中途离席。会议禁忌4,主持定期会议的要点1031.发言时不可长篇大论，滔滔不绝会议禁忌4,主持定期41会议中的沟通技巧4,主持定期会议的要点避免公事公办私下沟通出示方案寻求支持达成一致想到不同意见提出共同方案提请决策104会议中的沟通技巧4,主持定期避免公事公办42沟通的策略沟通前：想好目的规划策略沟通的热身沟通中：不要单刀直入坚持目的让对方了解，取得对方理解了解对方的观点取得对方支持沟通后：感谢对方的时间与对方保持联系回报对方4,主持定期会议的要点105沟通的策略沟通前：4,主持定期43主持人结论界定问题重点处理问题方向目标标准着手范围行动原则期望的效果截止期限5,会议的跟踪系统106主持人结论界定问题重点处理问题方向目标标准着手范围行动原则期会议后的检查询问与会者对会议的动机和目的是否明确？确保每人是否即使得到议程和资料？会议是否准时开始？是否遵守议程安排？是否达到会议目的？任务是否分配妥当？任务是否都规定了完成期限？会议中有多大比例的时间是缺乏效率的？5,会议的跟踪系统107会议后的检查询问与会者对会议的动机和目的是否明确？5,会议的会议落实步骤目标消化工作时序人力调配督导兼施人性管理肯定鼓励管理稽核综合技巧体会，了解工作目标每一阶段制定工作时间量，确认完成点评估可动用人力，配合完成工作的时间分点，以期最优化调配自上而下的压力式监督方式，兼有辅导方式将执行方案用产品/服务的行销方式推介给“用户”，使下属接受并努力完成以各种激励方式使员工建立自信，以积极态度实施工作进行过程中以各种行政手段强化管理月，周，日计划法，项目管理法，稽核分析法5,会议的跟踪系统108会议落实步骤工作时序管理稽核综合技巧体会，了解工作目标每一阶会议的跟踪系统5,会议的跟踪系统跟踪是企业文化的延伸跟踪是承诺文化跟踪是执行力的最佳体现跟踪体现经理人的工作能力跟踪能考问人们的责任心109会议的跟踪系统5,会议的跟踪是企业文化的延伸47会议的跟踪系统5,会议的跟踪系统决策一定要有人承诺行动要承诺完成的时间要承诺完成的标准使用标准表格工具如有困难当即寻求支援下次会议一定汇报进程追踪没有结果时不进行会议110会议的跟踪系统5,会议的决策一定要有人承诺行动48会议措施行动案例NoAction行动措施Owner负责人ActionStart开始日期ActionDue到期日1Alldatareportdelivered1daybefore全部数据报告一天前送交QiJianhuaJun.8Ongoing进行中2Firealarmsystemcontract火警系统合同签定HaoGang26-May28-May3Heatingcabinetmotorrepairreport加热柜引擎维修报告ZhaoShengbo5/26/1999Ongoing进行中4<=48Fiberreelstandard48芯光缆盘标准DaneilRao28-May8-Jun5Cablereelreceivingprocesscontrol收缆流程控制CindyLin27-May8-Jun671%fiberrewindinganalysis71%复绕率分析CindyLin26-May8-Jun7Ribbon/printinginquirywithAKXiaolei27-MayOngoing8LaborprotectionshoesHaoGang28-May8-Jun9TruckliftmainContractevaluationHaoGang26-May4-Jun10OTDR(coloring/printing)analysisXuRendong27-May3-Jun11Coloring/fiberprintingp.clinkMRPIIrequirementQiJianhua27-May28-May5,会议的跟踪系统111会议措施行动案例NoAction行动措施Own公司月度员工大会6,公司月度员工大会企业的沟通体系让员工了解企业的桥梁企业全员参与各部门负责人亲临全面介绍企业各领域活动对特殊员工的表彰员工参与企业的管理活动员工的生日庆贺回答员工的问题112公司月度员工大会6,公司月度企业的沟通体系50员工月度交流会WHEN10:00--10:0510:05--10:2010:20--10:3010:30--10:4510:45—11:0011:00—11:1011:10-–11:2511:25–11:4011:40—11:4511:45—12:00WHATWHO会议议程介绍公司状况通报销售进度/业绩财务状况近期主要公关活动美国总部新闻本月特殊员工好建议活动员工生日答疑解惑LarryThomasJennyDavisBernardPetersonAlbertNancyJimmyThomas6,公司月度员工大会113员工月度交流会WHEN10:00--10:05WHATWH小型派工/碰头会老板交办任务会前沟通找出障碍消化/目标/计划研判/聆听/原则分析/方法/规格例行会议方向/职责/顺序会后建立共识支援/激励/追踪7,小型派工会114小型派工/碰头会老板交办任务会前沟通找出障碍消化/目标小型派工/碰头会时间简短--半个小时主题单一简洁传达明确困难障碍清晰各方会前沟通确保采取措施可以站着开会7,小型派工会115小型派工/碰头会时间简短--半个小时7,小型53中大型会议管理会议费用会议场地人员范围会议公告嘉宾邀请会议接待对外协调专题小组住宿事宜餐饮安排会场控制价格谈判--操办大型会议文件制作8,主持大型会议要点116中大型会议管理会议费用会议场地人员范围会议公告嘉宾邀请会议接中大型会议管理1会议费用人员范围文件制作场地费餐饮费茶点费*2住宿费租车费司机费红包横幅费临时房警察费记者费礼品费规划内容特约写稿稿件组织文本审查文本汇编文本制作文本发放总结制发市场部公关部销售部行政部人力部售后服务IT人员秘书