公司员工手册

南京止马岭农业发展有限公司员工手册目录1.序言……………………12.第一部分人事管理制度人事政策招聘选拔入职管理实习、见习与试用离职管理出勤管理人事异动管理培训与教育管理制度沟通与申诉社会保险薪酬福利奖惩制度第二部分行政管理制度日常行为规范工牌管理名片管理邮递快件管理办公用品管理固定资产管理规定环境、卫生与绿化管理固定与移动电话管理办公设施、设备及物资的使用与管理车辆管理宿舍管理印章管理证照管理公司图书、报刊、音像资料、软件管理规定企业VI广告宣传品的管理客户招待、公关与维护管理接待管理及办法客户公关维护安全管理制度IT信息及设备管理第三部分运作管理制度请示报告制度员工述职与面谈制度回复制度第四部分财务管理制度员工借款管理规定员工外出管理制度费用报销管理规定序言我们竭诚地欢迎您加入止马岭这个大家庭。我们以您成为我们的一员为荣，并希望您能与我们长期共事，为达到我们共同的目标而努力。我们相信，只要大家敬业爱业，彼此真诚合作，本集团将不断突破，攀登新的高峰。本手册根据国家有关法律法规及公司的发展状况而制定。它是公司劳动合同不可缺少的组成部分，而且是您在公司工作的重要指南。请您仔细阅读手册，它将向您介绍公司为您提供各项福利、服务和必须遵守的纪律及行为规范。您应严格遵守和执行本手册的各项规定。任何员工如对本手册有任何疑问，可直接向人事行政部提出，我们非常乐意为您解释。本手册适用于止马岭所有员工。如果制定本手册所依据的国家政策和相关法律法规发生变化或因公司发展需要，公司人事行政部将适时对本手册进行修改和补充，并以日后公布为准。第一部分人事管理制度人事政策人事政策是人事管理原则的具体体现，公司的人事政策由招聘录用政策、晋升和调配政策、薪金福利政策、绩效激励政策、培训教育政策、员工关系政策六个部分组成。一、招聘录用政策1、德才兼备、德为基础；2、强调共同理想与价值观，团队意识和协作精神；3、在注重专业技能的同时强调综合素质和发展潜力。二、晋升和调配政策1、以能定职，提供发展空间，而非资历和功劳，这样才能保持企业发展的活力；2、强调沟通、重视考核；3、统一调配，为员工提供选择机会；4、重要岗位任命，必须德才兼备，内竞为主，外聘为辅。三、薪金福利政策1、按照市场化的原则达到外部均衡，随着企业发展，工资逐步达到处于同行业中上水平，福利处于同行业中上水平；2、按照岗位差异化的原则达到内部均衡；3、倡导正确的金钱观念；4、为业绩优秀者加薪；5、薪酬保密，任何泄露薪酬者，一律扣除当事人20%月薪，情节严重，影响工作氛围等的，扣除一个月薪酬。四、绩效激励政策1、正确协调精神与物质的关系、保持人才稳定；2、激励的方向体现公司的发展政策；3、建立团队归属感和对前途的信心。五、培训教育政策1、培训作为激励政策的组成部分，是保持企业和员工活力的手段；2、对外开放，吸收其它企业先进经验。六、员工关系政策尊重；和谐；共赢。第二章招聘选拔人员招聘必须提前提出申请后方可招聘；岗位空缺应遵循内部优先之原则；招聘人员考核之程序参见相关流程；第三章入职管理新人请在指定日期到公司人事行政部报到，如因故不能如期报到，应与人事行政部取得联系，另行确定报到日期。公司在新员入职时，会为其指定一名入职引导人，一对一全面负责新员工的入职引导，对您进行工作、生活与环境的全程辅导，使新员工更快的融入到公司。具体引导内容参见《新员工入职手续清单》。新员工报到应提供下列证件资料：□证件照；（免冠蓝底彩照，一寸4张、二寸2张）□身份证原件、复印件1张；□户口簿原件、复印件1张（户主和本人栏）；□学历证书、职称、资格证书原件，复印件各1张；□与原单位解除劳动关系证明；（无工作经验者不需要）□就业失业登记证、职工养老保险手册；（应届毕业生：《毕业生推荐表》及《就业协议书》原件；外地户口：暂住证原件）□社会保险转移单；（无参保经历者不需要）□中国银行卡复印件（同一页上附身份证复印件正面）□护照；（海外项目人员须提供）

□无犯罪记录证明（户籍地派出所开证明，海外人员需提供）□体检报告。申报事项：员工在被公司录用后应立即申报以下事项紧急联系人及其联系电话、家庭住址、电子邮箱、本人联系电话等；您有义务随时向公司人事行政部申报以下资料的变动情况，以备及时更新个人档案。保密协议书签订：对于特殊岗位，经公司确认需要签订《保密协议书》。保密协议条款具体内容不同岗位另行确定。第四章实习、见习与试用实习（生）：实习生是非公司正式员工，不完全享受公司员工待遇。实习为员工从事临时性工作的岗位，属学习性质，必须有具体明确的引导人，不完全承担岗位责任。岗位责任由引导人负责承担；实习生实习期超过两个月的,在实习开始之前都须按正式员工之入职程序办理相关手续；试用：是公司对于新进员工的评估。新员工入职试用期为三个月，试用期最长不超过六个月，试用期表现优秀的可以提前转正，试用不合格可以劝退。试用期间请假时间不计入试用期时间，请假时间超过5天的，公司可延长试用期。试用期内，双方均有权解除劳动合同关系，其中员工单方面原因解除劳动关系时，必须提前至少3个工作日以书面形式通知公司。转正：所有员工转正管理由人事行政部统筹，对入职所需资料齐全者，由人事行政部向用人部门发出《转正评估表》，由其部门进行考评，填写《面谈记录表》。人事行政部按转正流程办理转正手续。入职资料不齐全者或考核不合格者，公司不予转正；第五章离职管理员工离职分类辞职：员工个人原因辞去工作，经公司同意解除劳动合同关系；劝退：在试用期内达不到公司用工标准，公司与其解除劳动合同关系；辞退（解雇）：正式员工严重违反公司规章制度，及劳动法、劳动合同法规定情形的，公司予以辞退并解除劳动合同关系；员工离职期限试用期的员工，至少提前3个工作日向公司人事行政部正式提交《辞职申请书》。公司认为该员工未能达到公司的要求，也可以由人事行政部正式向员工提出劝退，在工作与物品交接清楚的情况下离开公司，解除劳动合同关系；试用期满后已转正的员工，如需辞职（单方提出解除劳动合同）必须提前三十天到人事行政部递交辞职申请，经人事行政部审核后，呈总经理批准。离职工作交接员工在离职日期批准生效的当天，凭《辞职申请书》到人事专员处领取《工作交接单》和《离职表》，然后前往各相关部门办理交接。部门物品和工作交接：职务上所保管和使用的一切公司文件，由接替人或接交人接收。正在进行中的工作事项、计划事项、上级指令的交接，接交双方进行必要的口头沟通及书面交接。交接时，其上级应对交接过程进行监管。公司物品交接：办公用品、工作制服、工作用具、退宿舍、员工入职时配发物品等移交行政专员处。财务欠赊物品账款等由财务部收回。离职员工的薪酬结算交接完成后，离职员工的考勤交人事行政部核实，并核算离职工资，然后连同《离职表》交人事行政部经理审核，转财务部复核后，员工签认。在公司发薪日统一转入当事人工资发放指定银行卡帐户中；如果公司曾出资送员工参加各种培训或进修，并签定相关的培训协议的，员工在辞职时应按培训协议的相关条款支付应付违约金；员工在工作过程中出现未收回的外欠款或可能造成公司损失的，公司有权暂时扣发员工工资，待事情处理完毕后方可发放。第六章出勤管理一、工作制度：1、公司总部办公时间：公司正常出勤时间为每周工作六天，每周工作时长不超过40小时。夏令时：周一至周五工作时间为08:30-11：30，13：30-17:30，周六工作时间为08:30-11：30，13：30-15:30；冬令时：周一至周五工作时间为08:30-11：30，13：00-17:00，周六工作时间为08:30-11：30，13：00-15:00；工作用餐时间不计入出勤时间。总部实行指纹考勤制度，上班下班均需打卡，一天4次。2、工程项目部办公时间：根据项目的不同需要而定，采取排班或轮休为主的综合计时制。3、农业项目基地办公时间:根据季节变化和工作的不同需要而定，采取特殊工时制。4、公司可根据需要变更和调整工作时间。考勤制度：1、当月迟到、早退1小时以内者，第一次扣除工资10元，第二次扣除20元，第三次扣除30元，以此类推；当月迟到或早退超过5次的，第6次开始每迟到、早退一次按事假一日扣款。2、事假：员工请事假必须提供正当理由，必须是因为需要本人在场的重要事项，否则不予批准。需要请事假的，应提前书面向部门负责人提出申请，经批准后方有效。因临时突发情况需请假的，必须在上班前电话告之上级领导，经批准后方有效，到岗后三个工作日内必须补写书面的请假手续，并按要求备案。事假一次期限控制在5天以内，特殊情况最长一次不得超过30天，否则公司有权拒绝批准。每年事假累积不得超过30天，否则多出部分视为旷工。事假最小单位为0.5日。事假是无薪假，假期期间不予计算工资、福利等。3、病假：请病假的应尽可能提前向部门负责人申请。突发疾病不能提前申请的，需在24小时内电话告之部门负责人。3.1病假必须在假单后附上病假证明，否则以事假论。3.2病假时间在三天以内的（不含三天），需附上正规医院的病例或建议休假的病假证明；病假三天以上的（含三天），需提供南京市区级以上医院的病例和主治医师开具的病假证明。必要时（指有疑义或请假时间较长）还需要提供：有主治医生签字认可的有效诊断证明和病情结论的《病历》原件，有效发票（含挂号、医药费等单据）等。3.3对不符合手续的病假申请，公司可以不批。员工如有异议，须按公司要求到公司指定的具有资质的医院重新开具相关证明。3.4病假证明未盖章或有涂改的一律无效，病假一律从病假条开具之日（晚间急诊从次日）起算。3.5员工病假累计休假在1个月以内的，病假当日应扣工资计算公式如下：当日应扣工资=员工月工资/应出勤天数×0.23.6员工病假累计休假在1个月以上的，病假工资标准统一为南京市最低工资的80%。3.7员工病假天数按实际休假天数计算，连续休假期内含有周休日和节假日的应予剔除。3.8员工因重大疾病，需连续30天（含）以上治疗的，可申请休长期病假。申请休长期病假者，在请假时由人事行政部提出处理意见报相关领导批准后方可执行。3.9休长期病假者，病愈后要求恢复工作时，必须持有所就诊医院的病愈证明，到人事行政部办理试工手续（公司将根据相应的病情给予1—3个月的试工期）。试工期内旧病复发的，病假期仍连续计算，待遇仍按南京市最低工资的80%发放。4、婚假：符合《婚姻法》规定结婚的正式员工，结婚半年内根据公司工作安排可享受有薪婚假（以结婚证登记日期为准）。员工婚假按自然天数计算，遇休息日、法定节假日不顺延，也不以薪金方式支付给员工个人。员工在本公司服务期间只享受一次有薪婚假。员工申请婚假需提前申请假期，事后一周内《结婚证》（复印件）及《休假申请单》经人事行政部确认后核准有薪婚假；5、丧假：员工直系亲属死亡的，可申请1-3天有薪丧假；丧假不能以薪金方式支付给员工本人。6、产假：公司正式女员工，符合国家生育政策的，女职工生育享受98天产假，其中产前可以休假15天；难产，增加产假15天；生育多胞胎，每多生育1个婴儿，增加产假15天；产假期间不再享受现金福利补贴和期间的绩效奖金；7、陪护假：配偶符合国家生育政策的男性员工，凭医疗单位开具的证明可享受7天有薪陪产假，陪产假按自然天数计算，遇公休日、法定节假日不顺延；也不能以薪金方式补偿员工。8、请任何假期，一天之内由部门（项目）负责人审批即可，一天以上至二天内需经部门负责人同意，三天（含）以上需经过总经理审批。9、所有人员休假前应做好相应的工作交接安排，并通过电话、网络或邮件告知相关人员休假期间的职务代理人，确保工作的正常开展。所有假期结束均需向人事行政部办理销假手续；第七章人事异动管理公司内部如有职位空缺，公司内部员工可以向相关部门提出职务变动申请，人事行政部将按人事异动流程给予办理；借调人员由双方部门负责人协商同意后，由调出部门填写《人事异动单》；部门内部借调的，由部门经理审批后，人事行政部归档；部门之间借调的，经调出部门及调入部门经理审批后，应上报公司总经理审核后，才能交人事行政部人事专员归档；调出部门须将当事人考勤转入调入部门，由调入部门记录考勤。每月5日前统一将考勤交人事行政部人事专员汇总；所有职位、岗位调整，从批准生效日期起，进入调整后职位或岗位的见习期，见习期限1-3个月，见习合格后调整正式生效，否则将撤销该调整；薪酬福利可随职位、岗位的调整进行变更。第八章培训与教育管理制度培训计划由人事行政部结合各部门需要统一制定，由总经理核准实施后进行；新员工入职培训人事行政部在新员工入职报到后组织员工进行入职培训，培训完成签订《培训确认书》；公司培训合格后分配使用部门，员工在到岗后由使用部门应组织岗位培训，签订《岗前培训确认书》；部门主管有督促本部门新入职员工参加新员工入职培训的责任。因公不能参加入职培训者应提前三天通知人事行政部。公司内部培训部门内部培训：各部门根据实际工作中需要，对员工进行小规模的、灵活实用的各方面专业培训；转岗培训：公司原有员工调换工作岗位时，按新岗位要求，对其实施的岗位技能培训；外派培训3.1外部培训申请：公司员工确实需送外培训的，由需求部门主管填写《培训申请表》经部门经理及人事行政部复核呈总经理核准实施；；3.2外部培训费用：外送培训费用2000元以下的，培训结束后至少应为公司服务一年；2000-4000元的服务2年；4000-8000元的服务3年；8000元以上的服务至少5年以上,具体规定根据培训协议执行。4、员工自我培训：公司鼓励员工利用业余时间,自觉、自愿积极参加各种培训、学习，提高自身素。第九章沟通与申诉沟通：公司人事行政部及总经办作为员工关系与沟通的主要责任机构，将为员工在工作满意度提升、劳动保障、职业心理辅导与申诉处理等方面提供帮助。同时各级管理人员同样负有相关责任义务；公司鼓励逐级沟通，层级汇报：直属上级--部门（项目）负责人--人事行政部--总经办。总经理接待日：每周六下午为总经理接待日，如需与总经理直接沟通，请提前向秘书做好预约；员工关系专员：人事专员均为兼职员工关系专员，接受和处理员工表达的想法、意见和建议；公司将通过定期的和不定期的书面或面谈式意见调查向员工征询对公司业务、管理等方面的意见，员工可完全凭自己的真实想法反馈而无须有任何顾虑。这些意见与建议将成为公司在经营管理决策过程中的考虑因素。公司虽不承诺员工的每一项想法均能实现，但公司会给员工以相应的答复；为达到充分沟通的目的，公司定期和不定期地采用公司内部网、公告板、会议等渠道向员工通报公司近期的经营管理信息，所有这些信息不仅有助于员工对公司的进一步了解，同时对这些信息的分析与判断也是帮助员工个人成长非常好的手段。申诉：各级管理人员、人事行政部、公司总经理均是员工申诉对象；当员工认为有申诉需求时，可选择适当的申诉渠道和申诉对象向公司申诉；公司鼓励员工逐级反映情况，当员工认为不方便通过一般申诉渠道申诉时，也可通过网络或E-mail等多渠道申诉，或越级申诉；申诉方式有面谈和书面两种形式；如选用书面方式，申诉书必须具名，否则不予受理。各级责任人或责任部门在接到员工申诉后，将在权限范围内，对申诉事件涉及的相关当事人中进行调查，并根据调查结果尽快做出处理决定。处理决定将通过书面或电子邮件的形式通报给申诉者、人事行政部及公司总经理。员工如果对处理决定不满意可继续向更高一级经理或部门申诉；除以上机构外，由人事行政部、总经办组成的仲裁调解委员会，负责受理员工在此方面的申诉。申诉的初衷是为了更好地完成工作目标，而非搬弄是非，打小报告，任何员工均不得违背此初衷。第十章社会保险公司由人事行政部负责为未在其他单位缴交社会保险的公司员工办理社会保险；社会保险缴纳比例及投保金额按南京市人力资源和社会保障局规定和公司规章执行；劳动关系不在本单位或因特殊情况不能在本单位缴纳保险的，必须提供有效的证明文件，否则公司将不予接收，另外，员工所确认的薪资中已包含公司应承担部分的保险费用。对于存在安全风险的工作，公司将为相关人员办理意外伤害险，保障员工的利益，减少风险，且全部费用由公司承担。第十一章薪酬薪酬结构：员工薪酬由以下几部分组成：薪酬总额=基本工资+岗位工资+技能工资+绩效工资+效益奖金基本工资：岗位工资：技能工资：绩效工资：效益奖金：具体包括股利、分红、提成、奖金等；第十二章福利通讯补贴：1.1根据岗位职责和工作性质，执行岗位补助标准；因工作需要承担两项岗位职能时，采用就高原则执行，不予累计。因工作需要增加对外沟通的次数、范围或承担了本职工作岗位以外的事务，原话费标准不足时，可由本人申请，部门经理审核，总经理审批后，调整补助额度，当恢复原工作内容时按原补贴标准执行。1.4岗位变动时，通讯补助随岗位一起变动，变动生效时间根据实际情况而定。（当月15号前变动的，享受变动后的岗位话费补贴；当月15号之后变动的，按原岗位补贴执行；特殊情况另行审批。）1.5在15号之前转正的员工，通讯补助按岗位补助标准发放；在15号之后转正的员工，通讯补助按岗位补助标准的50%发放。对于开通公司集团号的员工，公司到每年年终将对这些员工每月集团号的通讯费予以报销。实报实销的人员须提供由通信部门打印的话费单。附表总部职能部门：月份：序号岗位名称补贴标准（元）备注1董事长实报实销2总经理实报实销3副总经理1004部门经理506部门副经理507驾驶员50农业公司：月份：序号岗位名称补贴标准（元）备注1经理1002生产经理1003调度员504技术员505炊事员306驾驶员507农技员508会计50工程项目：月份：序号岗位名称补贴标准（元）备注1项目经理实报实销2施工经理1003各部门主管1004施工员505测量员506助理施工员507预算员508安全员509采购员10010资料员8011统计员5012仓管员5013驾驶员5014炊事员3015电工5016项目会计50差旅津贴：员工生日慰问：员工转正后，生日当月公司发放生日慰问品，参考价值80元；社保：公司为每一位签订正式劳动合同的员工购买社保；公司可为员工提供宿舍，具体入职条件和要求按照《宿舍管理规定》执行。其它福利项目，根据具体实际情况另行规定。第十三章奖惩制度奖励奖励的方式分经济奖励、行政奖励。经济奖励包括奖金、奖品。行政奖励包括嘉奖、记功、记大功。以上二种奖励可分别施行，也可合并执行。员工有下列事件之一者给予奖励。5.1工作努力、业务纯熟，能适时完成重大或特殊交办任务者；5.2品行端正，恪尽职守，堪为全体员工楷模者；5.3以具体行为或表现，维护或争取了公司之荣誉者；5.4提供合理化意见被公司采纳，且在试行中卓有成效的。5.5遇有灾变或意外事故，能够奋不顾身，不避危难，极力抢救并减少公司损失者；5.6检举揭发违反公司规章制度或侵害公司利益的行为，为公司挽回形象或财产损失者；5.7对维护公司荣誉、塑造企业形象方面有贡献，因个人行为受到社会赞同和舆论表扬者；5.8承担巨大风险，挽救公司财产，表现突出者；惩罚惩戒的方式有经济处罚与行政处分两种：经济处罚为罚款，直接与金钱挂勾行政处罚分为警告（口头/书面）、记过、记大过、降职、辞退。以上两种惩戒可分别施行，也可合并施行。员工有下列行为之一者，给予口头警告或罚款10-20元。接听电话不使用规范用语者；参会人员迟到者；未按公司指定位置，随意摆放或堆放杂物者；乱扔杂物，破坏环境卫生者；未能及时传达、执行公司下发的文件者；下班后所辖区域或窗户未关，所用电器（空调等）电源未切断者；部门内发生重大事情，如贵重物品丢失等，未能及时上报有关部门或主管领导者；员工有下列事件之一者给予书面警告处分或罚款20-50元。，如造成损失并负赔偿责任，警告通报全公司。未经批准擅自离岗怠慢工作者；妨害现场工作秩序经劝告不改正者；不能按时完成规定事务，又不及时复命，但未造成损失者；因操作不当，造成仪器、设备损坏者；私自移动消防设施、公司设备等；员工有下列事件之一者给予记过处分或罚款50-200元。，如造成损失并负赔偿责任。记过通报全公司。不服从上级领导合理工作安排及工作调动者；对上级指示或有期限命令，无故未能如期完成致影响公司权益者；旷工或培训旷课者；不服从主管人员合理指导，屡劝不听者；培训考试作弊者及为作弊提供方便者；培训无故旷考者；在工作场所喧哗、嘻戏、吵闹，妨碍他人工作而不听劝告者；泄露公司秘密事项，已对公司利益造成损害但情节较轻者；员工有下列事件之一者给予记大过处分或罚款200-500元，如造成损失并负赔偿责任。记大过通报全公司。对下属正常申诉打击报复经查属实但情节轻微者；故意损坏公司重要文件或公物者；擅自携带易燃、易爆、危险品入公司者；在职期间受治安拘留，经查确有违法行为者；伪造病假单证明或无病谎开病假证明者；虚报业绩、瞒报事故者而蓄意妄取成绩、荣誉和个人私利者；故意造成同事失和或造成领导失察责任或致使他人工作受阻，公司利益直接或间接受到损害者；对同事恶意攻击或诬害、伪证、制造事端者；员工有下列条件之一者，予以辞退处理罚并款500-2000元，如造成损失并负赔偿责任，同时通报全公司，并视情节移交司法机关处理。连续旷工3天（含）以上，或一年内累计旷工5天（含）以上者；殴打同事或相互殴打者；玩忽职守，致公司蒙受1万元（含）以上经济损失者；对下属正常申诉打击报复经查事实情节严重者；对同事暴力威胁、恐吓、妨害团体秩序者；泄露公司秘密事项，已对公司利益造成严重损害者（同时移交司法机关处理）；滥用职权，恣意挥霍公司财产造成较大经济损失者（同时移交司法机关处理）；损公肥私、泄露公司机密给公司造成较大损害者（同时移交司法机关处理）；偷盗、侵占同事或公司财物经查事实者（同时移交司法机关处理）；在执行公务和对外交往中索贿、受贿，收取回扣者（同时移交司法机关处理）；在公司内煽动怠工或罢工者；造谣惑众诋毁公司形象者；未经许可兼任其他职务或兼营与本公司同类业务者；在职期间刑事犯罪者；伪造或变造或盗用公司印信严重损害公司权益者（同时移交司法机关处理）；因个人原因造成公司财物损坏和丢失的，由人事行政部和相关部门对责任人进行调查认定，根据具体的情况，酌情处理。其它员工的表现只有较大地超过公司对员工的基本要求，才能够给予奖励，达到或稍稍超出公司对员工的基本要求，应视为员工应尽的责任，不应得到正常待遇之外的奖励。当员工的表现达不到公司对员工的基本要求，应给予相应惩戒。处理员工因违纪过失或责任过失行为时，处罚和惩戒通知单必须知会本人，对于不合理、不公平的惩罚，员工有申诉的权利，申诉过程中处罚内容照常执行。员工对处罚结果有异议的，可向人事行政部进行申诉。被惩处的员工提起申诉时需要以书面形式提交。人事行政部在接到申诉后7日内必须分析调查是否出现差错，最终将处理意见反馈于申诉人，如申诉成功，相关处罚于3日内撤回。申诉人员对人事行政部的处理结果不服的，可向总经理上诉，总经理对投诉的裁决具有最终的效力。对员工奖惩采取拖延、推诿或不办等方式的管理人员，人事行政部应及时提出处罚建议，下达员工奖/惩单。对为公司建设与发展作出巨大贡献者，公司将另行给予通报、奖励。任用与提升员工时，同等条件下，优先选择受过奖励的员工，对德、才兼备者还可破格提升。奖励事项如为多人共同合作而完成的，其奖金按参加人数以一定的比例分配。惩处的提出人可以是任何有权发现问题的人，落实人必须是其直接上级，核实人必须是与问题不相关连部门。核实结果如实报人事行政部。凡与本职工作有关的奖励，由其直接上级提出，凡与本职工作无关的，由见证人提出，经当事人部门审核，奖励的核实由人事行政部负责。申请奖励均需填写《员工奖励单》，第二部分行政管理制度第一章日常行为规范办公室员工须举止文明、谈吐文雅、待人热情、讲究礼貌，严禁大声喧哗。保持仪容整洁、仪表端庄，头发梳理整齐；办公室同事之间见面提倡使用礼貌用语，早晨见面要互相问候“早上好”等；保守秘密，下班时锁好文件资料，不该知道的事情不打听，不该看的资料不看；保持个人办公台面、办公用品及座椅清洁、整齐，并进行定位摆放，物品用后放归原处；下班后必须检查电脑、空调等设备关闭后方可离开；员工要注意节约，下班后应关闭饮水机、照明灯、传真机、复印机；关闭门窗。如有加班人员，最后下班人员负责以上工作；自觉做好日常清洁维护，养成良好卫生习惯，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内；各部门负责人应认真配合，督促属下员工共同遵照执行.第二章名片管理公司名片应统一颜色、尺寸、规格标准，同时保证名片纸张质量；公司员工的名片经人事行政部审核后统一联系印刷单位印制，个人不得私自印制；印制名片的版式设计，使用标准经总经理确认后统一格式印刷；印制名片当事人要提前三天向人事行政部索取《名片印制申请单》填写，经部门（项目）负责人审批后，转送人事行政部执行；印制名片的员工职务由人事行政部根据人事资料确定，不得自行改动；新印制名片要在人事行政部备案；各项目专用名片统一由人事行政部统一负责，格式与标准参照公司统一标准与程序执行；各项目不得私自印刷；印制完成后由人事行政部统一发出；离职时，必须将名片交回人事行政部；其它印刷品可参照以上流程与标准进行。第三章邮递快件管理凡因工作需要邮递快件的（包括快递公司、EMS等），须填写《邮递快件申请单》；邮递快件须经本部门负责人签字同意，人事行政经理核签后交付行政专员递送；人事行政部负责统一办理邮递快件业务。各部门将需邮递的信件连同申请单送行政专员，由行政专员登记，统一通知安排快递公司，并负责与快递公司结算清帐，每月底分部门（项目）做好当月邮递快件的汇总统计；人事行政部应做好抽查工作，发现因私邮递现象，除费用由因私者支付外，还将视情节轻重对因私者给予一定的处罚；第四章办公用品管理公司办公用品的采购、保管、发放等统一由人事行政部负责；各部门（项目）根据办公用品实际使用情况在每月最后三个工作日前将本部门（项目）所需办公用品报到行政专员处汇总，经行政经理审核后由人事行政部统一安排采购，不允许员工自行采购；人事行政部安排专人负责办公用品的采购、发放、管理。人事行政部对办公用品建立实物收发帐，负责登记物品进出；物品领用时必须登账、领用人必须签收；人事行政部对非消耗类固定用品建立个人办公用品台帐，记录每个员工的办公用品使用（领用）情况；公司的办公耗材如复印纸、墨盒、墨粉、色带等，由行政专员负责管理与记录消耗情况，控制使用；可双面使用的纸张，放入指定二次用纸区；部门人员离、辞职时，需将公司的物品交回人事行政部，经手人须在《员工离职物品移交单》中的“办公用品”项目签字确认。回收的物品由人事行政部保管；人事行政部每月底对公司的办公用品使用情况进行分部门（项目）汇总，制作每月办公用品领用汇总清单及费用表，经行政经理签署后，送交各部门（项目）负责人核对确认并报财务部存档。第五章固定资产管理规定定义：使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等列作固定资产。不属于生产经营主要设备的物品单位价值一般情况在2000元以上，并且使用期限超过2年的，也应当列为固定资产。除固定资产以外的物质资产，列入办公设施、设备物资及低值易耗品由人事行政部门作登记备查管理。人事行政部设专人负责固定资产实物管理，设置台帐及卡片，对固定资产进行分类编号、购建、验收、保管、日常维护、保养、修理、调拨、出售、报废、定期盘点等有关事项。并对每项固定资产的使用落实到人，并订立相关的使用、交接，丢失、损坏赔偿规定；公司实行“部门经理负责制”，任何部门管理人员的调动、离任等都必须将固定资产的管理纳入审记范围。对于账实不符的，应查明原因，分清责任；固定资产领用人应当妥善保管，本人领用的固定资产发生丢失或毁损必须照价赔偿。调离公司的员工,均须完整地交出所领用的固定资产，否则不予办理调动手续。未调出公司，需办理固定资产的转移手续；固定资产清查：由人事行政部会同财务部及各部门指定专人，每半年一次清查，核对；第六章环境、卫生与绿化管理公司办公室的环境、卫生与植物绿化统一由人事行政部负责管理，员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责；凡新入员工工，必须了解清洁卫生的重要性与必要的清洁整理卫生知识，了解办公用品定置摆放的要求；各工作场所内均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑；清洁区域按规定划分，出现脏、乱现象，负责人应主动、及时进行清洁；保洁负责维护日常办公室公共区域环境卫生，大型节假日由人事行政部组织各部门对办公室进行大扫除。全体员工应共同爱护公司的花草树木，不得随意损坏，共同营造美好的工作环境。第七章固定与移动电话管理公司电话总机由行政专员负责转接，员工内线电话号码由人事行政部统一负责登记；公司通讯录的更新与管理由人事行政部负责，定期整理并发放各部门及个人；接听电话须注意礼貌，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员；已给通讯津贴的员工，必须保持24小时开机。跨区域无网络的，须公布备用号码；员工如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知人事行政部更新后公布；人事行政部须不定时抽查开机情况，一个月出现三次停机或关机现象，对工作造成影响的，酌情扣减或取消相关人员该月话费补助;公司已办理移动集团套餐，由人事行政部办理为相关人员办理。第八章办公设施、设备及物资的使用与管理设施、设备是指非固定资产且使用期限超过一年，价值超过500元以上的物品；物资是指价值超过50元以上的非一次性消耗品;办公设备、设施及物资主要指：打印机、复印机、电脑、传真机、扫描仪、刻录机、投影仪、电子白板、微波炉、冰箱、音响、移动硬盘、数码相机、空调等；办公室设施、设备及物资的日常管理由人事行政部负责；人事行政部对公司所有办公设施、设备及物资建立清册，每半年做一次盘点；为确保公司资产管理清晰，所有办公设施、设备及物资的购置、调配、更新、报损必须由人事行政部审核后方可执行；办公设施、设备，个人使用由个人负责，部门公用由部门负责人指定专人责任，严禁擅自调动。如需调用必须在人事行政部办理登记事宜；办公室环境与物品布置一经确定，未经人事行政部经理批准，严禁私自调动;办公室内的设施、设备及物资需要离开公司办公楼所在地，需要在行政经理批准后，方可离开公司；行政专员有权对异常情况进行查询。第九章车辆管理人事行政部是公司公务用车的日常管理部门。负责公司车辆分派、使用、保养、维修工作的评审及日常管理；车辆调度以保证业务用车为先原则，按业务的轻重缓急情况派车。需要用车的员工应提前填写《用车申请单》向人事行政部申请调派，需提前一天进行申请；能够正常派车的，由行政经理交审批意见通知行政专员调派登记、司机及用车人；未能正常派车的须向用车人说明情况：出车的时机是否恰当；有无更经济、快捷的交通办法；有无可供使用的车辆；不按规定办理申请的，不得调派车；特殊紧急情况须上级主领导批准同意。车辆必须专职司机驾驶，非专职司机未经行政经理批准不得驾驶车辆。交通违章处理：所有交通违章的处理由人事行政部协调处理，交通违章的罚款驾驶者需承担50%的费用。第十章宿舍管理公司宿舍是为需要住宿的员工提供，员工凭《宿舍申请单》经人事行政部和人事行政部批准后，并签订《入住须知》后方可登记入住宿舍；本公司提供的员工宿舍，是以员工在本公司服务为前提。倘若员工离职，对宿舍的使用权当然终止。员工应于离职当日，迁离宿舍，不得借故拖延；若员工需搬出宿舍，应事先通知人事行政部，方可办理退宿及财产移交手续。不准在宿舍内从事违法乱纪行为。高度重视防火、防盗及治安安全，提高安全意识；寝室钥匙不能借给非本寝室人员，不准私自更换寝室门锁，寝室门锁坏了应及时向人事行政部反映和办理手续，并按要求积极配合维修人员的工作；第十一章印章管理印章统一由人事行政部安排刻制，刻制前必须向公司总经理报批，核准后方能刻制；法人章和财务专用章及其他财务用章由公司财务部财务负责人负责管理，部门章由公司各职能部门负责管理，公司公章、合同章由人事行政部负责管理；相关部门必须指定专人管理印章，并将印章保管人名单交公司人事行政部备案；印章保管人员是印章管理的直接责任人。印章发生意外毁损或丢失，印章保管人应立即报告部门经理，通报公司总经理，并迅速采取相应的补救措施。印章保管人务必做好印章的使用登记；印章保管人员发生变化时，应办理好移交手续，并交人事行政部备案；公章、合同章由公司总经理审批后方可使用，专用章须经职能部门负责人同意后方可使用；用印部门或用印人根据获得相关领导审批认可的《印章使用申请单》向保管人申请用印。用印人需做好用印的文件存档备查工作：特殊情况需将公章、合同专用章带出公司办公场地使用的，经公司总经理批准后，印章方可借出使用；第十二章证照管理公司所有的法律文件，包括营业执照正本及副本、资质资格、法人证明书、税务登记证等，均由人事行政部保管，任何人未经允许不得擅自利用以上法律文件进行活动。公司指定部门负责相关年检年审工作。公司其它人员因工作需借用证照原件的，需注明使用目的、使用时间，经分管领导审批同意后，方可登记使用；因工作需要须使用证照复印件的，须由使用部门领导签字同意并注明使用目的方可办理使用手续；造成证照遗失，由直接责任人承担责任；保管人私自将证照外借或不按正规手续办理借（使）用手续的，造成直接经济损失由相关责任人承担责任，直至追究责任人的法律责任。第十三章公司图书、报刊、音像资料、软件管理规定 经申请批准后，所有图书、音像资料、软件由公司统一协调安排购买，报刊由人事行政部统一向邮局或其他发行机构订阅；图书、音像资料、软件购进后，由人事行政部登记入帐，建立目录，办理借用手续。（外部机构赠予或参加会议获得的图书、报刊、音像资料、软件等按相同方法处理）；图书、音像资料、软件登记后，费用按照公司“费用报销流程”的规定报销；图书、音像资料：使用部门向人事行政部后借阅。报刊由行政专员负责收取、整理、装夹、保管，过期报刊交行政专员处理；凡经上述程序申购的图书、报刊、音像资料、软件所有权归公司，员工使用完毕或调离公司时应及时归还人事行政部；使用人、保管人应妥善保管公司图书、报刊、音像资料、软件；因个人原因造成公司图书、报刊、音像资料、软件毁损灭失的，由个人照价赔偿。第十四章企业VI广告宣传品的管理自制及外购宣传品由需求部门提出方案，上报公司批准后，人事行政部负责统一联系安排制作、跟踪与采购；宣传品由人事行政部保管，做到定点摆放、定期盘点和防潮、防虫保护；需要领用公司宣传品的，需到人事行政部登记。涉及贵重物品的须征得分管领导审批同意；第十五章客户招待、公关与维护管理确因业务需要招待的，由主办人员依据费用高低报部门主管领导及总经理批准后，予以安排；如因公出或特殊情况需招待的，必须提前用电话请示，报部门（项目）经理及总经理审批，否则，所发生费用由其个人承担；招待一般客人，在外就餐，每人每餐不超过40元；招待主管部门的一般领导或重要客人，在外就餐，每人每餐不超过60元；招待政府及业务主管部门的重要领导或VIP客人，在外就餐，每人每餐不超过120元；特殊情况超标准的，由总经理审批；否则，采取费用包干制的由项目部承担；否则，所发生费用由其个人承担；各部门（项目）所发生的招待费用，每月计入各部门（项目）专项费用，有项目计入项目，无项目计入部门；在外发生的招待费用，由招待部门（项目）据票核销，计入部门（项目）招待费用；各部门（项目）发生的招待费用，每季度由财务部向相关部门通报一次，并报总经办；各部门（项目）负责人应严格把关，以身作则，严禁铺张浪费，弄虚作假。如有违反视情节给予责任人经济和行政处罚；招待费用是为拓展公司业务而设，各使用者与复核者应严格把关控制，严禁公费私用、越职、越限、越额度，否则一经查实，各会签人员将连带处罚；根据预算管理的原则，财务部应于每月初公布各部门（项目）招待费用使用情况，财务部应在各部门（项目）的月预算异常情况下进行预警，并会同总经理进行监控干预；各招待费用的预算标准，因业务调整的变动及年度实情，由公司总经理决定。第十六章接待管理及办法总机接听人员应注重仪容、仪表，举止谈吐要得体与礼貌，接听电话时应按标准商务礼仪要求操作；行政专员负责访客接待、公共区域的上茶、就座、电话转接、人员及大件物品进出监管;在接听电话过程中不得随意告诉对方公司内部员工的个人手机电话号码。总经理电话，须先接到总经理秘书后，再进行转接。行政专员负责访客询问，了解来访目的，未经许可，不得让不明来历的访客私闯办公室。行政专员负责对休闲接待区的管理，保持所辖区域的整齐、卫生。各部门来访客人在办公室洽谈的，由行政专员通知各部门，总经理出面接待的公司及所属的宾客，接待工作由总经理办公室具体负责。其他部门领导出面接待的宾客由相关部门具体负责接待；第十七章客户公关维护员工应注重与公司客户维持持久和友好关系，每逢重要节日以及业务需要时，经员工申请、公司统一安排，进行赠送礼品、邮寄贺卡等维护工作；有节日的统一馈赠，由人事行政部负责安排与统筹，各部门申报需馈赠的人员与要求；日常临时需要，由总经理办公室负责安排，人事行政部协助；客户分类：分为A、B、C、D级类，公关维护费用标准；A类：正处级及以上领导，业主方、总包方项目负责人及更高层领导，优质合作伙伴公司负责人B类：副处级以上领导，业主方、总包方直接主管人员，监理方负责人；C类：政府部门，合作单位直接管理人员；D类：一般客户。传统节日与年底公关：由人事行政部提前一到二个月发出通知，各部制定公关活动策划书，统一根据需求情况及对不同客户采取合适方式处理；各部门按方案实施后，一周内制做公关实施效果情况评估分析报告；特别（临时）事件公关：可由提出人单独签报总经理审批后，由人事行政部根据签报结果安排执行。各部事后也必须一周内提交效果评估报告，做为费用报销的依据；各部需对照所列计划针对每项送礼情况向公司进行逐一反馈，然后再统一做一份详细的评估报告，以下指标可做为报告中的参考内容。第十八章安全管理门禁：公司门禁是由指纹操作，对每位新入职的员工进行指纹输入，通过指纹开启办公室大门。来访人员与客户由公司对接人员迎接。总经理办公室门禁限总经办的人员密码开启；电脑密码：各电脑操作人员应当设置个人开机电脑密码，员工离开公司时，应事先取消密码，在人事专员核实后方可签离；人员离职时将电脑密码解密或者知会人事行政部门；门窗：下班后办公室最后下班人员检查办公室内各门窗，务必将所有的门、窗全部锁好；每天相关部门轮流值班巡查。电源：公司总电源与机房统一由人事行政部门管理，属于个人办公室与个人用的电源开关由个人负责，下班请关闭电源。人事行政部人员将进行定期检查与维护；机房：机房的管理由人事行政部负责，主要负责日常维护和管理；物品进出管理：大件贵重物品进入公司时请知会行政专员，物品带出公司，请登记，由部门负责人签名确认后，方可放行。第十九章IT信息及设备管理根据工作需要公司配置相应电脑或员工自带（员工自带的公司给与80元/月的补贴），其它外围设备根据需要购置后由人事行政部统一安排放置与保管；公司配置的电脑，员工不得擅自拆卸计算机或自行安装更换硬件设备；所有计算机都连接网络打印，可随时进行打印。如有安装设置问题请与性质人事行政部联系。第三部分运作管理制度第一章请示报告制度公司实行工作请示、汇报、回复和结果报告的行政管理模式，即对上级交办的工作任务，必须在规定的时间内汇报工作的进度及具体的落实情况，对超出员工职权范围以外的工作事项，必须以书面或口头请示的方式进行呈报。同级（或部门）间按照工作程序交办的协作任务，应以上级领导签字确认的《签呈单》或《工作联络单》为准，协作方应在约定的时间内主动回复给对方，并说明工作落实及完成的具体情况。请示、汇报、回复分口头与书面两种，一般事项以口头请示进行呈报，有决定权限的主管上级领导口头回复即形成决定，可即时执行。对于重要或重大的事项，必须以书面《签呈单》形式呈报，经书面签批后方可执行。为提高工作效率，紧急事项可先口头呈报，事后书面补报签批。请示或报告工作应坚持逐级请示报告的原则，非特殊情况，不得越级请示或报告工作。《签呈单》的报送，需经本部门（项目）审核，根据各级权限再报分管领导和总经理审批。审批时间按文件紧急程度及时签署审核、审批意见。签报单签毕，应立即跟办，事项牵涉其它部门的，应将签报内容递送相关部门，并协调签报事项，相关部门应配合完成。请示的工作事项办毕后，承办部门负责人（承办人）应及时向有关领导汇报办理情况，同样分口头或书面报告，便于领导统筹安排下一步工作。第二章员工述职与面谈制度述职：是一种下级对上级的汇报、总结与建议，是必要的管理方式，述职者须以客观为基础进行工作之述职，以责任奠定自己言行的基础；述职是总结回顾、计划展望在管理中的重要手段方式；面谈：是一种平等、民主、开放的沟通机制，是重要的管理方式，面谈双方应以坦诚架起沟通的桥梁，以信任建立起交流的平台；面谈是关怀、关注、关心的“三关”态度在管理中的现实体现，面谈无固定时间限制；实习生、试用期员工除对应上述述职及面谈外，也应配合人事行政部做好定期面谈工作；人事经理：必须接受所辖范围员工述职，并接受总经理委托对相关人员进行面谈。人事行政部负责述职与面谈工作的指导与安排工作，具体述职由人事行政部联合总经办统一组织安排执行；为了保障信息的有效传递与良好的沟通氛围，对面谈周期做如下规定：逐级面谈每月最少一次；各部门负责人与本部门所有员工每季度最少应沟通一次，公司总经理每月应保证全员10%的沟通率；面谈双方对每一次面谈记录均需做好详细的文字记录并归档管理。总经理将不定期抽查述职及面谈情况。第三章回复制度回复定义：各种请示、重大情况反映、合理化建议、工作请求、各种申请、各种重大决策方案，以及要求收件人回复而上报的各种材料、数据等；回复方式：请示人要求对方决策并回复的文件，必须在文件中予以注明，回复人必须按工作程序研究、决策并认真、负责任的予以回复，没有要求回复的，收件人同样应认真审阅并签署意见；人事行政部负责监督、协商与调查争议事件；总经理负责对争议事件作最终评审；回复时间（紧急程度）具体要求：特急：必须一个工作时回复紧急：必须四个工作时回复急件：必须八个工作时回复（一个工作日）一般：必须三个工作日回复收件人接到请示