集团开发公司档案管理规定

档案管理规定1．目的增强公司档案业务建设，提升档案的管理水平，更好地为公司的经营、管理和发展服务。2．合用范围本规定合用于公司本部档案工作管理。3．定义档案工作是公司管理工作的构成部分，是保护公司经济利益、合法权益和历史真切容貌的一项专业技术工作。公司档案，是指公司在经营和管理等各项活动中形成的对国家、社会和公司拥有利用保留价值的各样文件资料（包含不一样样的载体形式）。4．档案管理系统4.1公司档案工作坚持集中一致的管理原则。4.2档案管理工作波及公司经营、建设等各项活动，波及党、政、群各个部门，公司应将档案工作列入公司发展规划和年度工作计划，并确立一名主要领导分管档案工作。4.3公司本部在总经理工作部设置档案资料室，装备档案管理专职人员，负责协调、组织、管理公司本部档案。各部门依据工作实质，装备兼职档案员，负责本部门形成的应归档文件资料的累积、整理和归档工作。4.4各级档案工作人员应遵纪守纪、忠于职责、具备相应的档案专业知识和业务能力，并熟习和认识公司的各项管理活动。4.5档案工作管理人员应具备中级及以上专业技术职务的学识水平易工作能力。5．管理内容与要求5.1文件资料的形成和归档5.1.1公司文件资料的形成、累积应归入到经营、科研及基建等各项活动的工作计划和管理程序，归入到各部门的职责范围和相关人员的职责中。5.1.2.凡公司各部门在各项业务工作中形成的拥有保留价值的文件资料都必然按期向档案部门归档，任何部门和个人不得据为己有。5.1.3归档范围上司颁发和针对公司职能活动要执行的各样文件材料。公司召开的大型会议及专业会议所形成的各样文件资料。5.1.3.3公司党政工团在各项管理工作中形成的文件资料。5.1.3.4公司在工程管理、质量管理、基本建设、科学研究、员工培训等技术管理中形成的科技文件资料。5.1.3.5公司在会计业务活动中形成的各样凭据、帐簿和报表等会计文件资料和审计管理工作中形成的审计资料。公司在工作活动中产生的并拥有保留价值的各样录—1—音带、录像带、照片、底片、光盘、计算机磁盘等。5.1.3.7公司在其余方面产生的有保留价值的实物等资料。5.1.3.8各分公司报送的重要的工作计划、报告、总结、典型资料、统计报表、财务估计、决算、法例性存案文件等。5.1.4归档文件资料要求及移交锋续5.1.4.1归档的文件资料必然圆满、系统、正确、有条不紊，各项署名手续齐备，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。5.1.4.2归档的文件资料必然真切、正确、靠谱、反应其全过程。5.1.4.3归档的文件资料必然经过系统整理，构成保留单位，标出符合实质内容的名称或标题。作到分类科学，摆列系统，保管限时区分正确。归档的电子文件，应有相应的纸质文件资料一并归档保留。5.1.4.4归档的文件资料原版、原件,应使用优异一致的A4用纸，文件书写和载体资料应能长久保留(无圆珠笔、铅笔笔迹)。5.1.4.5归档的模卷要做到装订坚固，齐整雅观，编目齐备完备，标题书写工整，封面齐整。5.1.4.6归档的声像资料必然是原版、原件，没有污染，未发生质变和磨损，要经过编写整理，并要附文字说明。5.1.4.7会计档案归档，原则上应该保持原卷册的封袋，个别需要折封从头整理的，应该会同财会部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。—2—5.1.4.8向档案室移交的死亡干部员工档案，必然经过分类整理，填有卷内目录，进行技术加工，档案装具规格、质量符合国家规定。5.1.4.9归档的文件资料，应编制移交目录一式两份，交接时两方应在移交目录上署名，各存一份。归档的文件资料如不符合上述要求，档案室有官僚求相关人员进行从头整理和增补。5.1.5归档份数在各项工作活动中形成的各样文件资料一般归档一式一份，重要的、利用屡次的和有专门需要的可视需要程度适合增添归档份数。5.1.5.2基本建设工程归档份数，依据国家建委颁发的《编制基本建设工程完工图的几项暂行规定》办理。5.1.6归档时间5.1.6.1公司大型会讲和专业会议中形成的文件资料，会议结束后十五日内，由主办部门整理组卷后归档。5.1.6.2在各项管理工作中形成的文件资料，在次年三月三十日从前，由各部门的兼职档案人员按其业务范围，将归档的文件资料整理立卷经负责人判断后归档。5.1.6.3在财务管理活动中形成的会计档案，由财务部门管理一年后移交档案室。5.1.6.4各部门产生的声像资料，照片在冲刷加工后一个月由—3—拍照者或包办部门整理归档；录音带在完成一项工作后的一个星期内，由包办人员向档案室归档，或随其余载体档案一同归档；录像带在每年的年初向档案室归档上年度形成的录像带。5.1.4.5生产检修原始记录于次年六月三十天前归档。5.1.4.6公司工作人员因公出门(包含出国)观光学习、观察或参加会议，带回的文件资料，应在一个月内归档。5.2归档工作要求5.2.1科技成就判断、基建工程查收必然保证档案的圆满性。文件资料不圆满、不正确、不系统的，不可以经过判断、查收。新购重要设备仪器（含入口）到货，相关专业部门应会同档案部门检查查收文件资料，并实时归档；档案管理部门要对各部门文件资料的形成、累积、整理和归档工作进行指导、监察。5.3档案的分类管理5.3.1选择对归档文件资料进行系统整理的分类方法，要符合国家相关标准和规范的要求。依据公司公司和河南分公司要求，公司档案依据《电力工业公司分类规则》进行分类。档案的分类5.3.2.1分类原则公司档案分类是以公司所有档案为对象，依据公司职能，结合公司档案构成的内容特色，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用。—4—5.3.2.2档案的一级类目1）电力公司档案分类设置十个一级类目(0-9)，即党群工作、行政管理(1)、经营管理(2)、生产技术管理(3)、财务审计(4)、人事劳资(5)、电力生产(6)、科学技术研究(7)、基本建设(8)、设备仪器(9)；2）公司本部参照电力工业公司档案分类规则，并依据公司实质工作特色，对电力公司档案的一级类目作对应的调整：党群工作（0）、行政管理（1）、经营管理（2）、工程质量管理（3）、财务审计（4）、人事劳资（5）、基本建设（8）、设备仪器（9）。5.3.2.3二级及以下类目的分类方法1）党群工作、行政管理、工程质量管理、人事劳资和除掉会算帐务之外的财务管理等大类按问题兼备组织机构进行分类。2）财务管理类的会算帐务按文件的形式分类。3）科学技术研究类按专业性质和课题分类。4）基本建设类按项目和专业性质分类。6）设备仪器分类按专业、用途分类。5.3.2.4二级及以下类目地点1）公司本部档案二级以下类目按《火电公司档案分类表》设置。2）可联合实质状况自行决定使用到哪一级类目，没有实体档案的类目可空号不用。5.3.2.5类目表记方法—5—1）档案分类的类目要一致使用阿拉伯数字表记。2）档案分类的类目最多四级，各级类目都用0-9表记。3）不一样样级类号之间直接联接。5.3.2.6声像等档案的分类声像、照片或其余非纸质载体形式的档案，不独自设置一级大类，可采纳与纸质档案分库保留、一致分类编号的方法另行编目。5.3.2.7公司人事档案的分类公司人事档案的分类按中组部和劳感人事部相关要求执行。可依据实质状况，确立其能否与其余档案集中一致管理。5.3.2.8政券融资档案证券融资方面的文件资料入财务审计类（分类号见附表一）。5.4档案的编目与排架0-5大类依据文书档案整理规定进行编目，并按年度-保留限时-大类-模卷次序号排架。6～9大类和会计档案、声像档案按电力部颁发的《电力工业公司档案分类规则》的规定和要求进行编目、排架。5.5编制档案检索工具编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和专题目录；依据实质状况需要编制检索工具，并进行档案著录工作，著录方法依据《档案著录规则》（行业标准DA/T18—1999）—6—执行。5.6档案保留5.6.1档案保留的基本要求：5.6.1.1接收档案要仔细查收并办理交接手续。5.6.1.2寄存档案有专用柜，排架方法要科学和便于利用。5.6.1.3已经归档的文件资料不得改正，底图除外。改正后的底图入库要仔细检查其改正、增补状况，底图寄存以平放为宜。5.6.1.4寄存胶片、照片、磁带等需用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号次序摆列在胶片柜内。胶片库房设置在没有有害气体和物理性污染的地段。对有不一样样的保留要求的档案资料要分库保留。5.6.1.5要按期进行库藏档案的清理、查对工作，做到账、物符合。对损坏或载体变质的档案要实时进行修复。库藏档案因移交、作废、扔掉等注销账卡时，要查明原由并保留记录。5.7档案库房的要求5.7.1基本要求5.7.1.1档案库房要指定有专人分管，没关人员不得入内。由档案管理负责人监察实行。5.7.1.2档案库房内外，应做到齐整、洁净。档案柜架摆列合理科学，便于查找利用。5.7.1.3走廊、通道不得堆放杂物，使之畅达无阻。5.7.1.4档案管理人员办公室、档案阅文室、档案库房应分开。—7—档案库房要远离污染源，防备电磁、射线和有害气体(臭氧、氧化硫、硫化氢、氯等)物理与化学污染源的浸害。按期对各样载体档案进行清理查对，做到帐、物、卡符合，存毁有据。录音带、录像带每隔半年倒带一次，计算机磁盘每隔半年上机检查一次。5.7.1.8发现档案有损坏或异样现象，要实时查明原由，想法采纳挽救举措。5.7.2温、湿度控制5.7.2.1档案库房应依据档案载体、保留特色，控制好温、湿度。必需时安装空调、去湿机、增湿器等设备。对库房的温湿度做按期的丈量记录，对不适应档案载体保留的温湿度要实时进行调整。5.7.2.2档案库房的温度应控制在14～24℃，相对湿度控制在45～60％。5.7.2.3照片档案存贮的温、湿度要符合《照片档案管理规范》GB/T11812-2002）中的相关规定。档案柜架应与墙壁保持必然距离(柜背与墙不小于10cm)成行地垂直于有窗的墙面陈设，便于通风降温。5.7.2.5新建库房完工后，应经六至十二个月干燥，才能将档案移入。库房的防虫、防霉、防鼠—8—5.7.3.1档案柜内要投放有效防虫、防霉变的药物，要按期检查，发现问题实时办理。禁止使用无效和过期的药物。5.7.3.2高平易雨季要增强温湿度的控制，防备档案发霉。5.7.3.3库房内禁止寄存食品等其余没关杂品。5.7.3.4要按期松动档案，使模卷之间透气，不可以挤得过紧。5.7.3.5档案入库时，要经过检查消毒，确无尘埃、无虫害、无霉变后方可入库。5.7.3.6库房要配置防鼠设备，施放鼠药或器材，做好防鼠灭鼠工作。库房除尘5.7.4.1档案库房应装备除尘器，门、窗(双层)必然严实，防止风沙尘埃进入，并要按期除尘、打扫。5.7.4.2库房的墙壁、地面要圆滑，使之不起尘、不挂灰。库房的防光与照明5.7.5.1库房要控制照明，宜采纳白炽灯做照明光源。5.7.5.2库房不宜采纳自然光源，防备阳光直射。5.7.5.3拥有空调设备的库房可不留窗，一般库房少留窗，窗要窄小，窗帘采纳外淡内暗的双层面料帘布，要保持库房黯淡。库房的防火与防盗5.7.6.1档案库房门窗必然坚固、牢靠，必需时镶嵌铁皮、铁栏、保险锁和警报器等。5.7.6.2库房内禁止抽烟、动用明火，禁止寄存易燃易爆物件。—9—5.8图纸的改正和增补改正范围凡因设计、施工、生产、检修等原由惹起与实物不符合的图纸均应实时改正，使图纸和实物保持一致。改正原则图纸改正不得降低原产品、工程项目的质量，亦禁止违犯有关标准规定。改正程序及要求5.8.3.1已归档图纸的改正必然经主管领导、技术负责人设计者审批，由技术设计部门指定专业人员凭领导签批的改正通知单进行，其余人不得私自改正。5.8.3.2需要按期改正的图纸(如办公区平面图)，应由相关部门每隔一段时间(相隔时间由公司依据实质状况确立)将原底图复查一次，如有改动实时改正。5.8.3.3图纸改正完成后，要将改正通知单与改正好的宏图、底图同时归档。改正方法5.8.4.1图纸改正一般采纳杠改、刮改和改换新图三种方法。改正时必然用画图墨水或碳素墨水。5.8.4.2改正内容较小时，可直接在图面“杠改”、“刮改”，改正人应在改正处注明“改正标志”及在备考表中说明，并签订自己姓名和改正时间。改正宏图时必然同时改正底图。—10—5.8.4.3改正内容好多、影响原图使用时，应另出新图取代，本来图纸作废。新图列入原图纸目录，而且注明所取代的原图图号和在备考表中说明；作废的图纸应注明新图的编号，依据需要另行保留。5.8.4.4整个保留单位内图纸作废并由新图取代时，新图应重新编制保留单位取代原保留单位，而且在备考表中注明原保留单位编号。原保留单位加盖“作废”章并注明新保留单位的编号后，依据需要另行保留。5.8.4.5档案管理人员应仔细检查改正后归档的图纸，如发现未按规定改正的或改正模糊不清的，或只改正宏图未改正底图者，要责成相关人员限时改正。5.9档案的判断销毁制度档案的保留限时依据国家档案局及公司公司相关规定，编制《河南电力检修工程有限公司档案保留限时表》。档案保留限时分为永远、长久（16～50年）和短期（15年以下）三种。5.9.1.1对公司有长久利用价值的档案应永远保留。对公司在一准时期内有益用价值的档案分别为长久和短期保留。5.9.1.3凡是介于两种保留限时之间的档案，其保留限时一律从长。档案判断—11—5.9.2.1保留限时的平常区分工作由档案室负责，对新入库的档案应正确区分保留限时。5.9.2.2库存档案的按期判断由公司档案工作主管领导、业务(专业技术)人员和档案管理人员构成的判断小组进行，判断间隔时间依据实质需要确立。5.9.2.3判断小组依据《河南电力检修工程有限公司档案保留限时表》对已到保留限时的档案进行直接判断，写出判断报告。要逐卷逐件审察，判断其保留限时，一个保留单位中部分文件已失掉保留价值需抽出，应在备考表中注明判断建议，由判断小组负责人署名，并注明判断日期。5.9.2.4档案经过判断，要求达到划定保留限时正确，模卷质量达到标准规定；发现档案不正确、不圆满，要实时责成相关部门和人员负责改正、增补。5.9.2.5超出保留限时的会计档案，对此中未了却的债权债务的原始凭据，波及对外事务和产权转让进出凭据；精简下放、退休、离职、公私伤亡、员工调资名册；未完成建设项目的会计档案，均应抽出另行立卷，增补到相关档案内排架保留。档案销毁5.9.3.1销毁档案必然严格、严肃、谨慎，对经判断确无保留价值的档案资料，进行造册登记，并写出销毁报告，经主管领导同意后销毁。要销毁的会计档案要经主管领导审察，报上司主管机关同意后销毁。—12—5.9.3.2销毁档案时要严格执行保密规定，必然要到指定的地点销毁。为防备档案的扔掉和泄密，销毁档案时，应指定两人监销；销毁会计档案时，必然有主管部门派员参加监销；监销人员对销毁的档案必然仔细盘点、查对，严格执行职责，销毁人和监销人均应在销毁清册上署名，销毁报告和销毁清册要归档保留。5.10档案统计制度档案统计工作内容档案统计主要指档案管理基本状况统计、档案的数目统计、档案供给利用及利用见效的统计等，内容包含：机构设备、人员状况、设备工具、室(馆)藏成分、数目、整理、判断、销毁、保管，利用见效等。统计要求国家档案局制定的统计年报和上司主管部门制定的专项统计报表，都应依据规定格式、项目、内容和要求进行填报。档案统计工作应仔细做好平常的统计台账和基础原始登记工作，如模卷目录、全引目录、全宗登记；各样档案的收进、移出登记；档案借阅、信息反应、利用见效、判断、销毁、五率(年度档案归档率、年度档案圆满率、年度档案正确率、年度档案查全率、年度档案查准率)计算等登记。5.10.2.3档案统计工作必然使用一致的计量单位，一致格式、一致的项目、一致的方法。档案统计工作，必然增强领导，应有专人负责进行—13—此项工作，并恪守保密规定。档案统计数字必然真切正确。严防虚报、瞒报、拒报、迟报。每年度档案的各项统计工作必然于次年的三月三十日前结束，并按规定上报。5.11档案供给利用制度公司本部员工借阅档案要求本部员工借阅、查阅与工作相关的档案，应出示证件办理必需的手续。查阅档案应在阅文室进行，如需摘抄应经过档案管理人员同意，如需复制应经过档案管理负责人同意。查借阅档案必然进行登记。凡解决的重要问题或取得较大经济效益、社会效益的案例，应实时反应档案部门。查阅涉密档案应办理必需的手续，“神秘”档案由档案管理部门负责人同意，“机密”档案由主管档案工作的分公司领导同意，“绝密”档案由公司总经理同意。档案需复制时，应由档案管理人员进行。禁止复制与自己所查内容没关的档案。档案借出一般不得超出七天，如遇特别状况，应经档案管理负责人同意。5.11.1.7借出、送还档案都应严格盘点，执行签证手续。借查人应稳定保留、爱惜档案，不得改正、勾勒、—14—加注、翻开、损坏、不得转借别人。5.11.1.9因公出门需带档案时，一般档案可带复印件或副本，涉密档案应经过保密渠道传达。凡属以下状况之一者，应立刻将档案送还档案工作机构。5.11.2.1因工作调换、退(离)职者等。5.11.2.2因事出门、告假超出七天者。5.11.2.3档案工作机构因工作需要须回收时。公司本部之外单位借阅档案要求5.11.3.1所属单位员工必然持单位正式介绍信，经主管档案的公司领导同意，填写“借查登记单”后，方可在阅文室查阅档案，一般不得借出或复制。公司之外个人或单位经过手续需复制一般档案时，应按规定执行同意手续并收取必然开销。档案借查扔掉或损坏办理凡借出档案发生扔掉或损坏时，应立刻报告档案管理部门负责人或档案管理人员，采纳填补举措，对所产生的结果借查人员负所有责任，并按《档案法》等相关规定办理。档案信息开发档案工作机构对室藏档案必然编制必需的检索工具，如模卷目录、全引目录、科技档案总目录、分类目录、底图目录、声像档案目录、专题目录、文号索引、全宗介绍等。—15—5.11.5.2依据工作性质和需要，编制组织机构沿革、大事记、各样代表大会状况汇编、基建工程简介、工程质量管理等有参照价值的编研成就。要增强档案管理现代化工作，逐渐应用以电子计算机为主，包含先进的监控装置、通讯设备和办公自动化等在内的现代化管理手段，实现文件、档案一体化，提升积蓄和检索档案信息的能力和手段。5.12档案的移交部门取消或归并时必然将本部门的所有档案进行仔细整理，稳定保留，不得分别，并按以下方法进行办理：各样暂时机构撤掉时，其档案应向相关的主管单位移交。5.13档案的保密制度档案的保密范围凡波及国家安全和利益，在一准时间内只好让必然范围内的人员熟习的文件资