办公室S管理实施方法与技巧

办公室6S管理

实施方法与技巧3A企业管理顾问有限公司2011年03月08日规范高效办公室6S细致专业追求目标:办公室6S的十六大要求一、OA机定位二、公私区分三、资料归位四、柜架管理五、电脑文件六、表格管理七、桌面状态八、桌底状态九、抽屉状态十、物品定位十一、线束整理十二、开关标识十三、空调状态十四、张贴管理十五、看板管理十六、会议管理1、清理不要物；2、公用的办公设备（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置；3、明确管理责任人；一、OA(办公自动化)设备管理二、“公私区分”1、清理不要物

2、私人用品和办公用品分开放置；

3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；

4、私人用品应置于抽屉的下层；

5、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品1、清理过期的资料；2、每册资料都需要有明确的标识；①资料名称②定位标识③管理者标识3、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处；4、保持资料干净整齐。三、资料\物品归位改善善前前改善善后后1、清清理理不不要要物物；；2、各各文文件件、、物物品品必必须须分分层层、、分分类类管管理理标准准类类、、记记录录类类、、通通知知类类、、日日常常管管理理类类、、规规定定规规范范、、参参考考资资料料、、事事务务管管理理类类、、品品质质管管理理类类、、生生产产计计划划类类、、报报告告类类、、人人事事管管理理、、档档案案类类、、工工艺艺文文件件、、国国家家标标准准、、空空白白表表格格………3、各各文文件件柜柜、、架架内内物物品品按按轻轻重重决决定定置置于于哪哪层层。。一一般般轻轻的的物物品品、、文文件件放放上上层层，，重重的的放放下下层层，，4、各各文文件件柜柜、、架架内内物物品品按按使使用用的的频频率率决决定定置置于于哪哪层层。。一一般般使使用用频频率率高高的的置置于于中中间间拿拿取取方方便便的的位位置置。。使使用用频频率率低低的的置置于于偏偏高高或或偏偏低低的的层层次次；；5、标标识识明明确确；；6、定定期期清清扫扫，，保保持持干干净净无无尘尘。。四、、柜柜架架管管理理文件柜分类标标识五.电脑文件6S1、建立电脑文文件目录文档档2、个人文件与与公司文件区区分放置，并并标识清楚3、公司文件要要进行文件分分类并标识清清楚（思路见见后）4、公司文件加加密与不加密密的文件要用用标识区分清清楚C盘我的文档私人文件*****文件品质文件培训文件JIT文件*****文件效率文件电脑文件分类类（例）：：XXX公司JIT文件分类实例例六、空白表单单管理1、部门内有多多种表格时，，需分类管理理；2、为了方便查查找，建议用用不同颜色标标识进行区分分3、为了防止急急用时“空仓”现象，建议有有复印提示4、定期清理不不用、过期的的表格。案例练习抽屉里放着《生产日报》空白表格一叠叠，每天各班班定时来这里里取空表做生生产日报。有有一天，张三三取走了最后后一张表格，，心理暗自庆庆幸自己运气气好……第二天，张三三象往常一样样，来取空白白表格，拉开开抽屉，发现现表格没有了了，开始四处处寻找……思考：你会怎怎么样解决这这种问题？1、清理不要物物；2、可定置于桌桌面的物品为为：电脑、文文件栏、电话话、笔筒、台历、、茶杯，并要要求定位；3、工作时可有有需处理的文文件资料等置置于桌面，但但人长时间（0.5H以上）离开时时，文件、资资料必须归位；4、桌面文件状状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中”5、保持桌面清清洁七、桌面状态态1、清理不要物物（包括私人人鞋物）；2、文件资料/产品等不可直直接置于桌底底；3、离开座位时时，椅子要推推近桌子；4、保持地面干干净。八、桌底状态态1、不要物的清清理2、办公用品、、文件资料、、私人用品必必须按类别分分抽抽屉放置；3、一个抽屉内内有几种物品品时，想办法将物品品固定，避避免来回开关关抽屉时物品品乱动；4、标识清楚；；5、定期清理，，保持干净无无尘。九、抽屉状态态十、物品定位位(隐形定位法)说明：需定位位的地面物品品：碎纸机、、衣架、书架架、茶几\地面复印机\柜式空调\梯子等易移动动物品；定位线宽2CM左右，两边长长12CM,隔实物1CM贴附,以免磨损，当当物品靠墙时时，只需定外外侧；目的：提醒归归位1cm12cm传真机花盆定位1、电源线不可可直接拖在地地上。2、绕成大概15~20CM长，用扎带或或套纽固定两两端；3、或将线束嵌嵌入套管，露露出部分用扎扎带固定；（不可给其他他操作、动作作造成障碍））4、插头标识清清楚5、电源排插应应固定。十一、线束整整理十二、开关标标识1、保持干净2、功能完好3、控制区域/功能明确十三、空调状状态1、明确管理责责任人2、运转状态目目视管理3、确保功能完完好1、清理过期的的张贴物；2、所有张贴物物都需定位,墙上张贴物要要明确区域；；3、公司通知、、公告需统一一贴附在看板板中的规定位位置上，不可随处处有张贴现象象；4、工作台需要要的张贴物（（备忘录等））不可随意贴贴，要求规定位置,规定数量贴附附(不能超过2张A4纸位置),玻璃窗上不宜宜张贴通知/资料；5、明示标识岗岗位、职责6、保持张贴物物的清洁。十四、张贴管管理十五、看板管管理内容：通告/公告栏学习园地(初期可以展示示6S基础知识)人员去向管理理轮值管理6S责任区域布局局图6S日常点检表十六、会议室室1、“不要物””清理2、会议室标识识3、使用状态标标识4、预约管理5、会议要求

会议室悬挂物物如：公司方针针、环境方针针、产品介绍绍、地图……*要求:大小、高度尽尽量一致

会议室温馨提示*会议后椅子必必须归位、禁禁止吸烟等*请带走会议议后多余物

会议高效六六条要求出席会议六要要求：

准时出席，，不任意离席席。

发言遵守会会议程序及规规定，言简意意赅。

讨论时应应尊重对方的的意见，对事事不对人，勿勿伤和气。

会议进行行时，勿私自自交头接耳或或高声谈话，，影响会议进行。。

会会议中应将手手机关机或转转至振动状态态，以免干扰会议。

穿适宜宜的服装出席席会议。谢谢各位的聆聆听！THANKYOU！9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。12月-2212月-22Wednesday,December28,202210、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。20:34:1920:34:1920:3412/28/20228:34:19PM11、以以我我独独沈沈久久，，愧愧君君相相见见频频。。。。12月月-2220:34:1920:34Dec-2228-Dec-2212、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。20:34:1920:34:1920:34Wednesday,December28,202213、乍乍见见翻翻疑疑梦梦，，相相悲悲各各问问年年。。。。12月月-2212月月-2220:34:1920:34:19December28,202214、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。28十十二二月20228:34:19下下午20:34:1912月月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月228:34下下午午12月月-2220:34December28,202216、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2022/12/2820:34:1920:34:1928December202217、做前，，能够环环视四周周；做时时，你只只能或者者最好沿沿着以脚脚为起点点的射线线向前。。。8:34:19下午午8:34下午午20:34:1912月-229、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。12月-2212月-22Wednesday,December28,202210、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。20:34:1920:34:1920:3412/28/20228:34:19PM11、成功就是是日复一日日那一点点点小小努力力的积累。。。12月-2220:34:1920:34Dec-2228-Dec-2212、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。20:34:1920:34:1920:34Wednesday,December28,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2220:34:1920:34:19December28,202214、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。28十十二二月20228:34:19下下午20:34:1912月月-2215、楚塞三湘湘接，荆门门九派通。。。。十二月228:34下下午12月-2220:34December28,202216、少年十五五二十时，，步行夺得得胡马骑。。。2022/12/2820:34:1920:34:1928December202217、空山新新雨后，，天气晚晚来秋。。。8:34:19下午午8:34下午午20:34:1912月-229、杨柳散和风风，青山澹吾吾虑。。12月-2212月-22Wednesday,December28,202210、阅读读一切切好书书如同同和过过去最最杰出出的人人谈话话。20:34:1920:34:1920:3412/28/20228:34:19PM11、越越是是没没有有本本领领的的就就越越加加自自命命不不凡凡。。12月月-2220:34:1920:34Dec-2228-Dec-2212、越是无无能的人人，越喜喜欢挑剔剔别人的的错儿。。20:34:1920:34:1920:34Wednesday,December28,202213、知人者智智，自知者者明。胜人人