009信息交流控制程序

文件名称编号：CX009程序文件信息交流管理程序版本/状态：A/01、目的本程序规定了在组织内不同层次和职能部门，组织与顾客、组织与供方之间建立适宜的沟通渠道，确保管理体系的有效性。2、适用范围本程序适用于组织内从总经理到员工的纵向内部沟通和各职能部门之间的横向内部沟通，以及组织与顾客，组织与供方之间的外部信息交流及沟通。3、主要职责3.办公室负责与外部进行联络沟通。2营销部负责与顾客的联络沟通。3营销部负责与供方的联络与沟通。4、程序内容1纵向内部沟通上下级的沟通：建立工作例会制度，每月至少举行一次，由总经理或副总经理主持各部门主管（必要时扩大至所有员工）参加的工作例会，及时将最高管理者的指示传达到各级人员，同时也能让最高管理层迅速了解各部门工作动态，目标完成情况，倾听各部门主管的意见及合理化建议，以便作出有效的改进措施；对于重大人事问题，将召开人事评议会议进行沟通解决，对于重大质量问题，由技术部召开会议处理.4.1.2上述会议中作出的决议性事项，必要时以《会议记录》形式下发有关部门及相关人员，贯彻实施。由下至上的沟通:为充分发挥员工的智能，激发全体员工的积极性和创造力，利用提案活动，推动整个组织总体目标的达成，员工以提案建议书的形式上报或直接反映至管理层。4.2横向内部沟通各部门须建立良好的联络沟通渠道，凡须大家周知的事项将以通知的形式迅速传达至各部门。4.2.2办公室负责将组织经营管理理念、管理方针、目标以墙报、文件制度等形式进行宣传。4.2.3公司鼓励各部门间以及各部门和上下级间开展各种非正式的活动，充分利用重大节假日组织举办一些丰富多彩、寓教于乐的知识文体活动，以增进全体员工文件名称编号：CX009程序文件信息交流管理程序版本/状态：A/0的相互朋了解和信任。4.3外部信息交流4.3.1外部信息的内容，至少但不限于适用的质量、环境法律法规变化的信息、市场动向、项目设计信息、合同的处理及更改、顾客反馈的信息、政府部门（质量、劳动、技术监督、环保和消防等）对公司的要求、周边单位和居民对公司在质量、安全、环保方面的投诉及期望等。4.3.2外部信息的接收和处理a、外部质量、环境信息由各对口部门接收、记录，并及时将质量、环境方面的信息传递给相关部门，由对口部门进行调查并提出处理意见，必要时报主管副总批准后答复对方。b、对顾客的投诉，按《与顾客有关过程控制程序》进行处理。c、生产部负责将认证机构监测、检查结果等信息传递给相关部门，当检查结果出现不符合情况时，按照《不符合及纠正预防措施控制程序》进行处理。d、政策、法律法规、标准类的信息由技术部负责收集、更新、整理，按《文件和资料控制程序》进行处理。e、生产部应及时答复和处理顾客、周边单位及居民、承包方各级员工及进入作业场所的人员对环境问题的要求和投诉。4.3.3公司决定就以下的重要环境因素与外界进行交流（4.3.1/4.3.2未列明的项目）a、法律法规所要求的，如夜间施工、占用市政设施；b、相关方高度关注的其他事项，由公司技术部决定处理的方式；c、沟通的方式、方法按相关规定处理，如政府夜间施工申报程序等。4员工及员工代表有权参与下列职业健康安全的管理a、有权参与公司的职业健康安全方针和程序的制定、评审和修订。b、作业场所内职业健康安全情况的变化，直接影响员工的健康安全，公司如计划直接或间接地改变某一作业场所职业健康安全情况时，要事先同员工或其代表商讨。c、公司的职业健康安全状况要受员工的监督，公司要及时听取员工在职业健康安全方面的意见和建议，员工在公司的职业健康安全事务中享有代表的权力。文件名称编号：CX