例会管理制度(附表单4份)

主题：例会管理制度共2页第1页编号：页版号：A/0生效期：目的：为加强公司内部各部门之间的沟通和联系，保证各项工作顺利进行，实行层层指导工作的管理链条以提高执行能力，特制定本制度。适用范围：所有部门及车间会议分类及安排：详见附后《例会安排明细表》；会议准备所有会议主持人和召集部门应作好有关会议的准备工作，如拟好会议议程，汇报总结提纲和工作计划、备好坐位、通知与会人员等；各部门还须在部门述职例会召开前3天以电子版的形式提交“述职报告”(即部门总结)予总裁办统一整理以便提交总裁助理以上人员阅示；凡列入例会计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前2天报请总裁办调整会议计划。未经总裁办同意，任何人不得任意改变正常例会计划。各部门会期必须服从总裁办统一安排，部门小会不应安排在公司例会时间同时召开，(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。会议纪律与会人员需提前5分钟到达会议召开地点，同时将手机处于无声状态，不得迟到、早退或缺席，特殊情况不能按时到会者，需提前2小时向总裁办或会议召集人请假。会议期间与会人员要认真听取会议内容并做好相关记录；与会人员不得中途退席，特殊情况需经会议主持人同意后方可离开，离开时应轻声入、出座位，尽量不干扰会议正常进行；与会人员在会议期间应坐姿端正，不得接听电话（特殊情况除外）、大声喧哗、来回走动，禁止交头接耳开小会；与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵；与会人员在发言时应尽量简洁并使用普通话，避免上报日常、常规工作的流水账。如有违反会议纪律者，处以10元-50元的罚款。会议记录、决议的形成与签发会议记录一级例会的会议记录由总裁办在例会结束后1个工作日内，以书面形式发到各与会部门，同时以电子邮件形式发送到XXX同时抄送给有公司邮箱的与会部门主管；二级例会的会议记录在会议结束后的1个工作日内由会议召集部门以书面形式发到各与会部门，并将书面和电子版的会议记录同时交总裁办统一备案；各部门主管在参加一、二级例会后2个工作日内需将会议精神在该部门内部传达，会议特别规定的内容除外。会议决议总裁或总裁助理召开的所有会议形成的决议，由总裁秘书统一记录于《总裁工作指导书》后在当天内交由任务落实有关责任人签名确认，然后再由总裁秘书落实在各部门的《ToDoList》中。责任人不得无理由拒签，责任人如需对会议上所做的决议做出修改，须经总裁或总裁助理同意后方可修改。其它会议所形成的决议，会议主持部门需将责任人签名确认后的会议决议（含电子版）交总裁办，并由总裁秘书统一下达到相关部门的《ToDoList》中以便公司统一跟进。本制度由总裁办负责解释，自公布之日起执行。附表1：会议通知书附表2：会议记录附表3：总裁工作指导书例会安排明细表级别会议分类主持人时间安排与会人员记录人会议内容一级例会总裁例会总裁不定期第四梯队以上人员总裁秘书安排部署公司重大事项，决定有关制度、政策的实施以及第四梯队以上人员的任免等事项。部门述职例会总裁或总裁助理每季度1次第三梯队以上人员总裁秘书汇报上季度工作完成情况，总结、分析工作中存在的问题并做出相应整改措施，阐述下季度工作计划。部门经理例会总裁助理每月2次或由总裁办根据ToDoList中未完项目随时提请召开各职能部门负责人总裁秘书加强部门间沟通及配合，研讨工作中的具体问题以协调解决，检查贯彻公司重要工作任务的落实情况。二级例会管理小组例会各管理小组负责人不定期各管理小组成员小组成员协调处理小组各自具体所负责的工作事项。生产调度例会分管领导或管理总监每周1次生产部主管、部分职能部门负责人生产文员汇报、分析生产计划执行情况，调度、平衡生产进度，解决各车间不能自行解决的重大问题。成本分析会财务总监每季1次按会计内容召集有关人员会计人员汇报、分析各车间的生产成本，揭露问题点并提出改进措施以提高公司效益。技术工作例会(含生产技术准备会)技术总监每月1次技术总监办负责人、部分职能部门负责人技术文员总结当月技术改造、新产品开发、日常生产技术准备工作计划的完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。质量分析例会品管部负责人每月1次品管部主管、部分职能部门负责人品管文员总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。人力资源管理例会人力资源部负责人每月1次人力资源部主管、部分职能部门负责人人事文员总结当月人才储备以及人员流动等人事情况，并对新入职员工进行定位及评估。安全工作例会(含治安、消防工作)行政部负责人每月1次部分职能部门负责人、安全员、各车间主任行政文员汇报总结上月安全生产、治安、消防工作情况，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施，部署当月安全管理任务。三级例会部门例会各部门负责人每月1次部门所有人员总结上月工作情况、部署本月工作任务。订单评审会生产部、外贸组负责人每次的批量订单生产部、外贸组相关人员分析新到订单，以便合理安排生产合理化建议评审会总裁助理每月1次各部门负责人总裁秘书评审当月合理化建议四级例会部门、车间早会部门、车间负责人每天上班前15分钟所有员工总结昨日工作，布置当日工作任务和注意事项。附表1XXXXXXX有限公司与会人员签到表姓名签到栏姓名签到栏请以上人员准时到会，不能到会者提前通知，无故不参加者给予20元/次的罚款。附表2XXXXXXX有限公司会议记录页码：共页之页会议名称：会议时间：年月日时分主持人：记录人：与会人员：发言人会议内容处理意见完成日期责任人附表3XXXXXXXXX有限公司