第讲文秘的时间管理

第五讲行政文秘的时间管理

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1．分析时间2．诊断工作环境，提高工作效率3．立即改变4.跨越时间管理陷阱一.分析时间每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作分解困难的任务，逐个击破在上班的路上大致计划一下当天的工作将工作日以30分钟进行分割及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的。诊断工作环境，提高工作效率办公室里弥漫的4大效率毒素：声音干扰职能干扰空间干扰设备干扰讨论：如何排除办公室4大效率毒素？办公室“排毒4味丸”第一味：根据工作需求和程序从新安排办公桌第二味：保障公共空间和私人空间的独立第三味：有效利用办公设备第四味：利用设备和训练减少声音的干扰小办公室排毒案例办公室面积：14平方米办公室人员：主管1人秘书1人下属3人办公设备：文件柜、公用电脑、5张办公桌等小办公室排毒案例（续）个人办公需求：主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）下属：单项（个人任务）小办公室排毒案例（续）主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事下属：不受干扰的个人办公空间效率专家挑错办公室（图1）80分错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明，最好给每人配备照明用台灯。错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人效率专专家挑挑错办办公室室（图2）60分分错误1公共通通道和和私人人空间间交叉叉错误2接接待待空间间在办办公室室尽头头错误3秘秘书书与主主管座座位离离开太太远错误4电电脑脑显示示器朝朝向不不对，，造成成反光光错误5办办公公室没没有隔隔板，，声音音干扰扰严重重错误6适适合合安放放办公公桌的的窗口口位置置被文文件柜柜占据据效率专专家挑挑错办办公室室（图3）70分分错误1公公共通通道过过长错误2主主管个个人空空间失失去接接待功功能效率专专家挑挑错办办公室室（图4）满满分优点1充充分分利用用有阳阳光的的窗口口位置置优点2私私人人空间间和公公共空空间交交叉减减少优点3利利用用隔板板阻断断过多多噪音音优点4主主管管与秘秘书沟沟通方方便优点5减减少少访客客对其其他人人的干干扰办公室室排毒毒DIY自我检检测问问题：：我的办办公桌桌为什什么要要放在在这个个位置置？我的工工作空空间和和公共共通道道是否否过近近？我每天天来往往于办办公桌桌与文文件柜柜的频频率有有多高高？我遭受受的最最主要要的办办公干干扰来来自哪哪里？？提出办办公室室改善善建议议。二.时时间间管理理的陷陷阱猪八戒戒踩西西瓜皮皮———滑到到哪里里是哪哪里不好意思思拒绝别别人“反正时时间还早早”———拖延文件满桌桌病喋喋不休休的“电电话粥””源源不断断的信息息1.猪八戒踩踩西瓜皮皮——滑滑到哪里里是哪里里没时间做做计划工作是程程序化，，规律化化，根本本没必要要做计划划计划常常常被打断断不喜欢被被计划束束缚“船到桥桥头自然然直”2.不不好意思思拒绝别别人——接受受请托比比拒绝更更容易——拒绝绝请托会会触怒请请托者从从而导致请托托者报复复——我想想做一个个广受爱爱戴的人人——我不不懂得如如何拒绝绝3．“反反正时间间还早””——拖拖延帕金森定定律工作会自自动地膨膨胀占满满所有可可用的时时间。时间管理理陷阱隐隐含着你你可以为为一项工工作安排排过多的的时间，，如果你你给自己己安排了了充裕的的时间从从事一项项活动，，你会放放慢你的的节奏以以使用掉掉所有分分配的时时间。4．文件件满桌病病安全感犹豫的个个性半途而废废的工作作习惯个人的喜喜好5．喋喋喋不休的的“电话话粥”不分优先先顺序打打电话没有充分分准备就就打重要要电话电话的谈谈话离题题与喜欢的的人打电电话，容容易失去去对时间间的控制制6．源源源不断的的信息纸张的形形式：邮邮件、传传真、备备忘录、、报纸、、杂志、、期刊、、报告电子的形形式：电电子邮件件、互联联网声音的形形式：面面谈、电电视、广广播、电电话三.如何跨越越时间陷陷阱要事第一一以最终的的结果来来开始行行动（以以终为始始）学会说““NO！！”办公桌上上的“5S””运动恰当、有效地地使用电话筛选信息1.要事第第一“大石头”理理论与“二八八”定律ABC法则办事的优先次次序并行工作法2.以终为为始是必须要做的的吗？不完成会怎样样？是自己想要的的吗？和目标直接相相关吗？回报及收益高高吗？3.学会说说“NO！””1.耐心倾听听2.如无法当当场决定则要要告诉他你还还要考虑长点点时间3.显示慎重重4.表情应和和颜悦色5.态度坚定定3.学会说说“NO！””6.指出拒绝绝的理由7.拒绝的是是请托而不是是他8.如有可能能为他提供其其他可行途径径9.切忌透过过第三者来拒拒绝4．办公桌上上的“5S”运动整理整顿顿清扫扫清洁洁修养养整理废纸篓的的作用文件存档系统统“各就各位””的摆置集中精力做一一件事不要总是重复复处理同一文文件不要为了表面面的整洁而塞塞入一处下班前的清理理5．有效、恰恰当地利用电电话选择打电话的的时间按照优先顺序序打电话清楚每个电话话要讨论的要要点对于自己花在在每个电话的的时间，做到到心中有数6．筛选信信息迅速处理妥善存放没有保存价值值的资料就销销毁运筹他人的时时间时间管理矩阵阵图·危机·紧急的问题·有限期的任务、会议·准备事项

·准备事项·预防工作·价值观的澄清·计划·关系的建立·真正的休闲充电·授能自主管理·干扰，一些电话·一些信件、报告·许多紧急事件·许多凑热闹的活动

·细琐、忙碌的工作·一些电话·浪费时间的事·“逃避性”活动·无关紧要的信件·看太多的电视

紧急不紧急重要不重要五、时间管理理的工具1．月历2．行事历与甘特特表3．效率手册4．商务通与订房房卡5．闹钟6.其其它工具六.你的计计划确立目标探寻达成目标标之各种途径径转化为每周或或每日之工作作事编排每周或每每日的行事次次序并执行之之定期检讨谢谢大家！9、静夜四无无邻，荒居居旧业贫。。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。22:43:5322:43:5322:4312/25/202210:43:53PM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。12月-2222:43:5322:43Dec-2225-Dec-2212、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。22:43:5322:43:5322:43Sunday,December25,202213、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。12月-2212月-2222:43:5322:43:53December25,202214、他乡生白发发，旧国见青青山。。25十二月月202210:43:53下午午22:43:5312月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月2210:43下下午12月-2222:43December25,202216、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2022/12/2522:43:5322:43:5325December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。10:43:53下下午午10:43下下午22:43:5312月月-229、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有结结果果，，但但是是不不努努力力却却什什么么改改变变也也没没有有。。。。22:43:5322:43:5322:4312/25/202210:43:53PM11、成成功功就就是是日日复复一一日日那那一一点点点点小小小小努努力力的的积积累累。。。。12月月-2222:43:5322:43Dec-2225-Dec-2212、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。22:43:5322:43:5322:43Sunday,December25,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2222:43:5322:43:53December25,202214、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。25十十二二月202210:43:53下下午午22:43:5312月月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荆门门九派派通。。。。。十二月月2210:43下下午12月月-2222:43December25,202216、少年年十五五二十十时，，步行行夺得得胡马马骑。。。2022/12/2522:43:5322:43:5325December202217、空山新雨雨后，天气气晚来秋。。。10:43:53下下午10:43下午22:43:5312月-229、杨柳散和和风，青山山澹吾虑。。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、阅读一切好好书如同和过过去最杰出的的人谈话。22:43:5322:43:5322:4312/25/202210:43:53PM11、越是没有本本领的就越加加自命不凡。。12月-2222:43:5322:43Dec-2225-Dec-2212、越是无能的的人，越喜欢欢挑剔别人的的错儿。22:43:5322:43:5322:43Sunday,December25,202213、知人者智，，自知者明。。胜人者有力力，自胜者强强。12月-2212月-2222:43:5322:43:53December25,202214、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。25十二月月202210:43:53下午午22:43:5312月-2215、最具挑战性性的挑战莫过过于提升自我我。。十二月2210:43下下午12月-2222:43December25,202216、业业余余生生活活要要有有意意义义，，不不要要越越轨轨。。2022/12/2522:43:5322:43:5325December202217、一一个个人人即即使使已已登登上上顶顶峰峰，，