《应用文写作教程》4第四章 事务文书

第四章事务文书第一节概述

事务文书，被称作常用文书、一般应用文、机关应用文等。广义指党政机关、企事业单位以及各类社会团体或个人在工作、生活中经常使用的文书。狭义指法定公文（即《党政机关公文处理工作条例》所规定的公文种类）之外的全部公务文书。

事务文书根据性质和作用的不同，分为以下几类：（一）计划类：对未来工作的内容、措施、方案等的预定性设想。如计划、规划、方案等。（二）报告类：归纳工作的主要内容、成绩、经验、问题和不足。如总结、调查报告、述职报告等。（三）规章类：为更好地开展工作而订立的一些制约性措施。如规则、制度、章程、条理、守则等。（四）信息类：向他人传播的或长或短的各类信息。如演讲稿、简报、启事、声明等。（五）会议类：为会议的召开而准备的有关文件和对会议内容的记载。如开幕词、闭幕词、会议报告、会议记录等。事务文书的特点

不同于法定公文更丰富的内容

更广泛的适用范围

灵活的书写格式

1234传达政策，指导工作加强联系和沟通

查考依据宣传教育事务文书的作用计划第二节计划、总结一、含义

计划是某一部门、单位或个人针对预计在一定时期内要完成的工作或任务所编写的书面化、条理化和具体化的应用文书。二、特点

规划性

实践性

约束力

业务性三、种类根据时间长短，可分为长期计划和短期计划。根据内容涉及的范围，分为综合计划和专题计划。根据内容划分，还可以分作生产计划、建设计划、工作计划、科研计划、教学计划、学习计划等。根据承载形式划分，有条文式计划、表格式计划、条文表格兼备式计划等。四、写作要求总体格式要求:计划格式包含三个部分，为标题、正文和落款。（1）标题计划的标题根据组成要素的不同，通常分为三类：第一类单位名称+计划期限+计划种类，或单位名称+内容概要+计划种类。第二类常用标题的格式是:期限+内容概要+计划种类，如《国民经济和社会发展第九个五年计划期间国家语言文字工作的计划》。第三类常用标题的格式是：单位名称+期限+内容概要+计划种类（2）正文计划写作的核心，由基本情况、核心内容、方法与步骤和结尾四部分组成。

①基本情况基本情况，又称前言，主要指出制定计划的政策依据，介绍有关的背景情况。②核心内容目标与任务是计划的核心内容，制定计划一定要有目的和要求，分条分项写明目标、任务及其完成时限等。③方法与步骤在实际写作中，方法与步骤这一部分也可以与目的要求合并在一起来写。④结尾结尾部分可总结全文，表明完成计划的决心，或提出希望、发出号召，或指明注意事项。这一部分有时亦可省去。（3）落款落款通常包括制定计划的单位名称和日期两项内容。如果计划的标题中有单位名称，就可省略。

（1）科学分析

（2）切合实际

（3）严谨明确

（4）灵活应对五、注意事项总结

总结是对已做过的工作的整体检查和评价，是指导今后工作的一种应用文体。当工作到一定阶段或告一段落后，对其检查和思考，对经验和教训进行总结，找出规律，并通过文字使其条理化、系统化。一、含义二、特点

（1）回顾性

（2）具体性

（3）理论性

（4）操作性三、种类

不论按何种标准划分，总结都可以分作综合性总结和专题性总结两大类。

综合性总结，是对一个单位、一个部门，在一定时期内整个工作情况的各方面经验、教训所作的比较全面系统地总结，又称全面性总结。这类总结比较全面，对前一阶段的各项活动的经验、教训、存在的问题、今后努力的方向等都要一一叙述。如《××学校2015—2016学年度工作总结》等。

专题性总结，是对一定时期的某项工作或某一方面的经验进行专门的总结，而对其他方面的情况则不涉及。有时题目中并不出现“总结”二字，但其内容仍是对前一阶段某方面工作进行地总结。目前，许多经验性的总结标题多采用这种方式。

四、写作要求总结一般由标题、正文、落款和日期三部分构成。

总结重点是正文的写作。总结的正文包括前言、成绩和缺点、经验和教训、存在问题与努力方向几个部分。而其标题、文尾（即落款和日期）与计划的写法是相同的。

基本情况。这部分内容有时作为前言来写，即把一段时间里的工作做一个全面地概括，指出主要的成绩和经验及存在的问题。必要时还应引用一些数据来说明工作的收获和成绩。

成绩或缺点。这部分要详写，总结的目的就是要肯定成绩、找出缺点，这是总结的中心。

经验和教训。经验的写法通常有两种方式，一是根据内容分成几个方面来写，二是用一个句子概括出一个方面的经验，下面陈述具体内容。经验的总结，要做到观点与材料有机统一，两者缺一不可。材料为道理的讲解提供支持和说服力，道理使罗列的材料上升到理论高度，点明问题。教训与缺点并存，为了便于以后工作的开展，要找出存在的问题，引以为戒。主要书写方向是如何发扬优点，克服缺点，改进不足，应着重解决哪些问题等。

（1）基础：掌握客观事实

（2）关键：进行分析研究

（3）反映特点，找出规律

（4）成绩、不足客观表示五、注意事项调查报告第三节调查报告、述职报告

调查报告，顾名思义，是由“调查”和“报告”组成的，是对某一事物或某一问题进行调查研究后所写的书面汇报。“调查”，就是对自然现象、社会问题进行详实地了解，查清事物情况；“报告”是把调查过程中得到的材料加以整理与分析研究，揭示其规律和意义。一、含义

1234真实性针对性

时效性表达方式掺杂二、特点

（1）经验调查报告

（2）情况调查报告

（3）问题调查报告

（4）市场调查报告三、种类四、写作要求调查报告由标题和正文两部分组成。（1）标题标题的写作应注意两个点：一要醒目，二要高度概括。标题的类型依据不同的书写方式可分为以下几种：①新闻式标题这类标题采用新闻消息的标题写作方法，题目比较吸引人，直接揭示调查报告的内容，十分简洁，如《扬长避短，发展民营企业》，但是不易从题目中看出明确的调查对象和所要研究、探讨的具体问题，因此，在正题下常有一个“关于……的调查”的副标题。②公文式标题这类标题可以直接标明调查的对象和主要问题，如《住房空置率情况调查》。③提问式标题这类标题以提出问题或以提问的形式提出调查报告的基本内容，揭露问题、揭露矛盾的调查多用这种方式如《××单位的领导班子为什么涣散无力?》。（2）正文调查报告的正文由前言、主体和结尾三个部分组成。①前言。这部分的主要任务是介绍基本情况和提出问题，使读者对调查的情况有一个大致的了解。主要用以概述情况，简明扼要地说明目的，时间，地点，对象或范围以及做了哪些调查，报告的主要内容是什么。②主体。这一部分的写作，一要考虑主题，二要考虑布局。主体部分的内容包含众多：调查的人物、事件、问题、具体做法、指导思想、困难障碍以及收获、经验和教训，所以要精心安排文章的结构。这是调查报告的中心部分，集中表述了调查报告的结果。③结尾。结尾的内容是调查报告分析问题、得出结论、解决问题逻辑思路的必然结果，其写法也是灵活多样的。可以概括地说明全篇的主要观点，进一步深化主题，增强说服力和感染力；可以用号召性、鼓舞性的语句作结尾。一般来说，有前言的，通常也要有结尾。

（1）材料充分

（2）细致研究

（3）观点提取

（4）合理布局五、注意事项述职报告一、含义

述职报告是一种自我评述性的报告。主要用于国家工作人员就某一阶段内的任职情况，向有关部门及领导、群众做出全面陈述。二、特点（1）特定作者述职报告是作者对自身工作情况的反思、回顾和总结，所以述职报告涉及的人员范围具有特定性特征，只能把与之相关的材料整理汇总。（2）内容特定述职报告的写作内容是陈述人在某一段时间内工作开展的情况，所以在时间范围上，局限于任职期间的某个时间段；在工作范围上，局限于与特定职务和工作性质相关的内容。三、种类

述职报告的种类很多，从内容上分则有专题述职报告、综合述职报告；从时间上分有任期述职报告、年度述职报告、临时述职报告；从范围上分有个人述职报告、集体述职报告。四、写作要求1）标题。根据组成要素的不同，述职报告的标题可分为四种写法：一是公文式写法：“年限＋所任职务＋文种”，如“2016学年任××中学教务处主任期间的工作汇报”；二是会议式写法：作者姓名＋职务＋会议名称＋文种，如“王××主任在2016年税务检查会议上的汇报（或报告）”；三是新闻标题式的写法，这种写法比较灵活，但是一般在正标题之下添加一个公文式的副标题，显得比较正规严肃；四是只写“述职报告”四个字。（（2）署名及日期。这一要素位置较灵活，可写在标题之下，也可以写在正文后落款处。（3）正文。由三部分内容构成。第一部分是任职概况包括何时任职、背景情况、工作变动、岗位职责和目标以及对个人任职情况的总体评价。第二部分是是述职报告的主体内容，具体陈述尽职情况。可分为两部分来写，首先写工作实绩和经验，体现出个人的工作能力和管理水平，尤其是在处理敏感、棘手问题方面，以及突发事件或重大事件方面，更能表现出个人的素质、才能和领导水平。其次写存在的问题和不足。第三部分是改进措施和今后打算，要从实际出发，在科学分析的基础上，制定出有针对性的改进措施及实施细则，对今后工作做出切实可行的规划，表明尽职的态度。

（1）实事求是

（2）要点突出（3）彰显个性五、注意事项简报第四节简报、讲话稿、演讲词简报是机关、团体、企事业单位编发的反映情况、交流经验、传达信息的一种文体。简报具有向上级机关反映日常工作和业务活动情况，与下级机关或平级单位互相沟通信息的作用。一、含义

1234时效强精简性

新颖性保密性二、特点三、种类（1）情况简报。又称工作简报，是日常工作中编发的常规简报，范围涵盖工作进展、成绩问题、人员往来、干部任免等。这类简报面广量大。（2）会议简报。会议简报主要反映会议情况，包括领导讲话，代表座谈及书面发言中的意见、建议以及会议进程。用于比较重要、规模较大的会议期间编发的简报，目的是让与会代表及领导及时了解会议进展和代表们的想法、意见，这类简报编印快速并伴随会议结束而结束。（3）动态简报。是简报的主体。动态性简报能迅速地报道新近发生的、有意义的各种事实。但只反映客观情况，不进行评论。这类简报常常是报纸、广播新闻的线索。四、写作要求（1）报头报头由名称、期号、编印单位、编印日期、密级、编号等部分构成。①简报名称。一般要用套红大字将其印在简报第一页上方居中的位置。简报的名称可以自定，如“生产简报”、“思想动态”、“工会信息”、“审计工作情况”。②期号。简报的名称下面写简报的期数，如第14期。通常期数以年为时限依次排列，会议简报的期数以一次会议的始终为顺序排列。③编印单位。编印单位指具体负责编印简报的部门，印在简报名称的左下方，一般是办公室或会议秘书处（组）等机构。印成“××局办公室编”或“××会议秘书处编”字样。

④编印日期。指简报的印发日期，写成“××年×月×日”，日期打印在简报名称的右下方，与编印单位对应排列。⑤密级。密级印在简报名称左上方的空白处。按公文等级划分，视简报内容而定。⑥编号。即印制简报的份数，如“编号125”，以数码形式打印在密级的上面。（2）正文简报的正文位于标题下，书写结构类似于新闻，通常包含导语、主体、结尾三部分。①标题。标题的书写格式是在横线下居中排印，标题内容要求新颖、醒目、吸引人。②导语。又称作按语，主要用于概括简报的主要事实，揭示简报的中心内容，介绍时间、地点、目的、意义等。③主体。写法灵活是简报的主体的特点，内容只要求做到“达意”即把主要意思充分表达出来就可以。一篇简报一般集中登载一个问题，如果几个问题比较近似，篇幅又比较短小，也可以合编在一期简报之中。简报一般使用叙述的语言，不加评论、解释。简报的正文结束，要用一条粗横实线与报尾分开。

（3）报尾报尾位于简报最后一页的末尾，这一部分主要包括发送单位和印发份数。发送单位一般要分别标明“报××××（上级单位）、送××××（同级单位或不相隶属的单位）及发××××（下级单位）”，印发份数的写法为“共印××份”。

（1）精心选材

（2）切合实际

（3）时效性强

（4）形式简洁五、注意事项讲话稿（一）讲话稿的含义

讲话稿也称“发言稿”，是为了在某个特殊场合发表讲话而拟写的文字稿件。

适用范围：一般适用于政府机关、企事业单位或者公司的领导，或者其他特定人员在会议等场合中需要发表讲话时，作为发言的依据。优点：

由于事先写成书面文字材料，所以能够帮助发言者集中、有效地围绕议题表达自己的感受和观点，不至于出现无话可说、跑题或者把话讲错的局面。使用范围：

讲话稿的使用范围很广，多用于各种大小会议、广播录音、电视录像等口头表达；也可以登报印发成“书面发言”。写作：

讲话稿一般应由讲话人亲自撰写，这样便于清楚地表达讲话者的意图、立场和观点。只有在特殊情况下，可经过授意由别人代写，或由秘书、干事等代劳。（二）讲话稿的特点和种类1、特点

讲话稿不仅是供人阅读的，而且是供人倾听的。写作的目的是为了让讲话者说给别人听，它是把书面的视觉符号转换成语音的听觉符号传达给受话者，所以一定要注意讲出来的效果，而不能仅仅注意书面表达的效果。看起来顺眼的文章，听起来不一定顺耳，看起来清楚明白的句子，说给人听，别人不一定听得懂。因此，写讲话稿，要抓住通俗化和口语化两个特点。（1）讲话稿的通俗化

讲话稿的语言一般都比较通俗，适合听众的听觉习惯和需要，容易被听众所理解和接受。

作为讲话稿的受众来说，听众只能发挥其听觉的作用，无法亲眼看到相关的实物与环境，难以知道具体的形象，只能在讲话者的语言启发下想象出某个形象，只能依靠讲话人的描述或讲解，才能使听众产生感情上的共鸣或逻辑上的说服力量。

所以，讲话稿的语言都比较通俗易懂，以补充视觉之不足。注意：

这里说的通俗不能理解为庸俗，不是指故意使用低级趣味的表述，而是指语言朴素、自然，不堆砌概念，不装腔作势。（2）讲话稿的口语化

讲话稿的主要目的是为了讲给别人听，所以它对口语的依赖程度要大于对书面语的依赖程度。

虽然书面语言比较凝练简洁，而且富有文采，但是讲话稿在写作时一般避免过多使用书面语言或者文言，即使用到，一般也会再用口语加以解释说明，因为书面语或者文言听过之后，不容易立刻理解，所以讲话稿一般口语化程度比较高。（3）讲话稿的针对性

讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的。因此在写讲话稿之前，必须要了解会议的主题、性质、议题，讲话的场合、背景，领导者的指示，同时讲话语言还要注意听众的身份、背景情况、心理需求和接受习惯等。

为了提高行政效率，一般情况下，领导讲话稿经常由秘书代笔，有主要讲话还专设起草小组，集体撰稿，反复讨论、修改，几易其稿，才提交领导使用。2、种类

讲话稿有详稿、略稿和腹稿之分。

详稿是指一篇内容完整的文稿，到时对着文稿念就行了；

略稿是指只拟定简略提纲或者要点，发言人在发言时依据略稿进行补充完善，使之成为一篇完整的发言。

腹稿则仅仅在头脑里酝酿一下，构思出基本观点和脉络，到时即席发言，之后再依据当时的发言记录整理成书面材料。（三）讲话稿的写作要求

讲话稿的写作包括标题和正文两部分。标题讲话稿的标题分为两种：一种是公文式的标题，由会议或者发言场合的名称加上文种构成，例如：“在后勤保障工作座谈会上的讲话”，一种把讲话者的姓名或者职务等信息体现在标题中，有文学色彩或者富有鼓动性的标题作为正标题，在下面附加一个公文式的副标题。如“我们的世界因你而更加精彩——在新员工欢迎会上的讲话”。

正文一般分为三个部分：开场语、主体和结束语。正文讲话稿尊敬的各位领导，同志们，老年朋友们：（开场语）今天，我们欢聚一堂，共同参加××市退休人员体育健身汇报演出。首先，在国庆佳节即将到来之际，我代表全市退休管理服务工作者，向你们致以节日的问候和崇高的敬意！（主体）退休人员体育健身活动是丰富老年人生活内涵，提高生活质量的重要内容，是大力加快老龄事业发展的重要方面。随着经济社会的发展和广大老年人文化层次的逐步提高，老年人对文化体育活动的需求愈加强烈，参与热情高涨，迫切需要有适合自身特点的各种健身锻炼方式，这是摆在各级退休人员管理部门面前的一项重要任务。实践证明，搞好形式多样的老年文体活动，对促进老年人身心健康，保持老年群体稳定，建立良好道德风尚，维护社会和谐以及安定团结的社会局面，都具有重要的现实意义。

组织开展老年文体活动的关键是专业人才，搞好文体活动，必须有一大批善于组织、富有爱心的文体骨干。多年来，我们始终坚持加强老年文体活动骨干队伍建设，培育出大批有经验、有才艺、热心公益的文体辅导员。从2008年开始，我们通过社区选拔、集中培训、交流提高等形式，打造出一支业务优良的辅导员队伍。如今，他们以社区为舞台，活跃在退休人员群体中间，服务社会，为推动我市退休人员文体活动发展做出了巨大努力和贡献。

广大退休人员对文体活动有需求、有时间、爱参与，对此，我们必须创新活动特色载体，不断增强活动群体性和吸引力，以满足广大退休人员精神需要。丰富多彩的社区文体活动，是充实老年人晚年生活的重要内容，是创新退休人员文体活动的必经之路，也是建设和谐社区、文明社区的重要组成部分，按照“贴近实际、贴近生活、贴近老年人”的原则开展好社区文体活动，形成参与度高，科学健康的城市风尚。

（结束语）今天我们隆重举行退休人员体育健身汇报演出，展示我市退休人员社区文体工作成果，展现我市广大退休人员精神风貌，希望每一位参演者都能尽情展示我市退休人员的风采和文体活动水平。在推动老年人晚年幸福生活的事业上，没有旁观者，只有意气风发的参与者和不懈努力的工作者！

最后，预祝演出圆满成功，祝愿退休人员身体健康，万事如意！开场语

一般简单介绍一下发言的缘由或背景，或者使用提问、幽默等方法烘托讲话气氛，设法吸引听众的注意力，使听众跟随讲话者的思路接受其传达的内容。主体部分

是讲话者的主要表述对象，传达出他的主要观点、感受、立场等。这一部分和实际工作内容和讲话目的关系密切，一定要多方搜集资料，整理逻辑思路，充实论点论据，使之饱满而且有说服力。

退休人员体育健身活动是丰富老年人生活内涵，提高生活质量的重要内容，是大力加快老龄事业发展的重要方面。随着经济社会的发展和广大老年人文化层次的逐步提高，老年人对文化体育活动的需求愈加强烈，参与热情高涨，迫切需要有适合自身特点的各种健身锻炼方式，这是摆在各级退休人员管理部门面前的一项重要任务。实践证明，搞好形式多样的老年文体活动，对促进老年人身心健康，保持老年群体稳定，建立良好道德风尚，维护社会和谐以及安定团结的社会局面，都具有重要的现实意义。

组织开展老年文体活动的关键是专业人才，搞好文体活动，必须有一大批善于组织、富有爱心的文体骨干。多年来，我们始终坚持加强老年文体活动骨干队伍建设，培育出大批有经验、有才艺、热心公益的文体辅导员。从2008年开始，我们通过社区选拔、集中培训、交流提高等形式，打造出一支业务优良的辅导员队伍。如今，他们以社区为舞台，活跃在退休人员群体中间，服务社会，为推动我市退休人员文体活动发展做出了巨大努力和贡献。

广大退休人员对文体活动有需求、有时间、爱参与，对此，我们必须创新活动特色载体，不断增强活动群体性和吸引力，以满足广大退休人员精神需要。丰富多彩的社区文体活动，是充实老年人晚年生活的重要内容，是创新退休人员文体活动的必经之路，也是建设和谐社区、文明社区的重要组成部分，按照“贴近实际、贴近生活、贴近老年人”的原则开展好社区文体活动，形成参与度高，科学健康的城市风尚。

结束语

可以总结、回顾讲话者的主要观点、立场，强调讲话稿的主要内容和目的，或者使用富有鼓动性的言论激发听众的热情，使之更好地理解讲话者的意图，贯彻讲话稿的精神和主旨。

今天我们隆重举行退休人员体育健身汇报演出，展示我市退休人员社区文体工作成果，展现我市广大退休人员精神风貌，希望每一位参演者都能尽情展示我市退休人员的风采和文体活动水平。在推动老年人晚年幸福生活的事业上，没有旁观者，只有意气风发的参与者和不懈努力的工作者！（总结回顾，强调讲话稿的主要内容和目的）

最后，预祝演出圆满成功，祝愿退休人员身体健康，万事如意！（鼓动性的言论激发听众的热情）（四）写作注意事项（1）要关注听众的接受效果

讲稿的效果好不好，不是撰稿人个人或少数人坐在办公室里评定的，而是要由听众的反映来评定，因此讲话稿首先要考虑是讲给谁听的，不同的听众的身份、立场、理解能力等都各不相同。

首先要明确讲话稿的受众是谁，这些人有什么特点，怎样才能说服他们；同时，事先要尽可能估计到听众对所讲内容可能产生的反映、提出的问题等等，以便能够及时对讲话做出调整，对听众的疑问予以解答。

其次要讲听众最关心的问题。这就要求撰稿人吃透两头。一是了解上面的方针政策，二是了解听众需要解决什么问题。两头吃透了，该讲什么，不该讲什么，哪些多讲，哪些少讲心中就有数了。这样讲起来才有针对性，听众也会觉得受益匪浅，听得全神贯注。（2）主题明确、观点正确

讲话人首先要围绕有关议题展开讲话，不能随意离题，信口开河。

其次观点要清楚，立场要鲜明，对相关问题做出客观公正的评价，不能含糊其词、模棱两可。说涉及的事例要实事求是，引用材料要准确无误，如果有些材料难以确定，不能拿来就用，一定要进行调查求证。用客观的态度评论问题，实事求是，不任意夸大或者缩小，不曲意迎合。（3）用语恰当，简洁明了

要尽量把话写得简明扼要、干净利索。语句重复罗嗦不仅会影响讲话的效果，而且会引起人们的厌烦，因为疲劳而精力涣散。

因此，讲话要克服长篇大论的不良习惯。在组织语言时，要像说话一样简短亲切，绝不要乱抄文章上的一些晦涩难懂的句子。尽量使用层次比较简单的短句子，文言句和倒装句尽量少用，以免造成听众的费解或注意力分散。注意细节：不该省的字不要省，涉及到一些专用名称或者术语一定要用全称或规范化的简称，否则可能造成误解，如“纪委”可能会误解为“计委”。要分清同音的字和词，比如“全部”容易错听为“全不”。方言土语也要少用，必要时，可以对方言土语做一下解释。方言土语只在特定人群中具有流通性，如果使用方言土语多了，有些人听不懂，或者窃窃私语，也会影响会场秩序。书面表达中，可以用引号或者括号表达某些特定意味和倾向性，但是用口语表达时就没有这种效果了，所以要表示相反意思的词时，在其前面要加上所谓二字，以表示否定；用括号作注释的，要改为直接叙述。演讲词（一）演讲词的含义

演讲词是在一定场合的集会或较为隆重的会议上供演说用的文稿。演讲的含义有广义与狭义之分。

广义上的演讲，把各种会议上的讲话文稿都包括进去，如开幕词、闭幕词、欢迎词、欢送词、贺词、答谢词等等；狭义上的演讲，即我们在演讲比赛中看到的正式演讲或知名演说家的演讲。这里所说的主要是狭义上的演讲。（二）演讲词的特点和种类1、特点

演讲词不同于发言稿，重在一个“演”字，因为演讲不仅仅是发言，同时也是一种演示、表演，因此，演讲是一门艺术。

艺术性的发言，它要调动多种艺术手段，全方位、多角度地演示出形象性的语言，通过语言媒体（包括形体语言和表情语言）来形象地显示主题，以情动人，以美的享受感染听众，使其轻松而自然地进入演讲的语言氛围中，完成思想上、情感上和信息上的双向交流与沟通。因此，演讲词具有以下几个方面的特征：（1）演讲词是书面表达与口头表达的统一体

演讲词要具备口头表达的特色，如果全文都是文绉绉的书面语，演讲时就很难发挥出激情，但这并非说一定要通篇大白话，警句、格言、文学性抒情语言都会为演讲增色许多，这时便需要书面语。（2）演讲词要通俗易懂

演讲是供人们听的，因此不仅要满足听的需要，还要使听众当场消化、吸收，演讲的语言瞬息即逝，没有体味的时间，所以演讲词的语言应通俗易懂。（3）演讲词内容要完成“双向统一”的任务

演讲的效果产生于演讲思维和听众思维的“双向统一”之中，因此，演讲词要沟通演讲人与听众思想感情之间的交流。演讲的内容如果与听众心理需要相矛盾，演讲词再华丽也是无用的。2、种类

演讲词与一般文章相比较，其结构是非常灵活的，其最终目的是为了演讲的效果。从写作方法来划分，演讲词有记叙式、议论式、抒情式三种。

记叙式的演讲词侧重叙述某个事件的过程，一般使用记叙文的写作方法，把事件的来龙去脉讲述清楚，使听众了解真相。

议论式的演讲词侧重对某个问题和事物发表看法、提出观点和主张，表明立场，所以一般采用议论文的写作手法，用清晰的逻辑顺序表明自己的论点，并且用丰富可靠的证据来论证自己的观点和立场，使听众接受其主张，从而说服听众。

抒情性的演讲词侧重于抒发某种情感，以真挚的感情来感染听众，使听众为之动容。在实际写作中，这三种演讲词很难绝对区分，因为大多数的演讲词都混合使用了多种表达手法，把记叙、议论、说明、抒情等表达方法结合起来使用，从而更好的为传达主题服务，获得最佳的演讲效果。（三）演讲词的写作要求

不论哪种演讲词，其结构都由：标题、开头、正文、结尾几个部分组成。1.标题

演讲词的标题可以是单一型的，即只有一个正题，如《中国，权力禁止交易!》；也可以是复式标题，如《难以忘怀的相聚，刻骨铭心的情谊——在华中师大校庆时的演讲》就是由正标题、副标题组成的。标题的拟写可以采用修辞手法，使其具有艺术性而更加吸引听众。2.开头

开头和结尾对于演讲词来说尤为重要，这是演讲词与一般文章有所不同的地方。一般的文章在读者面前呈现为静态的展示，读者可以反复地去体会理解文字的含义和韵味，但是演讲词在演讲过程中表现为动态的时间顺序，好的开场，能抓住听众，便于演讲内容的展开，而一旦开头失败了，再想聚集听众的注意力和兴趣就很困难了。

怎样才算是好的开头呢？一般说来，好的开头应具备制造气氛、突出主题、吸引听众、控制场面的效果。好的开头是演讲成功的一半，它能有效地吸引听众的注意力，从演讲的一开始便抓住听众的心，也就为演讲的成功奠定了基础。演讲词的开头方法可以采用以下几种：（1）入话启动法

入话原本是一种传统话本小说的开头方法，这里指借用其他事物引入话题。其目的有二：一是稳定在场听众的情绪；二是吸引更多的听众。如《在马尔巴赫市一次晚宴上的祝酒词》的开头：“尊敬的××市长先生及夫人，女士们、先生们：中国人宴会上的习惯是先致词后吃饭，这样做的好处是把该办的事办完，沉住气、不慌不忙地吃；而欧洲人是吃起来以后再讲话，这也有好处，不会饿肚子。今天我是入乡随俗——吃饱了再说。”（2）经典启动法

即引经据典，运用名人名言、警句，或引用形象生动的文辞，这样可以借名人名句效应赢得公众的信服。如《进攻“3800”高地》演讲的开场，作者即引用了唐代刘希夷的《代悲白头翁》中的诗句“年年岁岁花相似，岁岁年年人不同”，这就迎合了岁末春初人们的感慨之情，成功地启动了演讲。（3）会话启动法

即以问答对话的方式作为演讲的开头，既可以自问自答，也可以自问人答，这样做可以激起听众的参与意识，思考演讲者的问题，从而使听众的思维与演讲者保持同步。

如中央电视台节目主持人白岩松在全国新闻界“做文与做人”演讲比赛中获得特等奖的一篇演讲词《人格是最高的学位》的开头：“很多很多年前，有一位学大提琴的年轻人去向本世纪最伟大的大提琴家卡萨尔斯讨教：‘我怎样才能成为一名优秀的大提琴家？’卡萨尔斯面对雄心勃勃的年轻人，意味深长地回答：‘先成为优秀而大写的人，然后成为一名优秀而大写的音乐人，再然后就会成为一名优秀的大提琴家。’听到这个故事的时候，我还年少，老人回答时所透露出的含义我还理解不多，然而随着采访中接触的人越来越多，这个回答就在我脑海中越印越深。”（4）情感启动法

这种方法借助动情的语言沟通听众与自己的情感，激起听众的共鸣，缩短心理距离，以达到持久性地吸引听众的目的。如第二次世界大战时，丘吉尔访美演讲的第一句话是：“我从我的祖国来到我母亲的祖国，我感到非常高兴。”这句话立即获得了热烈的掌声，达到了目的。

以上只介绍了几种开头的方法，具体使用什么开头方法还要视具体场合及内容来决定。3.正文

正文对演讲的主题展开阐述，深入说理，其内容比较丰富，要讲究谋篇布局、章法结构、过渡照应；逻辑性要强，条理要清晰，材料要生动，感情要真实，具有强烈的感染力。4.结尾

一个好的结尾是演讲走向成功的最后一步，要精心设计，既可以收拢全篇，总结全文，寄予希望，鼓舞精神，也可以表示决心，展望前景，还可以含意隽永，耐人寻味。

成功的结尾，应具有这样的特点：一是揭示主旨，即在结尾处对演讲的主要内容和基本观点再作一次扼要的小结。二是发人深思，即以含义深刻的名言警句结束，给人回味无穷的思考。第五节会议记录会议记录是开会时的内容整理成书面材料。内容包含会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言、形成的决议等。会议记录是一项重要的工作记录材料，要指定专人负责，用专门的本子记录、保管。每次会后，会议主持人要在记录的右下方署名。一、含义根据会议性质的不同，会议记录可以分为以下几类：

1.工作会议记录。即召开工作会议、研究一些重大问题所形成的会议记录。2.行政例会记录。即在各级行政机关召开的办公会议和行政例会上所形成的会议记录。3.座谈会记录。即为解决某个重要问题，召集有代表性的人员参加，进行座谈讨论而作的会议记录。二、种类（1）口语化讲话稿在语体方面主要依赖于口语，虽然书面语言比较凝练简洁，但是讲话稿在写作时一般避免过多使用，即使用到，一般也会再用口语加以解释说明。二、特点（2）通俗化为了使讲话稿便于理解，讲话稿的语言一般都比较通俗。一般避免使用让听众费解大量书面语言，即使有书面语言的引入，一般情况下也要进行适当的解释。但是，值得注意的是这里所说的通俗不能理解为庸俗，不能指故意使用低级趣味的表述。

三、作用会议记录可以作为传达、执行会议决定和贯彻会议精神的依据，也可以作为以后进一步分析、研究、总结工作的重要参考