财务共享中心的流程构建

财务共享中心的流程构建作者：彭嘉来源：《对外经贸》2015年第05期［摘要］财务共享中心这一财务管理模式在西方发达国家已经有三十多年的历史。它是一种以客户为导向的组织模式，可以推动企业在财务组织设计以及流程管控方面到达新的高度。基于财务共享中心流程构建的视角，从基本服务内容、制度体系、各环节关键点以及运作模式等方面对其管理模式的流程进行深入研究。并结合跨国企业集团财务共享中心的工作实践，总结了财务共享中心建立的关键因素及主要的运营流程，并对财务共享中心的未来发展进行了展望，提出将成功的管理经验与企业实际相结合的建议。［关键词］共享服务；财务共享服务中心；流程［中图分类号］F275［文献标识码］A［文章编号］2095-3283（2015）05-0155-03［作者简介］彭嘉（1983-），女，汉族，江西人，拜耳（中国）有限公司会计经理，中级会计师，硕士，研究方向：跨国企业财务会计。财务共享服务中心（FinancialSharedServiceCentre）是基于信息技术发展起来的新的管理模式。财务共享服务中心将工作职能标准化，不仅能够降低成本和提高效率，还能促使财务部门转变为提供数据支持的业务部门，提高其工作附加值。随着全球信息化发展，财务共享模式将会成为企业集团未来应用的趋势，更好地满足企业战略发展的需求。财务共享服务中心作为一种全新的财务管理模式，正在我国企业集团中被广泛推广与应用，成为企业降低运营成本，提高核心竞争力的有效途径之一。企业管理层可以从核心管理的角度，将共享中心具有共性的流程予以标准化，并注意其与业务板块的衔接以保证工作效率和服务对象满意度。在财务共享中心的建立及运作过程中，要控制好每一个流程关键点，以确定一套行之有效的运作机制。本文以跨国企业阿尔卡特朗讯财务共享中心的流程构建为例，论述财务共享中心的建立及实施实质上是企业进行财务流程再造的过程。一、财务共享服务的分类财务共享服务包括专业建议服务和事务处理服务。专业建议服务是以为企业集团提供高价值的专业财务建议为主的服务；事务处理服务是以账务处理为主的服务，主要包含账户模块、结算模块、资产模块和资金模块等账务处理服务模块（见图1）。1专业建议服务专业建议服务是以为企业集团提供高价值的专业财务建议为主的'共享服务”，主要包括税务筹划、资金管理、分析报告、客户以及供应商关系管理、股东关系管理等。这类服务具有标准化、大批量、专业要求高的特点，旨在为管理者提供全方位支持，有效控制风险，为客户和供应商等提供高效服务。2事务处理服务账务处理服务是最典型的事务处理服务，也称为'共享会计服务”(SharedAccountingService)，主要业务包括编制账目、应收应付账款管理、固定资产及存货管理等。这类服务以标准化、大批量为主要特点，是以事务性处理功能为主的财务共享服务。大多数财务共享服务中心为企业提供此类服务。财务共享服务中心的财务业务主要分为账户模块、结算模块、资产模块和资金模块四大类，此外还有投资模块、成本模块等。在阿尔卡特朗讯财务共享中心，账户模块包括会计总账处理及管理会计；结算模块包括员工报销、供应商付款以及客户应收账款；资产模块主要是固定资产及存货管理；资金模块主要是银行及外汇业务等。图1财务共享服务的分类二、财务共享服务的标准化在进行企业财务流程再造的过程中，需要建立统一规范的作业标准，以保证财务流程的顺畅。此标准需要随时进行动态的修正，实时与各业务板块的运营情况相衔接。在实施过程中，要严格执行建立起来的作业体系，并确定统一标准的收费模式，以保证提供高质量的财务共享服务。1规范作业标准在进行组织架构调整和系统整合的过程中，需要统一规范的财务制度来控制财务共享服务中的风险。其中，建立财务制度最为关键的因素是建立统一规范的作业标准，将财务制度的要求与系统操作相结合，从而保证财务流程的顺畅。具备完善的作业标准是企业财务共享中心信息整合系统有效运转的关键。2动态修正作业标准要保证企业财务共享中心始终提供高效的服务，还要根据外部环境和内部管理需要动态地修正已经形成的作业标准，不断予以完善和改进，从而实时地与各个业务板块的运营情况相互衔接，为业务部门提供有效的数据支持。不断修正的动态作业标准是企业财务共享中心高效运作的保障。3避免财务事务的简单集中统一的财务制度形成后，通过标准化作业，企业内部的所有财务共享服务对象都有确定的服务时限。此种标准化作业还有助于对ERP辅助系统的持续开发。为了保证财务共享服务的质量，在实施过程中要严格按照修订好的作业标准进行操作，实现真正意义上的高效财务共享服务而非财务事项的简单集中。4确定标准的收费模式为了保证财务共享管理模式的正常运作，企业财务共享中心需要同各子公司签订服务协议，规定好如何合理分摊相关的费用及各项服务的收费标准等内容，并且要遵守各国家和地区的相关法律。除此之外，需要确定好财务共享中心自身运营成本与价值创造两者的'盈亏临界点”，由此来判断此种管理模式是否有效。三、财务共享中心流程的关键点财务共享中心自筹备建立到后期运作涉及一系列关键点。建立过程中的关键点主要包括地址、人员、系统、流程、文化以及绩效制度；运作过程中的关键点主要指人员思维方式的转变、不断完善系统流程以及形成高效的运作团队等。这些关键点同时也是绝大多数财务共享中心的主要问题所在。企业管理层应当理清思路，针对共享中心的关键问题确定一套行之有效的解决办法。1财务共享中心建立过程中的关键点从财务共享中心的建立步骤可以看出其在建立过程中的关键要素主要包括地址、人员、系统、流程、文化和绩效制度。在地点的选择上需要考虑稳定的政治经济环境、便捷的交通以及其余可利用的资源；在人员的配备上需要考虑具备语言、专业知识以及沟通技能的综合人才；在系统支持上需要建立起统一的ERP系统及一系列辅助系统，以提高工作效率；在流程建设方面，需要以一套科学合理的标准流程来保证共享中心运作的稳定性；在组织文化形成方面，需要引导每位成员树立正确的服务理念，同事之间进行有效沟通；在绩效考核方面，需要设计科学的考核指标来考核成员工作绩效，并以此激发成员的工作积极性（见表1）。2财务共享中心运作中的关键点财务共享中心运作过程的关键点在于高层管理方式的转变以及基层思维方式的转变。同时，应当不断完善和优化财务共享中心依存的信息系统，充分调动员工的积极性以形成一个高效的运作团队。企业要结合自身实际学习和研究该模式，高层管理人员要积极推动建立新的管理方式，基层管理人员以及工作人员也要转变思维方式，使新旧体系能够顺利过渡。由于新的管理模式对IT系统的依赖性大为增强，因此，企业集团应当建立起统一的流程标准和IT系统标准并不断完善，为安全有效地处理财务信息奠定基础。财务共享中心对外要提供准确及时的财务信息，对内要充分调动员工积极性，提高员工的专业素养，形成一个高效的运作团队（见表2）。3财务共享中心存在的主要问题及建议目前，财务共享中心主要存在以下问题：单一的操作模式导致员工的积极性降低，造成人员流失；与子公司的权责界定不清；共享中心人员的服务意识不强；ERP系统及辅助系统之间的衔接不够紧密；中心人员和子公司人员在沟通过程中的文化差异较为明显；绩效考核不能真正落实。财务共享中心应通过多种形式的培训来增强成员的工作热情，解决人员流动过于频繁的问题；通过订立严格的服务标准以及动态修改服务标准来解决与子公司权责不清的问题；建立反馈机制，定期了解服务对象的意见和建议，增强共享中心人员的服务意识；对于影响工作效率的IT系统，共享中心需要及时进行二次开发，解决关键问题；建议共享中心成员尽可能地采用电话而非邮件的方式来沟通，以提高工作效率；建立科学合理的绩效考核指标及奖惩制度，以调动员工的工作热情，保证工作质量（见表3）。四、财务共享中心的运作机制1财务共享中心运作原理财务共享中心模式运作的原理是通过在某一个或者多个地点对流程、技术及人员的优化整合，实现跨国公司内部各个流程的精简化及标准化。财务共享中心实施财务共享模式前后的流程要素的变化如表4所示：表4公司财务共享服务模式实施前后的流程要素财务共享模式实施前财务共享模式实施后集权或者分散管理集中管理流程未充分考虑业务部门的需求按照业务部门的需求设计流程分散、未优化的财务作业流程简化、标准化的财务处理流程管理费用高管理费用大大缩减（30%甚至更高）财务共享服务中心的基本运作模式为：总公司为财务共享服务中心的建立选址，并为财务共享中心各个岗位配备人员，形成财务共享中心所需的相关系统，建立统一规范的流程制度，形成自己的组织文化，落实相关的绩效考核。财务共享中心对外向各个子公司提供统一标准的服务，并按照签订的服务协议以一定的方式收取服务费用。同时，各个子公司不再设立与财务共享中心拥有相同职能的部门。2阿尔卡特朗讯财务共享中心的运作模式阿尔卡特朗讯亚太区财务共享中心选择经济政治环境相对安全的上海作为其办公地点，为了节约成本，主要招聘工作经验较少的应届毕业生。集团拥有的SAP系统以及一系列ERP辅助系统，成为财务共享中心基本的系统支持。财务共享中心拥有对每个岗位清晰的职能界定以及每一模块的流程描述，并且相关的考核指标也非常明确。此外，财务共享中心还与其服务的每一家子公司签订了内部协议，确定了服务范围及收费标准。在正式运营阶段，共享中心会定期举行内部及对外的总结会议，研究探讨运营管理问题并持续跟踪。由此确立了阿尔卡特朗讯财务共享中心基本的运作模式。3财务共享中心运作模式的优劣财务共享中心运作模式的优势在于其能够形成规模效应，有效地降低运作成本，显著提高员工的工作效率，提升财务管理水平，最终提高企业的核心竞争力。其劣势在于这种新的管理模式使得企业原先的运作形式被重新调整，一定程度上影响了内部合作关系，同时对系统的依赖程度加深，可能会因为系统的不稳定而影响数据传输效率。相对单一的操作模式也很容易使员工丧失工作热情，影响工作质量。企业财务共享中心因其解决了企业在分散模式下的财务问题，成为被越来越多的企业所采用的管理模式。它不仅为企业大大缩减了成本，提高了效率，更为重要的是为企业财务流程再造创造了质的飞跃，加强了企业的管控能力，提高了企业的竞争力。展望未来，财务共享中心的覆盖范围将由最初的基础核算工作逐渐扩大到附加值高且复杂的财务管理工作中，如财务分析等。随着越来越多的企业采纳财务共享中心的管理模式，相关的法律法规也会逐渐完善。企业管理层应当密切关注法律法规的修订，保证财务共享中心的运营处于合法范围之内。“任何先进的管理方法都要和自己公司的实际情况结合起来，变成适合自己的方法，才能发挥其最大效用。”选择将财务共享中心外包或者承接其他公司财务共享中心业务都是跨国公司与自身实际情况相结合的产物，任何公司都不能完全照搬其他公司的管理模式，创造出适合自身的管理方法才能为公司创造最大的价值。

［参考文献］［1］ 张瑞君，陈虎，胡耀光，常艳财务共享服务模式研究及实践［J］管理案例研究与评论，2008（3）［2］ 张瑞君，陈虎，张永翼企业集团财务共享服务的流程再造关键因素研究一一基于中兴通讯集团管理实践［J］会计研究，2010（7）［3］ 何瑛企业财务流程再造新趋势：财务共享服务［J］财会通讯，2010（6）［4］ 任晓燕，章雪岩，杨娟对实施共享服务中心的过程的研究［J］商场现代化，2008（4）［5］ 张兴彦谈如何建立企业财务共享服务中心山时代经贸，2007（11）［6］ 石慧财务共享服务中心模式浅析［J］青岛职业技术学院学报，2006（S1）（责任编辑：梁宏伟）洒3、|J I—i-―I—1Ar-LLL*MAr>V―-A、Id3—FI4,fcI- 7P专业建议服务事务处理服务「理7理管理专业建议服务事务处理服务「理7理管理管系管划理告系关系筹蠹关商美务金析户应东-理班3辑理sW管管管块块块块块块模漠模漠模模户算产金资本<■结资资投<图1财务共享服务的分类表1企业财务共享中心在建立过程中的关键点关键点内容地点政治经济环境稳定、交通便捷、资源可利用人员人员具备多语言、财务专业知识、良好的沟通技能系统ERP系统的统一、辅助系统的完备流程标准流程的科学合理文化正确的服务理念、有效的沟通绩效科学的考核指标表2企业财务共享中心在运作过程中的关键点关键点内容管理方式高层需要转变管理方式思维方式基层需要转