电子邮件礼仪4

电子邮件礼仪信息技术中心2009年2月电子邮件礼仪

据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。

邮件标题

称呼与问候

邮件正文

邮件附件

语言选择与汉字编码

结尾署名

使用技巧电子邮件礼仪邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。注意以下几点：一定不要空白标题，这是最失礼的标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。称呼与问候

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好处的，即便邮件中有些地方表达欠妥，对方也能平静的看待。注意以下两点：恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。

Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。邮件正文（1）

正文是邮件最重要的部分，注意以下几点：Email正文要简明扼要，行文通顺

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！邮件正文（2）Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。邮件正文（3）合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。不要动不动使用:)之类的笑脸字符

在商务信函里面使用:)之类的笑脸字符会显得比较轻佻，BusinessEmail不是情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

邮件附件附件是邮件的一个重要组成部分，注意以下几点：如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送语言的选择和汉字编码

在语言的选择和汉字编码方面，注意以下几点：只在必要的时候才使用英文邮件。英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。结尾署署名每封邮邮件在在结尾尾都应应签名名，这这样对对方可可以清清楚的的知道道发件件人信信息。。虽然然你的的朋友友可能能从发发件人人中认认出你你，但但不要要为你你的朋朋友设设计这这样的的工作作。签名信信息不不宜过过多电子邮邮件消消息末末尾加加上签签名档档是必必要的的。签签名档档可包包括姓姓名、、职务务、公公司、、电话话、传传真、、地址址等信信息，，但信信息不不宜行行数过过多，，一般般不超超过4行。你你只需需将一一些必必要信信息放放在上上面，，对方方如果果需要要更详详细的的信息息，自自然会会与你你联系系。引用一一个短短语作作为你你的签签名的的一部部分是是可行行的，，比如如你的的座右右铭，，或公公司的的宣传传口号号。但但是要要分清清收件件人对对象与与场合合，切切记一一定要要得体体。不要只只用一一个签签名档档对内、、对私私、对对熟悉悉的客客户等等群体体的邮邮件往往来，，签名名档应应该进进行简简化。。过于于正式式的签签名档档会让让与对对方显显得疏疏远。。你可可以在在OUTLOOK中设置置多个个签名名档，，灵活活调用用。签名档档文字字应选选择与与正文文文字字匹配配，简简体、、繁体体或英英文，，以免免成出出现乱乱码。。字号号一般般应选选择比比正文文字体体小一一些。。使用技技巧（（1）及时回回复Email收到他他人的的重要要电子子邮件件后，，即刻刻回复复对方方一下下，往往往还还是必必不可可少的的,这是对对他人人的尊尊重，，理想想的回回复时时间是是2小时内内，特特别是是对一一些紧紧急重重要的的邮件件。对每一一份邮邮件都都立即即处理理是很很占用用时间间的，，对于于一些些优先先级低低的邮邮件可可集中中在一一特定定时间间处理理，但但一般般不要要超过过24小时。。如果事事情复复杂，，你无无法及及时确确切回回复，，那至至少应应该及及时的的回复复说””收到到了，，我们们正在在处理理，一一旦有有结果果就会会及时时回复复，云云云””。不不要让让对方方苦苦苦等待待，记记住：：及时时作出出响应应，哪哪怕只只是确确认一一下收收到了了。如果你你正在在出差差或休休假，，应该该设定定自动动回复复功能能，提提示发发件人人，以以免影影响工工作进行针针对性性回复复当回件件答复复问题题的时时候，，最好好把相相关的的问题题抄到到回件件中，，然后后附上上答案案。不不要用用简单单的，，那样样太生生硬了了，应应该进进行必必要的的阐述述，让让对方方一次次性理理解，，避免免再反反复交交流，，浪费费资源源。回复不得得少于10个字对方给你你发来一一大段邮邮件，你你确只回回复“是是的”、、“对””、“谢谢谢”、、“已知知道”等等字眼，，这是非非常不礼礼貌的。。怎么着着也要凑凑够10个字，显显示出你你的尊重重。使用技巧巧（2）不要就同同一问题题多次回回复讨论论如果收发发双方就就同一问问题的交交流回复复超过3次，这只只能说明明交流不不畅，说说不清楚楚。此时时应采用用电话沟沟通等其其他方式式进行交交流后再再做判断断。电子子邮件有有时并不不是最好好的交流流方式。。对于较为为复杂的的问题，，多个收收件人频频繁回复复，发表表看法，，把邮件件越RE越高，这这将导致致邮件过过于冗长长笨拙而而不可阅阅读。此此时应即即是对之之前讨论论的结果果进行小小结，删删减瘦身身，突出出有用信信息。要区分Reply和ReplyAll如果只需需要单独独一个人人知道的的事，单单独回复复给他一一个人就就行了如果你对对发件人人提出的的要求作作出结论论响应，，应该replayall，让大家家都知道道；不要要让对方方帮你完完成这件件事情。。如果你对对发件人人的提出出的问题题不清楚楚，或有有不同的的意见，，应该与与发件人人单独沟沟通，不不要当着着所有人人的面，，不停的的RE来RE去，与发发件人讨讨论。你你们讨论论好了再再告诉大大家。不要向上上司频繁繁发送没没有确定定结果的的邮件。。主动控制制邮件的的来往为避免无无谓的回回复，浪浪费资源源，可在在文中指指定部分分收件人人给出回回复，或或在文末末添上以以下语句句：“全全部办妥妥”、““无需行行动”、、“仅供供参考，，无需回回复”。。使用技巧巧（3）TO，CC中的各收收件人的的排列应应遵循一一定的规规则。比如按部部门排列列；按职职位等级级从高到到低或从从低到高高都可以以。适当当的规则则有助于于提升你你的形象象。转发邮件件要突出出信息在你转发发消息之之前，首首先确保保所有收收件人需需要此消消息。除除此之外外，转发发敏感或或者机密密信息要要小心谨谨慎，不不要把内内部消息息转发给给外部人人员或者者未经授授权的接接收人。。如果有需需要还应应对转发发邮件的的内容进进行修改改和整理理，以突突出信息息。不要要将RE了几十层层的邮件件发给他他人，让让人摸不不着头脑脑。只给需要要信息的的人发送送邮件，，不要占占用他人人的资源源记住：只发有必必要的邮邮件，认认真发邮邮件！谢谢！thanks9、静夜四无邻邻，荒居旧业业贫。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。14:42:2514:42:2514:4212/25/20222:42:25PM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。12月月-2214:42:2514:42Dec-2225-Dec-2212、故人人江海海别，，几度度隔山山川。。。14:42:2514:42:2514:42Sunday,December25,202213、乍见见翻疑疑梦，，相悲悲各问问年。。。12月月-2212月月-2214:42:2514:42:25December25,202214、他乡生白白发，旧国国见青山。。。25十二二月20222:42:25下下午14:42:2512月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月222:42下下午12月-2214:42December25,202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/2514:42:2514:42:2525December202217、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。2:42:25下下午2:42下下午14:42:2512月-229、没有失失败，只只有暂时时停止成成功！。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、很多事事情努力力了未必必有结果果，但是是不努力力却什么么改变也也没有。。。14:42:2514:42:2514:4212/25/20222:42:25PM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。12月-2214:42:2514:42Dec-2225-Dec-2212、世间成事，，不求其绝对对圆满，留一一份不足，可可得无限完美美。。14:42:2514:42:2514:42Sunday,December25,202213、不知香积寺寺，数里入云云峰。。12月-2212月-2214:42:2514:42:25December25,202214、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。25十二月月20222:42:25下午14:42:2512月-2215、楚塞三湘湘接，荆门门九派通。。。。十二月222:42下下午12月-2214:42December25,202216、少年十五五二十时，，步行夺得得胡马骑。。。2022/12/2514:42:2514:42:2525December202217、空山新雨雨后，天气气晚来秋。。。2:42:25下下午2:42下下午14:42:2512月-229、杨柳散和和风，青山山澹吾虑。。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、阅读一切切好书如同同和过去最最杰出的人人谈话。14:42:2514:42:2514:4212/25/20222:42:25PM11、越越是是没没有有本本领领的的就就越越加加自自命命不不凡凡。。12月月-2214: