行政助理培训-第一二章课件

行政助理培训课程教师：王俊婷电话箱：363051743@行政助理培训课程教师：王俊婷1选课的原因A、就业需要B、考虑到考研或公务员考试C、从众心理选课的原因A、就业需要2行政管理职位现状描述一、职责：

（一）日常管理工作

（二）公文制定

（三）日常商务谈判

（四）组织会议，并完成会议纪要工作

（五）协调公司内部各部门机构和外部机构关系行政管理职位现状描述一、职责：3二、要求：

（一）中文、行政管理、企管等专业

（二）会使用办公软件，文件资料管理和信息档案管理

（三）起草文件、合同和其他文字资料

（四）有会议组织思想和高效率的组织方法三、薪资

约为2000——3000人民币四、晋升空间二、要求：4行政助理行政事务主管行政部经理行政总监行政助理行政事务主管行政部经理行政5公司结构图董事会总经理行政部行政秘书档案员财务部会计公司结构图董事会总经理行政部行政秘书档案员财务部会计6第一章行政部职责描述

第一节行政部职能和工作目标一、行政部职能

（一）参谋职能

（二）沟通和协调职能

（三）行政事务处理

（四）后勤保障

（五）监督控制第一章行政部职责描述

第一节行政部职能和工作目标一7二、行政部目标（一）积极配合企业领导进行决策的制定、落实与督办

（二）沟通协调企业各部门间的工作（三）信息的收集

（四）日常事务的管理工作（五）树立企业良好形象二、行政部目标8第二节工作职责一、部门工作职责

（一）日常办公事务管理：会议的组织、协调等

（二）办公用品及设备管理

（三）文书资料管理

（四）车辆管理

（五）后勤保障

（六）涉外事务管理等第二节工作职责一、部门工作职责9二、岗位工作职责总经理行政总监行政部经理行政事务主管行政秘书档案管理员行政后勤主管法律事务主管二、岗位工作职责总经理行政总监行政部经理行政事务主管行政秘书10第二章行政部组织管理

第一节工作目标与工作事项目标:建立规范、高效、便于管理的行政办公组织事项一：组织结构设计事项二：行政管理规章制度建设第二章行政部组织管理

第一节工作目标与工作事项目11一、组织结构设计（一）相关概念1、组织：

巴纳德认为组织是有意识地对人的活动或力量进行协调的关系，是两个以上人的自觉协作的活动和力量组成的一个体系。

组织是一个协作系统，这个系统由许多人组成，这些人只有在一定的相互作用的社会关系下，同其他人协作才能发挥作用。

一、组织结构设计122、行政组织：

行使国家权力，管理国家行政事务和社会公共事务的机构体系。

企业行政组织是指具体实施生产经营决策的执行组织。3、组织结构：

指组织成员按照专业化分工为实现组织目标而形成的垂直、横向等各种联系状态。

2、行政组织：13

4、组织结构设计：

指以企业组织结构为核心的组织系统的整体设计工作

4、组织结构设计：14（二）组织结构设计的依据和目的1、依据：企业的总体战略目标：

行政部职能和目标2、目的：设计出符合本企业的行政组织（二）组织结构设计的依据和目的15

（三）设计内容1、基本内容

（1）职务设计：

即对现有职务的认定、修改或产生新的职务。

指在对企业目标进行分解的基础上，确定和设计组织内的不同岗位及其所需的人员数量，每个岗位人员应当承担的责任、需要完成的任务及应当具备的基本素质条件。

16

（2）群体设计：

群体设计的两个阶段：第一阶段、把整个组织中的工作流程、任务和有关人员的关系绘制出来，分析任务、人员与工作流程的相关性；第二阶段、任务和人员构成活动区，搞清活动区之间的联结关系，确定执行任务的活动组，这种活动组构成各种群体。（2）群体设计：17

(3)结构设计

结构设计时的6点要求：

明晰、经济、效能、决策迅速有效、稳定性和适应性、自我更新。行政助理培训---第一二章182、主要内容：

（1）组织层次和管理幅度

组织层次：

从最高的直接主管到最低的基层具体工作人员之间形成的层次数。

管理幅度：

组织中上级领导着直接有效地指挥和领导下属的数量。2、主要内容：19(2)部门划分

指对企业的整体行政办公工作内容进行细致的分析和合理明确的分类，并在此基础上进行科学综合。目的在于确定企业行政办公组织中各项任务的分配原则与责任的归属，以求分工合理、职责分明，有效地完成企业目标。(2)部门划分20二、行政办公工作程序设计

指对行政办公工作程序的规划，以及对既有工作程序的分析、改进和调整、更新。

（一）设计要求：1、简单，便于管理2、分工明确，有效利用专门人员二、行政办公工作程序设计213、使流程最佳化4、避免工作重复5、避免耗费精力的活动6、尽可能的在执行规章制度时没有例外7、避免不必要的审查批复

8、程序灵活，易于调整9、合理划分职责，每件事有专人负责10、连续管理3、使流程最佳化22

11、利用企业设备，采用最好的操作程序12、文件性的工作应限制到最少13、有效利用“例外原则”

“

例外原则”是泰罗的科学管理的主要原则之一。

即企业的高级管理人员把例行的一般事务授权给下级管理人员处理，而自己只保留对例外事项的决策权。如重大的企业战略问题和重要的人员更替问题等。这样,既能保证稳定性的正常管理工作,又能应付特殊性的例外管理工作。

11、利用企业设备，采用最好的操作程序23

（二）设计步骤明确目的，制定计划调查研究分析评价既有程序规划新程序评价新程序方案（二）设计步骤明确目的，制定计划调查研究分析评价既24

三、行政管理规章制度建设

规章制度是一个企业正常运行的有力保障，制定的合理与否，是否可行，直接影响了行政管理水平的提高、企业经营目标和经济效益的实现。三、行政管理规章制度建设25

首先要根据企业的整体组织结构，在借鉴同行业其他企业相关制度和做法的基础上，结合本企业的实际需要进行综合分析，拟定规章制度的条文，形成制度草案。

随后，将形成的草案交给制度相关部门或一定范围的群众讨论，征求意见后，根据讨论结果和意见进行分析、修改和完善。

最终形成正式的规章制度条文，提交主管领导审批后颁发执行。

26辅导员班长学习委员体育委员生活委员宣传委员辅导员班长学习委员体育委员生活委员宣传委员27思考：1、如何理解正式组织和非正式组织的关系？2、行政组织结构的形式及其优缺点。思考：28非常谢谢各位同学耐心地倾听和学习非常谢谢各位同学耐心地倾听和学习29演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！30行政助理培训课程教师：王俊婷电话箱：363051743@行政助理培训课程教师：王俊婷31选课的原因A、就业需要B、考虑到考研或公务员考试C、从众心理选课的原因A、就业需要32行政管理职位现状描述一、职责：

（一）日常管理工作

（二）公文制定

（三）日常商务谈判

（四）组织会议，并完成会议纪要工作

（五）协调公司内部各部门机构和外部机构关系行政管理职位现状描述一、职责：33二、要求：

（一）中文、行政管理、企管等专业

（二）会使用办公软件，文件资料管理和信息档案管理

（三）起草文件、合同和其他文字资料

（四）有会议组织思想和高效率的组织方法三、薪资

约为2000——3000人民币四、晋升空间二、要求：34行政助理行政事务主管行政部经理行政总监行政助理行政事务主管行政部经理行政35公司结构图董事会总经理行政部行政秘书档案员财务部会计公司结构图董事会总经理行政部行政秘书档案员财务部会计36第一章行政部职责描述

第一节行政部职能和工作目标一、行政部职能

（一）参谋职能

（二）沟通和协调职能

（三）行政事务处理

（四）后勤保障

（五）监督控制第一章行政部职责描述

第一节行政部职能和工作目标一37二、行政部目标（一）积极配合企业领导进行决策的制定、落实与督办

（二）沟通协调企业各部门间的工作（三）信息的收集

（四）日常事务的管理工作（五）树立企业良好形象二、行政部目标38第二节工作职责一、部门工作职责

（一）日常办公事务管理：会议的组织、协调等

（二）办公用品及设备管理

（三）文书资料管理

（四）车辆管理

（五）后勤保障

（六）涉外事务管理等第二节工作职责一、部门工作职责39二、岗位工作职责总经理行政总监行政部经理行政事务主管行政秘书档案管理员行政后勤主管法律事务主管二、岗位工作职责总经理行政总监行政部经理行政事务主管行政秘书40第二章行政部组织管理

第一节工作目标与工作事项目标:建立规范、高效、便于管理的行政办公组织事项一：组织结构设计事项二：行政管理规章制度建设第二章行政部组织管理

第一节工作目标与工作事项目41一、组织结构设计（一）相关概念1、组织：

巴纳德认为组织是有意识地对人的活动或力量进行协调的关系，是两个以上人的自觉协作的活动和力量组成的一个体系。

组织是一个协作系统，这个系统由许多人组成，这些人只有在一定的相互作用的社会关系下，同其他人协作才能发挥作用。

一、组织结构设计422、行政组织：

行使国家权力，管理国家行政事务和社会公共事务的机构体系。

企业行政组织是指具体实施生产经营决策的执行组织。3、组织结构：

指组织成员按照专业化分工为实现组织目标而形成的垂直、横向等各种联系状态。

2、行政组织：43

4、组织结构设计：

指以企业组织结构为核心的组织系统的整体设计工作

4、组织结构设计：44（二）组织结构设计的依据和目的1、依据：企业的总体战略目标：

行政部职能和目标2、目的：设计出符合本企业的行政组织（二）组织结构设计的依据和目的45

（三）设计内容1、基本内容

（1）职务设计：

即对现有职务的认定、修改或产生新的职务。

指在对企业目标进行分解的基础上，确定和设计组织内的不同岗位及其所需的人员数量，每个岗位人员应当承担的责任、需要完成的任务及应当具备的基本素质条件。

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（2）群体设计：

群体设计的两个阶段：第一阶段、把整个组织中的工作流程、任务和有关人员的关系绘制出来，分析任务、人员与工作流程的相关性；第二阶段、任务和人员构成活动区，搞清活动区之间的联结关系，确定执行任务的活动组，这种活动组构成各种群体。（2）群体设计：47

(3)结构设计

结构设计时的6点要求：

明晰、经济、效能、决策迅速有效、稳定性和适应性、自我更新。行政助理培训---第一二章482、主要内容：

（1）组织层次和管理幅度

组织层次：

从最高的直接主管到最低的基层具体工作人员之间形成的层次数。

管理幅度：

组织中上级领导着直接有效地指挥和领导下属的数量。2、主要内容：49(2)部门划分

指对企业的整体行政办公工作内容进行细致的分析和合理明确的分类，并在此基础上进行科学综合。目的在于确定企业行政办公组织中各项任务的分配原则与责任的归属，以求分工合理、职责分明，有效地完成企业目标。(2)部门划分50二、行政办公工作程序设计

指对行政办公工作程序的规划，以及对既有工作程序的分析、改进和调整、更新。

（一）设计要求：1、简单，便于管理2、分工明确，有效利用专门人员二、行政办公工作程序设计513、使流程最佳化4、避免工作重复5、避免耗费精力的活动6、尽可能的在执行规章制度时没有例外7、避免不必要的审查批复

8、程序灵活，易于调整9、合理划分职责，每件事有专人负责10、连续管理3、使流程最佳化52

11、利用企业设备，采用最好的操作程序12、文件性的工作应限制到最少13、有效利用“例外原则”

“

例外原则”是泰罗的科学管理的主要原则之一。

即企业的高级管理人员把例行的一般事务授权给下级